Agenda and draft minutes
Lleoliad: via Zoom
Media
Gweddarllediad: Gweld y gweddarllediad
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Dim. |
|
Yr Aelodau i
ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw
fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Datganodd y Cynghorwyr Tony Flynn, Ellie Chard a Meirick Lloyd Davies
gysylltiad personol ag eitem 7 ar y rhaglen – Fframwaith herio ac ymyrryd ar gyfer
ysgolion mewn trafferthion ariannol – gan eu bod yn Llywodraethwyr Ysgol. Datganodd y Cynghorydd Barry Mellor gysylltiad personol ag eitem 7 ar y
rhaglen – Fframwaith herio ac ymyrryd ar gyfer ysgolion mewn trafferthion
ariannol – gan ei fod yn Gadeirydd Llywodraethwyr ysgol yn Sir Ddinbych. Datganodd yr Aelod Lleyg, Paul Whitham, gysylltiad personol ag eitem 7
ar y rhaglen – Fframwaith herio ac ymyrryd ar gyfer ysgolion mewn trafferthion
ariannol – gan fod ganddo ŵyr yn un o ysgolion uwchradd Sir Ddinbych. |
|
MATERION BRYS Hysbysiad o
eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys
yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Dim. |
|
Derbyn cofnodion
cyfarfod Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 18 Tachwedd 2020
(copi ynghlwm). Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor
Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 18 Tachwedd 2020. Materion yn codi – ·
Tudalen 8 – Diweddariad
Archwilio Mewnol – Cadarnhawyd bod swydd yr Uwch-archwilydd wedi’i llenwi. ·
Tudalen 9 – Diweddariad
Archwilio Mewnol – Cadarnhad bod yr archwiliad a oedd wedi’i gynllunio’n dal ar
y gweill, heb gychwyn. ·
Tudalen 10 – Adolygiad
Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) o berfformiad Awdurdodau Lleol Ebrill 2019–Mawrth
2020 – Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai’n holi a oedd unrhyw
adolygiadau wedi’u cynnal gan AGC ac y byddai’n rhoi ateb i’r Pwyllgor. ·
Tudalen 14 – Adroddiad
Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol – Cadarnhaodd y Swyddog Monitro
bod yr adroddiad wedi’i gyflwyno i’r Cyngor Sir. PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a
chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel cofnod
cywir. |
|
BIL LLYWODRAETH LEOL AC ETHOLIADAU (CYMRU) – PERFFORMIAD A LLYWODRAETHU PDF 279 KB Derbyn adroddiad (copi ynghlwm) am yr
ymgynghoriad ar fersiwn ddrafft y canllawiau statudol ar gyfer prif gynghorau,
sy’n pennu sut y dylent ymarfer eu swyddogaethau perfformiad a llywodraethu fel
y nodir yn Rhan 6 Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru). Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd Arweinydd Tîm Cynllunio
Strategol a Pherfformiad yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i aelodau ar
yr agweddau perfformiad a llywodraethu yn y Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau
Cymru. Pwysleisiwyd ei bod yn bwysig i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac
Archwilio ystyried y papur. Esboniodd yr Arweinydd Tîm mai tri
o’r goblygiadau allweddol, sy’n codi o ganllawiau’r strategaeth ddrafft, y
dylid eu trafod yw - ·
Hunanasesu ·
Arolwg rhanddeiliaid blynyddol ·
Asesu perfformiad panel Cyfeiriodd yr Arweinydd Tîm at y disgrifiad manwl o
bob un ohonyn nhw yn adran 4 yr adroddiad. Cyfeiriwyd yn benodol at y pŵer newydd a fyddai gan Archwilydd
Cyffredinol Cymru i gynnal archwiliad arbennig o’r prif gynghorau sydd ddim o
bosibl yn cwrdd â’u gofynion perfformiad, gan felly roi’r
pŵer i Weinidogion Cymru ailadeiladu, dadadeiladu neu uno cynghorau. Yn y
