Agenda and draft minutes

Agorodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y cyfarfod drwy alw am benodi cadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn absenoldeb cadeirydd ac is-gadeirydd. Cynigodd y Cynghorydd Tony Flynn fod y Cynghorydd Joe Welch yn cadeirio’r cyfarfod, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Alan James. Cytunodd pawb oedd yn bresennol ar i’r Cynghorydd Joe Welch gadeirio’r pwyllgor.

PENDERFYNWYD – fod y Cynghorydd Joe Welch yn cael ei benodi fel cadeirydd i lenwi’r bwlch ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Barry Mellor a Martyn Holland.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd yr aelodau canlynol gysylltiad personol -

Y Cynghorwyr Joe Welch a Mabon ap Gwynfor – eitem rhif 6 ar y rhaglen – gan fod ganddynt blant oedd yn mynychu ysgolion yn Sir Ddinbych.

Yr Aelod Lleyg Paul Whitham – eitem rhif 6 ar y rhaglen – gan fod ganddo wyrion a wyresau yn mynychu ysgolion yn Sir Ddinbych.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2019 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2019.

Materion yn codi -

·         Holwyd p’run ai a oedd y llythyr gan Llywodraethu Corfforaethol i benaethiaid a chadeiryddion y cyrff llywodraethu wedi ei ddosbarthu. Hysbysodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y pwyllgor nad oedd y llythyr wedi ei ddosbarthu gan ei fod yn y broses o gael ei brawf ddarllen ond y byddai’n cael ei ddosbarthu unwaith y byddai wedi ei gwblhau'n derfynol.

·         Holwyd eto ynglŷn â diffyg ysgolion, ceisiwyd eglurder ynglŷn â sut y caiff diffygion eu talu. Dywedodd y prif gyfrifydd fod yna gronfeydd wrth gefn mewn grym i dalu am ddiffygion.

·         Defnyddiwyd adroddiad gwella blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru a’r term ‘brysiog’ ar gyfer y Model Darparu Amgen a p’run ai a oedd yn derm a gâi ei ddefnyddio’n aml. Wrth ymateb hysbysodd swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru y pwyllgor nad oedd y Model Darparu Amgen yn benderfyniad brysiog.

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf, 2019 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol (CIA) yr adroddiad diweddaru Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) oedd yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth sbarduno gwelliant.

Mae’r adroddiad yn darparu gwybodaeth am waith yr Adain Archwilio Mewnol ers  cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Arweiniodd y Prif Archwilydd Mewnol yr aelodau drwy'r adroddiadau a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at 28 Awst 2019 ar:

·         Adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar

·         Adroddiadau Archwilio Mewnol a gyflwynwyd ers y diweddariad diwethaf:

·         Gwasanaethau Ariannol - 2018-19

·         Seiber Ddiogelwch

·         Rheoli Prosiectau a Rhaglenni

·         Llywodraethwyr Ysgol

·         Cyllidebau Cymorth a Thaliadau Uniongyrchol

·         Cyn Ysbyty Gogledd Cymru

·         Gwasanaethau Cyfreithiol yn Gweithio ar y Cyd

·         Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR)

Trafodwyd y materion canlynol yn fanylach –

·         Gwrth-dwyll, nid oedd unrhyw atgyfeiriadau wedi bod ers y diweddariad diwethaf o ran archwilio.

·         Ceisiwyd cael dyddiadau hyfforddi ar gyfer dyddiadau rheoli rhaglenni yn ogystal â dyddiadau hyfforddi rheoli trysorlys.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad diweddaru Archwilio Mewnol ac yn nodi’r cynnwys.

Ystyried adroddiad gan Reolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol (copi ynghlwm) yn hysbysu'r aelodau ynglŷn â rhaglen waith a pherfformiad blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr Adroddiad Iechyd a Diogelwch Blynyddol (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Dywedodd yr Aelod Arweiniol fod yr asesiad cyffredinol ar gyfer y tîm iechyd a diogelwch roedd wedi derbyn sicrwydd canolig, gyda hanes da o waith iechyd a diogelwch yn Sir Ddinbych, a bod y sicrwydd isel mewn ysgolion ers hynny wedi cynyddu i ganolig.

