Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Justine Evans.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cadeirydd, yr Aelod Lleyg David Stewart fuddiant personol gan ei fod yn derbyn pensiwn cronfa bensiwn Clwyd ac roedd yn aelod ar bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam.

Datganodd y Cynghorydd Ellie Chard fuddiant personol gan ei bod yn Llywodraethwr Ysgol ac wedi gwneud cais am bensiwn gyda chronfa Pensiwn Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Arwel Roberts fuddiant personol gan ei fod yn Llywodraethwr Ysgol ac roedd yn Gynghorydd Tref Rhuddlan.

Datganodd y Cynghorydd Mark Young fuddiant personol gan ei fod yn Llywodraethwr Ysgol. 

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y yfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Mehefin 2023 (amgaeir copi).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Mehefin 2023 i'w hystyried.

Materion cywirdeb –

Tudalen 10 – Hunanasesiad Perfformiad y Cyngor 2022 i 2023 - Dylai pwynt bwled olaf ond un ddarllen 'Diolchodd yr Aelodau i swyddogion'.

Tudalen 13 – Diweddariad Proses y Gyllideb - Dylai pwynt bwled olaf ond un gyfeirio at yr effaith ar reolaeth fewnol pe bai'r gwasanaeth yn cael ei ailgynllunio.

Tudalen 16 – Siarter a Strategaeth Archwilio Mewnol 2023-24 – Cadarnhaodd y Cadeirydd mai Prif Weithredwr Cyngor Sir Ddinbych oedd wedi gofyn am gyfarfodydd pellach gyda Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Materion sy'n Codi - 

Tudalen 8 – Cofnodion – Rhoddodd y Cadeirydd wybod i'r aelodau ei fod wedi mynychu'r cyfarfod Craffu Perfformiad ym mis Gorffennaf. Dywedodd ei fod wedi gwneud pryderon y pwyllgorau yn hysbys ar lafar am effaith recriwtio a chadw. Yn ei farn ef doedd dim o fewn yr adroddiad oedd yn dangos y pryderon a godwyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Codwyd y pryderon ynghylch Gwasanaethau Cymdeithasol a Gwasanaethau Plant, gan gynnwys effaith ehangach anawsterau recriwtio a chadw mewn gwasanaethau eraill yn ystod y drafodaeth. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi bod yn y cyfarfod Craffu Perfformiad ym mis Gorffennaf. Penderfynodd y Pwyllgor Craffu Perfformiad dderbyn adroddiad diweddaru pellach y flwyddyn nesaf a fyddai'n cynnwys gwasanaethau ffurflenni cynrychiolaeth a oedd yn wynebu'r anhawster mwyaf wrth recriwtio a chadw. 

Tudalen 8 – Cofnodion -Datganiad o Gyfrifon – Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod cyfrifon 2021/22 yn agos at gael eu cymeradwyo gan Archwilio Cymru. Roedd ar y trywydd iawn i'w gyflwyno ym Mhwyllgor Llywodraethu ac Archwilio mis Medi. Roedd cyfrifon drafft 2022/23 wedi dechrau'n dda ac roedd y cyfrifon drafft bron â chael eu cymeradwyo. Y gobaith oedd y gallai'r cyfrifon drafft gael eu rhyddhau i Archwilio Cymru erbyn diwedd Gorffennaf 2023.

Cadarnhaodd cynrychiolydd Archwilio Cymru, Mike Whiteley, fod cyfrifon 2021/22 bron â chael eu cwblhau. Disgwylir cyfrifon drafft 2022/23. I ddechrau yn y blaenraglen waith adlewyrchwyd y cyfrifon a oedd i'w cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr 2024. Roedd pob cyngor wedi'i ddyrannu i un o ddwy ran, roedd Cyngor Sir Ddinbych yn rhan 2 a olygai ddyddiad cau Mawrth 2024 ar gyfer cwblhau'r Archwiliad o'r cyfrifon drafft.

Cytunodd yr Aelodau y dylid cynnwys cau'r Datganiad Cyfrifon yn y flaenraglen waith ar gyfer cyfarfod Pwyllgor Mawrth 2024.

