Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriad oddi wrth y Cynghorydd Arwel Roberts am ei fod yn absennol.

Mynegodd y Cadeirydd ddymuniadau gorau’r Pwyllgor i’r Cynghorydd Arwel Roberts gael adferiad buan.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n peri rhagfarn yn gysylltiedig ag unrhyw fater sydd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Datganodd y Cadeirydd, yr Aelod Lleyg David Stewart, fuddiant personol ynghylch yr holl eitemau ar y rhaglen, gan ei fod yn derbyn pensiwn o Gronfa Bensiynau Clwyd.

Datganodd yr Aelod Lleyg, Paul Whitham, fuddiant personol ynghylch yr holl eitemau ar y rhaglen, gan ei fod yn derbyn pensiwn o Gronfa Bensiynau Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Ellie Chard fuddiant personol ynghylch yr holl eitemau ar y rhaglen, gan ei bod yn derbyn pensiwn o Gronfa Bensiynau Clwyd.

Datganodd yr Aelod Lleyg, Nigel Rudd fuddiant personol gan ei fod yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy. 

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau brys gyda’r Cadeirydd cyn dechrau’r cyfarfod.

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor y byddai trefn y rhaglen yn newid, gydag eitem 7 yn dod cyn eitem 6.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Ionawr 2025 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Ionawr 2025.

Materion cywirdeb –

Wedi i gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 22 Ionawr 2025 ddod i ben, cafwyd trafodaeth gyfrinachol fer (rhan 2) ynglŷn â’r ymchwiliad oedd yn mynd rhagddo, a dylid fod wedi nodi hynny yn y cofnodion.

Tudalen 9 – dywedodd y Cadeirydd yr ysgrifennwyd rhannau o’r testun yn y cofnodion yn y person cyntaf gydol yr ail bwynt bwled, ac y dylid fod wedi’i ysgrifennu yn y trydydd person.

Materion yn codi –

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor na fedrai’r Swyddog Adran 151 fod yn bresennol yn y cyfarfod ond ei fod wedi cwrdd â hi o flaen llaw ac y byddai’n rhannu rhai o’i sylwadau ynghylch rhai o’r materion oedd yn codi.

Tudalen 8 – (eitem 6) – Strategaeth Rheoli’r Trysorlys: Wrth sôn am adrodd ynghylch y Cynllun Cyfalaf i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, roedd y Swyddog Adran 151 wedi dweud ei bod yn ystyried sut y gellid gwneud hynny heb ddyblygu gwaith yn y drefn graffu.

Tudalen 10 (eitem 7) – y Wybodaeth Ddiweddaraf ynghylch Gosod Cyllideb Refeniw 2025/26: Holodd y Cadeirydd ynghylch y cynnydd mewn cyfraniadau Yswiriant Gwladol gweithwyr a phryd y deuai mwy o fanylion yn hysbys. Nid oedd y Swyddog Adran 151 yn disgwyl cadarnhad nes Haf 2025 neu wedi hynny. Holwyd ynghylch y Prawf Straen ar gadernid ariannol y Cyngor yr oedd y Pwyllgor wedi’i awgrymu, a gofynnwyd pryd y câi ei gwblhau. Roedd y Swyddog Adran 151 wedi dweud y cwblheid y prawf ym mis Ebrill 2025.

Croesawodd Nigel Rudd y ffaith y cwblheid yr adroddiad ynghylch y Prawf Straen ym mis Ebrill 2025, a gofynnodd am ystyried Adroddiad Archwilio Cymru o Gynaladwyedd Ariannol Cenedlaethol, a gyhoeddwyd ym mis Rhagfyr 2024, ar yr un pryd fel rhan o’r drafodaeth. Roedd yr adroddiad y cynnwys dangosyddion y byddai’n ddefnyddiol eu hystyried ochr yn ochr â’r Prawf Straen. Croesawodd y Cadeirydd hynny.

Tudalen 13 (eitem 8) – Asesiad y Panel Cymheiriaid – hysbysodd y Swyddog Monitro’r Pwyllgor y cymeradwywyd yr holl argymhellion a gyflwynwyd i’r Cabinet ac eithrio argymhelliad 8, a gafodd ei gynnwys mewn argymhellion eraill a gymeradwywyd eisoes.

