Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts Aelod Arweiniol dros Addysg, Gwasanaethau Plant ac Ymgysylltu â’r Cyhoedd.

Datganodd yr Aelod Lleyg Paul Whitham gysylltiad personol yn eitem 8 ar y rhaglen - Aelodau Lleyg y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, gan ei fod yn gwasanaethu fel Aelod Lleyg ar y pwyllgor ar hyn o bryd.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Ionawr 2022.

Materion Cywirdeb – Dim

Materion yn codi – Gofynnodd yr aelod lleyg Paul Whitham – Cofnodion – Tudalen 8 – a fyddai unrhyw faterion a godwyd mewn perthynas â'r Rheolau Gweithdrefn Contract gan cET yn cael eu cyflwyno'n ôl i'r pwyllgor. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai unrhyw drafodaethau a godwyd yn y CET yn cael eu cynnwys mewn adroddiadau Archwilio Mewnol dilynol a gyflwynir i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Tudalen 12 - Gwaith Dilynol Archwilio Mewnol - Rheoli Prosiect Adeilad y Frenhines – Gofynnodd yr Aelodau a oedd yr adroddiad a gyflwynwyd i'r Cabinet ar adeilad y Frenhines neu wrth gefn. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod adroddiad wedi'i gyflwyno i'r Cabinet ym mis Chwefror ynghylch y prosiect y mae angen cyllid ychwanegol arno. Clywodd yr Aelodau hefyd fod adroddiad wedi'i gyflwyno i'r cabinet y diwrnod blaenorol i ofyn i awdurdod dirprwyedig ymrwymo i'r contract adeiladu.

Gofynnodd y Cynghorydd Martyn Holland - Tudalen 12 – Rheoli Prosiect Adeilad y Frenhines – am eglurder bod y contract ar gyfer Verto wedi'i lofnodi. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod gwelliannau wedi'u cytuno i'r system Verto a bod gwaith yn parhau ar y system a'i gyflwyno i swyddogion ei fabwysiadu. Byddai'n darparu gwell cyfleusterau adrodd a gwell systemau ar gyfer rheoli prosiectau.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod cofnodion y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Ionawr 2022 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Derbyn yr adolygiad a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru i Gomisiynu Lleoliadau Cartrefi Gofal Pobl Hŷn gan Gynghorau Gogledd Cymru a Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (amgaeir copi).

Cyflwynodd David Wilson - cynrychiolydd Archwilio Cymru, yr adroddiad rhanbarthol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i'r aelodau. Dywedodd wrth yr aelodau fod y gwaith rhanbarthol wedi'i wneud i asesu sut roedd partneriaid yn gweithio gyda'i gilydd ac ar wahân wrth gomisiynu lleoliadau cartrefi gofal i bobl hŷn. Cynhaliwyd y gwaith maes ym mis Chwefror/ Mawrth 2021. Dywedodd wrth yr aelodau mai Cynghorau a byrddau iechyd oedd yn gyfrifol am gomisiynu lleoliadau mewn cartrefi ceir y maent yn gwneud hynny o fewn fframweithiau deddfwriaethol a pholisi a nodwyd gan Lywodraeth Cymru. Tynnwyd negeseuon allweddol o'r ymchwil at ei gilydd a dangoswyd bod y fframwaith yn annog ffordd o weithio a oedd yn effeithio ar weithwyr iechyd a gofal cymdeithasol proffesiynol a'r bobl yr oeddent yn eu gwasanaethu. O'r ymchwil hwn, cynhaliodd Archwilio Cymru ddau adroddiad - un ar gyfer Llywodraeth Cymru a'r ail ar gyfer Cynghorau Gogledd Cymru a Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr.

Cafodd yr Aelodau eu harwain drwy'r prif bryderon a godwyd gan Archwilio Cymru yn ystod yr adolygiad. Pwysleisiwyd bod Archwilio Cymru wedi herio Llywodraeth Cymru i edrych ar rai o'r gofynion deddfwriaethol allweddol wrth iddynt gynnal adolygiad o'r polisi presennol i ddatrys rhai o'r pryderon a godwyd yn adroddiad Archwilio Cymru. I gloi, pwysleisiodd cynrychiolydd Archwilio Cymru ei bod yn bwysig i bartneriaid adolygu'r rôl y maent yn ei chwarae yn y broses. Mae angen i Aelodau fod yn sicr bod arian cyhoeddus yn cael ei wario'n ddoeth a gweithio tuag at weithio tuag at adeiladu sector gofal mwy cynaliadwy gyda darpariaeth ar gyfer y math o ofal sydd ei angen.