Arweiniodd y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol aelodau drwy'r adroddiad Iechyd a Diogelwch Blynyddol gan roi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau am reolaeth Iechyd a Diogelwch yn y Cyngor o safbwynt y tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol. Dywedodd y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod yr adroddiad wedi darparu crynodeb blynyddol o’r materion a nodwyd ac a drafodwyd yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Wrth ystyried yr adroddiad, trafodwyd y materion canlynol yn fanylach -

Cadarnhaodd y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod y nifer o ddigwyddiadau a gâi eu cofnodi yn parhau i gynyddu, a oedd yn dangos fod y cyfathrebu gyda staff wedi gweithio. Roedd y cynnydd yn yr achosion a adroddwyd o fewn Cyfleusterau, Asedau a Thai wedi cynyddu o ganlyniad i agor SC2. Roedd yn synhwyrol i gofnodi’r holl ddigwyddiadau hyd yn oed oes oeddent yn fân ddigwyddiadau, ac a oeddent o ganlyniad i ddefnyddio'r cyfleuster neu beidio. Pwrpas hyn oedd er mwyn cael y darlun llawn o’r cychwyn.

Amlinellwyd y drefn o reoli traffig mewn ysgolion a’i fod yn parhau i fod yn broblem. Eglurwyd mai dim ond ychydig o reolaeth oedd gan yr awdurdod dros sut roedd pobl yn parcio wrth i'r ysgolion agor a chau. Dywedwyd wrth y pwyllgor nad oedd y mater mor ddrwg yn Sir Ddinbych â siroedd eraill. Byddai camau gweithredu’n cael eu cymryd o ran parcio peryglus p’run ai a yw troseddau yn cael eu cyflawni ai peidio.

Holodd aelodau y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol a fyddai contractwyr sy'n gweithio i CSDd yn rhoi gwybod i'r cyflogwr am ddigwyddiadau neu a fyddent yn rhoi gwybod i CSDd yn uniongyrchol. Eglurwyd y byddent yn rhoi gwybod yn uniongyrchol i’r cyflogwr.

Byddai camau i edrych eto ar ysgolion a amlygwyd fel rhai coch/oren a byddai’r tîm Iechyd a Diogelwch yn herio’r materion gyda’r ysgolion.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol am yr adroddiad ac am yr atebion clir i gwestiynau’r aelodau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad, yn nodi’r cynnwys ac yn cymeradwyo cynllun gwaith y tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ar gyfer 2018/19.

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) ar Ddatganiad Cyfrifon 2018/19.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad a Chynllunio Strategol yr adroddiad Cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2018/19 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i gael ei gymeradwyo’n ffurfiol gan aelodau etholedig ar ran y cyngor. Roedd gan y Cyngor ddyletswydd statudol i lunio Datganiad Cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau cyfrifo cymeradwy.

Dywedodd y Prif Gyfrifydd wrth y pwyllgor nad oedd unrhyw ymholiadau wedi eu derbyn gan aelodau na gan y cyhoedd o ran y datganiad cyfrifon. Byddai adroddiad dilynol yn cael ei lunio erbyn mis Chwefror.

Amlinellodd Swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru yr heriau o gwblhau'r datganiad cyfrifon o fewn y terfynau amser newydd, ond roedd gwersi wedi eu dysgu gan siroedd Lloegr sydd â therfynau amser byrrach i gwblhau Datganiad Cyfrifon.

Y prif ganfyddiadau yn yr adroddiad yw bod y gwaith yn dda ac yn gyffredinol roedd yn adroddiad cadarnhaol heb unrhyw bryderon am agweddau ansoddol eich arferion cyfrifo ac adrodd ariannol. Datgelwyd sut mae Cyngor Sir Ddinbych yn parhau i gynnal taenlenni cymhleth i gefnogi’r asedau sefydlog yn y datganiadau ariannol. Er bod y taenlenni hyn yn cael eu cynnal yn dda gan gefnogi paratoi’r cyfrifon, mae gan Swyddfa Archwilio Cymru bryderon ynglŷn â gallu'r system i gefnogi proses gau cyfrifon symlach, yn enwedig pa mor hawdd y gwneir y cyfrifo ar gyfer ailbrisio. Canmolodd Swyddfa Archwilio Cymru y gwaith a wnaed gan y tîm Cyllid.

