Agenda and draft minutes

Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Datganodd yr Aelod Lleyg Paul Whitham fuddiant personol yn eitemau 5 a 6 ar yr agenda gan ei fod yn derbyn pensiwn cronfa bensiwn Clwyd.

Datganodd y Cadeirydd, yr Aelod Lleyg David Stewart fuddiant personol gan ei fod yn derbyn pensiwn cronfa bensiwn Clwyd ac roedd yn aelod ar bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam.

Datganodd y Cynghorydd Arwel Roberts fuddiant personol yn eitemau 5 a 6 ar yr agenda gan ei fod yn derbyn pensiwn cronfa bensiwn Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Ellie Chard fuddiant personol yn eitemau 5 a 6 ar yr agenda gan ei bod yn derbyn pensiwn cronfa bensiwn Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Andrea Tomlin fuddiant personol yn eitemau 5 a 6 ar yr agenda gan ei bod yn derbyn pensiwn cronfa bensiwn Clwyd.

Datganodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd fuddiant personol yn ystod y drafodaeth ar eitem 8 ar yr agenda gan ei fod yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y yfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Gorffennaf 2023 (amgaeir copi).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Gorffennaf 2023 i'w hystyried.

Materion cywirdeb –

Tudalen 9 – Adroddiad Cwynion Eich Llais – eglurwyd bod yr adroddiad wedi rhoi crynodeb o bob cwyn ac nid manylion fel y nodwyd yn y cofnodion.

Tudalen 10 – Adroddiad Cwynion Eich Llais – Trafododd yr Aelodau hefyd yr hyn oedd ei angen o adroddiadau yn y dyfodol. Gofynnodd yr Aelodau, yn ogystal â chwrdd ag amserlenni, bod angen sicrhau bod pob cwyn wedi'i chofnodi gan y system a'u bod wedi gwneud gwelliannau angenrheidiol.

Tudalen 10 – Gwnaeth y Cadeirydd yn glir bod nodyn ar y cylch gorchwyl i'w gynnwys ar ymdrin ag adroddiadau ar bob adroddiad, er mwyn i bob adroddiad fod yn bosibl.

Tudalen 12 – Rheoli Trysorlys Blynyddol – Dylai ddarllen 'Cynlluniau amddiffyn rhag llifogydd' nid cynllun Llifogydd y Rhyl fel y nodwyd.

Nodwyd y dylai ddarllen 'Arlingclose' nid Arlingtonclose Ltd.

Tudalen 13 – Diweddariad Archwilio Mewnol – Er eglurder cadarnhaodd y Cadeirydd, roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cyfarfod â'r Prif Weithredwr.

Materion yn Codi –

O ran yr Archwiliad Mewnol, soniwyd am archwiliad o reoli risg yn y cyfarfod diwethaf. Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai'r adroddiad archwilio ar gael i gyd-fynd ag eitem agenda'r Gofrestr Risg Gorfforaethol yng nghyfarfod Pwyllgor Tachwedd. Ymddiheurodd y Prif Archwilydd Mewnol na fyddai'r archwiliad yn cael ei gwblhau erbyn cyfarfod Llywodraethu ac Archwilio mis Tachwedd.

Tudalen 15 - Diweddariad yr Archwilydd Mewnol - Clywodd yr Aelodau bod oedi wedi bod ar yr adolygiad gan gymheiriaid gan awdurdod arall. Y gobaith oedd y byddai'r gwaith yn ailddechrau ym mis Hydref/Tachwedd 2023.

Tudalen 17 – Datganiad Llywodraethu Blynyddol – Ailadroddodd y Cadeirydd ei awgrym o ymrwymiad penodol i lywodraethu da yn cael ei gynnwys. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'n trafod gydag opsiynau'r Prif Swyddog Mewnol i gynnwys mwy o fanylion.

Tudalen 19 - Adroddiad Archwilio Cymru - A yw swyddogaethau cymorth corfforaethol y Cyngor yn effeithiol? - Cyngor Sir Ddinbych - Gofynnodd y Cadeirydd a oedd yr adroddiad wedi ei gyflwyno i grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion i'w drafod. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'n gwirio gyda'r Cydlynydd Craffu i adolygu'r agenda.  

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, fod cofnodion y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Gorffennaf 2023 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ar gymeradwyo'r Datganiad Cyfrifon a sicrhau ei fod yn cydymffurfio â safonau cyfrifeg cymeradwy (copi amgaeedig).

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo Ddatganiad Cyfrifon 2021/22 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i'w gymeradwyo, mae gan y Cyngor ddyletswydd statudol i lunio datganiad o gyfrifon sy'n cydymffurfio â safonau cyfrifeg cymeradwy. Mae'n rhaid i'r cyfrifon a archwiliwyd gael eu cymeradwyo'n ffurfiol gan aelodau etholedig ar ran y cyngor.

