Agenda and draft minutes

Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Penodi Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Gofynnwyd am enwebiadau i Aelod wasanaethu fel Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn i ddod. Enwebodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd Dave Stewart, eiliwyd gan y Cynghorydd Mark Young. Ni dderbyniwyd unrhyw enwebiadau eraill ac felly yr oedd;

PENDERFYNWYD penodi'r Aelod Lleyg Dave Stewart yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am y flwyddyn i ddod.

Penodi Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Gofynnwyd am enwebiadau i Aelod wasanaethu fel Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn i ddod. Enwebodd y Cynghorydd Ellie Chard, y Cynghorydd Mark Young, eiliwyd gan y Cynghorydd Andrea Tomlin. Ni dderbyniwyd unrhyw enwebiadau eraill ac felly yr oedd; 

PENDERFYNWYD penodi'r Cynghorydd Mark Young yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am y flwyddyn i ddod.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Mark Young, fuddiant personol yn eitem 13 ar yr agenda - Gan ei fod yn Llywodraethwr ysgol yn Ysgol Uwchradd Dinbych. 

Datganodd y Cadeirydd, yr Aelod Lleyg David Stewart fuddiant personol yn eitem 6 yr agenda ac eitem 7 ar yr agenda gan ei fod yn derbyn pensiwn cronfa bensiwn Clwyd ac roedd yn aelod ar bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y yfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Ebrill 2023 (amgaeir copi).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Ebrill 2023 i'w hystyried.

Materion yn Codi –

Dywedodd y Cynghorydd Tomlin wrth yr aelodau bod disgwyl i'r adroddiad ar Recriwtio a Cadw gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Craffu Perfformiad ym mis Mehefin, ond ei fod wedi'i ohirio i gyfarfod y pwyllgor ym mis Gorffennaf.

Mewn ymateb i bryder yr aelodau ar statws y Datganiad Cyfrifon cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod y gwaith ar asedau wedi'i gwblhau. Roedd Archwilio Cymru wedi derbyn y canfyddiadau i'w hasesu mewn egwyddor cyn i'r adroddiad cyfrifon drafft terfynol gael ei gyflwyno iddynt yn llawn. Roedd y dyddiad cau ym mis Medi i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r pwyllgor yn dal yn gyraeddadwy. 

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, fod cofnodion y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Ebrill 2023 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Derbyn adroddiad ynghylch Hunanasesiad y Cyngor o’i Berfformiad 2022 i 2023 (amgaeir copi).

Arweiniodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol ynghyd â'r Pennaeth Dros Dro Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau a'r Swyddog Cynllunio a Pherfformiad aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol bod yr hunan-asesiad hwn yn seiliedig ar y Cynllun Corfforaethol newydd. Gwnaed llawer o waith ar yr adroddiad, a’r atodiadau gan swyddogion, y Cabinet, y Tîm Arwain Strategol, ac ati.

Roedd yr adroddiad a gyflwynwyd i'r pwyllgor yn adroddiadau statudol ac yn rhoi cyfle i'r aelodau asesu a oedd yr awdurdod yn cyflawni'r hyn yr oedd yn ei nodi yn unol â'r Cynllun Corfforaethol.

Cadarnhaodd swyddogion fod atodiad 2 yn adroddiad perfformiad chwarterol yn seiliedig ar y cynllun Corfforaethol a throsolwg o feysydd llywodraethu, a oedd yn ddogfen statudol. Ymatebodd i ddyletswyddau'r awdurdodau o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol, y Ddeddf Cydraddoldeb a'r Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau. Pwysleisiwyd mai hwn oedd yr adolygiad perfformiad cyntaf o'r Cynllun Corfforaethol newydd a byddai'n cael ei ddefnyddio fel llinell sylfaen ar gyfer hunanasesiadau yn y dyfodol yn y dyfodol.

Cyflwynwyd Atodiad 2 i bwyllgor Craffu Perfformiad ynghyd â'r Cabinet, i dderbyn diweddariad o'r adroddiad perfformiad bedair gwaith y flwyddyn, derbyniwyd chwarter 1 a 3 yn rhithiol drwy e-bost gyda chwarter 2 a 4 yn cael eu cyflwyno mewn cyfarfod ar gyfer trafodaeth.