Amlinellwyd y dull o gynnal taenlenni cymhleth i gefnogi’r asedau sefydlog a ph’run ai a oedd yna gynllun mewn grym i foderneiddio’r dull o gofnodi asedau sefydlog. Wrth ymateb dywedodd y Prif Gyfrifydd fod y moderneiddio yn brosiect mawr a gâi ei gymhlethu ymhellach gan y ffaith fod dull o foderneiddio’r systemau yn digwydd ar y cyd gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy. Roedd y prosiect hefyd wedi ei arafu gan fod y Pennaeth Cyllid wedi gadael y Cyngor. Y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio oedd nawr yn arwain y prosiect ac roedd cyfarfod wedi ei drefnu gyda Chonwy ar gyfer tymor yr hydref. Roedd yna systemau eraill mewn grym pe byddai’r prosiect gyda Chonwy yn methu, gallai system Techforge gael ei ddefnyddio. Holwyd a oedd yna ddyddiad tyngedfennol o ran y prosiect, byddai’r dyddiad terfynol yn nhymor yr hydref.

Cymeradwyodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y gwaith roedd y tîm Cyllid wedi ei wneud gyda'r datganiad cyfrifon ond hefyd diolchodd am y gwaith caled roedd y Prif Gyfrifydd wedi ei wneud yn absenoldeb y Pennaeth Cyllid.     

Gofynnodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd wrth y pwyllgor hefyd a fyddent yn cytuno’n ffurfiol fod y Cynghorydd Joe Welch yn llofnodi’r cyfrifon a’r llythyr sylwadau. Cytunodd yr holl aelodau oedd yn bresennol.

PENDERFYNWYD:

·         bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2018/19, sef Atodiad 1 i'r adroddiad a bod

·         y Cadeirydd a’r Prif Swyddog Cyllid yn llofnodi’r Cyfrifon a’r Llythyr Sylwadau.

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) i gyflwyno'r Llythyr Ymholiadau Archwilio ac ymateb y Cyngor i'r ymholiadau.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr adroddiad Ymholiadau Archwilio 2018/19 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybod i’r Aelodau am ymateb y Cyngor.

Roedd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), fel archwilwyr allanol penodedig CSDd, ddyletswydd i gasglu tystiolaeth am sut mae rheolwyr a’r unigolion hynny sydd â chyfrifoldeb dros lywodraethu (y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol) yn cyflawni eu dyletswyddau i atal a chanfod twyll.

Mae manylion ymatebion y rheolwyr (Pennaeth Cyllid) a'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (Cadeirydd y Pwyllgor) wedi eu nodi fel atodiad i'r adroddiad.

Yn gryno roedd yr ymatebion yn nodi ymagwedd y Cyngor tuag at y meysydd canlynol o lywodraethu:

·         Prosesau rheoli sydd ar waith i adnabod a lliniaru yn erbyn y risg o dwyll.

·         Ymwybyddiaeth o unrhyw achosion gwirioneddol neu honedig o dwyll.

·         Prosesau i gael sicrwydd y cydymffurfiwyd â'r holl gyfreithiau a rheoliadau perthnasol.

·         A oes unrhyw ymgyfreithiad posibl neu hawliadau a fyddai'n effeithio ar y datganiadau ariannol. Prosesau i adnabod, awdurdodi, cymeradwyo, cyfrif am a datgelu trafodion partïon cysylltiedig â pherthnasoedd.

Canmolodd Aelodau’r adroddiad ond amlygwyd y modiwl E-ddysgu ar y Cod Ymddygiad a Rhannu Pryderon. Roedd hwn wedi ei gyflwyno’n ddiweddar ac roedd yn orfodol i staff ei gwblhau ac roedd yn ffurfio rhan o'r broses gyflwyno. Holwyd a oedd yna ddull i fonitro'r staff nad oeddent wedi cwblhau’r modiwlau. Sicrhawyd Aelodau fod yna adroddiadau misol yn cael eu llunio i reolwyr i fonitro aelodau o staff nad oeddent wedi cwblhau'r modiwlau gorfodol.

Canmolodd y pwyllgor yr adran Gyllid a Swyddfa Archwilio Cymru am y gwaith roeddent wedi ei wneud.

