Agenda and draft minutes

Dim.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Ionawr 2021 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Ionawr 2021.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai nifer o ddiweddariadau yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor ynghylch y Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 pan fo angen. Cadarnhad nad oedd angen newidiadau i strwythur y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio nes Mai 2022.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr y Tîm Cynllunio Strategol (copi’n amgaeedig) hysbysu aelodau am y diffiniad o'r Ddyletswydd economaidd-gymdeithasol, sut y bydd swyddogaethau allweddol yn y Cyngor yn ymaddasu i ystyried y Ddyletswydd, a'r mesurau sy'n cael eu rhoi ar waith i ymateb i'r gofynion.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Gwasanaethau Corfforaethol a Chyfeiriad Strategol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Hysbyswyd yr aelodau am y newidiadau a groesawyd gan Lywodraeth Cymru o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 adrannau 1-3. Eglurwyd y byddai’n rhaid cynnal adolygiad gan swyddogion o weithdrefnau o fewn y cyngor yn dilyn y newidiadau. Y nod fyddai gostwng anfantais economaidd-gymdeithasol ar draws yr awdurdod.

Esboniwyd wrth yr aelodau bod yr adroddiad wedi ei roi gerbron y pwyllgor er mwyn cyflwyno’r prif newidiadau yn y prif swyddogaethau er mwyn bodloni gofynion y ddeddfwriaeth. Cadarnhawyd y byddai’r polisi'n cael ei roi ar waith i'r swyddogion ei fabwysiadu.

Ychwanegodd y Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol bod gwaith eisoes ar droed i adolygu nifer o fframweithiau allweddol ar gyfer llunio penderfyniadau a chynllunio sydd wedi eu mabwysiadu gan y cyngor ar hyn o bryd. Yn yr adroddiad, manylir am y bwriad i adolygu'r polisi cynllunio, y modiwlau e-ddysgu a’r cynnwys ar y we ar y tudalennau cydraddoldeb a’r polisi AD. Cadarnhawyd y byddai Archwilio Mewnol hefyd yn ystyried y ddyletswydd hon ar gyfer gwaith yn y dyfodol.

Diolchodd yr aelodau i'r swyddogion a nodwyd y ddyletswydd i gynnwys y ddyletswydd economaidd-gymdeithasol ym mholisïau a gweithdrefnau’r Cyngor.

Felly:

 PENDERFYNWYD, y bydd aelodau’n

·         nodi’r rhesymau am y Ddyletswydd, ei diffiniadau, ac ymrwymo i roi sylw dyledus i’r Ddyletswydd.

·         nodi’r swyddogaethau craidd sy’n addasu i’r Ddyletswydd a sicrhau bod yr addasiadau’n cael eu gwneud.

·         Arolygu Asesiadau Effaith ar Les o ran anghydraddoldeb

canlyniadau sy’n deillio o anfantais economaidd-gymdeithasol / tlodi; Sicrhau eu bod yn perchnogi’r Asesiadau Effaith ar Les y maent yn gyfrifol amdanynt; Herio swyddogion i ddarparu tystiolaeth neu gymryd camau i lenwi bylchau gwybodaeth mewn Asesiadau Effaith ar Les a herio casgliadau’r Asesiadau, gofyn i Swyddogion a yw eu casgliadau’n gywir / yn debygol o fod yn gywir neu beidio, ac osgoi a herio tuedd obeithiol.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr y Tîm Cynllunio Strategol (copi’n amgaeedig) ar y Pecyn cymorth Model Darparu Gwasanaeth Amgen (ASDM) ar gyfer y Cyngor

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Gwasanaethau Corfforaethol a Chyfeiriad Strategol yr adroddiad i'r aelodau (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Esboniwyd bod y pwyllgor wedi gofyn am y pecyn gwaith er mwyn casglu’r holl adnoddau ynghyd mewn un pecyn. Roedd y pecyn gwaith yn darparu templedi a chanllawiau i swyddogion weithio tuag atynt wrth gwblhau tasgau. Cyfathrebwyd gyda phob swyddog i roi’r pecyn gwaith yn ei le.