PENDERFYNWYD:

yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Ionawr 2025 a’u cymeradwyo fel rhai cywir.

Ystyried adroddiad gan Archwilio Cymru (copi ynghlwm) gan Bennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol:  Perfformiad, Digidol ac Asedau ar Wasanaethau Comisiynu Sir Ddinbych.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) i’r aelodau.

Rhoes yr adroddiad grynodeb o Adroddiad Archwilio Cymru ynghylch Trefniadau ar gyfer Comisiynu Gwasanaethau yng Nghyngor Sir Ddinbych ac ymatebion Swyddogion i’r argymhellion ar gyfer gwelliant.

Rhwng mis Gorffennaf a mis Awst 2024, bu Archwilio Cymru yn adolygu trefniadau Cyngor Sir Ddinbych ar gyfer comisiynu gwasanaethau, ac yn benodol i ba raddau y datblygwyd hynny’n unol â’r egwyddor datblygu cynaliadwy; byddai hefyd yn helpu i sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio adnoddau’r Cyngor. Cyflwynwyd yr adroddiad llawn yn Atodiad 1 (a’i ddosbarthu o flaen llaw).

Roedd Archwilio Cymru’n gwneud y gwaith m mhob un o’r 22 o brif Gynghorau yng Nghymru ac yn ogystal ag adrodd yn lleol wrth bob Cyngor, roeddent hefyd yn bwriadu cyhoeddi adroddiad cenedlaethol.

Comisiynu oedd y broses a ddefnyddiai’r  Cyngor wrth ddylunio gwasanaethau y bwriadai eu darparu. Roedd hynny’n dechrau drwy ddiffinio’r gwasanaethau a’r canlyniadau a ddymunwyd ac yn dod i ben pan fyddai’r Cyngor yn trefnu’r dull darparu. Er enghraifft, trwy sefydlu tîm darparu yn fewnol neu gaffael cyflenwr allanol.  Nid oedd yr Archwiliad hwn yn ymdrin â threfniadau caffael na threfniadau rheoli contractau’r Cyngor.

Cyhoeddwyd adroddiad terfynol Cyngor Sir Ddinbych ym mis Rhagfyr 2024 a deuai i’r casgliad cyffredinol fod y Cyngor wedi pennu disgwyliadau eglur ar gyfer adrannau wrth gomisiynu gwasanaethau, ond nad oedd gan y Cyngor drefniadau i sicrhau y cyflawnid y rheiny’n gyson.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys dau o argymhellion ar gyfer gwella. Roedd Atodiad 2 (a ddosbarthwyd o flaen llaw) yn cynnwys ymateb rheolwyr i argymhellion Archwilio Cymru ar gyfer gwella.

Rhoes Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol:  Pobl fwy o fanylion ynghylch yr adroddiad.

Roedd yr adroddiad yn canolbwyntio ar un cwestiwn yn benodol, sef a oedd y Cyngor yn sefydlu trefniadau priodol i sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio ei adnoddau. Dechreuai’r broses drwy ystyried y gwasanaethau hynny roedd y Cyngor yn eu darparu a’r canlyniadau y dymunai eu cyflawni, cyn gorffen drwy ystyried sut fyddai’r Cyngor yn darparu’r gwasanaethau dan sylw.

Roedd y broses yn bwysig iawn wrth sicrhau y darperid gwasanaethau’n ddarbodus, yn effeithiol ac yn effeithlon. Hynny oedd y sylfaen ar gyfer gweddill y broses, a oedd yn cynnwys caffael a threfniadau rheoli contractau.

Fel y nodwyd uchod, daeth adroddiad Archwilio Cymru i’r casgliad cyffredinol fod y Cyngor wedi pennu disgwyliadau eglur ar gyfer adrannau wrth gomisiynu gwasanaethau, ond nad oedd gan y Cyngor drefniadau i sicrhau y cyflawnid y rheiny’n gyson. Roedd yr adroddiad yn ymhelaethu ar y sail ar gyfer barn Archwilio Cymru ac roedd a wnelo hynny yn y bôn â’r ffaith y gallai’r Cyngor ddangos sail resymegol bendant ar gyfer comisiynu gwasanaethau a’i fod yn egluro hynny yn ei Strategaethau Caffael a Chomisiynu. Roedd y prosesau a’r ffurflen Comisiynu’n annog adrannau i ystyried eu sail resymegol hwythau ar gyfer comisiynu gwasanaethau i ateb eu gofynion a sut y byddent yn gwneud hynny.