PENDERFYNWYD y dylai Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gadarnhau yn ffurfiol yr ymatebion sydd wedi'u cynnwys yn Atodiad 2 i'r adroddiad.  

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) yn rhoi diweddariad ar y cynnydd o ran gweithredu'r cynllun gweithredu a ddaeth gyda'r adroddiad Archwilio Mewnol ar y Gwasanaeth Cofrestru mewn Ysgolion ym mis Ionawr 2019.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y Diweddaraf ar Archwilio’r Gwasanaeth Cofrestru (a ddosbarthwyd yn flaenorol) oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar y cynnydd mewn rhoi'r cynllun gweithredu ar waith. Cynllun oedd hwn oedd yn cyd-fynd ag adroddiad Archwilio Mewnol ar y Gwasanaeth Cofrestru yn Ionawr 2019.

Roedd adroddiad dilynol Archwilio Mewnol (Atodiad 1) yn dangos fod y broses o roi’r camau gweithredu ar waith wedi ei heffeithio’n amlwg gan newidiadau staffio diweddar. Ond roedd cynnydd yn cael ei wneud ac fe aed i'r afael â nifer o gamau gweithredu ac roedd nifer bron â chael eu cwblhau. Roedd saith cam gweithredu yn ymwneud â materion risg uchel wedi eu cwblhau ac roedd hynny’n gadael pump ar y gweill. Roedd un o’r pedwar cam gweithredu’n ymwneud â materion risg canolig wedi eu cwblhau.

 Roedd angen gwelliant pellach i fynd i’r afael yn llawn â’r camau gweithredu ar ôl, er enghraifft i gwblhau datblygu gweithdrefnau a chryfhau rheolaethau yn ymwneud â rheoli incwm a chymodi. Wedi ei seilio ar faes yr adolygiad gwreiddiol a’r gwelliannau a wnaed, cynyddwyd y raddfa sicrwydd o isel i ganolig. Byddai Archwilio Mewnol yn parhau i fonitro’r camau gweithredu ar ôl, yr aed i'r afael â nhw'n rhannol, er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu cwblhau.

Amlygwyd y cynllun gweithredu gyda rhoi’r systemau TGCh ar waith a ph’run ai a oedd Ebrill 2020 yn debygol o fod yn ddyddiad cwblhau. Eglurwyd ei bod yn debygol y byddai’r dyddiad yn cael ei ymestyn ychydig, ond roedd trafodaethau gyda TGCh yn gynhyrchiol.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn adolygu'r cynnydd o ran mynd i’r afael â chamau gweithredu archwilio.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) yn rhoi diweddariad ar y cynnydd o ran gweithredu'r cynllun gweithredu a ddaeth gyda'r adroddiad Archwilio Mewnol ar y Gwasanaeth Cofrestru mewn Ysgolion ym mis Ionawr 2019.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio ar y Cytundeb Adran 106. Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am sut mae'r Cyngor yn gweithredu gwelliannau i Gytundebau Adran 106 ers cyhoeddi’r adroddiad Archwilio Mewnol a roddodd 'Sicrwydd Isel'.

Canmolodd Aelodau yr adroddiad yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar y camau gweithredu oedd wedi eu cymryd a phenderfynwyd y byddai adroddiad dilynol yn dod yn ôl i'r Pwyllgor ym mis Mawrth 2020.

PENDERFYNWYD – fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i adolygu’r cynnydd o ran y camau gweithredu archwilio ac y byddai adroddiad dilynol yn cael ei lunio ar gyfer Mawrth 2020.

Derbyn adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) yn rhoi manylion am yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Gyllidebau Cymorth a Thaliadau Uniongyrchol a dderbyniodd sgôr Sicrwydd ‘Isel’.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr Archwiliad Mewnol o Gyllidebau Cymorth a Thaliadau Uniongyrchol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Gyllidebau Cymorth a Thaliadau Uniongyrchol a dderbyniodd raddfa Sicrwydd 'Isel'.

Ar adeg adolygiad yr adain archwilio roedd y ddarpariaeth o gyllidebau cymorth a thaliadau uniongyrchol mewn cyfnod pontio gyda dogfennaeth, prosesau a gweithdrefnau’n cael eu hadolygu. Ymhlith y gwelliannau sydd eisoes ar y gweill mae: rhoi dogfen asesu capasiti mewn grym a gwella’r broses cyllideb cymorth trydydd parti. Ond roedd rhai aelodau o staff yn parhau yn ansicr ynglŷn â’r trefniadau presennol ac nid oedd y broses wedi'i sefydlu yn llawn.