Clywodd yr Aelodau fod 5 argymhelliad wedi'u cyflwyno i Gynghorau a Byrddau Iechyd. Cafodd yr Aelodau eu harwain drwy'r argymhellion fel y'u nodir yn yr adroddiad eglurhaol. Roedd yr holl adroddiadau a gynhyrchwyd gan Archwilio Cymru a Swyddogion wedi'u hatodi i'r agenda er gwybodaeth i'r aelodau.

Arweiniodd Pennaeth Dros Dro y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol aelodau drwy'r ymateb rheoli i'r argymhellion arfaethedig a nodir yn yr adroddiadau. Bu'n tywys yr aelodau drwy'r cynigion a'r swyddogion sy'n gyfrifol. Dywedwyd y byddai'r adolygiad o'r cytundebau a osodwyd ymlaen llaw yn cymryd peth amser, gyda'r cyfyngiadau'n deillio o waith Covid yn cymryd ychydig yn hirach. Atgoffwyd yr Aelodau bod nifer o ddewisiadau eraill yn lle gofal preswyl a gofal nyrsio i'r preswylwyr.

Diolchodd yr Aelod Arweiniol dros Les ac Annibyniaeth i Archwilio Cymru am yr adroddiad. Pwysleisiodd wrth yr aelodau y pwysau lleol ar lefelau staffio yn y sector gofal.

Diolchodd y Cadeirydd i'r holl swyddogion am yr adroddiad manwl a'r atodiadau. Roedd yn fanwl iawn ac yn rhoi llawer o wybodaeth i'r aelodau.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol yn fanylach:

·         Cynhaliwyd nifer o brosesau i lunio canfyddiadau'r adroddiad. Roedd cyfathrebu ag awdurdodau yn hanfodol er mwyn sicrhau canlyniad ac argymhellion y cytunwyd arnynt. Pwysleisiwyd pwyslais ar rôl polisi a deddfwriaeth Llywodraeth Cymru yn yr adroddiad.

·         Nodwyd yn yr adroddiad nifer o feysydd cadarnhaol, arfer da. Fel rhanbarth, roedd nifer o feysydd yn dangos arfer da ac o bosibl yn arwain y sector mewn ardaloedd. Roedd y berthynas â darparwyr ar draws ardal ddaearyddol fawr a system gymhleth yn dda iawn. Teimlai swyddogion fod yr ail ddrafft yn fwy amlwg o'r agweddau cadarnhaol ac yn fwy o adolygiad cytbwys.   Roedd adroddiad blaenorol wedi'i gyflwyno i'r pwyllgor ar drefniadau cronfeydd cyfun. Roedd trefniant wedi'i sefydlu a oedd yn cael ei weinyddu gan Sir Ddinbych. Bob chwarter  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad ar y diweddariadau sy'n ofynnol i'r Cyfansoddiad o ganlyniad i newidiadau i ddeddfwriaeth (amgaeir copi).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad Diweddaru'r Cyfansoddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i'r pwyllgor.

Clywodd yr Aelodau fod yr adroddiad yn nodi'r sefyllfa gyfreithiol sy'n ofynnol o dan Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 i bob awdurdod lleol feddu ar gyfansoddiad. Roedd Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau Cymru wedi gwneud nifer o newidiadau i'r gyfraith mewn perthynas ag awdurdodau lleol, a oedd yn gofyn am nifer o newidiadau i'r cyfansoddiad presennol. Fe'i cadarnhawyd o dan delerau'r cyfansoddiad; roedd y Swyddog Monitro wedi dirprwyo awdurdod i wneud newidiadau sy'n ofynnol i gydymffurfio â darpariaethau cyfreithiol a phenderfyniadau'r Cabinet/Cyngor. Rhestrwyd y prif newidiadau yn 4.4 o'r adroddiad eglurhaol gyda manylion pellach wedi'u rhestru yn yr atodiadau. Cafodd yr Aelodau eu harwain drwy'r atodiadau a oedd yn manylu ar yr holl newidiadau i'r cyfansoddiad a gynigiwyd.

Diolchodd yr Aelodau i'r swyddog Monitro neu'r esboniad manwl o'r holl newidiadau. Yn ystod y drafodaeth, ymhelaethwyd ar y pwyntiau canlynol:

·         Roedd y cynllun deisebau i fod i gael ei ddrafftio a'i gyflwyno i'r Cyngor ym mis Mai 2022. Byddai ar gael ar-lein i bawb.