Atodiad 1 oedd yr hunanasesiad. Roedd yn offeryn statudol o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Cyflwynwyd y ddogfen honno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn flynyddol ynghyd â'r Cyngor Sir a'r Pwyllgor Craffu Perfformiad. Roedd yr adroddiad yn ystyried sut roedd yr awdurdod yn perfformio yn erbyn y Cynllun Corfforaethol a'r amcanion a osodwyd yn y cynllun, ac i ba raddau yr oedd ein perfformiad yn arwain at ganlyniadau cadarnhaol a pha mor dda yr oedd ein llywodraethiant yn cefnogi gwelliant parhaus. Roedd yn rhaid i'r hunanasesiad hefyd gyfeirio at arolwg y cyfranddaliwr. Bob blwyddyn roedd gofyn i'r awdurdod gynnal arolwg rhanddeiliaid a oedd yn ystyried barn pobl leol yn y sir. Roedd yr arolwg ar gael ar-lein, gyda chopïau caled ar gael mewn llyfrgelloedd rhwng 7 Tachwedd 22 a 18 Mawrth 23. Derbyniwyd 630 o ymatebwyr.

Gellid gweld canlyniadau'r arolwg yn yr hunanasesiad.

Un o'r prif resymau dros yr hunanasesiad oedd asesu i ba raddau yr oedd perfformiad yr awdurdod yn ysgogi gwelliant mewn canlyniadau i bobl a dadansoddiad o ba mor effeithiol oedd y trefniadau llywodraethu wrth gefnogi gwelliant yn y cyngor. Y gobaith oedd y byddai'r papurau a'r asesiadau yn ddefnyddiol ar gyfer gwasanaethau a meysydd gwella.

Pwysleisiwyd bod y dogfennau ar hyn o bryd yn ddogfennau byw o hyd ac y byddent yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor Sir i'w cymeradwyo ym mis Gorffennaf 2023. Roedd mwy o ddata a feincnodwyd yn genedlaethol yn cael ei fesur yr oedd swyddogion o'r farn ei fod yn bwysig. Roedd angen gwaith pellach i gytuno ar sut olwg oedd rhagoriaeth yn rhai o'r mesurau hynny.

Ym marn swyddogion, roedd y ddau adroddiad yn cynrychioli dadansoddiad teg o ble roedd yr awdurdod yn sefyll ar y cam hwn o'r Cynllun Corfforaethol. Roedd swyddogion yn gofyn am adborth gan yr aelodau, ac yn ystyried yr adroddiadau ac yn nodi meysydd lle gallai fod angen craffu pellach ar waith o bosibl.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion a'r Aelod Arweiniol am y cyflwyniad manwl a'r adroddiadau cynhwysfawr. Diolchodd i'r swyddogion am olwg cynnar yr adroddiad, yn ei farn ef roedd yr adroddiad yn dryloyw ac yn eglur. Amlygwyd llwyddiannau ynghyd ag unrhyw faterion neu fylchau yr oedd swyddogion yn agored am y gwaith oedd ei angen yn y meysydd hynny.

Pwysleisiwyd mai'r  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Derbyn adroddiad ynglŷn â’r rhagamcanion ariannol diwygiedig am y cyfnod o dair blynedd rhwng 2024/25 a 2026/27 ynghyd â’r strategaeth gyllidebol arfaethedig ar gyfer pennu cyllideb 2024/25 (amgaeir copi).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Rhoddodd wybod i'r aelodau bod yr adroddiad yn nodi'r amcanestyniadau ariannol diwygiedig ar gyfer y cyfnod o 3 blynedd 2024/25 i 2026/27 a strategaeth gyllidebol arfaethedig ar gyfer pennu'r gyllideb ar gyfer 2024/25.

Clywodd yr aelodau ei bod yn falch o nodi'r cynllun cyfathrebu oedd yn cael ei ddatblygu ar hyn o bryd. Dangosodd ddeialog dda gyda phawb yr effeithiwyd arnynt gan amcanestyniadau cyllidebol.