Cymeradwywyd y datganiadau ariannol ar gyfer 2021/22, yn amodol ar archwiliad, gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ar 27 Mehefin 2022. Cyflwynwyd y cyfrifon drafft i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar 27 Gorffennaf 2022 ac roeddent ar agor i'r cyhoedd eu harchwilio rhwng 15 Gorffennaf ac 11 Awst 2022. Roedd cymeradwyo'r cyfrifon archwiliedig wedi ei ddirprwyo i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Atgoffodd yr Aelodau o'r nifer o faterion yr oedd yr adran wedi dod ar eu traws wrth gwblhau'r cyfrifon. Y tri phrif fater a godwyd oedd:

·         Roedd gan Archwilio Cymru anawsterau adnoddau gydag oedi cyn dechrau'r archwiliad.

·         Roedd asedau seilwaith, sy'n aros am gadarnhad o gynnwys asedau yn y Datganiad o gyfrifon wedi achosi oedi.

·         Cododd Archwilio Cymru bryder penodol gyda Sir Ddinbych ynghylch y ffordd yr oedd yn cyfrif am asedau tai cyngor.

Roedd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo yn falch bod gwaith wedi cyrraedd y pwynt hwn a diolchodd i swyddogion Archwilio Cymru am y gefnogaeth a'r cyfathrebu drwy gydol y broses.

Arweiniodd Mike Whiteley, cynrychiolydd Archwilio Cymru aelodau drwy adroddiad Archwilio Cymru sydd ynghlwm wrth eitem yr agenda. Diolchodd i'r tîm cyllid o fewn Cyngor Sir Ddinbych. 

Trafodwyd rhai o'r canfyddiadau allweddol a gynhwysir yn yr adroddiad. Gan gynnwys manylion y mater pwysig fel y nodwyd uchod. Cafodd manylion am ganfyddiadau Archwilio Cymru eu cynnwys. Amlygwyd hefyd bod yr oedi'n debygol o effeithio ar y ffi archwilio derfynol a godir am y gwaith.

Cafodd yr aelodau eu tywys drwy'r pedwar atodiad a oedd ynghlwm wrth adroddiad yr Archwiliad a oedd yn cynnwys y Llythyr Cynrychiolaeth Terfynol. Roedd yn gais i'r llythyr gael ei ddarparu ynghyd â'r datganiadau ariannol yn dilyn cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio heddiw. 

Ar ran y Pwyllgor cynigiodd y Cadeirydd ei ddiolch am y gwaith a wnaed i gynhyrchu'r Datganiad Cyfrifon i Archwilio Cymru a Swyddogion Cyllid. Diolchodd hefyd i'r adran gyllid am y cyfathrebu â Llywodraethu ac Archwilio ar y cynnydd yn ystod yr oedi.

Ymhellach i'r cyflwyniad trafodwyd y meysydd canlynol yn fanylach:

·         Roedd capasiti o fewn Archwilio Cymru yn faes heriol i'w recriwtio hefyd. Yn ddiweddar penodwyd Arweinydd Archwilio ac Uwch Archwiliwr newydd yng Ngogledd Cymru. Roedd y sefyllfa ar draws Cymru yn heriol. Roedd disgwyl i rowndiau recriwtio pellach gael eu cynnal ar ddiwedd 2023.

·         Nid oedd gan swyddogion y ffigurau i'w rhannu o'r gwahaniaeth yn asedau stoc tai cyngor. Nid oedd y gwahaniaeth mor fawr ag a ragwelwyd gyntaf gan swyddogion. Roedd yn newid sylweddol yr oedd angen ei newid. Bu'n rhaid cwblhau'r gwaith er mwyn sicrhau nad oedd y ffigwr yn gamgymeriad materol.

·         Codwyd dau fater mewn perthynas ag annedd y cyngor, un yn fater cenedlaethol a oedd yn ymdrin ag adolygu gwerth asedau ar ddiwedd y flwyddyn i sicrhau nad oeddent yn cael eu camddatgan deunyddiau. Roedd y pryder arall yn fwy penodol i Gyngor Sir Ddinbych. Roedd materion tebyg mewn awdurdodau eraill wedi cael eu nodi o'r blaen. Mae cyfathrebu ar dueddiadau mater a geir yng Nghymru yn cael eu cyfathrebu â swyddogion cyllid i wneud awdurdodau'n ymwybodol. 

·         Cododd yr Aelodau bwysigrwydd cwblhau archwiliadau yn amserol.

·         Diolchodd y Cadeirydd a'r Aelodau i'r swyddogion am y wybodaeth a ddosbarthwyd i'r Aelodau ar y Datganiad Cyfrifon.