Bil, roedd gofyniad wedi’i gynnwys yn datgan y byddai’n rhaid i’r Pwyllgor
Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio adolygu’r ddogfen hunanasesu yn
flynyddol a gallai argymell newidiadau. Diolchodd yr Aelodau i’r swyddog am yr adroddiad manwl
a’r cyflwyniad tryloyw. Rhoddodd yr Arweinydd Tîm fwy o wybodaeth wrth ateb
cwestiynau a phryderon yr aelodau ar y materion canlynol - ·
Byddai gwaith maes blynyddol
Swyddfa Archwilio Cymru yn parhau. Datganwyd na fyddai ganddyn nhw rôl mor
amlwg ym mherfformiad cyffredinol y Cyngor. Byddai cyfarfodydd misol a
thrafodaethau gyda Swyddfa Archwilio Cymru yn parhau er mwyn sicrhau y
cydymffurfir â rhwymedigaethau perfformiad. ·
Roedd camau eisoes ar
waith i asesu cost y prosesau. Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Tîm
Arwain Strategol er mwyn cychwyn y broses a phenderfynu sut i symud ymlaen
gyda’r Arolwg Rhanddeiliaid Blynyddol. ·
Roedd yr Arweinydd Tîm yn hyderus fod y Cyngor wedi
mabwysiadu proses adrodd dryloyw drwy’r swyddogaethau craidd i gyd. Byddai
swyddogion yn gallu defnyddio casgliadau a wneir mewn adroddiadau i’w rhoi mewn
adroddiad hunanasesu. ·
Cadarnhaodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru na
fyddai Swyddfa Archwilio Cymru wedi cwblhau asesiadau Corfforaethol am nifer o
flynyddoedd. Diolchodd y Cadeirydd i’r Arweinydd Tîm Cynllunio
Strategol a Pherfformiad am yr arweiniad cynhwysfawr drwy’r adroddiad a
thynnodd sylw at yr holl waith y byddai angen i’r swyddogion ei gwblhau. Ar ôl y trafodaethau, PENDERFYNWYD bod yr aelodau wedi darllen a deall goblygiadau’r
canllawiau statudol drafft a baratowyd gan Lywodraeth Cymru. |
|
BIL LLYWODRAETH LEOL AC ETHOLIADAU (CYMRU) 2021 PDF 308 KB Derbyn adroddiad ar Fil Llywodraeth Leol ac
Etholiadau (Cymru) 2019 (y Bil) (copi ynghlwm). Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr adroddiad (a
ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’r aelodau. Rhannodd y Swyddog Monitro gyflwyniad.
Dywedwyd wrth yr Aelodau bod y Bil wedi derbyn Cydsyniad Brenhinol yr wythnos
flaenorol a’i fod bellach yn Ddeddf. Cytunwyd arno a chafodd ei basio gan y
Senedd ym mis Tachwedd 2020. Cadarnhawyd y byddai’r darpariaethau a osodir yn y
Ddeddf yn cael eu cyflwyno’n raddol. Byddai nifer o adroddiadau’n cael eu
cyflwyno i’r aelodau pan fo angen. Rhoddodd y Swyddog Monitro fwy o wybodaeth i’r
aelodau am yr adrannau canlynol - Trefniadau etholiadol – Cadarnhad bod y Ddeddf yn
ymestyn yr etholfraint mewn etholiadau lleol i rai 16 ac 17 mlwydd oed a
dinasyddion tramor sy’n preswylio’n gyfreithlon yng Nghymru. Mae’r Ddeddf yn
galluogi cynghorau i ddewis rhwng system bleidleisio ‘y cyntaf i’r felin’ neu’r
‘system pleidlais sengl drosglwyddadwy’. Byddai newid y drefn bresennol yn galw
am benderfyniad gan y Cyngor Sir llawn. Byddai’r cylch etholiad yn mynd yn
gylch pum mlynedd yn ffurfiol. Roedd diddymu ffioedd y Swyddog Canlyniadau wedi
ei gynnwys. Pŵer cymhwysedd cyffredinol – ar hyn o bryd
gall Awdurdodau Lleol weithredu dan amgylchiadau lle bydd ganddynt hawl
ffurfiol i wneud hynny yn ôl deddfwriaeth yn unig. Nod y pŵer cyffredinol
yw eu galluogi i weithredu oni bai eu bod wedi eu gwahardd yn benodol rhag
gwneud hynny yn ôl deddfwriaeth. Cyfranogiad y cyhoedd mewn llywodraeth leol –
pwysleisiwyd y byddai gan Gyngor Sir Ddinbych ddyletswydd i ymgysylltu â
thrigolion lleol a’u hannog i gymryd rhan yng ngwaith llywodraeth leol. Roedd
fersiwn derfynol y Ddeddf yn cynnwys yr angen i ddarlledu rhai cyfarfodydd.