Yn ogystal, dywedodd y Pennaeth Cyllid fod yr adroddiad yn 3 elfen i'r papur:

Crynodeb o sefyllfa gosod cyllideb 23/24;

Rhagamcanion Cyllideb Diwygiedig ar gyfer 2024/25 i 2026/27 a

Meysydd allweddol i gyfrannu at y Strategaeth Gyllideb ar gyfer 2024/25.

Atgoffwyd yr Aelodau fod yr awdurdod wedi derbyn setliad gwell na'r disgwyl yn ystod 2023/24. Pwysleisiwyd er ei bod yn well na'r farn gyntaf nad oedd yn cwmpasu'r pwysau a wynebai'r awdurdod. Felly, arweiniodd at fwlch cyllido o ychydig o dan £11 miliwn. Roedd cynnydd yn nhreth y cyngor o 3.8% wedi helpu i bontio'r bwlch a chynhyrchu £2.7 miliwn.

Roedd gostyngiad yn y swm a dalwyd i Bensiwn Clwyd i gyfrannu at bensiynau mewn gwarged, gan arwain at swm cyfraniad is i'w wneud. Ni chafodd hyn unrhyw effaith ar bensiynau unigolion.

Roedd Arbedion Corfforaethol wedi cyfrannu at ariannu'r bwlch. Roedd y cynllun wrth gefn Covid-19 gwerth £2 filiwn wedi cael ei roi'n ôl.

Cyflwynwyd adroddiadau ariannol misol i'r Cabinet i adrodd canfyddiadau'r gyllideb. Cafodd y manylion eu cyhoeddi cyn pob cyfarfod.

Pwysleisiwyd bod y gwahaniaeth rhwng y senario achos gorau a'r senario gwaethaf o'r amcanestyniadau wrth symud ymlaen yn dipyn o wahaniaeth. Pwysleisiwyd i'r aelodau yr ansicrwydd ar hyn o bryd ac wrth symud ymlaen. Awgrymodd trafodaethau gyda Phenaethiaid Cyllid eraill a Swyddogion Adran 151 ei fod yn bryder ar draws nifer o awdurdodau.

Clywodd yr aelodau fod pwysau ychwanegol ar gynigion tâl i rai nad ydynt yn athrawon wedi bod yn gynnydd mwy yn y staff gradd is. Roedd disgwyl y byddai'n rhaid i swyddogion edrych ar effaith y system graddau cyflog.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau am feysydd allweddol y gyllideb wrth symud ymlaen, roedd hwn yn faes allweddol i'r pwyllgor ei adolygu a sicrhau bod prosesau digonol ar waith i gydbwyso cyllideb i'w chymeradwyo gan y Cabinet a'r Cyngor Sir. Cynigiwyd parhau gydag effeithlonrwydd o 1% a gofyn a disgwyl i wasanaethau gyflawni'r effeithlonrwydd hynny. Roedd disgwyl hefyd y byddai gwasanaethau'n cynyddu ffioedd a thaliadau yn unol â chwyddiant yn y rhan fwyaf o feysydd. Byddai arbedion eraill yn cael eu gofyn gan brosiectau lle gellid newid y ddarpariaeth o wasanaethau. Roedd gwasanaethau wedi'u rhybuddio o flaen llaw y byddai angen dod o hyd i newidiadau a chytunwyd i sicrhau bod arbedion yn cael eu gwneud. Byddai lleihau gorwariant mewn ardaloedd a gwasanaethau hefyd yn cael ei asesu.

Annogwyd cyfranogiad aelodau a staff ac roedd nifer o ffactorau lle gallai aelodau gymryd rhan fod i ddigwydd. Trefnwyd gweithdy llawn gan y Cyngor ar gyfer mis Gorffennaf i adolygu a thrafod y gyllideb a'r cynigion.

Pwysleisiwyd pwysigrwydd cael y cyfathrebu'n gywir o ystyried y cyllidebau a ragwelir yn y dyfodol.

Diolchodd yr Aelodau i'r Pennaeth Cyllid am gyflwyno a chyflwyno'r broses gyllidebu'n fanwl. Anogodd yr aelodau i gyflwyno cwestiynau i'r Pennaeth Cyllid drwy e-bost y tu allan i'r cyfarfod.