·         Roedd yn rhaid gosod lefel y materoldeb fel canllaw ar sut y cyfeiriodd archwilwyr brofion a chanfyddiadau adrodd. Y meincnod a  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo, gan ddiweddaru'r aelodau ar gynnydd Datganiad Cyfrifon drafft 2022/23 a'r broses sy'n sail iddo (copi amgaeedig).

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo Ddatganiad Cyfrifon drafft 2022/23 (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Roedd cyflwyno'r cyfrifon drafft yn rhoi arwydd cynnar o sefyllfa ariannol y cyngor ac yn tynnu sylw at unrhyw faterion yn y cyfrifon. Roedd y cyfrifon drafft wedi eu cyflwyno i Archwilio Cymru i ddechrau ar y gwaith.

Wrth gydnabod maint y papurau roedd swyddogion yn annog Aelodau i gysylltu â'r tîm cyllid gydag unrhyw bryderon oedd ganddynt yn dilyn y cyfarfod.

Rhoddwyd canllawiau ar bwyntiau allweddol yr adroddiad gan gynnwys yr adroddiad naratif, cronfeydd wrth gefn y gellir eu hailddefnyddio a'r prif ddatganiadau.

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau nodiadau cyfarwyddyd CIPFA fod gan aelodau gopi ohonynt adran ar Ddatganiad Cyfrifon, y gallai Aelodau deimlo'n fuddiol i'w darllen ochr yn ochr â'r adroddiad.

Diolchodd y Cadeirydd i'r cyllid am y sesiwn hyfforddi fanwl a ddarparwyd i'r aelodau. Roedd yn fuddiol iawn ac yn gymorth i ddealltwriaeth yr Aelod o'r prosesau sy'n digwydd i gyflawni'r gwaith angenrheidiol.

Yn ystod y drafodaeth, trafodwyd y canlynol yn fanylach:

·         Ni chyfrifwyd lwfansau cyfetholedig ac Aelodau Lleyg yn adran lwfans Aelodau yr adroddiad. Cadarnhaodd y swyddogion y byddan nhw'n egluro.

·         Cwblhaodd swyddogion cyllid y gwiriad cefndir ar yr holl bartïon cysylltiedig y mae'r Aelodau'n eu datgan.

·         Cynhaliwyd arolwg cychwynnol ar effaith Concrit Awyredig Awtoclafedig Atgyfnerthedig yn ysgolion Sir Ddinbych. Canfuwyd bod un ysgol yn yr awdurdod wedi ei heffeithio. Mae gan y syrfewyr eiddo raglen dreigl o atgyweiriadau yn yr ysgol a byddent yn ystyried y rhaglen hon.

·         Roedd dau fath o gronfeydd wrth gefn, y gellir eu defnyddio ac na ellir eu defnyddio. Mae nifer o'r cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio yn cael eu dyrannu i bwrpas penodol. Yr elfen graidd a oedd yn gronfeydd wrth gefn heb eu clustnodi a nodwyd fel £5.5m yn y cyfrifon. Dywedodd polisi fod y gronfa yn parhau i fod yn £5m. Cyfrifoldeb y swyddog Adran 151 oedd monitro ac adolygu'r lefel hon. Byddai heriau'r gyllideb a wynebir gan yr awdurdod dros yr ychydig flynyddoedd nesaf yn effeithio ar y monitro a'r set wrth gefn honno. Adroddwyd yn rheolaidd ar y cronfeydd wrth gefn a'u monitor.

·         Nid oedd unrhyw ganlyniadau gwariant refeniw penodol o ran llywodraethu rhaglenni cyfalaf a buddsoddiadau. Roedd adroddiadau rheoli'r Trysorlys i'r Pwyllgor yn rhoi manylion benthyca a buddsoddiadau.

·         Mynegodd yr Aelodau bryder y gallai'r adroddiad ddarllen mai ychydig o waith ar y Cynllun Troi Tai'n Gartrefi a Gwella Cartrefi oedd wedi digwydd. Clywodd yr aelodau bod y cynlluniau yn cael eu darparu ar gyfer Llywodraeth Cymru a benthyciadau i berchnogion tai preifat. Gofynnodd yr Aelodau a fyddai modd darparu rhagor o fanylion am y diffyg gweithgarwch.

·         Ar hyn o bryd roedd AGB y Rhyl yn barod am bleidlais adnewyddu. Byddai'r Cyngor yn gwneud y trefniadau i ddechrau'r broses bleidleisio. Roedd yna bleidlais oedd yn digwydd yn Llangollen, ond roedd wedi bod yn aflwyddiannus.

·         Nododd swyddogion y pryderon a godwyd gan Archwilio Cymru ynghylch y perfformiadau cyllidebau cyfun gofal cymdeithasol. Roeddent yn cynnwys swm sylweddol o arian a drosglwyddwyd rhwng cyllidebau. Y gred oedd bod Llywodraeth Cymru yn adolygu'r gyllideb gyfun yn y maes hwn.

