Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Joe Welch.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 9 Mehefin 2021 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 9 Mehefin 2021.

Materion cywirdeb – Tudalen 9 – Eitem 7 Archwiliad RIPA 2021 dylai’r paragraff olaf ddarllen ‘Cadeirydd’.

Materion yn Codi – Dim

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo (copi ynghlwm) i ddarparu trosolwg o'r Datganiad Cyfrifon drafft 2019/20 a'r broses sy'n sail iddo.

Cadarnhawyd y byddai’r Datganiad Cyfrifon Drafft yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod ar 22 Medi a derbyn y Datganiad Cyfrifon Terfynol ac adroddiad archwilio gan Archwilio Cymru yn y cyfarfod ar 24 Tachwedd.

Cadarnhad ers cyhoeddi papurau’r rhaglen, roedd y tîm cyllid wedi derbyn y cyfrifon drafft wedi eu llofnodi gan Hamdden Sir Ddinbych Cyfyngedig i’w cynnwys yng nghyfrifon y grŵp.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid bod gohebiaeth a chyfarfodydd rheolaidd wedi eu cynnal i adolygu’r amserlenni ar gyfer cyfrifon y blynyddoedd ariannol i ddod.

Cynigiodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo i lunio adroddiad diweddariad i’w gyflwyno i’r pwyllgor yn y flwyddyn newydd i ddiweddaru’r broses gynllunio. Roedd yr Aelodau yn cytuno y byddai’n fuddiol derbyn adroddiad diweddariad ym mis Ionawr 2022.

PENDERFYNWYD

·         bod yr Aelodau'n nodi cynnwys yr adroddiad.

·         Cytunodd yr Aelodau i gynnwys y Datganiad Cyfrifon Drafft ym mis Medi 2021 a’r Datganiad Cyfrifon Terfynol ac Adroddiad Archwilio gan Archwilio Cymru ar y blaenraglen waith ar gyfer Tachwedd 2021.

·         Cynnwys cynnydd ar y broses Datganiad Cyfrifon yn y blaenraglen waith ar gyfer Ionawr 2022.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo (copi ynghlwm) ar y diweddariad blynyddol ar Reoli'r Trysorlys a Rheoli'r Trysorlys ynghylch gweithgaredd buddsoddi a benthyca'r Cyngor yn ystod 2020/21. Mae hefyd yn darparu manylion am yr hinsawdd economaidd yn ystod yr amser hwnnw ac yn dangos sut y cydymffurfiodd y Cyngor â'i Ddangosyddion Darbodus, a manylion gweithgareddau TM y Cyngor yn ystod 2021/22 hyd yma.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr Adroddiad Blynyddol Rheoli’r Trysorlys (RhT) (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am weithgareddau buddsoddi a benthyca’r Cyngor yn ystod 2020/21. Roedd hefyd yn darparu manylion am yr hinsawdd economaidd yn ystod yr amser hynny ac yn dangos sut oedd y Cyngor yn cydymffurfio â’i Ddangosyddion Darbodus. Roedd yr Adroddiad Diweddariad Rheoli’r Trysorlys (Atodiad 2) wedi’i gynnwys ynghyd â’r Adroddiad Blynyddol Rheoli’r Trysorlys 2020/21 (Atodiad 1) oedd yn rhoi manylion am weithgareddau Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2021/22 hyd yma.

Cadarnhad bod y gweithgaredd benthyca ar gyfer y flwyddyn wedi bod ychydig yn is na’r flwyddyn flaenorol o ganlyniad i dalu am wariant hanesyddol. Amlygwyd bod y Cyngor wedi cadarnhau ei fod wedi cydymffurfio gyda’i ddangosyddion

darbodus 2020/21, a luniwyd ym mis Chwefror 2020 fel rhan o Ddatganiad

Strategaeth Rheoli’r Trysorlys. Arweinwyd yr Aelodau drwy Atodiad B oedd yn rhoi manylion y Dangosyddion Darbodus (DD). Atgoffwyd yr Aelodau bod nifer o’r Dangosyddion Perfformiad wedi eu cyflwyno i’r Cyngor Sir fel rhan o’r Adroddiad Cyfalaf, gan greu set o Ddangosyddion Perfformiad oedd yn canolbwyntio mwy i’r pwyllgor hwn. Roedd y Dangosyddion Perfformiad wedi mynd i’r afael â’r lefel benthyca a sut oedd yr awdurdod yn gallu benthyca.

Rhoddodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo fwy o fanylion ar y wybodaeth yn yr adroddiad.

Arweiniwyd Aelodau i Atodiad 2 - diweddariad Rheoli’r Trysorlys. Clywodd yr Aelodau bod cyfarfodydd rheolaidd gydag ymgynghorydd Rheoli’r Trysorlys annibynnol wedi parhau i gael eu cynnal i drafod amcangyfrifon a ystyriwyd i newid posibl mewn cyfraddau llog, yr economi, safiad gwleidyddol a’r sefyllfa ariannol rhyngwladol. Roedd yn ofynnol i’r awdurdod wario arian i helpu adferiad y Pandemig Covid-19. Roedd parhau i werthuso benthyca a chyfraddau yn hanfodol.

Ymhelaethodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ar y Strategaeth Gyfalaf Tymor Canolig, gan nodi bod gwaith wedi dechrau i ddatblygu strategaeth tymor canolig ar gyfer cyfalaf. Byddai hyn yn helpu i nodi prosiectau yr oedd yr awdurdod yn bwriadu eu datblygu a buddsoddi ynddynt dros gyfnod o 5 i 10 mlynedd, ond heb ddatblygu drwy’r broses gymeradwyaeth eto. Byddai hyn yn cael effaith ar y lefel o fenthyca y byddai’r Cyngor angen ei gynnal dros y blynyddoedd i ddod. Hysbyswyd yr Aelodau bod model manwl yn cael ei ddatblygu ar hyn o bryd gyda’n ymgynghorwyr Rheoli Trysorlys i helpu i lywio’r broses gwneud penderfyniad gan sicrhau bod y balans cywir yn cael ei gynnal rhwng yr angen i fuddsoddi yn ein hasedau a’r gallu i barhau i ddarparu rhaglen fuddsoddi uchelgeisiol gan sicrhau bod y cynlluniau’n parhau’n ddarbodus a fforddiadwy.

Diolchodd yr Aelodau i’r Aelod Arweiniol a’r Pennaeth Cyllid ac Eiddo am yr adroddiadau manwl a nodwyd bod y rhestr o dalfyriadau yn ddefnyddiol i aelodau.

Yn ystod y drafodaeth ymhelaethodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ar ymholiadau’r aelodau ar y canlynol:

·         Roedd y gymhareb nad oedd yn gyfrif refeniw tai yn fenthyca sefydlog nad oedd yr awdurdod yn gallu ei newid am gyfnod o amser. Roedd swyddogion yn ystyried holl asedau wrth edrych ar gronfeydd benthyca. Ystyriwyd canfod cydbwysedd o beth oedd yn hanfodol i’r awdurdod a lefel y benthyca a gynhelir gan yr awdurdod pan oedd angen benthyca mwy. Roedd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo yn pwysleisio’r gwaith cymhleth o amgylch y Dangosydd Perfformiad penodol hwn. 

·         Darparwyd hyfforddiant gan Arlingclose Ltd cyn y cyfnod clo. Dywedodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ei fod yn meddwl y byddai’r sesiwn hyfforddiant nesaf yn dilyn etholiadau Mai 2022. Dywedodd fod y contract gyda’r cwmni yn cynnwys hyfforddiant, felly os oedd aelodau yn meddwl bod angen hyfforddiant yna gellir gofyn.

·         Roedd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo (copi’n amgaeedig) sydd yn cyflwyno’r Llythyr Ymholiadau Archwilio ac ymateb y Cyngor i’r ymholiadau hynny.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo yr adroddiad (dosbarthwyd yn flaenorol). Atgoffwyd yr Aelodau am y ddyletswydd i gadarnhau’r ymatebion i ymholiadau Archwilio Cymru.