Trafodwyd y meysydd canlynol yn fanylach:

·         Canmolodd yr aelodau y gwaith a oedd yn cael ei wneud i liniaru'r risgiau posibl.

·         Roedd yr aelodau yn falch o glywed am awgrymiadau swyddogion ac aelodau. Byddai'r cynllun awgrym staff yn cael ei gynnig i bob gweithiwr o fewn y cyngor.  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ar y pwynt hwn (11.45 am) cafwyd egwyl gysur o 10 munud.

Ailgynhaliwyd y cyfarfod am 11.55am.

I dderbyn Adroddiad Archwilio Mewnol 2022-23 (amgaeir copi).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol i'r pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Pwysleisiodd yr ymdrech wirioneddol a wnaed gan y tîm archwilio dan amgylchiadau anodd dros y 12 mis diwethaf.

Bu'r Prif Archwilydd Mewnol yn tywys aelodau drwy'r adroddiad. Roedd yr adroddiad blynyddol yn enghraifft o arfer da o dan safon mabwysiedig Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Roedd y safonau hynny'n gofyn am adroddiad blynyddol ar Archwilio Mewnol i fwydo i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol statudol.

Roedd yr adroddiad yn cwmpasu gwaith y tîm archwilio ar gyfer y flwyddyn flaenorol ac yn rhoi manylion am y gwaith a wnaed gan yr archwilwyr. Ymddiheurodd i'r aelodau gan ddweud nad oedd y farn gyffredinol wedi'i chynnwys/ Eglurodd fod ei farn wedi'i chyflwyno fel rhan o'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a oedd i'w gyflwyno yng nghyfarfod pwyllgor mis Gorffennaf. Ers cyhoeddi'r papurau roedd adroddiad diwygiedig wedi ei gylchredeg i aelodau yn tynnu sylw at y newid. Er eglurder darllenodd y Prif Archwilydd Mewnol ei farn gyffredinol fel a ganlyn:

"Barn y Prif Archwiliwr Mewnol yw bod trefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol y cyngor yn y meysydd sy'n cael eu harchwilio yn parhau i weithredu'n foddhaol. Er bod cwmpas y gwaith sicrwydd wedi'i leihau oherwydd materion staff a thri ymchwiliad, gellir rhoi sicrwydd rhesymol na nodwyd unrhyw wendidau mawr mewn perthynas â'r systemau rheoli mewnol sy'n gweithredu o fewn y Cyngor.'

Ategwyd i'r aelodau ddeinameg y tîm yn ystod y 12 mis diwethaf. Roedd y tîm wedi bod yn gweithredu heb gyflenwad llawn am y rhan fwyaf o'r flwyddyn. Pwysleisiodd hefyd y gwaith a fu'n rhan o gwblhau'r tri ymchwiliad arbennig. Roedd yn ddigynsail cael 3 mewn blwyddyn. Roedd y ddau bwynt hyn wedi effeithio ar faint o archwiliadau arfaethedig a gwblhawyd o'r cynllun gwreiddiol a gyflwynwyd i'r pwyllgor y llynedd.

Clywodd yr aelodau bod 43% o'r gwaith arfaethedig wedi'i gwblhau. Cafodd 74% o'r gwaith a wnaed sicrwydd uchel, derbyniodd 26% sicrwydd canolig heb unrhyw raddfeydd sicrwydd isel neu ddim sicrwydd yn cael eu rhoi. Roedd 3 darn o waith ymgynghorol wedi'u cwblhau, ac roedd pob un ohonynt yn foddhaol. Roedd 7 darn dilynol o waith wedi'u cynnwys ar y rhaglen waith, roedd y tîm wedi cwblhau 6 o'r adolygiadau dilynol.

Parhaodd twyll a'r modd y cafodd ei reoli gan yr awdurdod. Rheolwyd twyll gan uwch swyddogion o fewn y cyngor ac ymchwiliwyd i unrhyw bryderon i ddechrau gan y gwasanaeth ac yna archwiliad mewnol am gymorth. Yna dylai'r gwasanaeth adrodd yn ôl i archwiliad mewnol gyda'r canfyddiadau. Dros y 12 mis diwethaf cadarnhaodd nad oedd wedi derbyn unrhyw adroddiadau o dwyll.