Sefydlwyd trefniadau hefyd i arfarnu dewisiadau wrth gomisiynu gwasanaethau. Serch hynny, nid oedd gan y Cyngor drefniadau systematig i annog adrannau i ddechrau ystyried dewisiadau comisiynu ar yr adeg briodol. Yr adrannau eu hunain oedd yn trefnu eu gweithgareddau comisiynu yn hytrach na bod yno drefn gorfforaethol.

Deuai’r adroddiad i’r casgliad nad oedd y Cyngor yn ystyried ffactorau tymor byr, tymor canolig a thymor hir a allai ddylanwadu ar amserlenni comisiynu, ac y dylid ymgorffori hynny yn y broses. Rhoes Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol: Pobl eglurhad manwl o gasgliadau’r adroddiad.

Gwnaeth Archwilio Cymru ddau o argymhellion i’r Cyngor:

·       Cryfhau gorolwg strategol ar waith comisiynu

·       Datblygu’r trefniadau ffurfiol ar gyfer  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad (copi ynghlwm) gan Archwilio Cymru gan y Pennaeth Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad ar Graciau yn y Sylfeini - Diogelwch Adeiladau yng Nghymru.

Cyflwynodd y Pennaeth Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad yr adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) i’r Pwyllgor.

Rhoes yr adroddiad orolwg ar Adroddiad Archwilio Cymru ynghylch ‘Craciau yn y Sylfeini’ – Diogelwch Adeiladau yng Nghymru’ ac ymateb rheolwyr i’r argymhellion ar gyfer awdurdodau lleol.

Wedi’r tân yn Nhŵr Grenfell yn 2017, cynhaliwyd adolygiad annibynnol o Reoliadau Adeiladu a Diogelwch Tân a chyhoeddwyd y canfyddiadau yn 2018. Amlygodd yr adolygiad bryderon difrifol ynghylch y gyfundrefn bresennol ar gyfer diogelwch adeiladau ac yn sgil hynny, argymhellwyd rhoi fframwaith newydd ar waith, sef Deddf Diogelwch Adeiladau 2022.

Cyflwynodd y Ddeddf honno’r newid mwyaf sylweddol mewn rheoliadau diogelwch adeiladau ers 1984 a neilltuwyd nifer o gyfrifoldebau arwyddocaol i Awdurdodau Lleol a swyddogion.  

Nod Deddf Diogelwch Adeiladau 2022 oedd gwella diogelwch wrth godi adeiladau uchel ac ansafonol drwy bennu rheoliadau ychwanegol ar gyfer dylunio adeiladau felly, eu hadeiladu, eu cynnal a chadw a’u defnyddio. Roedd Deddf Diogelwch Adeiladau 2022 hefyd wedi cyflwyno gofynion newydd i sicrhau fod Swyddogion Rheoli Adeiladau’n profi eu cymhwysedd mewn un o dair o lefelau (Domestig, Cyffredinol ac Arbenigol).

Er mwyn deall sefyllfa bresennol Awdurdodau Lleol a dangos i ba raddau y cydymffurfir â’r Ddeddf newydd, cyhoeddodd Archwilio Cymru’r adroddiad ‘Craciau yn y Sylfeini – Diogelwch Adeiladau yng Nghymru’ (a ddosbarthwyd o flaen llaw). Roedd yr adroddiad yn ystyried trefniadau Rheoli Adeiladau Awdurdodau Lleol yng Nghymru a’u gallu i gyflawni gofynion newydd Deddf Diogelwch Adeiladau 2022. Roedd y canfyddiadau allweddol yn yr adroddiad yn amlygu pryderon ynghylch gallu swyddogion a phrinder gweithwyr proffesiynol cymwys. Yn unol â hynny, soniai’r adroddiad na châi cyfrifoldebau a gofynion y ddeddf o reidrwydd eu cyflawni fel y bwriadwyd. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys wyth o argymhellion; neilltuwyd pedwar ohonynt i Lywodraeth Cymru a phedwar i Awdurdodau Lleol, ac fe’u cyflwynwyd yn Atodiad 2 i’r adroddiad.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Pennaeth Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad am yr adroddiad a gwahoddodd Aelodau i ofyn cwestiynau.