Clywodd yr Aelodau bod nifer o faterion a godwyd wedi eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac yn y Datganiad Cyfrifon Drafft a Therfynol. Byddai Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Pennaeth Cyllid ac Eiddo yn cytuno ar yr ymateb yn ffurfiol. Cafodd yr adroddiad ei gyflwyno i’r aelodau ar gyfer sylwadau.

Atodiad 1 ynghlwm oedd y llythyr a dderbyniwyd gan Archwilio Cymru ac roedd wedi’i gynnwys er mwyn cyfeirio ato. Roedd yr ail atodiad yn manylu’r canfyddiadau gan Archwilio Cymru oedd angen trafodaeth. Roedd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo yn amlygu’r newidiadau a wnaed o’r ymatebion a dderbyniwyd yn 2019-2020.  Darparwyd mwy o wybodaeth am y newidiadau:

·         Cynnwys ymateb ychwanegol i gwestiwn un, i gynnwys ‘adolygiad presennol o ganllawiau ar y defnydd o brynu cardiau.’ Hysbyswyd yr Aelodau bod yr ymateb ychwanegol o ganlyniad i adolygiad archwilio mewnol.

·         Newid enw’r pwyllgor o fewn yr adroddiad i adlewyrchu’r pwyllgor yn newid i bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

·         Newidiadau i’r ymatebion i gwestiwn 2 i adlewyrchu cynnwys y risg o dwyll o fewn y Gofrestr Risg Gorfforaethol.  

·         Roedd dwy elfen wedi eu cynnwys mewn ymateb i gwestiwn un o ‘Ymholiadau y sawl sy’n gyfrifol am lywodraethu – mewn perthynas â thwyll.’ Cynnwys rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i adolygu’r Strategaeth ar gyfer Atal a Datgelu Twyll, Llygredd a Llwgrwobrwyo a Chynllun Ymateb i Dwyll. Ynghyd â’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i gynnal gorolwg o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol oedd yn cynnwys risg corfforaethol oedd yn ymwneud â thwyll wedi’i ychwanegu i’r golofn ymateb.

Cadarnhawyd unwaith y cytunir gan y pwyllgor y byddai ymateb ffurfiol yn cael ei gyflwyno i Archwilio Cymru.

Roedd yr Aelodau yn falch i nodi bod cynnwys canfyddiadau Archwilio Mewnol wedi eu cymryd i ystyriaeth wrth fynd i’r afael â’r ymatebion i gwestiynau Archwilio Cymru.

Roedd yr adroddiad i sicrhau nad oedd y Datganiad Cyfrifon yn cynnwys unrhyw gamddatganiadau ariannol. I sicrhau bod trefniadau llywodraethu cadarn ar waith. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod Archwiliad Mewnol o drefniadau Llywodraethu rhwng Hamdden Sir Ddinbych Cyfyngedig a’r awdurdod wedi’i gynnal.

Roedd y term ‘partïon cysylltiedig’ yn cyfeirio at unrhyw berthynas gydag unrhyw unigolyn oedd â pherthynas trafodaethol gyda’r cyngor. Roedd y term parti cysylltiol yn derm technegol.

PENDERFYNWYD bod teitl y pwyllgor yn cael ei newid o fewn yr argymhelliad a bod yr holl aelodau yn cytuno â’r Cadeirydd i gadarnhau’r ymatebion oedd wedi eu cynnwys yn Atodiad 2 gyda’r adroddiad yn ffurfiol.

Derbyn adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) yn gosod ymrwymiad y Cyngor i atal, datgelu a rhwystro twyll a llygredd.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad i’r pwyllgor (dosbarthwyd eisoes). Y Prif Archwilydd Mewnol oedd wedi ysgrifennu’r adroddiad ac roedd yn cynnwys cyfraniad gan y Swyddog Monitro a’r Pennaeth Cyllid ac Eiddo. 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth Aelodau fod y Strategaeth ar gyfer Atal a Chanfod Twyll, Llygredigaeth a Llwgrwobrwyo (SPDFCB) yn strategaeth sy’n bodoli eisoes a oedd wedi’i hadolygu a’i diweddaru. Roedd yr adroddiad wedi’i ddiweddaru wedi rhoi ystyriaeth i’r Strategaeth Llywodraeth Leol - Fighting Fraud and Corruption Locally 2020.