Clywodd yr aelodau mae’r bwriad oedd darllen y pecyn gwaith fel canllaw wrth sefydlu arferion da mewn llywodraethu mewn partneriaeth, gofynion craffu a darparu sicrwydd fod trefniadau llywodraethu da mewn lle.

Diolchodd yr aelodau i’r swyddogion am yr adroddiad cynhwysfawr y gofynnwyd amdano. Esboniodd y Swyddog Monitro y byddai’n rhaid ystyried nifer o bethau eraill megis cydymffurfio â gofynion Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.  Mae’r pecyn gwaith yn rhoi canllaw i swyddogion ac aelodau ei ddilyn.

Diolchodd yr aelodau i’r Aelod Arweiniol a’r swyddogion am yr adroddiad. Felly,

PENDERFYNWYD, y bydd aelodau’n nodi cynnwys y pecyn gwaith Model Darparu Gwasanaeth Amgen, sut y bwriedir iddo gael ei ddefnyddio, ei ddiffiniadau, a chymeradwyodd y pwyllgor ei ddefnydd o fewn y Cyngor a phan fydd y Cyngor yn gweithio mewn partneriaeth.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo (copi’n amgaeedig) sy'n rhoi crynodeb o ganlyniadau allweddol gwaith ardystio SAC ar grantiau a dychweliadau 2019/20 y Cyngor.

Cyflwynwyd yr adroddiad Archwilio Cymru gan Bennaeth Cyllid ac Eiddo (dosbarthwyd yn flaenorol). Roedd yr adroddiad yn rhoi sicrwydd i'r awdurdod ynghylch trefniadau’r grantiau. Eglurwyd fod cwmpas yr adroddiad wedi lleihau dros y blynyddoedd blaenorol gan fod Llywodraeth Cymru wedi gostwng nifer y grantiau oedd angen y lefel hwn o archwiliad. Cadarnhawyd bod gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith ar gyfer cynhyrchu a chyflwyno ceisiadau grant 2019/20.

Bu i gynrychiolydd Archwilio Cymru, Matthew Edwards, egluro fod angen cyflwyno’r archwiliad pensiynau athrawon i Lywodraeth Cymru, felly roedd rhaid ei sicrhau. Nid oedd yn bosib cwblhau un o’r profion oherwydd cyfyngiadau Covid. Sicrhawyd yr aelodau nad oedd gan Archwilio Cymru unrhyw bryderon ynglŷn â chasglu’r data gan Archwilio Cymru. Yn gyffredinol nododd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ei fod yn falch o’r canlyniad o ystyried yr anawsterau a wynebwyd yn ystod y pandemig.

Gofynnodd yr aelodau os fu’n debyg ar gyfer bob awdurdod yng Nghymru. Dywedodd cynrychiolydd Archwilio Cymru fod materion Sir Ddinbych wedi bod yn benodol i’r awdurdod, sef nad oedd copïau electronig yn barod i Archwilio Cymru eu monitro.  Pwysleisiwyd os byddai hyn yn parhau byddai'r materion yn cael eu trin wrth drafod gyda’r tîm cyflogau.

Cadarnhawyd oherwydd rheoliadau bod angen i Archwilio Cymru adrodd i’r geiniog wrth archwilio hawliadau grant waeth beth fo’r swm mae’r canfyddiadau'n cael eu hadrodd yn ôl.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Pennaeth Cyllid ac Eiddo a thîm Archwilio Cymru am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD y byddai’r aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Derbyn gwybodaeth gan Archwilio Cymru am grynodeb yr Archwiliad Blynyddol ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych (amgaeir copi).

Cyflwynwyd adroddiad Crynodeb Archwilio Blynyddol gan Bennaeth Cyllid ac Eiddo (dosbarthwyd yn flaenorol). Pwysleisiwyd bod yr adroddiad wedi ei ddiweddaru i fod yn haws ei ddefnyddio a chael gwell mynediad at wybodaeth. Roedd yr adroddiad yn crynhoi’r gwaith a wnaed dros y flwyddyn flaenorol ar gyfer mynediad sydyn.