·         Cynhwyswyd cyfrifon Hamdden Cyfyngedig Sir Ddinbych yng nghyfrifon y grŵp. Cynhaliwyd cyfarfodydd misol gyda'r cwmni i fonitro gwaith llywodraethu'r grŵp rhwng swyddogion Cyngor Sir Ddinbych a Denbighshire Leisure Limited.

·         Ni chaniatawyd i'r awdurdod fenthyca at ddibenion refeniw.

·         Y Cabinet ac fel Cyngor, oedd yn gyfrifol ac yn penderfynu ar ble y byddai'r toriadau yn gorwedd. Byddai gwaith gyda gwasanaethau a meysydd o'r awdurdod i gefnogi yn ystod cyfnodau toriadau cyllidebol yn cael ei wneud.

·         Byddai'r grant cynnal refeniw yn parhau am  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ar y pwynt hwn (11.50 a.m.) cafwyd egwyl gysur o 10 munud.

Ailgynhaliwyd y cyfarfod am 12.00 o'r gloch.

Diolchodd y Cadeirydd yn ddiffuant am yr ymroddiad a'r gwaith caled yr oedd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo wedi'i roi i'r Pwyllgor. Eglurodd y Cadeirydd mai hwn oedd ei gyfarfod olaf fel Pennaeth Gwasanaeth. Adleisiodd y Pwyllgor ddiolchiad y Cadeirydd a dymuno'n dda iddo yn ei swydd newydd.

Derbyn adroddiad drafft gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a Busnes ar waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer blynyddoedd y cyngor 2020/21, 2021/22 a 2022/23 i'w gyflwyno i'r Cyngor Sir (Copi amgaeedig).

Bu'r Swyddog Monitro yn tywys aelodau drwy adroddiad blynyddol drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (a ddosbarthwyd yn flaenorol) gan bwysleisio bod yr adroddiad yn ymdrin â'r 3 blynedd ddinesig flaenorol. Roedd yr adroddiad yn rhoi pwrpas y Pwyllgor i'r Cyngor, gwybodaeth am y Cylch Gorchwyl ac i hysbysu'r Cyngor o'r newid i gyfansoddiad y Pwyllgor ar ôl gweithredu Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Pwysleisiwyd y byddai adroddiadau blynyddol yr aelodau yn y dyfodol yn cael eu cynhyrchu yn y modd hwn wrth symud ymlaen byddai'r adroddiad yn cyd-fynd yn well â'r canllawiau a ddarparwyd gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg yn 2022.

Ynghlwm fel atodiad roedd crynodeb o'r Pwyllgor ar gyfer pob blwyddyn, gan roi manylion am y math o waith a gafodd y Pwyllgor. Roedd unrhyw faterion yr oedd y Pwyllgor wedi eu codi mewn cyfarfodydd hanesyddol wedi eu cynnwys yn yr adroddiad.

Roedd pwyslais penodol wedi'i wneud ar yr argymhellion i gynnwys effeithiolrwydd parhaus y gofrestr risg gorfforaethol, pryderon y Pwyllgor ynghylch yr effeithiau posibl ar ddarparu gwasanaethau a swyddogaethau llywodraethu allweddol anawsterau recriwtio a chadw staff, cynhwyswyd pwysigrwydd y Strategaeth Hinsawdd a Newid Ecolegol.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog Monitro am y manylion sydd wedi'u cynnwys yn yr adroddiad. Pwysleisiodd fod unrhyw lywodraethu corfforaethol gyda'r Cyngor, roedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi cael ei ddirprwyo gan y Cyngor i adolygu trefniadau llywodraethu a darparu adroddiad yn flynyddol yn ôl i'r Cyngor gyda'i waith.  

Pwysleisiodd bwysigrwydd cynnwys pryderon y Pwyllgor yn yr adroddiad i ddangos y drafodaeth fanwl a gafodd y Pwyllgor a rhoi sicrwydd i'r Cyngor ei fod yn monitro materion a godwyd.

Diolchodd yr Aelod Lleyg, Paul Whitham am adroddiad cynhwysfawr. Awgrymodd gynnwys yr adroddiad Risg Tân Blynyddol sydd fel arfer yn cyd-fynd â'r adroddiad Iechyd a Diogelwch blynyddol. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y gallai ddiwygio'r adroddiad i gynnwys yr adroddiad blynyddol.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai'n trafod gyda'r Cadeirydd, cynigion ar gyfer hyfforddiant gyda'r dyhead i gynnwys yr hunanwerthusiad blynyddol ar raglen waith y Pwyllgor.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi nodi gwall teipio ar dudalen 369 yn y pecyn agenda. Dylai ddarllen band risg 'is' ac nid 'pŵer' o ran ffioedd.

Cadarnhaodd y Cadeirydd fod disgwyl i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r Cyngor Sir ar 14 Tachwedd 2023, y byddai'n bresennol i gyflwyno'r adroddiad ynghyd â'r Cynghorydd Barry Mellor ei ragflaenydd.