Tudalen 10 - Hunanasesiad Perfformiad y Cyngor 2022 i 2023 – Gofynnodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd a ellid rhoi adborth i'r aelodau ar fesur llwyddiant pob Aelod Arweinydd ar bob thema yn mynd i gael ei adrodd mewn ymgynghoriad â swyddogion. Awgrymodd y byddai adroddiad yn cael ei ddosbarthu y tu allan i'r cyfarfod i'r aelodau. Clywodd yr aelodau bod yr adroddiad wedi ei gyflwyno i'r Cyngor Sir a'i fod wedi ei gymeradwyo.

Tudalen 18 – Llythyr Estyn – Roedd y Cynghorydd Mark Young yn falch o adrodd bod Ysgol Uwchradd Dinbych allan o fesurau arbennig. Cynigiodd ei ddiolch a'i gefnogaeth i'r staff am y gwaith caled a wnaed i symud yr ysgol yn ei blaen.

Tudalen 16 – Siarter Archwilio a Strategaeth Archwilio Mewnol 2023/24 – Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn cwrdd â'r Prif Archwilydd Mewnol. Awgrymwyd yn amodol ar adnoddau i adolygu'r adroddiad am ffordd ddoethach o adrodd i'r pwyllgor. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai'n cysylltu ag awdurdodau cyfagos yn gofyn am weld eu hadroddiadau i edrych ar ffordd o gyddwyso'r papurau.  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Cyflwynodd y Pennaeth Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Digartrefedd adroddiad Cwynion Eich Llais ar gyfer 2022/23 (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Mae'r adroddiad yn casglu unrhyw ganmoliaeth, awgrymiadau a chwynion a dderbyniwyd gan Gyngor Sir Ddinbych o dan bolisi adborth cwsmeriaid y cyngor. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol a dderbyniwyd o dan ei weithdrefn gwyno statudol.

Roedd yr adroddiad yn gadarnhaol; Nodwyd perfformiad cyson o gyrraedd targedau cwyno yn yr adroddiad.

Bu'r Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol yn tywys aelodau drwy fanylion yr adroddiad. Roedd yn rhoi manylion pob cwyn a dderbyniwyd ac yn dangos faint o'r cwynion hynny sy'n cael eu trin o fewn yr amserlenni cymeradwy. Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod gweithdrefn statudol ac amserlen ar gyfer cwynion a wnaed yn erbyn y gwasanaethau cymdeithasol ynghyd â chanllawiau a osodwyd gan yr ombwdsmon ar gyfer pob cwyn arall.

Roedd yn anarferol i swyddogion dderbyn cwynion yn hwyr neu y tu allan i'r amserlenni. 

Rhoddodd y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol wybod i'r aelodau bod nifer y cwynion a dderbyniwyd yn debyg yn fras i'r flwyddyn flaenorol. Roedd yr ombwdsmon yn hapus gyda'r broses sydd ar waith ar gyfer delio â chwynion. Nodwyd hefyd bod unrhyw ganmoliaeth neu awgrymiadau a dderbyniwyd hefyd yn cael eu cofnodi.

Doedd dim problem ynglŷn â'r ffordd mae cwynion yn cael eu prosesu ar draws y cyngor.

Clywodd yr aelodau fod yr ombwdsmon wedi sefydlu'r Awdurdod Safonau Cwynion ychydig flynyddoedd yn ôl. Yr Awdurdod Safonau Cwynion oedd yn gyfrifol am fonitro'r holl gwynion a dderbyniwyd ar draws y cynghorau yng Nghymru. Yn ddiweddar, roedd yr awdurdod wedi derbyn adroddiad drafft yr ombwdsmon ar gyfer Sir Ddinbych. Dywedodd eu bod wedi derbyn 32 o gwynion yn y flwyddyn flaenorol. Dim ond mewn 2 o'r cwynion hynny y cyrhaeddwyd datrysiad anffurfiol gan y ddau ohonynt.

Yn y rhestr o gwynion a dderbyniwyd yn 2022/23 roedd y gŵyn uchaf a gofnodwyd wedi bod ynghylch y broses gwyno. Credwyd y gallai hyn fod oherwydd bod y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol hefyd yn cyfeirio achwynwyr at yr ombwdsmon os oeddent yn anfodlon â'i ymateb i gŵyn.

Nodwyd y nifer isel o gwynion cam 2 a oedd yn awgrymu bod y cwynion cam 1 mwy anffurfiol yn cael eu datrys gan swyddogion.