Bob dwy flynedd roedd yn ofynnol i'r awdurdod wneud darn o waith ar gyfer y Fenter Twyll Genedlaethol, a oedd yn edrych ar baru data. Roedd yr adroddiad diweddaraf a gynhaliwyd wedi'i ddarparu i'r aelodau adeg ei gwblhau. Darparwyd manylion y drefn o gyfateb data.

Roedd gan y tîm archwilio ddangosyddion perfformiad a oedd yn cynnwys yr adroddiad drafft yn cael ei gyhoeddi mewn 10 diwrnod gwaith a chynhyrchwyd yr adroddiad terfynol 5 diwrnod yn dilyn cytundeb yr adroddiad drafft.

Un maes yr oedd y tîm wedi mynd i'r afael ag ef oedd angen ei wella oedd yr holiaduron yn dilyn archwiliad yn cael ei ddychwelyd. Roedd y tîm wedi edrych ar y ffurflen er mwyn ei gwneud hi'n haws llywio a defnyddio. Gobeithio y byddai hynny'n gweld cynnydd yn yr holiaduron a ddychwelwyd i'r tîm.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd Mewnol am y cyflwyniad manwl. Trafodwyd y pwyntiau canlynol ymhellach:

·         Derbyniwyd cwynion chwythu'r chwiban gan y Swyddog Monitro a rannodd yn  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

I dderbyn Siarter Archwilio Mewnol a Strategaeth 2023-24 (amgaeir copi).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y Strategaeth Archwilio Fewnol i'r pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Rhoddodd yr adroddiad Siarter a Strategaeth Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor ar gyfer 2023-24. Roedd y Siarter yn diffinio pwrpas, awdurdod a chyfrifoldeb yr Archwiliad Mewnol yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Roedd y Strategaeth yn rhoi manylion y prosiectau Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer y flwyddyn a fyddai'n galluogi'r Prif Archwilydd Mewnol i roi 'barn' ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y Siarter yn rhoi gwybodaeth i'r aelodau am sut y byddai Archwilio Mewnol yn gweithredu drwy gydol y flwyddyn.

Pwysleisiwyd bod Awdurdodau Lleol yn ddarostyngedig i'r Rheoliadau Cyfrif ac Archwilio (Cymru) ac mae'n rhaid iddynt gynnal system ddigonol ac effeithiol o archwilio mewnol o'i gofnodion cyfrifeg a'i system rheolaethau mewnol.

Roedd adnoddau wedi bod yn broblem drwy gydol y flwyddyn, roedd manylion y tîm wedi eu cynnwys yn y papurau. Clywodd yr aelodau fod dau ailstrwythuro'r adran wedi digwydd dros y 12 mis diwethaf. 

Mewn ymateb i sylwadau'r aelodau, cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn cynnwys cyflwyno'r Siarter i'r pwyllgor am sylwadau. Dywedodd fod yn ofynnol i'r Siarter a'r Strategaeth gael eu cyflwyno'n flynyddol. Cadarnhaodd y byddai'n cysylltu'r sylwadau yn ôl ynglŷn â'r angen i'r pwyllgor dderbyn yr adroddiad yn flynyddol.

Cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod wedi cyfarfod â'r Prif Weithredwr ac roedd yn gweld y cyfarfod yn werth chweil ac yn gadarnhaol. Roedd yn gefnogol iawn i rôl y pwyllgor a chytunodd i gynnal cyfarfodydd pellach gyda'r Cadeirydd yn y dyfodol.  Dywedodd wrth aelodau y byddai'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd yn cymryd rhan yn y cyfweliadau asesu cymheiriaid. Croesawodd yr Aelodau bresenoldeb Prif Archwilydd Mewnol arall i unrhyw gyfarfodydd yn y dyfodol.