Rhoddwyd cadarnhad fod y Strategaeth yn ymwneud â gweithgarwch gweithredol er mwyn canfod ac ymchwilio i dwyll a llygredigaeth, a hefyd yn nodi amcanion ar gyfer camau gweithredu rhagweithiol er mwyn rhwystro ac atal twyll a llygredigaeth.

Roedd y Cynllun Ymateb i Dwyll (atodiad 2) wedi’i ddiwygio i adlewyrchu prosesau presennol a chryfhau trefniadau i sicrhau bod pawb perthnasol yn ymwneud ar bwyntiau allweddol a chynnwys rhagor o aliniad â pholisïau AD yr awdurdod, a’r polisi disgyblu yn benodol.  Er mwyn sicrhau bod ymchwiliadau’n dilyn y gweithdrefnau cywir a’u bod yn mynd trwy’r sianeli cywir.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y newidiadau allweddol a wnaed i’r SPDFCB wedi’u hamlygu’n goch (atodiad 1). Dangoswyd y newidiadau arfaethedig i’r Aelodau. Amlygodd y Prif Archwilydd Mewnol gyfrifoldebau aelodau etholedig a oedd wedi’u diwygio yn y strategaeth. Byddai’r strategaeth yn cael ei hadolygu fel rhan o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Yn y SPDFCB, roedd cynllun gweithredu (atodiad A) wedi’i gynnwys i ddangos canlyniadau bwriedig pob cam gweithredu.  Roedd canllaw i weithwyr (atodiad B) wedi’i gynnwys i ddarparu gwybodaeth i staff am beth mae angen iddynt ei wneud os ydynt yn amau bod achos o dwyll yn bodoli. Roedd rhestr o’r peryglon o Dwyll wedi’i chynnwys hefyd (atodiad C).

Diolchodd yr Aelodau i’r Prif Archwilydd Mewnol am yr adroddiad manwl, ac roeddent yn teimlo bod y newidiadau mewn coch yn eu gwneud yn haws i’w nodi.

Yn ystod y drafodaeth, ymhelaethodd y swyddogion ar y materion canlynol:

·         Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y gallai’r gair ‘disgwyl’ yn fersiwn ddiwygiedig y Cwmpas a Diffiniadau gael ei addasu er mwyn pwysleisio’r gofyniad ymhellach.

·         Cyfrifoldeb y Pennaeth Gwasanaeth oedd penderfynu a oedd angen unrhyw gamau gweithredu gan weithiwr a oedd yn datgan cysylltiad busnes neu gysylltiad personol, a dilyn y weithdrefn gywir os oedd angen unrhyw gamau gweithredu.

·         Nid oedd yr awdurdod wedi cael unrhyw bryderon o ran twyll nac adroddiadau gan gontractwyr, rhai sy’n derbyn cyllid a phartneriaid.

·         Roedd y term ‘aelodau etholedig’ yn derm generig ar gyfer aelodau’r awdurdod. Roedd aelodau cyfetholedig yr awdurdod wedi’u cynnwys, oherwydd bod yr aelodau hynny’n gorfod cydymffurfio â’r cod ymddygiad a byddai cyfrifoldebau aelodau etholedig yn cyfeirio atynt hefyd. 

·         Mae gofyn i aelodau penodol o staff lenwi’r ffurflen datganiad blynyddol bob blwyddyn. Roedd angen i’r trefniadau o amgylch y maes hwn wella.

Yn dilyn y drafodaeth:

PENDERFYNWYD bod aelodau’n nodi cynnwys yr adroddiad a chytuno bod yr adroddiad yn cael ei gyfeirio i’r Cabinet i gael ei gymeradwyo.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o safbwynt darparu’r gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau wedi eu cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth gyflawni gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am y gwaith a oedd wedi cael ei wneud gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu i’r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â rhoi crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol.