·         Cadarnhaodd y Swyddog Monitro mai rhan o rôl y Pwyllgor Safonau oedd arsylwi cyfarfodydd. Roedd Pwyllgor Safonau Sir Ddinbych wedi canolbwyntio ar ymweld â Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned. Ni fyddai hawl i siarad yn y cyfarfodydd hynny oni bai eu bod yn cael eu gwahodd i wneud hynny.

·          Bydd presenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd yn dal i gael ei gofnodi a'i gyhoeddi bob blwyddyn. Roedd yr aelodau a oedd yn bresennol yn y cyfarfod yn bersonol yn dal i holi'r aelodau a oedd yn llofnodi i mewn i'r adeilad.

·          Gellid ychwanegu diffiniad ychwanegol at yr adran i nodi, pan nodir 'Arweinydd' yn yr adroddiad, ei fod yn cynnwys Arweinydd unigol neu Arweinydd rhannu swydd.

·          

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog Monitro am yr adroddiad a'r newidiadau arfaethedig hawdd eu gweld i'r cyfansoddiad.

PENDERFYNWYD bod aelodau'n nodi'r newidiadau sy'n ofynnol i'r Cyfansoddiad fel y nodir yn yr atodiadau i'r adroddiad.

Arweiniodd y Swyddog Monitro (SM) aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Clywodd yr Aelodau Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod lleol gyhoeddi canllaw iaith cyffredin i'r Cyfansoddiad. Byddai'r canllaw yn ei gwneud yn haws i swyddogion, aelodau a'r cyhoedd ddeall y cyfansoddiad. Mae'r canllaw arfaethedig yn rhoi disgrifiad byr i ddarllenwyr gan gyfeirio at yr adran berthnasol o'r cyfansoddiad. Nododd y Ddeddf ran y canllawiau statudol mewn perthynas â'r canllaw i'r cyfansoddiad, clywodd yr aelodau nad oedd canllawiau wedi'u cyhoeddi eto ond bod angen iddynt fod ar waith erbyn mis Mai 2022. Roedd swyddogion wedi gweld y canllawiau statudol drafft ac wedi hysbysu'r pwyllgor; dylai awdurdodau ddefnyddio'r canllaw enghreifftiol i'r cyfansoddiad a baratowyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn unol â Chyfreithwyr mewn Llywodraeth Leol.

Diolchodd y Swyddog Monitro i'r Is-gadeirydd am roi gwybod iddo am ychydig o fân wallau yn yr adroddiad. cadarnhaodd y byddai'r newidiadau'n cael eu diwygio.

Tynnwyd sylw hefyd at y ffaith bod angen ychwanegu diagram strwythur at y canllaw.

Byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor ym mis Mai 2022 i'w gymeradwyo.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'n darllen drwodd ac yn canfod a fyddai diffiniad o 'aelod' o fudd i'r darllenydd. Pe bai angen, cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'n cynnwys.

Rhoddwyd esboniad ar rôl hyrwyddwr aelodau yn y Cyngor.       

Cytunodd y Swyddog Monitro y byddai'r copi Cymraeg yn cael ei adolygu felly roedd fersiwn cywir yn adlewyrchu'r fersiwn Saesneg ar gael.

PENDERFYNWYD, bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys y Canllaw i'r Cyfansoddiad sydd ynghlwm fel Atodiad 1 ac yn argymell i'r Cyngor ei fod yn cael ei fabwysiadu.

Cael adroddiad ar yr angen i recriwtio personau lleyg i eistedd ar y Pwyllgor yn dilyn yr etholiad llywodraeth leol ym mis Mai 2022 (amgaeir copi).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad i'r aelodau ar yr angen i recriwtio personau lleyg i eistedd ar y Pwyllgor yn dilyn yr etholiad llywodraeth leol ym mis Mai 2022 (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Atgoffwyd yr Aelodau bod y gyfraith yn mynnu ei bod yn ofynnol i draean o'r Llywodraeth a'r Pwyllgor Archwilio fod yn bersonau lleyg. Roedd diffiniad o berson lleyg wedi'i gynnwys yn yr adroddiad. Clywodd yr Aelodau fod yr awdurdod wedi cymryd rhan mewn ymgyrch hysbysebu genedlaethol, gyda chymorth Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru. Rhyddhawyd yr hysbysebion mewn papurau newydd Cenedlaethol. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod yr awdurdod wedi derbyn ymgeiswyr mewn ymateb i'r hysbyseb honno. Y cam nesaf oedd llunio rhestr fer a chyfweld darpar ymgeiswyr. Roedd yn ofynnol i banel gan y pwyllgor gyfweld ymgeiswyr am argymhellion i'r Cyngor ym mis Mai i'w penodi. Roedd yn ofynnol i gyfanswm o 3 pherson lleyg eistedd ar y pwyllgor. Roedd yr aelod Lleyg presennol Paul Whitham wedi nodi ei fod yn parhau â'i aelodaeth ar y pwyllgor felly byddai panel y pwyllgor yn cyfweld i benodi 2 berson lleyg arall.