Bu i Matthew Edwards, cynrychiolydd Archwilio Cymru, gyflwyno Jodie Williams, eglurwyd wrth aelodau fod Jodie Williams wedi ei dyrchafu yn ddiweddar yn Arweinydd Archwilio a byddai’n cyfrannu at waith archwilio Sir Ddinbych. Roedd yr adroddiad yn rhoi trosolwg i aelodau o ddyletswyddau’r Archwilydd Cyffredinol a Sir Ddinbych ac yn crynhoi’r canfyddiadau.  Ychwanegodd David Wilson (cynrychiolydd Archwilio Cymru) fod nifer o bapurau blaenorol, canfyddiadau Sir Ddinbych a phapurau rhanbarthol, wedi eu cynnwys yn yr adroddiad. Cadarnhad fod dolenni i’r adroddiadau wedi eu cynnwys yn y ddogfen. Sicrhawyd aelodau ynghylch gwaith cyfredol Archwilio Cymru. Bydd gwaith parhaus ar y cynllun adfer Covid a dysgu Covid yn parhau.

Roedd yr aelodau yn cytuno bod yr adroddiad yn darparu eglurder o ran gwaith Archwilio Cymru. Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau eglurodd y cynrychiolwyr y canlynol;

·         O ran astudiaethau Llywodraeth Leol, eglurwyd fod swyddogion yn ystyried yr adroddiad ac yn teimlo ei fod yn adnabod materion a fyddai'n ymwneud yn benodol â Sir Ddinbych ac adrodd yn y modd priodol.

·         Sir Ddinbych yn cyfrannu at y fenter twyll cenedlaethol, anfonwyd gwybodaeth i’r fenter i’w dadansoddi.  Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod crynodeb o’r canlyniadau NFI wedi ei gynnwys yn yr adroddiad diweddariad Archwilio Mewnol.

Diolchodd aelodau i'r swyddogion ac Archwilio Cymru am yr ymateb manwl i gwestiynau.

Felly,

PENDERFYNWYD, fod aelodau yn nodi Crynodeb Archwiliad Blynyddol Archwilio Cymru i Gyngor Sir Ddinbych.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo (copi’n amgaeedig) ar yr Cynllun Archwilio Archwilio Cymru ar gyfer 2021 - 22.

Arweiniwyd yr aelodau drwy’r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo. Eglurwyd fod yr adroddiad yn nodi gwaith Archwilio Cymru i’w gwblhau yn 2021-22 o safbwynt ariannol a pherfformiad.

Cadarnhaodd Matthew Edwards (Archwilio Cymru) bod yr adroddiad blynyddol yn cynnwys y gwaith ar gyfer y meysydd allweddol o gyfrifoldeb o ran archwilio perfformiad ac ariannol. Clywodd aelodau fod y cysyniad o fateroliaeth yn gysylltiedig â’r gwaith. Eglurwyd na geisiwyd sicrwydd llwyr wrth adolygu datganiadau a nodiadau ariannol. Aethpwyd trwy’r adroddiad a’r risgiau a nodwyd gan gynrychiolydd Archwilio Cymru. Rhoddwyd rhesymau cynhwysfawr dros y risgiau i aelodau.

Roedd y risgiau allweddol a nodwyd yn cynnwys y risg o reolwyr yn gwrthwneud rheolyddion, cwmni is-gorff y cyngor - Hamdden Sir Ddinbych a dau faes a effeithiwyd gan y pandemig Covid-19 - pwysau ar adnoddau staff yn gweithio o bell yn effeithio o bosib ar baratoi, archwilio a chyhoeddi cyfrifon.

Amlygwyd y cyfeiriad at y tîm ffioedd ac archwilio, bu i’r cynrychiolydd gadarnhau nad oedd y ffi wedi newid llawer ac roedd Archwilio Cymru yn hyderus y gallai’r risgiau penodol gael eu cynnwys yn y ffi a osodwyd.

Pwysleisiodd cynrychiolydd Archwilio Cymru bwysigrwydd cyfathrebu da gyda’r tîm cyllid i barhau i weithio’n effeithiol. 

Bu i David Wilson o Archwilio Cymru amlygu’r rhaglen waith o faes perfformiad y gwaith.