Diolchodd y Cadeirydd i'r ddau swyddog am y cyflwyniad ac atgoffodd yr aelodau bod gan y pwyllgor ddyletswydd statudol i dderbyn crynodeb blynyddol o gwynion. Roedd cylch gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cynnwys y cyfrifoldeb i adolygu ac asesu gallu'r cyngor i ymdrin â chwynion yn effeithiol.

Ymhellach i'r cyflwyniad trafodwyd y meysydd canlynol yn fanylach:

·           Cymerwyd cwyn ymlaen gan Gomisiynydd y Gymraeg, a oedd yn eistedd y tu allan i'r prosesau Cwynion Corfforaethol.

·           Roedd un gŵyn yn erbyn y Gymraeg. Cadarnhawyd y gallai unigolion gwyno yn Gymraeg neu Saesneg ar ddechrau'r broses.

·           O fewn y tîm roedd siaradwr Cymraeg a allai gynorthwyo gyda chwynion drwy gyfrwng y Gymraeg.

·         Roedd cwynion ysgolion ar wahân i'r gweithdrefnau cwynion corfforaethol. Mae gan ysgolion eu gweithdrefn gwyno eu hunain. Roedd hi'n anarferol i'r awdurdod ymyrryd â chwynion yn erbyn ysgolion.

·           360 yw'r system a gomisiynwyd gan y cyngor yn 2019. Roedd y system 360 ar draws y cyngor, fe'i defnyddiwyd ar gyfer ystod eang o gyfleusterau gan gynnwys cwynion a chanmoliaeth. Diffiniad yr ombwdsmon o gŵyn oedd rhywun sy'n anfodlon â mater sydd eisiau ymateb  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid (amgaeir copi) ar y diweddariad Blynyddol gan Reolwyr y Trysorlys a Rheolwyr y Trysorlys (TM) am weithgarwch buddsoddi a benthyca'r Cyngor yn ystod 2022/23. Mae hefyd yn rhoi manylion am yr hinsawdd economaidd yn ystod y cyfnod hwnnw ac yn dangos sut y gwnaeth y Cyngor gydymffurfio â'i Ddangosyddion Darbodus, a manylion gweithgareddau TM y Cyngor yn ystod 2023/24 hyd yma.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Adroddiad Datganiad Blynyddol Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2022/23 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn dangos sut y byddai'r Cyngor yn rheoli ei fuddsoddiadau a'i fenthyca ar gyfer y flwyddyn i ddod ac yn nodi'r Polisïau y mae swyddogaeth Rheoli'r Trysorlys yn gweithredu ynddynt.

Rhoddodd Adroddiad Diweddaru Rheoli'r Trysorlys fanylion am weithgareddau Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2023/24 hyd yn hyn.

Atgoffodd y Pennaeth Cyllid yr aelodau y cytunwyd arnynt gan y Cyngor ar 27 Hydref 2009 bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn craffu ar lywodraethiant Rheoli'r Trysorlys. Rhan o'r rôl hon oedd cael diweddariad ar weithgareddau Rheoli'r Trysorlys ddwywaith y flwyddyn. Pwysleisiwyd pwysigrwydd Rheoli'r Trysorlys yn yr adran gyllid a'r Cyngor.

Atgoffwyd yr aelodau o'r tair blaenoriaeth a ystyriwyd wrth fuddsoddi arian:

·         Cadw arian yn ddiogel (diogelwch);

·         sicrhau bod yr arian yn dod yn ôl pan fydd ei angen (hylifedd);

·         Gwnewch yn siŵr bod cyfradd dychwelyd yn cael ei gyflawni (cynnyrch).

Pwysleisiodd i aelodau Nid oedd gan Gyngor Sir Ddinbych arian i'w fuddsoddi i wneud cynnyrch i gefnogi bylchau yn y gyllideb. Roedd gan yr awdurdod lif arian a oedd yn cael ei reoli'n agos gan y tîm cyllid. Yn aml, caiff arian ei fenthyca ymlaen llaw ac fe'u buddsoddir ar amserlen tymor byr. Yr un peth gyda rhywfaint o arian grant a dderbyniodd yr awdurdod. Felly, byddai hynny'n golygu y byddai dychwelyd bach yn cael ei wneud.