Awgrymwyd y dylai o leiaf 3 aelod eistedd ar y panel recriwtio.

PENDERFYNWYD bod y pwyllgor yn penodi panel o'i aelodaeth i

llunio rhestr fer a chyfweld ymgeiswyr ar gyfer rôl y person lleyg ar y Pwyllgor. Byddai dyddiadau'n cael eu ceisio a'u dosbarthu er mwyn i'r aelodau fod ar gael i eistedd ar y panel.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi amgaeedig) yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am gynnydd yr Archwiliad Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliant.

Darparodd yr adroddiad wybodaeth am waith a wnaed gan yr Archwiliad Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu i'r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd yr Archwiliad Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol. Cynhwyswyd hefyd grynodeb o'r newidiadau i strwythur yr Archwiliad Mewnol er mwyn i'r aelodau gyfeirio atynt.

Cadarnhad bod 5 Archwiliad ac 1 adolygiad dilynol wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yr archwiliadau a gwblhawyd i gyd wedi cael sicrwydd uchel neu ganolig. Roedd yr adolygiad dilynol wedi cael sicrwydd isel, clywodd yr aelodau'r adroddiad ac roedd swyddogion perthnasol wedi mynychu Gwaith Craffu ar Bartneriaethau ym mis Rhagfyr 2021 i'w trafod.

Atgoffwyd yr Aelodau bod manylion pob un o'r archwiliadau wedi'u cynnwys fel

atodiad 1 i'r adroddiad. Cyflwynwyd cefndir byr o bob archwiliad i'r pwyllgor gyda phwyntiau allweddol yn cael eu pwysleisio i'r aelodau. Clywodd yr Aelodau fod y ddau adolygiad o ysgolion wedi'u cynnal o bell gan ddefnyddio hunanasesiad a chafodd y ddau sgôr sicrwydd uchel. Nid oedd modd cwblhau rhai gwiriadau megis adolygiadau ariannol. Clywodd yr Aelodau fod ysgolion wedi ymateb yn dda i'r pwysau yn dilyn y pandemig. 

Hysbyswyd yr Aelodau bod 3 mater cymedrol ac 1 o bwys wedi'u codi gyda'r archwiliad Atgyweiriadau Tai a Chynnal a Chadw, a dyfarnwyd sgôr sicrwydd canolig yn gyffredinol. Roedd adolygiad dilynol wedi'i drefnu ar gyfer mis Medi 2022.

Cafodd yr Aelodau eu harwain at y wybodaeth a ddarparwyd am y cynnydd o ran sicrhau'r archwiliad. Trafodwyd rhai newidiadau allweddol i'r Archwiliad Mewnol gan gynnwys newidiadau i drefniadau staffio a threfniadau dros dro yn dilyn ymddeoliad y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio presennol.  Byddai'r Siarter Archwilio Mewnol yn mynd i'r afael â'r newidiadau hyn.

Clywodd yr Aelodau fod rôl prif archwilydd wedi'i chreu o fewn y tîm. Roedd y swydd yn uwch i'r uwch archwilydd. 

Dywedodd y PAM wrth yr aelodau ei bod hefyd yn gadael yr awdurdod ym mis Ebrill 2022.  Roedd cyfarfodydd wedi'u trefnu i drosglwyddo'r gwaith Archwilio Mewnol. Roedd rôl y PAM yn cael ei hysbysebu ar hyn o bryd.

Yn ystod y drafodaeth –

·         Diolchodd yr Aelodau i'r PAM am ei holl gefnogaeth a'i harweiniad gyda'r adroddiadau a'r cyfarfodydd.

·         Byddai llawlyfr y tenant yn cael ei ddosbarthu i'r aelodau er gwybodaeth.