Cafwyd cadarnhad bod 9 Archwiliad a 2 adolygiad dilynol wedi’u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Amlygwyd nad oedd yr un o’r 9 archwiliad a gwblhawyd wedi cael sicrwydd isel, ac roedd y 2 adroddiad dilynol wedi’u cynnwys ar yr agenda fel eitemau ar wahân. Atgoffwyd Aelodau fod manylion pob un o’r archwiliadau wedi’u cynnwys fel atodiad 1 i’r adroddiad. Cyflwynwyd cefndir cryno o bob archwiliad i’r pwyllgor.

Yn ystod y drafodaeth:

·         Nodwyd bod cynnydd o ran rhybuddion gan y Rhwydwaith Gwrth-Dwyll Cenedlaethol (NAFN) wedi’i weld. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol ei bod wedi trosglwyddo unrhyw bryderon i’r rheolwyr yn yr awdurdod.

·         Mynegodd Aelodau bryder am adnoddau staff yn yr awdurdod. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod ymarfer cynllunio’r gweithlu wedi’i drefnu ar gyfer dyddiad yn ddiweddarach yn y flwyddyn er mwyn adolygu unrhyw faterion staffio gan gynnwys recriwtio a chadw staff. Byddai effaith y 18 mis diwethaf yn cael ei hystyried. Ychwanegodd y Prif Archwilydd Mewnol fod archwiliad o gynllunio’r gweithlu wedi’i drefnu. 

·         Roedd Aelodau’n siomedig nad oedd mater adnoddau staff yn yr adran Archwilio Mewnol wedi’i ddatrys. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol ei bod yn anodd penodi archwilydd cymwys.

·         Roedd presenoldeb da yng nghyfarfod y Bwrdd Llywodraethu. Cynhaliwyd y cyfarfod dros y we, ac roedd presenoldeb gwell wedi bod ers i gyfarfodydd gael eu cynnal o bell.

·         Nid oedd y Prif Archwilydd Mewnol yn sicr o ddyddiad yr adroddiad terfynu prosiect ar gyfer rheoli contract SC2. Cadarnhaodd y byddai’n dod o hyd i’r ateb a rhoi gwybod i’r aelodau.

·         Soniodd Aelodau am yr angen i drefnu sesiwn hyfforddiant i aelodau. Teimlwyd y byddai sesiwn hyfforddiant archwilio effeithiol o fudd. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai’n trafod gyda’r Gwasanaethau Democrataidd.

Diolchodd aelodau i'r Prif Archwilydd Mewnol am yr ymateb manwl i gwestiynau’r aelodau. Felly,

PENDERFYNWYD bod aelodau’n nodi cynnydd a pherfformiad Archwilio Mewnol.

Ar yr adeg hon (11.25 a.m.), cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.35 am.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol ddiweddariad i’r aelodau a’r arsylwyr am y dyddiad a gytunwyd ar gyfer adroddiad Archwilio SC2. Y dyddiad a gytunwyd ar gyfer cwblhau’r adroddiad terfynu oedd diwedd mis Awst 2021.

Derbyn diweddariad (copi’n amgaeedig) am gynnydd wrth weithredu’r cynllun gweithredu oedd yn cyd-fynd ag adroddiad  Archwilio Mewnol Rheoli Prosiect Adeiladau’r Frenhines, a gyflwynwyd i’r pwyllgor ym mis Ionawr 2021.

Aeth y Prif Archwilydd Mewnol â’r aelodau trwy’r adroddiad dilynol (a ddosbarthwyd eisoes). Roedd yr adroddiad yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Aelodau am gynnydd o ran gweithredu’r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Prosiect Adeilad Queen’s dyddiedig Ionawr 2021, a gyflwynwyd i’r pwyllgor hwn ym mis Ionawr 2021.