Diogelwch a Hylifedd oedd y ffactorau allweddol ar gyfer Sir Ddinbych.

Cafodd yr aelodau eu tywys i'r tabl a gynhwyswyd yn yr adroddiad eglurhaol a oedd yn manylu ar amlder y diweddariadau a gyflwynwyd i'r pwyllgor.

Atodiad 2 - Adroddiad Diweddaru Rheoli'r Trysorlys yn nodi strategaeth fenthyca yr awdurdod. Dangosodd 3.2 o'r atodiad y byddai'n debygol y byddai'n ofynnol i'r awdurdod gymryd benthyca ychwanegol. Y prif reswm dros y cynnydd mewn benthyca oedd oherwydd cynllun Llifogydd y Rhyl. Byddai'n rhaid i'r prosiect gael ei ariannu gan yr awdurdod i adennill yr arian gan Lywodraeth Cymru yn ddiweddarach.

Roedd cyfraddau llog yn uchel ar hyn o bryd, roedd hyn yn effeithio ar giltiau a chostau benthyca. Mae'n ddrud i fenthyca ar hyn o bryd. Fe wnaeth yr awdurdod geisio benthyg tymor byr a phan yn bosibl gan awdurdodau eraill.

Gweithio gydag Arlingtonclose Ltd fel y gorau i'w fenthyg ac am gyfnodau tymor parhau.

Cafwyd rhagor o wybodaeth a chyngor ar y canlynol:

·         Roedd benthyca neu fuddsoddi yn ôl natur yn beryglus. Roedd risgiau Sir Ddinbych yn ymwneud â sicrhau bod buddsoddiadau'n ddiogel. Rhaid bodloni nifer o reolau ar gyfer buddsoddi. Roedd risg bob amser fel pan fyddai'n well cloi i mewn benthyg. Roedd parhau i weithio'n agos gyda chynghorwyr trysorlys i gyngor pan fyddai gwneud penderfyniadau ariannol yn cefnogi penderfyniadau swyddogion yn y ffordd orau. 

·         Roedd modd osgoi gorwario yn bosibl. Roedd gorwariant yn ffigurau o orwariant dros y cyfnod o 12 mis. Roedd yn hanfodol cofio faint o gronfeydd wrth gefn y Cyngor oedd yn cael eu defnyddio i ariannu'r gorwariant.

·         Arlingtonclose Ltd oedd ymgynghorwyr Rheoli'r Trysorlys yn Llundain. Bob tair blynedd mae'n rhaid iddynt fynd drwy'r broses gaffael i gael tendro'r contract.

·         • Mae Llywodraeth Cymru wedi rhoi llawer o gymorth i'r awdurdod ers 2019. Yn ddiweddar derbyniwyd cefnogaeth ynghylch y depo gwastraff yn Ninbych a chafwyd cyllid ychwanegol yn ddiolchgar.

·         • Roedd canran Cymhareb HRA yn erbyn y Gymhareb nad yw'n HRA yn  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ar y pwynt hwn (11.25 a.m.) cafwyd egwyl gysur o 10 munud.

Ailymgynnull y cyfarfod am 11.35 a.m.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi amgaeedig) sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Cafodd yr aelodau eu diweddaru am gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliant.

Rhoddodd yr adroddiad wybodaeth am waith a wnaed gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu i'r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol.

Cadarnhad bod 7 Archwiliad wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor ym mis Ebrill, ac ni chafodd yr un ohonynt sgôr sicrwydd isel. Pump o'r

Dyfarnwyd sgôr sicrwydd uchel neu ganolig i adolygiadau, un adolygiad a

Nid oedd angen sgôr sicrwydd gan ei fod yn adolygiad proses a'r olaf

Cwblhawyd adolygiad ar gyfer Cyngor Tref Rhuddlan. Cafodd crynodebau eu cynnwys er gwybodaeth am 6 o'r adolygiadau a gwblhawyd, nid oedd yr adolygiad a gwblhawyd ar ran Cyngor Tref Rhuddlan wedi'i gynnwys. Y rheswm dros gynnal yr archwiliad hwn oedd oherwydd nad oedd y Cyngor Tref yn gallu recriwtio unrhyw un i gwblhau archwiliad o'r cyfrifon a gofyn am gymorth yr awdurdod. Pwysleisiwyd pwysigrwydd archwilio Cyfrifon Dinas, Tref a Chymuned yn gywir pe bai unrhyw un yn cael eu galw i mewn gan Archwilio Cymru.