·         Dylid codi tâl am rai atgyweiriadau mewn eiddo nad yw'n cael ei wneud ar hyn o bryd. Clywodd yr Aelodau fod yr adran yn mynd i gynnal asesiad i ganfod a gollir refeniw o beidio ag ailwefru tenantiaid.

·         Cadarnhawyd y byddai diweddariadau rheolaidd ar y Ddarpariaeth ar gyfer Digartrefedd yn cael eu cynnwys yn y diweddariadau rheolaidd a gyflwynir i'r pwyllgor hwn. Sicrhawyd bod yr Aelodau'n cael sicrwydd bod cynnydd da yn cael ei wneud.

·         Roedd adnoddau pellach mewn Gwasanaethau Democrataidd wedi'u cymeradwyo'n llwyddiannus. Roedd y broses recriwtio ar gyfer y staff ychwanegol wedi dechrau. 

PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi cynnydd a pherfformiad yr Archwiliad Mewnol.

Gohiriwyd y cyfarfod am doriad cysur (11.50 a.m.).

Ailymgynnull y cyfarfod am 12.05 p.m.

Derbyn adroddiad sy'n rhoi sicrwydd ar y broses ymdrin â chwynion (Amgaeir copi).

Arweiniodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).  Clywodd yr Aelodau fod yr adroddiad yn rhoi sicrwydd i'r aelodau ar y broses o ymdrin â chwynion. Roedd y newid yn y cyfansoddiad, yn dilyn gweithredu Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau Cymru, yn ei gwneud yn ofynnol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oruchwylio'r broses o ymdrin â chwynion.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau am y wybodaeth am gwynion a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Craffu ar Berfformiad yn rheolaidd. Eglurwyd bod Craffu ar Berfformiad yn adolygu perfformiad yn fanwl a gofynnodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am sicrwydd bod y broses yn gadarn ac yn effeithiol.

Yn yr adroddiad, tynnodd y PAM sylw at Egwyddorion Gweinyddu Da a Rheoli Cofnodion Da yr Ombwdsmon a'r chwe phennaeth.

Rhoddodd y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol drosolwg byr o'r broses sydd gan yr awdurdod ar waith. Mae'r broses a fabwysiadwyd gan y Cyngor yn gadarn ac yn effeithiol. Cadarnhaodd fod ymyriad ysgafn iawn gan yr Ombwdsmon, ynglŷn â chwynion a dderbyniwyd. Ymchwilir i'r rhan fwyaf o'r cwynion a dderbynnir a'u datrys yng ngham 1. Ychydig iawn o gwynion a glywyd gan yr Aelodau a symudodd ymlaen i ymchwiliadau cam 2 arwydd arall o weithdrefnau cadarn.

Teimlai'r Aelodau ei bod yn bwysig fel awdurdod ei bod yn hanfodol dysgu o gwynion a gwneud gwelliannau ac roedd newidiadau'n bosibl. Roedd yr Aelodau'n falch o nodi bod y rhan fwyaf o'r cwynion wedi'u datrys yng ngham 1. Clywodd yr Aelodau fod rheolwyr wedi rhoi'r gorau i fethiant i'r adran er mwyn mynd i'r afael ag unrhyw dueddiadau mewn cwynion. Cyflwynwyd canfyddiadau'r adroddiadau hynny i Craffu ar Berfformiad. Clywodd yr Aelodau dros y 5 mlynedd diwethaf fod nifer y cwynion wedi gostwng.

PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi Adroddiad Cwynion Blynyddol 2020-21.

Derbyn y Crynodeb Archwilio Blynyddol ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych a gynhyrchwyd gan Archwilio Cymru a'i anfon at Arweinydd a Phrif Weithredwr y Cyngor (amgaeir copi).

Cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, David Williams yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i aelodau.  Rhoddodd wybod i’r aelodau fod yr adroddiad yn dangos y gwaith a gwblhaodd Archwilio Cymru dros y 12 mis ddiwethaf. Roedd yr adroddiad yn crynhoi gwaith a adroddwyd ac a gyflwynwyd i’r pwyllgor yn flaenorol. Roedd y grynodeb yn ffurfio rhan o ddyletswyddau Archwilydd Cyffredinol Cymru a fanylwyd yn y pecyn.