PENDERFYNWYD, bod y Pwyllgor wedi cymeradwyo'r adroddiad a'r atodiadau drafft sydd ynghlwm fel Atodiad 1 yn amodol ar ddiwygiadau y cytunwyd arnynt yn y drafodaeth.

Derbyn adroddiad gan Arweinydd y Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi ynghlwm) yn ceisio argymhellion gan y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'r Cyngor Sir ar y newidiadau angenrheidiol i'r Cyfansoddiad, gan ddarparu ar gyfer trefniadau newydd ar gyfer yr Asesiad Perfformiad Panel sy'n ofynnol o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro Helen Vaughan-Evans y Pennaeth Gwasanaeth newydd ar gyfer Cymorth Corfforaethol, Perfformiad, Digidol ac Asedau ynghyd â Iolo McGregor Arweinydd y Tîm Cynllunio a Pherfformiad Strategol.

Croesawodd y Cadeirydd swyddogion i'r cyfarfod.

Diolchodd y Pennaeth Gwasanaeth ar gyfer Cymorth Corfforaethol, Perfformiad, Digidol ac Asedau i'r Cadeirydd a'r Swyddog Monitro am y cyflwyniad. Cyflwynodd hi, ynghyd â'r Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformio, yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Clywodd yr aelodau fod yr adroddiad yn gofyn am gefnogaeth yr Aelodau ar gyfer y newidiadau angenrheidiol i'r Cyfansoddiad, gan ddarparu llety Newydd trefniadau ar gyfer yr Asesiad Perfformiad Panel sy'n ofynnol gan y Lleol Deddf Llywodraeth ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Cadarnhaodd swyddogion eu bod wedi aros am y canllawiau gan CLlLC cyn mynychu'r Pwyllgor. Roedd yr adroddiad wedi bod er mwyn caniatáu i aelodau weld y camau arfaethedig a thrafod unrhyw bryderon. Gadawodd y ddeddfwriaeth yn ei hyblygrwydd yr awdurdod mewn ffrae gan ei fod yn caniatáu gwneud lefel o ddewis yn y cyfansoddiad. Bu'n tywys aelodau i'r manylder a gynigiwyd i'r broses ei dilyn. Roedd y broses a awgrymwyd yn gyson â'r prosesau sydd ar waith ar hyn o bryd megis polisïau cynllunio neu benderfyniadau cyllidebol mai cyfrifoldeb y weithrediaeth fyddai â golwg gyffredinol ar sut y cafodd y broses ei datblygu. Teimlwyd ei bod yn briodol bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn rhoi arweiniad ar gyfeiriad y gwaith cwmpasu cyn i banel gael ei gynnull. Dywedodd y ddeddfwriaeth mai mater i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fyddai derbyn yr adroddiad a dderbyniwyd gan y panel i drafod a rhoi argymhellion.

Roedd y ddeddfwriaeth yn nodi pwy oedd yn ofynnol i eistedd ar fanylion y panel a oedd wedi'u cynnwys er gwybodaeth i'r aelodau.  

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am yr adroddiad a'r cyflwyniad manwl.

Ar y pwynt hwn, denodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd ddatganiad personol wrth iddo

 Roedd yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.

Ymatebodd swyddogion i gwestiynau am wahanol agweddau ar yr adroddiad, fel a ganlyn –

·         Roedd y ddeddfwriaeth yn mynnu bod yn rhaid i'r panel berfformio o leiaf unwaith yn ystod gweinyddiaeth. Cyn y Ddeddfwriaeth newydd, cynhaliwyd asesiadau corfforaethol gan Archwilio Cymru yn flaenorol bob pum mlynedd. Y rheswm hefyd yw faint o waith sy'n gysylltiedig â chwblhau asesiad perfformiad panel. Cynhaliwyd yr asesiad gan gymheiriaid yn flynyddol.

·         Teimlai'r Aelodau y byddai dilyn y canllawiau a'r gwasanaethau a osodwyd gan CLlLC yn fuddiol.

·         Roedd yr Aelodau'n falch o nodi bod y cyfeiriad penodol at gymuned fusnes yn rhan bwysig o'r broses.

·         Sgyrsiau cyffyrddiad ysgafn â CLlLC i fynegi bwriadau'r awdurdod ar gyfer yr amseru i gynnal yr asesiad. Ni dderbyniwyd unrhyw adborth i awgrymu y byddai hynny'n fater yn ôl.

·         Roedd gan y tîm gwella un pwynt cyswllt yn y cyngor a gafodd ei enwebu i gynorthwyo gyda chydlynu, y pwynt cyswllt hwnnw ar gyfer yr awdurdod fyddai'r tîm perfformiad.