Cadarnhawyd y byddai hyblygrwydd cyfarfodydd o bell yn parhau. Llywodraethu democrataidd ac arweinyddiaeth –
Nodai’r Ddeddf bod yn rhaid i bob Awdurdod Lleol benodi Prif Weithredwr.
Byddai’r rôl yn cynnwys nifer o ddyletswyddau a gofynion yn ymwneud â
threfniadau ariannol, trefniadau rheoli risg, adnoddau a staffio. Y gofyn i gynnwys trefniadau o fewn y cyfansoddiad
i alluogi’r Cyngor i ethol mwy nag un person fel cyd-Arweinydd a rhannu swyddi
yn y Cabinet. Roedd cyflwyno dirprwyon penodedig i’r Cabinet hefyd wedi ei
gynnwys, a disgwylir canllawiau pellach. Gweithio Cydweithredol – Bydd yn rhaid i’r Cyngor
roi sylw i ganllawiau gan Lywodraeth Cymru. Cadarnhawyd y byddai gan
Weinidogion Cymru y pŵer i sefydlu Cyd-bwyllgorau Corfforedig i ymwneud â
gwaith lles economaidd, cludiant, cynllunio strategol a gwella ysgolion, er nad
yw’r cynigion presennol yn cynnwys gwella ysgolion. Perfformiad a llywodraethu – Mae’r Ddeddf yn datgan
mai ‘Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’ y dylai’r pwyllgor gael ei alw.
Cadarnhad y byddai newid i’r aelodaeth rhagnodedig a Chadeiryddiaeth y
pwyllgor. Byddai’r newid yn cynnwys aelodau lleyg annibynnol i gynrychioli un
traean o’r pwyllgor a byddai’n rhaid i’r Cadeirydd fod yn aelod lleyg
annibynnol. Nid oedd dyddiad y newid i’r aelodaeth wedi ei gadarnhau. Uno ac ailstrwythuro – Cadarnhad y byddai uno
gwirfoddol yn dal i fodoli. Gallai Gweinidogion Cymru wneud ‘rheoliadau
ailstrwythuro’ o fewn y Ddeddf. Byddai’r pwerau hynny’n cael eu rhoi ar waith
yn dilyn adroddiad archwiliad arbennig gan Archwilydd Cyffredinol Cymru yn
unig, neu gais diddymu gan gyngor. Dywedodd y Swyddog Monitro eu bod yn disgwyl am
lawer mwy o wybodaeth ac y byddai ar gael yn raddol yn ystod y misoedd nesaf, a
bydd diweddariad yn cael ei roi i’r pwyllgor pan fydd yr wybodaeth ar gael.
Gofynnodd y Swyddog Monitro am farn yr aelodau ar greu gweithgor i adolygu sut
y rhoddir y Ddeddf ar waith a’r newidiadau angenrheidiol. Cadarnhad y byddai
gwybodaeth a diweddariadau’n cael eu rhannu â’r aelodau pan fydden nhw ar gael. Yn ystod y cyflwyniad wedi hynny, manteisiodd yr aelodau ar ... view the full Cofnodion text for item 6. |
|
FFRAMWAITH HERIO AC YMYRRYD AR GYFER YSGOLION MEWN TRAFFERTHION ARIANNOL (SIFD) PDF 283 KB Derbyn adroddiad (copi ynghlwm) am y cynnydd o ran gweithredu proses
Fframwaith Herio ac Ymyrryd ar gyfer Ysgolion mewn Trafferthion Ariannol. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Arweiniodd yr Aelod Arweiniol Cyllid ac
Effeithlonrwydd yr aelodau drwy'r adroddiad diweddaru (a ddosbarthwyd yn
flaenorol). Cadarnhawyd bod CSDd ar hyn o bryd yn dirprwyo 85% o gyllideb
ysgolion yn uniongyrchol i ysgolion. Roedd yn ddyletswydd ar bob ysgol i
ddarparu cynllun cyllideb tair blynedd i CSDd bob blwyddyn. Esboniwyd y gallai
ysgolion ar adegau ddioddef problemau ariannol, roedd gan CSDd y ddarpariaeth i
drwyddedu diffyg i gefnogi ysgolion i ddychwelyd i gyllideb dros ben. Roedd
cydweithio agos â phob ysgol o fewn CSDd wedi parhau. Yn yr adroddiad fel Atodiad 1, oedd y fframwaith