Cafwyd cadarnhad bod 8 o’r 12 cam gweithredu a gytunwyd wedi’u cwblhau. Roedd y camau gweithredu eraill yn dal wrthi’n cael eu cwblhau. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei bod yn falch â’r gwaith a oedd wedi’i gwblhau. Dangoswyd y camau gweithredu i’r Aelodau a darparwyd rhagor o wybodaeth. Yn seiliedig ar ganlyniadau’r adolygiad dilynol, roedd sgôr sicrwydd canolig wedi’i roi.

Roedd adroddiad dilynol pellach wedi’i drefnu ar gyfer mis Rhagfyr 2021 er mwyn adolygu cynnydd y pwyntiau gweithredu sy’n weddill.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod contract system VERTO wedi dod i ben a bod y broses dendro wedi dechrau. Deallwyd y byddai system VERTO yn dal i gael ei defnyddio. Roedd lefelau mynediad yn cyfeirio at fynediad at system VERTO. Codwyd y mater o adolygu mynediad unigolion a sicrhau bod gan weithwyr y mynediad sydd ei angen arnynt.

Felly;

PENDERFYNWYD bod y pwyllgor yn nodi’r adroddiad dilynol a bod adroddiad dilynol pellach ar Reoli Prosiect Adeilad Queen’s yn cael ei gynnwys yn yr adroddiad Archwilio Mewnol yn dilyn camau dilynol nesaf Archwilio Mewnol.

Derbyn adroddiad diweddaru (copi'n amgaeedig) am y cynnydd wrth weithredu'r cynllun gweithredu sy'n cyd-fynd â’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Contractau.

Aeth y Prif Archwilydd Mewnol a'r Uwch Archwilydd â’r aelodau trwy’r adroddiad dilynol (a ddosbarthwyd eisoes).

Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau am y cynnydd wrth weithredu'r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Contractau. Yn wreiddiol, roedd yr adolygiad o Reoli Contractau wedi cael sgôr sicrwydd isel.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol wybodaeth gefndir i atgoffa Aelodau bod y Pwyllgor wedi nodi bod y cynllun gweithredu gwreiddiol yn cynnwys camau gweithredu nad oeddent yn ymarferol bellach, o ystyried bod yr Adolygiad o Wasanaethau Cynnal Corfforaethol wedi’i atal ar anterth pandemig Covid-19. Roedd cynllun gweithredu diwygiedig wedi’i gytuno yn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr 2021 er mwyn darparu sicrwydd fod camau gweithredu addas wedi’u dylunio i fynd i’r afael â’r materion a nodwyd yn yr adroddiad gwreiddiol. Roedd yr adolygiad dilynol wedi’i seilio ar gamau’r cynllun gweithredu diwygiedig.

Dywedodd yr Uwch Archwilydd wrth Aelodau fod nifer fawr o gamau gweithredu wedi’u codi yn yr adolygiad dechreuol a’r cynllun gweithredu diwygiedig. Codwyd 14 o gamau gweithredu yn y cynllun gweithredu diwygiedig; nid oedd 7 cam wedi’u gweithredu, ac nid oedd yn bryd gweithredu 3 ohonynt. Roedd dyddiadau gweithredu diwygiedig wedi’u cytuno ar gyfer 31 Hydref 2021. Nododd swyddogion mai dim ond ychydig o gynnydd oedd wedi’i wneud ar gyfer y camau a nodwyd yn y cynllun gweithredu diwygiedig a gytunwyd ym mis Ionawr 2021. Roedd gweithredu nifer o’r camau yn llawn wedi dibynnu ar gymeradwyaeth gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth ar gyfer y Fframwaith Rheoli Contractau. Adeg yr adolygiad, nid oedd y fframwaith drafft wedi bod i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth i gael sylwadau a chymeradwyaeth. Mae’r Fframwaith Rheoli Contractau yn nodi sut i sgorio a chategoreiddio contractau yn dri grŵp. Roedd y fframwaith yn darparu meini prawf manwl ar gyfer sut i sgorio contractau ac roedd yn nodi’r tasgau a’r cyfrifoldebau yn seiliedig ar gategoreiddio’r contract.