·         Yn ystod wythnos y gwaith maes, byddai adborth rheolaidd yn cael ei roi i'r tîm cyswllt yn yr awdurdod byddai hyn yn cefnogi cywirdeb y broses. Roedd gan yr awdurdod ffenestr 10 diwrnod i ymateb i unrhyw anghywirdebau yn yr adroddiad. Byddai'r adroddiad ffurfiol ar ôl y prosesau blaenorol yn cael ei ddarparu i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w drafod. Clywodd yr Aelodau ar y pwynt hwnnw y byddai gan yr Aelodau olwg hefyd ar ymateb y rheolwr i'r adroddiad a fyddai'n cynnwys amserlen weithredu gydag amserlen o gamau i'w cwblhau.

·         Dywedodd swyddogion eu bod yn ceisio osgoi'r sefyllfa o dderbyn yr asesiad yn rhy hwyr i weithio gyda hi. Y gobaith oedd y gellid cwblhau'r asesiad  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried blaenraglen waith y pwyllgor (copi'n amgaeedig).

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (FWP) i'w hystyried (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Pwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd adroddiadau a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ganolbwyntio ar yr uchafbwyntiau, tueddiadau, pryderon neu ddiffyg cydymffurfio allweddol y manylir arnynt yn y papur.

Gofynnodd y Cadeirydd am unrhyw newidiadau neu ddiwygiadau i'r blaenraglen waith, gael eu trosglwyddo i'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd.

Awgrymwyd cwblhau ymarfer mapio ar gyd-weithio neu gyllidebau cyfun i ddangos y llinell gyfrifoldeb gan gynnwys cyfrifon, archwiliadau a chyfreithlondeb partneriaethau. Dywedodd yr Aelod Lleyg Paul Whitham, wrth yr aelodau fod adroddiad blaenorol ar gydweithio wedi'i gyflwyno i'r Pwyllgor yn flaenorol. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod un o'i ragflaenwyr wedi gwneud darn o waith, awgrymodd iddo edrych yn ôl ar y gwaith hwnnw ac ehangu i gyflwyno adroddiad diweddaru i'r Pwyllgor ym mis Mawrth 2023.

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid cynnwys eitem ar adran eitemau yn y dyfodol o'r blaenraglen waith ar newidiadau i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 22 Tachwedd 2023. Dywedodd y Cadeirydd wrth y grŵp, y gobaith oedd bod adroddiad Archwilio Cymru ar amserlen y gwaith ar gael ar gyfer y cyfarfod hwnnw.

Pwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd sesiwn hyfforddi ar y Gofrestr Risg cyn y cyfarfod nesaf. Cytunodd y Prif Archwilydd Mewnol i drafod gyda swyddogion i ddod o hyd i ddyddiad ac amser derbyniol.

Awgrymwyd hefyd fod sesiwn hyfforddi ar raddfeydd sicrwydd archwilio mewnol yn cael ei ddarparu ynghyd â sesiwn hyfforddi ar Reoli'r Trysorlys.

Dywedodd y Swyddog Monitro y dylai pob Aelod fod yn ymwybodol o'r sesiynau hyfforddi Craffu a drefnwyd i'w mynychu.

Gofynnodd yr Aelod Lleyg, Nigel Rudd y dylid cynnwys eitem sero carbon net yn y dyfodol mewn cyfarfod.

Gofynnodd a oedd gan y Pwyllgor unrhyw adroddiad neu archwiliad ar unrhyw fater mewn perthynas â thai a'r stoc refeniw tai. Gofynnodd a allai'r Pwyllgor weld unrhyw waith Archwilio Mewnol yn y maes hwnnw. Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol wybod i'r aelodau bod y grant Cymorth Tai wedi'i gwblhau'n flynyddol. Dywedodd fod yna gwpl o archwiliadau tai wedi'u trefnu eleni y byddai'r Pwyllgor yn cael golwg arnynt. Nid oedd archwiliad o gyfanswm stoc dai'r Cyngor yn yr awdurdod wedi ei gwblhau ers peth amser. Awgrymodd Mr Rudd y dylid adolygu'r maes hwn. Awgrymodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod yn edrych yn ôl ar rai o'r adolygiadau a gwblhawyd o'r blaen i fapio meysydd y gallai'r Pwyllgor fod am eu hadolygu yn y dyfodol.

Fe wnaeth Mr Rudd hefyd dynnu arian yr Undeb Ewropeaidd i lawr gan ddweud y bu terfyn ar ffyniant cyffredin a lefelu cyfleoedd cyllido i awdurdodau wneud defnydd o yn dilyn Brexit. Gofynnodd a fyddai modd adolygu hynny er mwyn osgoi colli cyllid posibl. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod wedi bod yn rhan o'r ddwy gronfa. Cafodd wybod am gynnydd y ceisiadau a byddai'n rhan o gwblhau archwiliad o'r ceisiadau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol. Byddai'n cael ei gynnwys yn y cynllun archwilio ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Awgrymodd y Cadeirydd y gallai fod yn faes y gallai'r Pwyllgor ofyn i Bwyllgor Craffu edrych arno.