herio ac ymyrryd. Atgoffodd yr Aelod Arweiniol yr aelodau ei fod wedi'i ddwyn
gerbron y pwyllgor ym mis Tachwedd 2017. Roedd yr adroddiad heddiw wedi'i
gyflwyno i'r aelodau i ddangos sut roedd y broses wedi gweithio. Darparodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyllid ac Eiddo
wybodaeth am rôl CSDd a chyrff llywodraethu ysgolion. Cyfrifoldeb cyrff
llywodraethu'r ysgolion oedd cyllidebu cyllideb flynyddol yr ysgol. Cadarnhaodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyllid ac Eiddo ei fod yn fodlon ar y broses a'r gwaith
a oedd wedi digwydd gydag ysgolion mewn trafferthion ariannol. Cadarnhaodd y
Rheolwr Cyllido Ysgolion fod ymweliadau i ysgolion deirgwaith y flwyddyn wedi
parhau er mwyn cael gwybodaeth ac i gefnogi ysgolion. Derbyniwyd y broses o
weithredu'r fframwaith yn gadarnhaol ac roedd yn gweithio'n dda. Codwyd y pwyntiau canlynol yn ystod y trafodaethau
– ·
Roedd y diffiniad o 'ysgol
fach' yn anodd iawn. Diffiniad Cyngor Sir Ddinbych fyddai ysgol â 50 o
ddisgyblion neu lai. ·
Cyfrifwyd yr addasiad
demograffeg ym mis Medi gan ddefnyddio'r data CYBLD a ddarparwyd gan ysgolion.
Mae'n gyfrifiad manwl a gwblhawyd bob blwyddyn. ·
Cadarnhawyd nad oedd gan CSDd
unrhyw fwriad i gau ysgolion llai. Pe
bai Llywodraeth Cymru yn cyfarwyddo i wneud hynny, byddai cyfathrebu'n digwydd. ·
Roedd CSDd yn dal i dderbyn
nifer o grantiau ar gyfer ysgolion ac addysg. Cadarnhawyd mai'r ddau brif grant
a dderbyniwyd oedd grant Grantiau Datblygu Disgyblion (prydau ysgol am ddim) a
grant chweched dosbarth. ·
Nid oedd y Rheolwr Cyllido
Ysgolion yn ymwybodol o unrhyw gyllid loteri oedd ar gael. Byddai'n holi am
unrhyw wybodaeth bellach ac yn adrodd yn ôl i'r aelodau. ·
Roedd nifer o ffactorau wedi
cyfrannu at y gostyngiad yn Ysgol Uwchradd Prestatyn, cadarnhawyd bod nifer y
myfyrwyr a oedd yn mynychu'r ysgol wedi gwella. ·
Pwysleisiwyd gyda chydweithio
agos â swyddogion a chynlluniau gweithredu ar waith, gallai ysgolion barhau i
reoli cyllidebau unigol tra'u bod mewn diffyg. ·
Cadarnhawyd pe bai gan
swyddogion bryderon nad oedd ysgolion wedi gwrando ar swyddogion cyllid nac
wedi gweithredu'r cynllun, y byddai'r mater yn cael ei ddwyn gerbron y pwyllgor
i fynd i'r afael ag ef. Pe bai swyddogion yn teimlo gwelliant ac y byddai'r
cynllun yn cefnogi'r ysgol i warged, byddai swyddogion yn monitro. ·
Roedd niferoedd disgyblion
newydd Ysgol Crist y Gair wedi bod yn isel ar gyfer maint yr ysgol. Roedd nifer
y disgyblion a oedd yn mynd i'r ysgol yn cynyddu'n gyflym. Roedd rheolwr
cyllido'r ysgol yn hyderus gyda'r cynnydd mewn disgyblion, byddai cyllideb yr
ysgol yn symud allan o ddiffyg. Yn dilyn y drafodaeth, PENDERFYNWYD y byddai’r aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Ar y pwynt hwn
(11:50 a.m.) cafwyd egwyl o 10 munud. Ailddechreuodd y cyfarfod am 12.00 hanner dydd. |
|
Ystyried
adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo (copi ynghlwm) ar 1. Datganiad
Strategaeth Rheoli’r Trysorlys (DSRhT) 2021/22 a Dangosyddion Darbodus 2021/22
i 2023/24 (Atodiad 1) a; 2.