Roedd y gyllideb cymorth yn opsiwn a gaiff ei ystyried ar gyfer darparu gofal a chymorth wedi ei reoli i gydymffurfio â Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 gan ganolbwyntio cymorth a chefnogaeth ar gyflawni deilliannau ar gyfer dinasyddion.

Eglurwyd nad oedd y monitro o daliadau uniongyrchol gan y Swyddogion Asesu Ariannol bob amser yn cael eu cadw’n electronig, ac roedd anghysondeb rhwng swyddogion o fewn y tîm yn nhermau beth oedd yn cael ei gofnodi. Mae diffyg cofnodion clir yn golygu nad oedd archwilio’n gallu asesu amlder y monitro a chyhoeddi negeseuon atgoffa (lle nad yw ffurflenni wedi eu cyflwyno gyda manylion gwariant); dywedodd y tîm wrth yr adain archwilio fod peth oedi wedi bod o ran eu monitro. Hefyd nid oedd archwilio’n gallu adrodd ar y nifer o ffurflenni nad ydynt wedi eu cyflwyno gan ddinasyddion a beth oedd eu gwerth.

Cododd Aelodau y pwyntiau canlynol -

·         Codwyd monitro benthyca a’r ffurflenni gyda'r gwariant a sut roedd holi am wybodaeth o ran gwariant rywfodd fel ‘rheolaeth drwy orfodaeth’ a sut fyddai’r Cyngor yn parhau i ofyn am yr wybodaeth tra’n parhau i barchu’r rhai sy’n derbyn taliadau. Ymatebodd swyddogion drwy bwysleisio ei bod yn gydbwysedd delicet i fod yn barchus ond roedd angen casglu'r wybodaeth.

·         Cytunwyd fod angen y cydbwysedd a'i bod yn beth da fod archwilio'n mynd i'r afael â phryderon oedd yn cael eu codi yn ystod yr adolygiad. Cytunodd Aelodau y byddai’n fuddiol i dderbyn adroddiad dilynol gan yr adain Archwilio ym Mawrth 2020 pan fyddai'r rhan fwyaf o'r camau gweithredu wedi eu cwblhau.

PENDERFYNWYD

·         Bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi cynnwys yr adroddiad.

·         Y byddai adroddiad dilynol yn cael ei lunio ym Mawrth 2020.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd (copi ynghlwm) yn rhoi diweddariad blynyddol i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar Gyfansoddiad y Cyngor a hefyd i gynghori am y newidiadau arfaethedig y mae angen eu gwneud.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol y Diweddariadau i Gyfansoddiad y Cyngor (a ddosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn darparu diweddariad blynyddol i’r Pwyllgor a chyfeirio at y newidiadau arfaethedig sydd angen eu gwneud i Gyfansoddiad y Cyngor.

Pwysleisiwyd i’r Aelodau fod y Swyddog Monitro yn fodlon fod y Cyfansoddiad yn addas i’r diben a chadarnhaodd fod y Cyfansoddiad wedi ei ddiwygio i ystyried y canlynol:

·         Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn dilyn ymgynghori â’r Pwyllgor a gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn ar 19 Chwefror 2019.

·         Cyfrifoldeb am Swyddogaethau Gweithrediaeth – mae newidiadau wedi eu gwneud i bortffolios Aelodau’r Cabinet yn dilyn newidiadau a wnaed gan Arweinydd y Cyngor.

·         Cyfuno dau Bwyllgor presennol i ffurfio’r Cyd-bwyllgor Ymgynghorol ar gyfer Iechyd a Diogelwch a Pherthnasoedd Gweithwyr

·         Cadw Atodlen Cydnabyddiaeth Ariannol Aelodau'r Cyngor yn gyfredol.