Clywodd yr Aelodau ei fod wedi cyfarfod â'r Prif Weithredwr ers y cyfarfod diwethaf a ddaeth i'r casgliad yn y ffurf a newidiodd ychydig. Arweiniodd adolygiad o'r wybodaeth a gyflwynwyd i CET, briffio aelodau a SLT y newid i fformat y ffurflen.  

Cafodd yr aelodau eu tywys drwy'r bwrdd a oedd yn rhoi manylion yr adroddiadau a gwblhawyd gan y rheoleiddwyr allanol. Rhoddwyd manylion am statws yr adroddiad a dolenni i'r aelodau i gael mynediad i unrhyw bapurau.

Roedd manylion adroddiadau Archwilio Cymru oedd i fod i gael eu cynnal yn 2023/24 wedi eu cynnwys er mwyn cyfeirio atynt. Roedd y tabl yn wag ar hyn o bryd gan fod yr adolygiadau hynny'n parhau, maen nhw'n dechrau ar wahanol adegau drwy gydol y flwyddyn. Wrth i'r adroddiadau gael eu cyflwyno i'r Prif Archwilydd Mewnol byddai'r tabl hwnnw'n cael ei phoblogi gyda'r wybodaeth berthnasol.

Roedd yr ail dabl yn yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth i'r aelodau am adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru sydd i fod i gael eu cynnal yn 2023/24. Byddai'r adroddiadau hyn yn cael eu cynnal ar draws y 22 Awdurdod Lleol ledled Cymru. Unwaith y bydd pob adolygiad wedi'i gwblhau, byddai barn gyffredinol yn cael ei chreu a'i rhoi i bob awdurdod yn manylu ar yr arferion da a drwg.

Roedd y trydydd tabl Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol a gynlluniwyd/ar y gweill ychydig yn wahanol, cynhaliwyd yr adolygiad yn erbyn 22 Awdurdod Cymru ond dim ond sampl o ddata gan rai awdurdodau penodol y byddai'n edrych arno.

Darparwyd manylion am adolygiadau a chanlyniadau Estyn ar gyfer gwybodaeth aelodau ynghyd ag AGC neu adolygiadau eraill. Byddai'r rhain yn cael eu diweddaru pan fydd mwy o wybodaeth yn cael ei derbyn.

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn falch o ddweud bod yr adran archwilio bellach mewn capasiti llawn. Roedd y tîm yn dal i fod yn fabandod gyda 3 swyddog yn hyfforddi ac yn sefyll arholiadau archwilio i fod yn gymwys.

Roedd rhaglen flaenwaith yr Archwiliad Mewnol wedi'i darparu er gwybodaeth i'r aelodau. Roedd yn manylu ar waith y bwriedir ei wneud ac unrhyw ganlyniadau adolygiadau wedi'u cwblhau.

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn falch o lefel bresennol perfformiad y tîm. Gobeithiwyd gwneud rhagor o waith dros doriad yr haf i edrych ar y safonau.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Swyddog Mewnol am y cyflwyniad manwl.

Yn ystod y drafodaeth – 

·         Roedd yr Aelodau'n  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Derbyn Adroddiad Datganiad Llywodraethu Blynyddol yr Archwilio Mewnol 202-23 (copi amgaeedig).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-2023 i'r pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Bu'n tywys aelodau drwy bob adran y Datganiad Llywodraethu Blynyddol (Atodiad 1). 

Roedd gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gyhoeddi Datganiad Llywodraethu Blynyddol (DLB). Eglurwyd bod yr DLB yn rhan o'r Datganiad Cyfrifon. Fe'i cyflwynwyd i'r aelodau ar wahân i ganiatáu i aelodau drafod ac adolygu'r DLB ar ei deilyngdod ei hun. Roedd yr adroddiad yn ymchwiliad trylwyr ar y swyddogaethau llywodraethu o fewn y cyngor. Yn seiliedig ar hunanasesiad ac adroddiadau a gyflwynwyd i bwyllgorau drwy gydol y flwyddyn.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiadau a chasglwyd gwybodaeth a'i chyfuno o ystod o feysydd gwasanaeth. Paratowyd y datganiad yn unol â'r canllawiau a gynhyrchwyd gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg a Chymdeithas Prif Weithredwyr ac Uwch Reolwyr Awdurdodau Lleol. Arweiniwyd yr aelodau drwy'r penaethiaid craidd a oedd yn sail i'r fframwaith.