Adroddiad Diweddaru ar Reoli’r Trysorlys 2020/21 (Atodiad
2). Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd yr Aelod
Arweiniol Cyllid ac Effeithlonrwydd Adroddiad y Datganiad Strategaeth Rheoli
Trysorlys Blynyddol (TMSS) 2021/22 (Atodiad 1 – cylchredwyd yn flaenorol) a
oedd yn dangos sut y byddai’r Cyngor yn rheoli ei fuddsoddiadau a’i fenthyca am
y flwyddyn i ddod ac yn amlinellu’r Polisïau y mae’r swyddogaeth Rheoli
Trysorlys yn gweithredu oddi mewn iddynt.
Mae’r Adroddiad Diweddaru ar Reoli Trysorlys (atodiad
2) yn rhoi manylion am weithgareddau Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod
2020/21. Mae Cod Ymarfer Rheoli Trysorlysoedd y Sefydliad
Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth yn gofyn i’r Cyngor gymeradwyo’r Datganiad
Strategaeth Rheoli’r Trysorlys a’r Dangosyddion Darbodus yn flynyddol. Mae
gofyn i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol adolygu’r adroddiad hwn cyn y
caiff ei gymeradwyo gan y Cyngor ar 23 Chwefror 2021. Tynnodd y Pennaeth Cyllid a Gwasanaethau Eiddo sylw
at nifer o bwyntiau arwyddocaol yn yr adroddiad. Roedd y rhain yn cynnwys
cyfeiriad at y graffiau buddsoddi a benthyca a gynhwyswyd yn atodiad 1 y
papurau. Gwelwyd uchafbwynt bach ar ddechrau'r flwyddyn ar y graff buddsoddi ac
roedd wedi bod o ganlyniad i ddatrys taliadau grantiau busnes a rhyddhad
ardrethi. Byddai angen cyfathrebu â Llywodraeth Cymru a Chymdeithas Llywodraeth
Leol Cymru i ddyfeisio pecyn a oedd yn caniatáu i Adran Gyllid Cyngor Sir
Ddinbych gynllunio llif arian rheoli'r trysorlys yn y ffordd orau. Pwysleisiwyd i'r aelodau mai cyfrifoldebau rheoli'r
trysorlys oedd sicrhau diogelwch yr adnoddau, yr hylifedd a'r cynnyrch o
fuddsoddiad. Cadarnhawyd bod y ffocws ar hyn o bryd wedi bod ar ddiogelwch y
buddsoddiadau. Arweiniwyd yr Aelodau at adran 4 o atodiad 2
ynghylch newid y rheoliadau i Fwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus a chyfraddau
benthyca. Cadarnhawyd nad oedd unrhyw weithgarwch o'r math hwn wedi
digwydd. Codwyd y materion canlynol yn ystod trafodaethau - ·
Cadarnhaodd swyddogion fod lefel y benthyca yn dderbyniol
ar hyn o bryd Clywodd yr Aelodau fod lefel o fenthyca'n cael ei
bennu'n flynyddol. Gosodwyd paramedrau i swyddogion i reoli swm penodol o
fenthyca yn broffesiynol. ·
Talodd Llywodraeth Cymru nifer
o gynlluniau ymlaen llaw gyda thaliadau dilynol yn ddiweddarach. Roedd y grant
cynnal refeniw wedi'i dalu'n rhannol ymlaen llaw gan gynorthwyo'r llif arian o
fewn y Cyngor. Cadarnhawyd bod cyllid wedi'i ad-dalu drwy’r hawliad colli incwm
chwarterol gan Lywodraeth Cymru.