Roedd y Strategaeth Archwilio Fewnol (atodiad 2) yn rhoi gwybodaeth am y rhaglen waith arfaethedig ar gyfer y flwyddyn i ddod. Rhoddwyd disgrifiad byr o'r gwaith i'r aelodau. Roedd y rhaglen waith yn cynnwys amrywiaeth o archwiliadau o bob maes gwasanaeth. Roedd nifer o archwiliadau wedi'u cynnal o'r flwyddyn flaenorol. Pwysleisiwyd mai dim ond archwiliadau y byddai Archwilio Mewnol yn ei ystyried yn fuddiol i'r awdurdod. Roedd y Strategaeth yn cynnwys yr amrywiaeth eang o waith a wnaed gan Archwilio Mewnol a manylodd y swyddogion cyfarfodydd a fynychwyd i adrodd yn ôl arnynt.

Clywodd yr aelodau bod swyddogion wedi pwysleisio pwysigrwydd diweddaru system Verto i reolwyr, cadarnhaodd y Prif Swyddog Mewnol ei fod wedi codi cyfarfod yr Uwch Dîm Arwain i bwysleisio pwysigrwydd rheolwyr yn diweddaru'r system.

Pwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd cydweithrediad staff a chydymffurfio â diweddaru Verto. Pwysleisiodd y Pwyllgor gefnogaeth yr aelodau i bwysleisio pwysigrwydd diweddaru'r system.

Nododd yr Aelodau y rhestr estynedig o waith archwilio arfaethedig a fwriadwyd ar gyfer y flwyddyn i ddod. Pwysleisiodd y Prif Archwilydd Mewnol na fyddai'r ymchwiliadau arbennig yn effeithio ar y llwyth gwaith. Roedd un o'r ymchwiliadau ar y cam drafft ac roedd y llall wedi'i gynnwys yn y gwaith arfaethedig ar gyfer 2023/24. 

Mewn ymateb i gwestiynau'r aelodau, rhoddwyd sicrwydd i'r aelodau fod mewnblannu systemau ariannol newydd yn cael eu rheoli gan brosiect. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod yn hyderus y byddai cofnod priodol ar y gofrestr risg ariannol wedi'i gynnwys. Roedd trafodaethau gyda'r prif gyfrifydd a'r swyddogion arweiniol wedi digwydd yn ystod y broses a'r gweithredu. Byddai gweithio'n agos gyda'r tîm cyllid yn parhau.

Awgrymodd yr Aelodau y dylid trefnu sesiwn hyfforddi ar Archwilio Mewnol yn y dyfodol a sut y cafodd gwaith ei gynllunio a'i flaenoriaethu.

Clywodd yr aelodau bod trafodaethau  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Derbyn y wybodaeth ddiweddaraf ar afar gan y Prif Archwilydd Mewnol ynglŷn â Chynllunio’r Gweithlu.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol ddiweddariad llafar i'r aelodau ar y gwaith archwilio mewnol ar gynllunio'r Gweithlu.

Cadarnhaodd mai cylch gwaith y pwyllgor oedd i'w archwilio edrych ar sut roedd AD yn mynd i'r afael â phryderon cynllunio'r gweithlu. Cyfarfu swyddogion archwilio ag AD a mynd trwy weithdrefn gwmpasu. Roedd cynllun gweithredu ar waith, a oedd yn cynnwys pum cam. Dywedodd wrth aelodau mai'r camau gweithredu oedd:

·         Ystyried prosesau datblygu arweinyddiaeth a rheoli

·         Adolygu polisi recriwtio a chadw awdurdodau

·         Mae gwerthuso'r Cyngor yn hyrwyddo ei hun fel gweithlu sy'n perfformio'n dda ac yn rymusol

·         Adolygu trefniadau presennol ac yn y dyfodol y Cyngor ar gyfer datblygu gweithlu hyblyg ac Ystwyth

·         Sut roedd y Cyngor yn cefnogi staff gyda materion iechyd a lles.

Roedd dau faes wedi'u nodi fel materion ac roeddent yn cael eu trafod gydag Adnoddau Dynol. roedd y swyddogion archwilio mewnol wedi dyfarnu sicrwydd canolig ar gyfer y gwaith archwilio. Roedd yr adroddiad yn dal i fod mewn drafft ar hyn o bryd. Byddai'r Aelodau'n derbyn yr adroddiad archwilio unwaith y cytunir arno, byddai hwn yn cael ei ddosbarthu i bawb.