Awgrymodd y Swyddog Monitro y gellid cyflwyno trafodaeth i Gadeiryddion Craffu ac Is-gadeiryddion, gan fod gwahaniaeth rhwng llywodraethu'r trefniadau ac effaith y prosiectau hynny.

Roedd Mr Rudd yn cytuno â'r cynnig hwnnw ond awgrymodd ei fod yn cael ei wneud mewn cydweithrediad ag awdurdodau cyfagos. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol, bod gwaith a thrafodaethau wedi'u gwneud ar y cyd ar draws Gogledd Cymru.

PENDERFYNWYD nodi, yn amodol ar yr uchod, raglen waith flaenwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Derbyn adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a Busnes ar weithrediad Polisi Chwythu'r Chwiban y Cyngor ers yr adroddiad blynyddol diwethaf (Copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad Chwythu'r Chwiban Blynyddol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i aelodau. Dywedodd wrth yr aelodau bod gan yr awdurdod bolisi a oedd yn galluogi unigolion i godi pryderon mewn perthynas â gwneud anghywir. Roedd yn cydymffurfio â darparu'r Ddeddf Datgelu Cyhoeddus, pe baent yn gwneud hynny byddent yn cael eu diogelu. Roedd y polisi chwythu'r chwiban ar gael ar wefan Cyngor Sir Ddinbych a oedd yn galluogi unrhyw unigolyn a gyflogir i'r Cyngor neu'n gweithio ochr yn ochr â'r awdurdod i gael mynediad ato.

Deallwyd bod Llywodraeth y DU yn adolygu'r gyfraith ar hyn o bryd ynghylch deddfau chwythu'r chwiban. Y gobaith oedd y byddai adroddiad ar ganfyddiadau ar gael yn fuan.

Anogodd swyddogion unigolion i roi eu henw i bryder am hwylustod cysylltu ag unrhyw gwestiynau neu bryderon. Nid oedd hynny'n wir bob amser a dyna oedd y rheswm dros y polisi. Fe wnaeth yr aelodau fynegi pryder bod pobl yn codi pryder oedd am aros yn ddienw gan fod yn darged ar gyfer camdriniaeth neu erledigaeth. Pwysleisiwyd bod cefnogaeth wedi'i rhoi i unrhyw unigolyn yn codi achos gyda chyfathrebu cyson yn digwydd. Pe bai unrhyw unigolyn yn cael ei ganfod yn erlid unrhyw unigolion a fyddai'n gamau disgyblu a byddai gweithdrefnau yn cael eu dilyn.    

Roedd yr adroddiad yn rhoi trosolwg i'r Aelodau, bod 6 o bryderon wedi'u codi yn ystod y cyfnod adrodd. Nid oedd thema a ddaeth i'r amlwg o'r 6 achos hynny. Pwysleisiodd y Swyddog Monitro pe bai'r Aelodau'n dymuno trafod unrhyw un o'r achosion yn fanylach, byddai'n rhaid iddo fod yn ystod sesiwn agos.

Roedd y Prif Weithredwr yn awyddus iawn i'r awdurdod gael trefn gadarn ar gyfer chwythu'r chwiban a chael diwylliant da a oedd yn caniatáu codi pryderon.

Cytunodd yr aelodau ei bod yn hanfodol i awdurdod gael polisi chwythu'r chwiban effeithiol.

Pwysleisiwyd bod gofyn i bob pryder sy'n chwythu'r chwiban gael ei gyfeirio at y Swyddfa Fonitro a oedd yn ei dro yn trafod pob pryder gyda'r Prif Archwilydd Mewnol ac unrhyw bartïon allanol eraill.

Amlygwyd bod rhaid i unrhyw weithiwr newydd y cyngor ymgymryd â modiwl dysgu ar chwythu'r chwiban fel rhan o'r cyfnod sefydlu.

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

PENDERFYNWYD dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid gwahardd y Wasg a'r Cyhoedd o'r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes a ganlyn ar y sail ei fod yn ymwneud â datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraffau 13 Rhan 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Bu'r Swyddog Monitro yn arwain yr aelod drwy'r 6 achos ac yn rhoi cefndir byr i bob pryder.

Roedd swyddogion yn teimlo'n hyderus yn y gweithdrefnau sydd ar waith ar hyn o bryd. Pwysleisiwyd y byddai swyddogion bob amser yn dilyn y trywydd mwyaf priodol gyda phob achos ar achos unigol.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ystyried yr adroddiad ac yn nodi'r wybodaeth a oedd yn ei gynnwys.

.