Pwysleisiwyd bod y cynllun gan Lywodraeth Cymru wedi bod yn hanfodol
dros y misoedd blaenorol. ·
Cadarnhaodd Pennaeth y
Gwasanaethau Cyllid ac Eiddo fod cymalau cosb ar gyfer talu benthyciadau
presennol fel arfer yn drech nag unrhyw fudd mewn cyfraddau llog. PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor yn nodi Datganiad Strategaeth
Rheoli Trysorlys ar gyfer 2021/22, a’r dangosyddion Darbodus o 2021/22 i
2022/23. Mae’r Pwyllgor yn nodi’r Adroddiad Diweddaru Rheoli Trysorlys ac yn
cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les
fel rhan o’i ystyriaethau. |
|
DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL – DIWEDDARIAD O RAN GWELLA PDF 199 KB Derbyn
diweddariad ar y cynnydd wrth weithredu'r cynllun gwella llywodraethu sydd
wedi'i gynnwys yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 (copi ynghlwm). Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a
ddosbarthwyd yn flaenorol). Roedd yr adroddiad yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf
i'r Aelodau am y camau gwella a oedd wedi'u cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu
Blynyddol y cytunwyd arno gan y Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2020 ac fe'i
cynhwyswyd fel rhan o'r Datganiad o Gyfrifon a gyflwynwyd i'r Aelodau ym mis
Medi 2020. Roedd diweddariad i gynnydd y camau gweithredu
wedi'i gynnwys yn atodiad 1 i'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Cadarnhawyd
bod yr holl gamau gweithredu wedi gwneud cynnydd. Roedd rhai o’r dyddiadau
cyflawni wedi cael eu hadolygu. Byddai diweddariadau pellach yn cael eu cynnwys
yn adroddiad y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2020/21 sydd i'w gyflwyno i'r
pwyllgor ym mis Ebrill 2021. Roedd yr Aelodau'n falch o gael yr wybodaeth
ddiweddaraf gan y Prif Archwilydd Mewnol a diolchwyd iddi am yr adroddiad. Felly: PENDERFYNWYD y byddai’r aelodau yn nodi cynnwys yr
adroddiad. |
|
ARCHWILIAD RHEOLI CONTRACT – CYNLLUN GWEITHREDU DIWYGIEDIG PDF 201 KB Derbyn y cynllun gweithredu sydd wedi’i ddiweddaru i
adroddiad Archwilio Mewnol ‘Rheoli contract’ (copi ynghlwm). Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Arweiniwyd yr Aelodau drwy’r adroddiad (a
ddosbarthwyd yn flaenorol) gan y Prif Archwilydd Mewnol. Esboniwyd i'r pwyllgor
fod adroddiad sicrwydd isel wedi'i gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Gorffennaf 2020
bod nifer o'r camau gweithredu wedi'u dyrannu i'r Adolygiad o'r Gwasanaeth
Cymorth Corfforaethol i'w gweithredu. Oherwydd Covid-19 roedd y ffrwd waith wedi'i
gohirio. Cytunwyd i archwilio'r cynllun gweithredu i sicrhau
ei fod yn realistig, roedd y cynllun gweithredu wedi'i atodi fel atodiad 1 (a
ddosbarthwyd yn flaenorol). Roedd yr adroddiad yn
rhoi swyddogion a enwyd i weithredu'r camau gweithredu, gyda therfyn amser yn
adlewyrchu'r cam gweithredu. Roedd y dyddiadau
wedi'u diwygio i ganiatáu amserlen realistig ar gyfer gweithredu. Cynigiodd y Swyddog Monitro ei ddiolch i'r tîm Archwilio a'r Prif Swyddog
Ariannol am y gwaith a wnaed i'r cynllun gweithredu. Hysbyswyd yr Aelodau o'r gwaith manwl a oedd wedi'i wneud. Pwysleisiodd yr aelod lleyg Paul Witham bwysigrwydd rheoli contractau'n
gryf. Mae cais i ymgorffori'r holl gontractau, adeiladu a
heb fod yn waith adeiladu wedi'i gynnwys yn yr amserlen hyfforddi. Er mwyn sicrhau bod pob contract yn cael ei drin yn gyfartal. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro mai'r bwriad oedd i bob contract gael ei drin
yn gyfartal ac i arferion gorau gael eu rhannu. Roedd y rheolwr cytundebau wedi cael ei gynghori i lanlwytho contractau i'r
model Proactis. Nodwyd mater ynghylch
yr argaeledd i lanlwytho hen gontractau, hysbyswyd yr aelodau bod hyn yn cael