Holodd aelodau pam nad oedd yr adroddiad yn sôn am goncrit awyredig awtoclafiedig cydnerth (RAAC). Dywedodd y Pennaeth Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad ei fod ar ddeall bod RAAC ymysg cyfrifoldebau’r adrannau Eiddo ac Addysg ac y byddai’n siarad â’r adran Eiddo ar ôl y cyfarfod i ofyn am nodyn i’w gynnwys yn ymateb y Cyngor ynghylch RAAC (cam gweithredu i EJ).

Holodd aelodau a oedd yr adroddiad yn golygu ei bod bellach yn ddiogel i gaffael / defnyddio’r holl gladin a ddarperid yng Nghymru. Dywedodd y Rheolwr Rheoli Adeiladu Dros Dro fod yno bellach fesurau rheoli dan y gyfundrefn safonau cymhwysedd newydd. Rhennid y Safonau Cymhwysedd yn feini prawf Domestig, Cyffredinol ac Arbenigol a chynorthwywyd swyddogion i gyflawni’r safonau hynny er mwyn cynnal lefelau cymhwysedd a diogelwch.

Holwyd pwy oedd yn gyfrifol am ddiogelwch adeiladau uchel, ai’r Awdurdod Lleol ynteu’r contractwr. Eglurodd y Pennaeth Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad bod y sefyllfa’n dra chymhleth. Gwyddai Awdurdodau Lleol yn bendant beth oedd eu cyfrifoldebau ynglŷn â chladin a diogelwch tân, a gweithiant mewn partneriaeth â Llywodraeth Cymru yn hynny o beth. Ychwanegodd y Rheolwr Rheoli Adeiladu Dros Dro na châi unrhyw adeiladau eu cymeradwyo na’u defnyddio heb fod yno dystiolaeth o gydymffurfio’n briodol, a bod y drefn honno’n cychwyn yn y cam dylunio ac yn parhau nes cwblheid y gwaith ar y safle.

Soniodd aelodau am broblemau â thir halogedig, ond dywedodd y Cadeirydd nad oedd yr adroddiad yn ymdrin â hynny gan awgrymu y dylid trafod y mater yng nghyfarfod nesaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu, a chytunodd yr aelodau  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm gan y Prif Archwilydd Mewnol ar y Siarter Archwilio Mewnol, a Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwella Archwilio Mewnol 2025-2026.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) ynghylch Rhaglen Strategaeth, Sicrhau Ansawdd a Gwella’r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2025-2026. Roedd y Strategaeth yn rhoi cefndir i’r gwasanaeth Archwilio Mewnol, ond dilëwyd y cynllun blynyddol eleni ac fe’i cyflwynid i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar wahân ar 11 Mehefin 2026.

Yn ystod y deuddeg mis diwethaf bu Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol yn ymgynghori ag archwilwyr proffesiynol ynghylch y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang newydd a ddaeth i rym ym mis Ionawr 2025. Roedd y Safonau Byd-eang yn llywio arferion proffesiynol archwilio mewnol yn rhyngwladol ac yn sail ar gyfer arfarnu ansawdd y gwaith archwilio mewnol.

Er mwyn sicrhau bod yr holl Awdurdodau Lleol yn cydymffurfio â’r Safonau Byd-eang newydd, roedd y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth, wedi adolygu’r safonau a llunio Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang yn Sector Cyhoeddus y Deyrnas Unedig ym mis Chwefror 2025. Roedd gan Awdurdodau Lleol ddeuddeg mis i adolygu eu holl ddogfennau a phrosesau archwilio mewnol a chydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang yn Sector Cyhoeddus y Deyrnas Unedig.

Gan na ddaeth y ddeddfwriaeth i rym nes mis Chwefror 2025, roedd y tîm Archwilio Mewnol wedi adolygu ei Raglen Sicrhau Ansawdd a Gwella yn ôl Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, a byddai’n mynd ati yn y deuddeg mis nesaf i adolygu’r Rhaglen yn ôl y Safonau Byd-eang yn Sector Cyhoeddus y Deyrnas Unedig gyda’r nod o gydymffurfio’n llwyr erbyn mis Mawrth 2026.