I dderbyn er gwybodaeth, mae adroddiad Archwilio Cymru o'r enw - Assurance and Risk Assessment Review – Cyngor Sir Ddinbych (copi ynghlwm).

Nododd yr Aelodau Adroddiad Gwybodaeth Archwilio Cymru - Adolygiad Sicrwydd ac Asesu Risg - Cyngor Sir Ddinbych.

Derbyn adroddiad cyfrinachol gan y Pennaeth Addysg (copi ynghlwm) ar Gyd-arolygiad diweddar o Amddiffyn Plant yn Sir Ddinbych a gynhaliwyd gan Arolygiaeth Gofal Cymru, Arolygiaeth Cwnstabliaeth a Gwasanaethau Tân ac Achub Ei Mawrhydi, Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru, ac Estyn.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar Gyd-Arolygu Amddiffyn Plant yn Sir Ddinbych a gynhaliwyd gan Arolygiaeth Gofal Cymru, Arolygiaeth Cwnstabliaeth a Gwasanaethau Tân ac Achub Ei Mawrhydi (HMICFRS), Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (AGIC), ac Estyn.

Croesawodd yr Aelod Arweiniol y Cynghorydd Gill German i'r cyfarfod ynghyd â nifer o swyddogion.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol yr adroddiad a dywedodd fod yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am y broses a ddilynwyd a chanlyniad yr arolygiad ar y cyd. Roedd yr arolygiad ar y cyd yn adolygiad o ba mor dda y mae partneriaid yn gweithio gyda'i gilydd i amddiffyn plant.

Clywodd yr aelodau mai Sir Ddinbych oedd yr adolygiad swyddogol cyntaf a gynhaliwyd. Roedd yr adolygiad yn Sir Ddinbych yn edrych ar ddiogelu plant 11 oed ac iau ac mewn perygl o gael eu cam-drin a'u hesgeuluso.

Roedd yr arolygwyr yn canolbwyntio ar dri phrif faes. Rhoddwyd manylion i'r Aelodau am yr arferion a ddefnyddiwyd gan yr arolygwyr i gael gafael ar y wybodaeth. 

Rhoddwyd canmoliaeth i'r holl staff a fu'n rhan o'r gwaith paratoi cyn ac yn ystod yr arolygiad.

Roedd 19 o arolygwyr i gyd wedi cynnal yr arolygiad yn ystod wythnos lawn.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Gwasanaethau Cymdeithasol ac Addysg fod pob swyddog yn agored ac yn dryloyw drwy gydol y broses arolygu gyfan.

Roedd nifer o gynlluniau ar waith i ddatrys rhai o'r pryderon cyn yr adborth o'r arolygiad.

Wrth edrych ymlaen at fonitro'r cynllun gweithredu. Nododd swyddogion pan ddarparwyd diweddariadau i'r rheoleiddwyr ar y cynllun gweithredu, gellid eu rhoi i Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Pwysleisiwyd i'r Aelodau amseriad anodd yr arolygiad gyda nifer o waith arall yn cael ei gwblhau ar yr un pryd. Fe wnaeth swyddogion yn glir i'r arolygwyr yr effaith ar staff o ystyried yr hinsawdd bresennol.

Dywedodd yr Aelodau fod adborth i'r arolygwyr o Sir Ddinbych yn sylfaenol. Nododd yr Aelodau yr effaith sylweddol a gafodd yr arolygiad ar staff a swyddogion Sir Ddinbych a chanmolodd waith yr adran o ystyried y materion cyfredol o ran recriwtio a staffio. 

Nododd yr aelodau eu siom wrth ddarllen yr adroddiad.

Yn ôl deddfwriaeth gwarchod diogel, mae partneriaid lle bo angen rhannu gwybodaeth.

Cafodd swyddogion sgyrsiau gonest ac agored gyda'r partneriaid yn cynnig adborth ar yr adroddiad. Roedd swyddogion yn gweithio gyda'i gilydd i ymateb i'r adroddiad a gwneud gwelliannau.

Un o'r pryderon a godwyd gan y pwyllgor oedd effaith y gwasanaeth oherwydd y gwaith ychwanegol sydd ei angen oherwydd yr arolygiad. Pwysleisiodd swyddogion y gwaith agos rhwng y gwahanol wasanaethau yn yr awdurdod.

Gofynnodd yr Aelodau am roi adborth i'r asiantaethau o safbwynt arolygu llywodraethu a'r effaith ar y gwasanaethau a'r awdurdod o orfod darparu ar gyfer yr arolygiad. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'n trafod gyda'r Prif Weithredwr i anfon gohebiaeth mewn perthynas â'r llywodraethu ar yr effaith.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi derbyn yr adroddiad ac yn nodi ei gynnwys. Mae aelodau'n gofyn i adborth y pwyllgorau gael ei anfon at yr asiantaethau perthnasol drwy uwch swyddog o'r awdurdod.