ei ymchwilio. PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi cynnwys yr adroddiad a bod
adroddiad diweddaru yn cael ei gynnwys ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol. |
|
RHAGLEN WAITH Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL PDF 385 KB Ystyried rhaglen
gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi ynghlwm). Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynwyd
Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio
(a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’w hystyried. Cytunwyd y dylid cynnwys yr adroddiadau canlynol ar
Raglen Gwaith i’r Dyfodol y pwyllgor: 17 Mawrth 2021 - ·
Adroddiad dilynol ar y
Denantiaeth Tai yn dilyn adroddiad sicrwydd isel yr adroddwyd yn ei gylch yn
flaenorol. ·
Adroddiad dilynol ar
Ddiwydiant (y) Cardiau Talu yn dilyn adroddiad sicrwydd isel yr adroddwyd yn ei
gylch yn flaenorol. 28 Ebrill 2021 - ·
Datganiad Llywodraethu
Blynyddol Drafft 9 Mehefin 2021 - ·
Adroddiad Blynyddol Archwilio
Mewnol ·
Diweddariad Rheoli Contractau 28 Gorffennaf - ·
Rheoli Trysorlys ·
Polisi twyll a
llygredigaeth ·
Diweddariad Archwilio Mewnol
ar Ddigartrefedd Cytunodd yr Aelodau y dylid cynnwys y diweddariad
am y Ddeddf Llywodraeth Leol o dan eitemau yn y dyfodol, i’w gynnwys ar yr
agenda pan fo angen. PENDERFYNWYD nodi rhaglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac
Archwilio. |
|
DIWEDDARIAD ARCHWILIO MEWNOL PDF 209 KB Ystyried
adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) yn diweddaru'r aelodau
am gynnydd Archwilio Mewnol. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr
adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i
aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o safbwynt darparu’r gwasanaeth,
sicrwydd darparu, adolygiadau wedi eu cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd
wrth gyflawni gwelliant. Roedd hefyd yn cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf ar
gynnydd gydag Arfer Da CIPFA ar gyfer Pwyllgorau Archwilio. Roedd y tîm archwilio mewnol wedi parhau i
ddarparu cyngor a chymorth mewn perthynas â newidiadau i drefniadau rheoli y
bu'n rhaid i'r Cyngor eu gweithredu mewn ymateb i'r pandemig. Cafwyd cadarnhad
bod yr archwiliadau arfaethedig wedi'u blaenoriaethu ar gyfer 2020/21 fel yr
adroddwyd i'r pwyllgor ym mis Tachwedd 2020 ac, er bod ymgysylltiad o
wasanaethau yn dda ar y cyfan, parhaodd Covid-19 i effeithio ar gyflymder a
dilyniant rhai o'n harchwiliadau. Amlygwyd i’r aelodau bod y Cynllun Archwilio
yn parhau i gael ei adolygu'n rheolaidd, yn ogystal â'r cynnydd o ran cyflawni
gwaith sicrwydd, i fesur a all y Prif Archwilydd Mewnol ffurfio Barn Flynyddol
ar drefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol heb unrhyw
gyfyngiadau o ran cwmpas. Roedd CIPFA wedi rhyddhau canllawiau'n ddiweddar ar
gyfer darparu Barn Flynyddol gyda Chyfyngiadau Cwmpas a fyddai’n cael eu
defnyddio pe bai angen. Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am y
gwaith a oedd wedi cael ei wneud gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y
pwyllgor. Roedd yn caniatáu’r pwyllgor i fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio
Mewnol yn ogystal â rhoi crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol. Rhoddwyd
cadarnhad i'r aelodau bod y Cyngor wedi bod yn llwyddiannus gyda phenodi Uwch
Archwilydd newydd. Cafwyd cadarnhad hefyd na fydd yr adnoddau sydd ar gael i'r
Prif Archwilydd Mewnol yn cael eu lleihau, felly bydd y broses recriwtio i
lenwi swydd wag yr Archwilydd yn cael ei chychwyn cyn bo hir. Cadarnhad bod 6 Archwiliad wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Atgoffwyd yr Aelodau bod manylion pob un o'r archwiliadau wedi'u cynnwys yn