Yn unol â’r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang yn Sector Cyhoeddus y Deyrnas Unedig, cynhelir asesiad allanol o leiaf unwaith bob pum mlynedd i sicrhau y câi’r safonau proffesiynol eu gweithredu’n gyson. Cynhaliodd Cyngor Sir Ceredigion asesiad allanol yn 2023-24 dan hen Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, ar ffurf adolygiad gan gymheiriaid a drefnwyd trwy’r Grŵp Prif Archwilwyr Cymru. Bu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’n trafod canlyniadau’r adolygiad hwn ar 12 Mehefin 2024.

Yn y deuddeg mis diwethaf, bu’r Prif Archwilydd Mewnol yn gweithio i gyflawni’r cynllun gweithredu a gytunwyd er mwyn sicrhau y cydymffurfid yn llwyr, a darperid adroddiadau ynglŷn â’r cynnydd bob tri mis i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Prif Archwilydd Mewnol am yr adroddiad, gan ddweud ei bod yn bwysig bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’n cydymffurfio â’r Safonau Cenedlaethol.

Mynegodd y Cadeirydd bryderon ynglŷn â lleihau’r Tîm Archwilio Mewnol drwy beidio â llenwi un o’r swyddi/ Holwyd ynghylch asesiad y Swyddog Adran 151 o’r adnoddau archwilio mewnol a’r hyn a fyddai’n digwydd pe byddai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’n anghytuno â’r asesiad. Derbyniwyd adroddiadau yn y gorffennol ynglŷn ag ymchwiliadau a gynhaliwyd ond hefyd yn sôn na fu modd cyflawni’r gwaith archwilio a gynlluniwyd. Awgrymodd y Cadeirydd gynnwys argymhelliad ychwanegol yn gofyn am gyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn gwneud unrhyw benderfyniad i argymell cwtogi ar yr adnoddau Archwilio Mewnol.

Bu’r aelodau hefyd yn trafod y risgiau a nodwyd yn yr adroddiad o safbwynt adnoddau’r tîm Archwilio Mewnol, gan gyfeirio at baragraff 10.1 yn yr adroddiad, a oedd yn datgan:

‘Gall methu â chyflwyno lefel ddigonol o archwilio mewnol olygu na all y Prif Archwilydd Mewnol roi barn flynyddol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith y Cyngor ar lywodraethu, risg a rheolaeth yn ystod y flwyddyn.’

Ychwanegodd aelodau bod y tîm Archwilio Mewnol yn hollbwysig i drefn lywodraethu’r Cyngor. Roedd yr aelodau’n rhannu pryderon y Cadeirydd ac yn cytuno â’r argymhelliad ychwanegol.

Eglurodd y Swyddog Monitro mai un o ddibenion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd goruchwylio trefniadau archwilio mewnol ac allanol yr Awdurdod, ac felly roedd gan y Pwyllgor hawl i awgrymu, os oedd unrhyw fwriad i newid  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Derbyn adroddiad (copi ynghlwm) gan y Rheolwr Gwasanaeth: Gwasanaethau Cleient ar Archwiliad Arolygiaeth Gofal Cymru Cysgod Y Gaer.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) a hysbysodd y Pwyllgor mai adroddiad er gwybodaeth yn unig ydoedd.

Croesawodd y Cadeirydd y canfyddiadau cadarnhaol yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD: nodi’r adroddiad ynghylch Cysgod y Gaer.

Ystyried rhaglen waith y pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (a ddosbarthwyd o flaen llaw) i’w hystyried.

Cytunwyd i gynnal cyfarfod rhwng y Cadeirydd, y Pennaeth Archwilio Mewnol a’r Swyddog Monitro er mwyn pennu Rhaglen Waith y Pwyllgor.

Cytunwyd i hysbysu’r aelodau lleyg o drafodaeth y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ynghylch adroddiadau’r Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol (neu ba bynnag gorff a fyddai’n ei olynu).

PENDERFYNWYD: yn amodol ar yr uchod, nodi Rhaglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

          Daeth y cyfarfod i ben am 12.25pm