Roedd y Datganiad Llywodraethu yn cynnwys meysydd o amgylch y cyfranwyr allweddol at ddatblygu a datblygu'r fframwaith llywodraethu. Cynhwyswyd gwybodaeth am y gwahanol gyrff cyngor sy'n cefnogi'r fframwaith datblygu ar gyfer llywodraethu da. Ers covid, roedd cyfarfodydd bellach yn cael eu cynnal yn hybrid gydag aelodau yn gallu bod yn bresennol yn bersonol neu ar-lein ac yn gweithio'n dda.

Roedd gwybodaeth am ddangosyddion allweddol wedi'u cynnwys ar feysydd perfformiad allweddol o fewn yr awdurdod. Cadarnhaodd nad oedd unrhyw sicrwydd neu isel wedi ei roi dros y 12 mis.

Arweiniwyd yr Aelodau drwy'r camau a gymerwyd mewn ymateb i Ddatganiad Llywodraethu a Chamau Gwella 2021/22 sy'n codi o Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2022/23.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd Mewnol am gyflwyno'r adroddiad.

Wrth ymateb i gwestiynau'r aelodau mae'r Prif Archwilydd Mewnol a'r swyddogion:

·         Dylai grantiau lefelu wedi'u cadarnhau a grantiau eraill a dderbynnir gyfrannu at gronfeydd yn lle cyllid yr UE yn dilyn yr ymadawiad o'r UE.

·         Roedd ymgysylltu â busnesau wedi digwydd yn ystod y cyfnod. Nid oedd yr ymgysylltiad wedi bod mor gynhyrchiol ag y gobeithiwyd. Y nod oedd ymgysylltu â'r holl randdeiliaid yn Sir Ddinbych. Roedd cyswllt wedi ceisio gyda'r holl randdeiliaid. Mynegodd yr Aelodau bryder nad oedd nifer yr ymgysylltu wedi bod yr hyn a obeithiwyd, a phwysleisiodd bwysigrwydd parhau i hyrwyddo ymgysylltu â'r awdurdod. Y gobaith oedd y gellid gwneud mwy i ymgysylltu'n well yn enwedig â busnesau a busnesau ymbarél yn Sir Ddinbych. Yn rhan o'r strategaeth gyfathrebu, cafodd busnesau eu cynnwys wrth gysylltu â swyddogion yr awdurdod.

·         Roedd yr Aelodau'n ymwybodol o nifer o gamau gweithredu wedi'u cyflwyno.

·         Awgrymodd y Cadeirydd welliant i'r argymhelliad i'r adroddiad ddarllen 'mae'r pwyllgor yn adolygu ac yn argymell cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft 2022/23'.

·         Yn ei farn ef nododd y Cadeirydd bwysigrwydd ymrwymiad y Cyngor i lywodraethu da. Yn benodol, gan gyfeirio at saith pennaeth bywyd cyhoeddus ynghyd â'r 3 egwyddor ychwanegol ar gyfer Cymru. Dywedodd y swyddog monitro fod y Cynllun Corfforaethol a fabwysiadwyd gan y Cyngor, yn cynnwys ymrwymiad i lywodraethu. Yn benodol, y thema ar gyfer cyngor sy'n cael ei redeg yn dda ac sy'n perfformio'n dda, cyfeiriodd at y saith swyddogaeth llywodraethu craidd. 

·         Awgrymodd y Cadeirydd y dylid trefnu sesiwn hyfforddi ar Reoli Risg cyn i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol gael ei chyflwyno i'r pwyllgor ym mis Tachwedd 2023.

·         Roedd camau yn erbyn risgiau diogelu wedi'u cynnwys yn adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol. darparu manylion am y gwaith sy'n cael ei wneud i fynd i'r afael â phob risg a pha reolaethau  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried blaenraglen waith y pwyllgor (copi'n amgaeedig).