Pwysleisiwyd y byddai recriwtio a chadw staff bob amser yn broblem i awdurdodau lleol, edrychodd yr adroddiad ar sut roedd Adnoddau Dynol wedi ceisio annog pobl i'r gwasanaeth a'r awdurdod.

Byddai'r adroddiad terfynol yn cael ei gynnwys yn y diweddariad Archwilio a gyflwynwyd i'r pwyllgor maes o law. Gofynnodd yr Aelodau y dylid darparu adborth ochr yn ochr â'r adroddiad ar delerau Amodau Cenedlaethol ar gyfer swyddi allweddol yng Ngogledd Cymru.

Gofynnodd yr Aelodau a fyddai modd darparu diweddariad e-bost y tu allan i'r cyfarfod ynglŷn â'r cynnydd wrth recriwtio swyddog adran 151 newydd.  

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod yr hysbyseb wedi'i chyhoeddi ar gyfer swyddog Adran 151 gyda dyddiad cau o 19 Mehefin 2023. Yn dilyn hynny, byddai'r cyfweliadau'n cael eu cynnal ym mis Gorffennaf 2023.

PENDERFYNWYD bod aelodau'n nodi'r diweddariad llafar ac yn aros am gopi o'r adroddiad Archwilio Mewnol terfynol.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y pwyllgor (amgaeir copi).

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (FWP) i'w hystyried (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod ef a'r Is-gadeirydd wedi mynegi pryder bod yr adroddiad Chwythu'r Chwiban wedi ei ohirio. Cadarnhaodd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod pwyllgor mis Gorffennaf.

Byddai'r adroddiad blynyddol drafft Llywodraethu ac Archwilio Blynyddol hefyd yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod mis Gorffennaf. Cafodd ei ohirio o'r cyfarfod ym mis Mehefin.

Cyflwynwyd y Gofrestr Risg Gorfforaethol i'r pwyllgor yn flynyddol. Cynigiodd y Cadeirydd fod y pwyllgor wedi derbyn adroddiad ar y gofrestr ddwywaith y flwyddyn. Awgrymwyd y dylid cynnwys copi o'r Gofrestr Risg fel adroddiad gwybodaeth ar gyfer cyfeirio yng nghyfarfod mis Gorffennaf.

Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i gysylltu ag ef yn uniongyrchol gydag unrhyw farn ar dderbyn y Gofrestr Risg ddwywaith y flwyddyn.  

PENDERFYNWYD nodi rhaglen waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Derbyn copi o ohebiaeth a dderbyniwyd oddi wrth Estyn, er gwybodaeth (amgaeir copi).

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad gwybodaeth i'r aelodau. Amlygodd y Cadeirydd yr adroddiad gan nad oedd yn ymwybodol bod Ysgol Uwchradd Dinbych wedi bod mewn mesurau arbennig ers peth amser.

Pwysleisiodd y Cynghorydd Mark Young yn y llythyr ei fod yn nodi bod yr ysgol wedi bod mewn mesurau arbennig o 2016 pan oedd mewn gwirionedd yn 2018. Pwysleisiodd bwysigrwydd sicrhau bod y ffeithiau'n gywir. Cadarnhaodd ei fod wedi mynychu llawer o gyfarfodydd cadarnhaol ac roedd llawer iawn o waith da cadarnhaol wedi'i wneud yn yr ysgol yn ystod y 5 mlynedd diwethaf.  Pwysleisiodd bwysigrwydd bod yn deg a chytbwys ym mhob cyfathrebiad. Awgrymodd y dylai'r ymateb gan yr awdurdod neu'r ysgol bwysleisio'r gwaith cadarnhaol sy'n cael ei wneud yn yr ysgol.

Pwysleisiodd y Cadeirydd mai rôl y pwyllgor oedd sicrhau bod y pwyllgor yn cael sicrwydd bod y mesurau'n cael sylw ac yn cael eu trafod yn y pwyllgor cywir.

PENDERFYNWYD bod y pwyllgor yn nodi'r adroddiad gwybodaeth.