Nodwyd bod pwysau parhaus o ran capasiti a diffyg adnoddau rheoli contract pwrpasol hefyd wedi cyfyngu ar allu i ddarparu’r trosolwg, hyfforddiant a chanllawiau rheoli contract gofynnol.

Roedd y sicrwydd yn dal i fod yn sgôr sicrwydd isel gan arwain at adolygiad dilynol pellach yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

Diolchodd y Swyddog Monitro i’r swyddogion Archwilio Mewnol am yr adroddiad a’r cymorth a ddarparwyd yng nghamau dechreuol y cynllun gweithredu. Cymerodd y Swyddog Monitro gyfrifoldeb llawn dros yr oedi wrth gyflwyno’r Fframwaith Rheoli Contractau i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth. Cafwyd cadarnhad bod fframwaith drafft wedi’i greu yn gynharach yn y flwyddyn i gael ei gyflwyno.

Ers hynny, roedd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi cael y Fframwaith Rheoli Contractau drafft a’i gymeradwyo fel cysyniad a ffordd o weithio wrth symud ymlaen. Roedd y fframwaith yn sicrhau y byddai’r risg sy’n gysylltiedig â’r contract yn cael sylw cywir a’i sgorio ar y dechrau. Roedd rolau a chyfrifoldebau clir wedi’u cynnwys yn y Fframwaith Rheoli Contractau i reolwyr contractau gydymffurfio â nhw. Rhagwelwyd y byddai caffael yn cynhyrchu adroddiadau misol i Benaethiaid Gwasanaeth adolygu contractau ac er mwyn nodi unrhyw gamau gweithredu i’w cyflawni.

Gobeithiwyd y byddai rhagor o hyfforddiant pwrpasol ar y Fframwaith Rheoli Contractau yn cael ei greu ar gyfer rheolwyr contractau a defnyddwyr.   

Diolchodd y Cadeirydd ac aelodau’r pwyllgor i’r Swyddog Monitro am y cefndir tryloyw i’r Fframwaith Rheoli Contractau.

Gan ymateb i gwestiynau aelodau, eglurodd y swyddogion y canlynol:

·         Nid oedd gan y tîm caffael adnoddau i fod yn reolwyr contractau. Roedd caffael wedi darparu hyfforddiant a chanllawiau generig ar gyfer y modiwl ar Proactis. Roedd cyfrifoldeb ar wasanaethau i reoli contractau. Byddai’r fframwaith yn sicrhau cysondeb ar draws yr awdurdod. Byddai  ...  view the full Cofnodion text for item 11.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi'n amgaeedig) sy'n manylu ar achosion o dorri'r Ddeddf Diogelu Data a chwynion yn ymwneud â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol yr Economi a Llywodraethu Corfforaethol adroddiad blynyddol yr Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth (SIRO) (a ddosbarthwyd eisoes) gan roi gwybodaeth i aelodau am achosion o dorri’r ddeddf diogelu data a oedd wedi bod yn destun ymchwiliad yn ystod y cyfnod rhwng mis Ebrill 2020 a 31 Mawrth 2021. Yn ystod y cyfnod, bu 22 digwyddiad data a oedd yn ymwneud â data personol, cynnydd ar y llynedd pan mai 13 a fu. Amlygwyd bod achosion o dorri rheolau data ysgolion wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

Rhoddodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio wybodaeth gefndir i Aelodau. Clywodd Aelodau am bwysigrwydd goruchwyliaeth gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio er mwyn sicrhau bod data’n cael ei reoli’n ddiogel yn yr awdurdod.

Pwysleisiwyd yr effaith gall diogelu data ac achosion o dorri rheolau ei chael ar unigolion, nid dim ond ar enw da’r cyngor. Dywedodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio fod cynnydd mawr o ran nifer yr achosion o dorri rheolau wedi’i gofnodi yn y cyfnod. Roedd dadansoddiad o’r achosion wedi’i gynnwys yn yr adroddiad. Roedd pob achos wedi’i ymchwilio’n llawn.