atodiad 1 i'r adroddiad. Cyflwynwyd cefndir byr
o bob archwiliad i'r pwyllgor - Darparu Llety i'r Digartref Recriwtio a Chadw Ysgol Pendref Diwylliant Moesegol Adeiladau'r Frenhines Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol nad
oedd tri archwiliad wedi dechrau eto ond eu bod wedi cael blaenoriaeth i
ddechrau yn ystod y misoedd nesaf. Roedd yr
archwiliadau allweddol hyn yn helpu i wneud cynnydd o ran darparu sicrwydd
archwilio mewnol. Y rhain oedd: ·
Hamdden Sir Ddinbych Cyf ·
Capasiti
a Gwydnwch TGCh ·
Rheoli
Risg – risgiau corfforaethol nad ydynt yn dod o dan archwiliadau eraill. Roedd yr hyfforddiant a drefnwyd gyda CIPFA
ar "Sut i fod yn bwyllgor archwilio mwy effeithiol" wedi'i ohirio
dros dro oherwydd pandemig y coronafeirws. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol
y byddai cyfathrebu'n parhau i holi a fyddai unrhyw hyfforddiant o bell yn
bosibl. Trafodaeth gyffredinol - ·
Gofynnodd
yr Aelodau i'r hunanasesiad yn erbyn Canllawiau Ymarferol CIPFA ar gyfer
Pwyllgorau Archwilio gael ei gyhoeddi cyn gynted â phosibl. ·
Cafwyd cadarnhad bod yr archwiliad
digartrefedd wedi'i gwblhau cyn y pandemig. Nid oedd yr Aelodau'n cytuno â defnyddio
gwestai a lletai gwely a brecwast ar gyfer y digartref. Roedd gwaith yn mynd rhagddo ar opsiynau o
gynnig llety i breswylwyr a theuluoedd. Cadarnhawyd bod nifer o adroddiadau wedi'u
cyflwyno i'r Pwyllgor Craffu i drafod y ddarpariaeth digartrefedd yn Sir
Ddinbych. Cadarnhaodd y Swyddog
Monitro fod Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion wedi cytuno ar adroddiad i'w gyflwyno
i'r Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn nhymor yr Hydref. Gallai Aelodau ofyn i Gadeiryddion ac
Is-gadeiryddion ystyried manylion penodol drwy lenwi'r ffurflen briodol. Cytunodd y Swyddog Monitro i gyfathrebu â'r
Cydlynydd Craffu i gynnwys yr adroddiad archwilio fel rhan o'r adroddiad
digartrefedd a gyflwynwyd i graffu arno. · Clywodd ... view the full Cofnodion text for item 12. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL – POLISI RHANNU PRYDERON Derbyn adroddiad (copi ynghlwm) am weithrediad Polisi Rhannu Pryderon y
Cyngor ers yr adroddiad blynyddol diwethaf. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: GWAHARDD Y WASG
A'R CYHOEDD Er mwyn rhoi sylw
i’r pryderon a godwyd o dan y Polisi Rhannu Pryderon a thrafod yr atodiad
cyfrinachol - PENDERFYNWYD gwahardd y Wasg
a’r Cyhoedd o’r cyfarfod, dan ddarpariaethau Adran 100(a) o Ddeddf Llywodraeth Leol
1972, ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel
y’i diffinnir ym Mharagraff 13 Rhan 4, Atodlen 12A o’r Ddeddf. Adroddiad gan y
Swyddog Monitro, a oedd yn rhoi gwybodaeth yn ymwneud â gweithredu polisi
Rhannu Pryderon y Cyngor. Roedd yr adroddiad
wedi’i gyflwyno’n unol â Pholisi Rhannu Pryderon y Cyngor, a oedd yn cynnwys
gofyniad i’r Swyddog Monitro gyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol o leiaf unwaith y flwyddyn ar weithrediad y Polisi, ac unrhyw
newidiadau mewn ymarfer a gyflwynwyd o ganlyniad i bryderon a godwyd o dan y
Polisi. Roedd yr
adroddiad wedi'i drefnu'n wreiddiol i ddod i'r Pwyllgor ym mis Mawrth 2020, ond
cafodd ei ohirio gan y pandemig a gwnaed y penderfyniad i gyflwyno adroddiad am
ddwy flynedd, y cyfnod rhwng 1 Tachwedd 2018 a 31 Rhagfyr 2020. Yn ystod y
cyfnod hwn codwyd chwe phryder newydd o dan y Polisi. Rhoddodd y Swyddog
Monitro gefndir cryno i aelodau am y chwe phryder a godwyd. Roedd yn braf gweld
fod pobl wedi nodi unrhyw bryderon gan ei fod wedi dangos dealltwriaeth o'r
polisi Rhannu Pryderon. PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr
adroddiad blynyddol. |
|
Daeth y cyfarfod i ben am 15.00 p.m. Dogfennau ychwanegol: |