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (FWP) i'w hystyried (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Pwysleisiodd y Cadeirydd fis Medi, roedd cyfarfod y Pwyllgor yn edrych yn drwm gyda nifer o eitemau agenda wedi'u rhestru ar y blaenraglen waith. Dywedodd wrth yr aelodau bod y Pwyllgor Cadeiryddion Craffu ac Is-gadeiryddion wedi gofyn i'r Pwyllgor dderbyn Adroddiad Archwilio a Chynllun Gweithredu Arolygu Trefniadau Amddiffyn Plant ar y Cyd.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod yr Asesiad Perfformiad Panel i fod i gael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf. Roedd yn ofynnol i'r awdurdod gynnal asesiad perfformiad panel unwaith ym mhob tymor y cyngor, byddai'r adroddiad yn cynnwys manylion am y broses a newidiadau arfaethedig i'r cyfansoddiad y byddai eu hangen. Yn dilyn yr adroddiad i'r pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Medi byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno mewn cyfarfod o'r Cyngor Sir yn y dyfodol.

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid gohirio'r adroddiad Iechyd a Diogelwch Corfforaethol Blynyddol a'r adroddiad Diogelwch Tân Blynyddol tan fis Tachwedd 2023. Roedd pob aelod yn cytuno.

Gofynnodd yr Aelod Lleyg, Nigel Rudd a fyddai modd adolygu a chynnwys eitem y dyfodol – Sero Carbon Net ochr yn ochr â dyddiad cyfarfod yn y dyfodol.

Gofynnodd y Cadeirydd a ellid ymgynghori ag ef a'r Is-gadeirydd a oedd unrhyw eitem ar yr agenda yn rhedeg yn hwyr neu a oedd angen newid mewn digon o rybudd.

PENDERFYNWYD nodi rhaglen waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

I dderbyn gwybodaeth, mae adroddiad Archwilio Cymru o'r enw 'A yw swyddogaethau cymorth corfforaethol y cyngor yn effeithiol?' (copi wedi'i amgáu). 

Cyflwynodd y Cadeirydd adroddiad gwybodaeth Archwilio Cymru i'r aelodau. Edrychodd yr adroddiad ar nifer o wasanaethau cymorth gan gynnwys Adnoddau Dynol, Archwilio Mewnol, Gwasanaethau Digidol a Gwasanaethau Cymunedol a Chwsmeriaid. Teimlwyd mai hwn oedd y sefyllfa orau i'w chyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gan ei fod yn cyfeirio at Archwilio Mewnol ac yn cynnwys pwyntiau gweithredu ar gyfer Archwilio Mewnol.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod wedi cwrdd â'r Prif Archwilydd Mewnol a'i fod wedi cael sicrwydd bod y camau gweithredu wedi'u cytuno a'u cynnwys yn yr adroddiad.

Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru am yr adroddiad ac awgrymodd y dylid ei gyfeirio'n ôl at Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion ar gyfer Craffu i drafod yr adroddiad yn fanwl yn enwedig trafod y meysydd sy'n ymwneud ag AD a materion adnoddau yn ymwneud â swyddogaethau Cymorth Corfforaethol yn y dyfodol.

Gweithredu 2. Sicrhau ein bod yn diweddaru dyddiad yr adolygiad pan fydd polisi yn cael ei ddiwygio. Mae'r adran wedi bod yn diweddaru polisïau yn unol â newidiadau deddfwriaethol. Yn y dyfodol, bydd adolygiadau anffurfiol yn cael eu cofnodi drwy ddiweddaru'r dyddiad adolygu.

Ategodd cynrychiolydd Archwilio Cymru, Carwyn Rees, y datganiad gan y Prif Archwilydd Mewnol. Croesawodd ymateb yr Archwilydd Mewnol a'i dîm.

PENDERFYNWYD bod y pwyllgor yn nodi adroddiad gwybodaeth Archwilio Cymru ac yn derbyn yr argymhellion a'r camau a wnaed mewn perthynas â'r agweddau Archwilio Mewnol. Argymhellodd y pwyllgor y dylid cyflwyno'r adroddiad i Gadeiryddion Craffu ac Is-gadeiryddion i'w ystyried o'r materion Archwilio nad ydynt yn Fewnol .