Teimlwyd mai’r rheswm dros y cynnydd o ran nifer yr achosion oedd nad oedd staff wedi bod yn gweithio dan amgylchiadau arferol nac mewn amgylcheddau arferol. Roedd gwaith i fynd i’r afael â’r digwyddiadau er mwyn atal achosion pellach o dorri’r rheolau wedi dechrau, gan gynnwys gwaith gyda Microsoft wrth anfon negeseuon e-bost. Roedd pob aelod o staff wedi cwblhau hyfforddiant Diogelu Data. Roedd y pecyn hyfforddiant ar-lein wedi’i adolygu ac roedd adran newydd wedi’i chynnwys i gynnwys peryglon gweithio gartref gan gynnwys elfennau i leihau nifer y camgymeriadau a wneir. Roedd hyfforddiant newydd wedi dechrau cael ei gyflwyno i’r staff i gyd ei gwblhau. Roedd gwaith gyda gwasanaethau wedi bod yn gadarnhaol a chafodd ei groesawu.     

Cafwyd cadarnhad fod y gwaith o amgylch y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol wedi’i gwblhau.

Dywedwyd wrth Aelodau fod lefelau Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Cheisiadau Gan Unigolion i Weld Gwybodaeth Amdanynt Eu Hunain wedi lleihau dros y flwyddyn ddiwethaf a gwelwyd cynnydd yn y Ceisiadau Gwybodaeth Amgylcheddol.

Dywedodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio ei fod yn falch nad oedd unrhyw ddigwyddiadau wedi’u hadrodd i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i’w hymchwilio yn ystod y cyfnod.

Diolchodd yr Aelodau i’r Aelod Arweiniol a’r Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio am yr adroddiad cynhwysfawr a’r briff manwl. Yn ystod y drafodaeth, cododd yr aelodau’r canlynol:

·         Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth wedi’u targedu at wybodaeth am Gynghorwyr, byddai’r sawl sy’n cyflwyno cais am wybodaeth yn aros yn ddienw oherwydd bod y cais am wybodaeth, ac nid yn erbyn Cynghorydd unigol.

·         Roedd y Grŵp Llywodraethu Gwybodaeth yn cynnwys Addysg a chynrychiolwyr Ysgolion. Un amcan i’r grŵp fu rhannu arfer da rhwng ysgolion a’r awdurdod.

·         Roedd Aelodau o blaid cynnwys achosion o dorri rheolau data yn adroddiadau’r dyfodol. Gofynnodd y Pwyllgor fod ysgolion yn cael sicrwydd fod yr awdurdod yno i gefnogi a chynnig canllawiau. Dywedodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio y byddai’n gofyn i’r swyddog cyswllt ysgolion roi adborth i ysgolion.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog a’r Aelod Arweiniol am yr adroddiad a’r ymatebion manwl i gwestiynau’r Aelodau.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (a ddosbarthwyd eisoes) i’w hystyried.

Cytunwyd i ddiwygio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol fel a ganlyn:

·         Byddai diweddariad gan Archwilio Mewnol yn cael ei gyflwyno ym mis Tachwedd 2021 ar Reoli Contractau.

·         Byddai diweddariad gan Archwilio Mewnol ar Farchnad Queen’s yn cael ei gynnwys gyda’r Adroddiad Archwilio Mewnol ym mis Ionawr 2022.

·         Byddai’r adolygiad Chwarterol gan Archwilio Cymru yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor ym mis Medi 2021.

·         Byddai’r Datganiad Cyfrifon terfynol yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod mis Tachwedd 2021.

·         Byddai’r Datganiad Cyfrifon Drafft yn cael ei ychwanegu at Raglen Gwaith i’r Dyfodol mis Medi 2021.

·         Adroddiad diweddaru ar yr amserlen ar gyfer cau ym mis Ionawr 2022.

·         Byddai’r adroddiad Iechyd a Diogelwch a Risg Tân blynyddol yn cael ei gynnwys ar y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

·         Byddai adroddiad ar Gwynion, yn unol â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau, yn cael ei ychwanegu at y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar gynnwys yr ychwanegiadau uchod, nodi cynnwys rhaglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.