Roedd y crynodeb yn darparu gwybodaeth ychwanegol ar Archwiliad o Gyfrifon Cyngor Sir Ddinbych 2020-21. Roedd adroddiad blaenorol wedi cael ei gyflwyno i’r pwyllgor ym mis Tachwedd 2021.

Eglurodd David Wilson - Archwilio Cymru fod astudiaethau llywodraeth leol wedi cael ei gynnwys yn yr adroddiad a gyhoeddwyd yn y 12 mis diwethaf. Asesodd swyddogion yr astudiaethau ac roedd disgwyl iddynt godi unrhyw bryderon yn gysylltiedig â Chyngor Sir Ddinbych a’u cyflwyno i aelodau.

Cadarnhawyd fod nifer o waith perfformiad yn weddill. Roedd y gwaith mewn perthynas â gwaith asesu risg a sicrwydd blynyddol. Roedd 2 adolygiad eto i’w hadrodd a byddent yn cael eu cyflwyno i’r pwyllgor unwaith iddynt gael eu cwblhau.

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolwyr Archwilio Cymru am y gwaith a gwblhawyd dros y flwyddyn.

PENDERFYNWYD,  fod aelodau’n nodi Crynodeb Archwilio Blynyddol Archwilio Cymru ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych.     

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w hystyried (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Awgrymodd y Prif Archwilydd Mewnol y dylid cynnwys llinell ychwanegol ar gyfer diweddariadau rheolaidd ar Gomisiynu Lleoliadau Cartrefi Gofal Pobl Hŷn fel diweddariad parhaus ar y Flaenraglen Waith.

Hysbysodd y swyddog monitro'r aelodau fod yr adroddiad Chwythu'r Chwiban Blynyddol i fod i gael ei gyflwyno i'r aelodau, cytunwyd i gynnwys ar y Flaenraglen Waith ar gyfer Mehefin 2022.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar gynnwys yr ychwanegiad uchod, y dylid nodi blaenraglen waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Derbyn adroddiad ar Sicrhau Gwelliant Parhaus mewn Perfformiad (amgaeir copi).

Hysbysodd y Prif Archwilydd Mewnol yr aelodau fod ymateb cynllun gweithredu gan y gwasanaeth wedi’i drefnu ar gyfer y cyfarfod ym mis Mehefin. Roedd yr adroddiad ynghlwm (rhannwyd yn flaenorol) er gwybodaeth.

PENDERFYNWYD fod aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad gwybodaeth.

Ystyried adroddiad diweddaru cyfrinachol ar wydnwch seiber yn y sector cyhoeddus (amgaeir copi).

GWAHARDD Y WASG A’R CYHOEDD

Er mwyn derbyn a thrafod yr adroddiad Seiberddiogelwch cyfrinachol -

PENDERFYNWYD, dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraff 18 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Roedd adroddiad cyfrinachol gan y Prif Swyddog Digidol (rhannwyd yn flaenorol), yn darparu gwybodaeth ddiweddaraf ar y sefyllfa bresennol o ran mesurau Seiberddiogelwch

oedd gan yr awdurdod mewn lle. Cafodd yr aelodau sicrwydd fod swyddogion yn gweithio er mwyn sicrhau fod systemau yn gadarn. Roedd monitro rheolaidd yn digwydd.

Nodwyd pryderon aelodau ar y nifer o sgamiau a phroblemau posibl, yn arbennig gyda’r dibynadwyedd cynyddol ar T.G. yn dilyn y pandemig.

Felly,

PENDERFYNWYD fod aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad cyfrinachol.

Diolchodd y Cadeirydd i aelodau’r pwyllgor am eu cymorth a gwaith caled yn ystod ei amser fel Cadeirydd. Mynegodd ei ddiolchiadau i’r swyddogion, yn arbennig i Gary Williams (Swyddog Monitro) a Lisa Lovegrove (Prif Archwilydd Mewnol) am yr holl arweiniad a chymorth yn ystod ei gyfnod fel Cadeirydd.

Rhoddwyd diolch arbennig i gynrychiolwyr Archwilio Cymru am eu cyfraniad i’r pwyllgor a’u hadroddiadau manwl.

Diolchodd y Cynghorydd Martyn Holland (Is-Gadeirydd), i’r Cynghorydd Barry Mellor am Gadeirio’r pwyllgor. Canmolodd ei ymroddiad i sicrhau fod yr holl gyfarfodydd yn cael eu cynnal mewn modd proffesiynol ac esmwyth. Diolchodd ar ran holl aelodau’r pwyllgor.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.35pm.