Cyfeiriwyd at agwedd gwelliant parhaus yr adroddiad. Canfuwyd y byddai cyflwyno Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau Cymru 2021 yn cael effaith ar waith Archwilio Cymru gan gynnwys asesiad o berfformiad a fyddai’n cael ei archwilio gan Archwilio Cymru.

Yn ystod y trafodaethau ehangwyd ar y meysydd canlynol:

·         Byddai’n ddoeth cael ymateb gydlynus wrth adolygu’r ffynonellau ariannu gan Lywodraeth Cymru. Cydweithio gydag Archwilio Mewnol a Llywodraeth Cymru i sicrhau fod symiau’n cael eu datgelu’n gywir a’u dyrannu’n gywir mewn cyfrifon. Ar hyn o bryd nid oedd angen i Archwilio Cymru ystyried yr agwedd dwyll ar ariannu. Trafodaeth barhaus ynghylch swyddogaeth Archwilio Cymru. Cadarnhad bod Archwilio Mewnol wedi cwblhau gwaith ar ymdrin â gwaith grant a ffynonellau ariannu.

·         Roedd ychydig o arian at raid wedi’i gynnwys yn ffi Archwilio Cymru i fynd i’r afael ag unrhyw ymholiadau gan etholwyr ac aelodau’r cyhoedd. Eglurwyd os byddai nifer yr ymholiadau yn cynyddu y gallai hynny gynyddu'r ffi ac y byddai trafodaeth yn cael ei chynnal gyda'r Pennaeth Cyllid. 

·         Clywodd yr Aelodau fod IFRS 16 yn ofyniad ar holl gyrff y sector cyhoeddus. Cafwyd cadarnhad fod hyn wedi cael ei ohirio yn sgil pandemig Covid-19. Byddai’r safon newydd yn gofyn am gryn dipyn o waith i gydymffurfio â’r gofynion. Cefnogaeth a thrafodaeth gyda’r adran gyllid i sicrhau y cydymffurfiwyd.

Yn dilyn trafodaethau bu i David Wilson gadarnhau y byddai'n darparu gwybodaeth ychwanegol i aelodau a sylwedyddion ynglŷn â’r gweithdrefnau y bu i Archwilio Cymru eu dilyn wrth archwilio Llywodraeth Ganolog yng ngoleuni’r newidiadau oherwydd pandemig Covid-19.

Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru a’r swyddogion am yr adroddiad a:

PENDERFYNWYD y byddai aelodau yn nodi cynnwys Cynllun Archwilio Cymru 2021-22.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio (a gylchredwyd eisoes) i’w hystyried.

Cytunwyd i ddiwygio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol fel a ganlyn:

9 Mehefin 21 – I gynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

28 Gorffennaf 21 – Adroddiad ar RIPA yn dilyn archwiliad bwrdd gwaith. 

I gynnwys y Ddeddf Llywodraeth Leol fel eitem i wneud newidiadau i’r cyfansoddiad ar gyfer yr agenda yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio.

Ystyried adroddiad cyfrinachol ar seibergadernid yn y sector cyhoeddus (copi’n amgaeedig).

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

Er mwyn mynd i’r afael â’r pryderon a godwyd yn adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru am Gadernid Seibr yn y sector cyhoeddus ac i drafod yr adroddiad cyfrinachol -

PENDERFYNWYD, dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraff 18 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Adroddiad cyfrinachol gan Archwilio Cymru (dosbarthwyd yn flaenorol) yn darparu gwybodaeth yn ymwneud â gwytnwch seiber yn y sector cyhoeddus. Trafododd aelodau’r angen i fod yn fwy ymwybodol o seiberdroseddu. Nodwyd fod y defnydd o TG wedi cynyddu yn dilyn y pandemig, teimlai aelodau y byddai’n fuddiol darparu gwybodaeth i aelodau ynglŷn a gwytnwch seiber.

Cytunodd yr aelodau y byddai’n ddefnyddiol cyflwyno adroddiad dilynol i’r pwyllgor ar y gwaith mae Sir Ddinbych yn ei wneud mewn perthynas â gwytnwch seiber yn y sector cyhoeddus.

Felly,

PENDERFYNWYD bod aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad cyfrinachol a bod yr adroddiad dilynol yn cael ei gynnwys ar y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.