Hysbyswyd Aelodau hefyd y byddai angen gwneud newidiadau i’r Cynllun Dirprwyo Swyddogion o ganlyniad i’r newidiadau a wneir yn sgil ailstrwythuro’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

·         Cynllun Dirprwyo Swyddogion – y cynllun arfaethedig sydd wedi ei atodi fel atodiad 1 yn ymdrin â throsglwyddo swyddogaethau penodol yn ymwneud â thai; trosglwyddo swyddogaethau penodol yn ymwneud ag asedau a stadau a’r cyfrifoldeb yn nhermau swyddogaethau hamdden yn cael eu trin o dan y cynllun Cabinet.

·         Cynllun Dirprwyo’r Cabinet wedi ei atodi yn atodiad 2, darpariaeth yn nodi fod y swyddogaethau hyn gyda’r aelod arweiniol perthnasol.       

Mewn perthynas â’r cynllun dirprwyo byddai’r swyddogaeth cyfleusterau yn cael ei throsglwyddo i Bennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata, tra byddai’r swyddogaethau asedau a stadau yn cael eu trosglwyddo i’r Pennaeth Cyllid. Byddai’r agweddau hamdden yn cael eu trosglwyddo i’r Model Darparu Amgen.

Trafodwyd y materion canlynol yn fanylach –

·         Holwyd ynglŷn â rheolaeth y Model Darparu Amgen ac a oedd wedi'i gwblhau. Hysbyswyd yr Aelodau fod cwmni wedi ei sefydlu. Byddai’r Cabinet yn creu bwrdd a byddai rheolwr gweithredol yn cael ei benodi i fonitro sut roedd y cwmni’n perfformio.

·         Holwyd ynglŷn â chyllid y Model Darparu Amgen a sut y byddai’n cael ei archwilio. Eglurwyd y byddai’r cwmni'n cael ei archwilio gan yr adain archwilio mewnol a Swyddfa Archwilio Cymru gan fod y cwmni'n parhau i gael ei reoli gan y Cyngor. Byddai cyllid y Model Darparu Amgen yn cael ei gynnwys yn y datganiad cyfrifon.

·         Nododd y pwyllgor fod yna ddyblygu o ran pwynt 9.8 a 16.9 o fewn y cynllun dirprwyo ar gyfer swyddogion. Ymatebodd swyddogion drwy hysbysu’r pwyllgor y byddai’r camgymeriad yn cael ei gywiro.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cefnogi ac yn argymell mabwysiadu’r Cyfansoddiad wedi ei ddiweddaru.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi wedi'i amgáu) ar fersiwn ddiwygiedig ddrafft y Canllaw Rheoli Risg.

Cyflwynodd y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad y ddogfen Rheoli Risg – Awydd am Risg (oedd wedi ei dosbarthu yn flaenorol) a oedd yn fersiwn drafft diwygiedig o’r Canllawiau Rheoli Risg, oedd yn ymgorffori'r Datganiad Awydd am Risg.

Roedd Canllawiau Rheoli Risg Sir Ddinbych yn amlinellu ymagwedd y cyngor tuag at reoli risg. Roedd yn ganllaw cynhwysfawr i adnabod a rheoli risg yn rhagweithiol.  Cynhaliwyd Adolygiad Archwilio Mewnol o reoli risg ym mis Tachwedd 2018. Daeth yr adolygiad i'r casgliad fod trefn rheoli risg Sir Ddinbych yn “gadarn gyda phrosesau da mewn grym". Ond daeth yr Adolygiad Archwilio Mewnol i’r casgliad fod y Canllaw yn ddiffygiol o ran awydd am risg:

Eglurwyd mai’r awydd am risg yw’r lefel o risg roedd y Cyngor yn barod i'w oddef neu ei dderbyn er mwyn ceisio cyflawni ei amcanion strategol hirdymor.

Yn dilyn yr adolygiad gan yr adain Archwilio Mewnol fe fu yna ystod o ymchwil ac ymgysylltu, gan gynnwys gyda’r Tîm Gweithredol Corfforaethol, yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth ac yng nghyfarfod Briffio’r Cabinet, i ddatblygu ymagwedd tuag at awydd am risg sy'n gymesur ac ymarferol. Roedd yr ymagwedd oedd wedi ei ddatblygu wedi ei seilio ar weithredu awydd am risg mewn meysydd eraill a gan sefydliadau eraill. Hefyd cafwyd cyngor gan Ymgynghorydd Risg Strategol y Cyngor, Zurich Insurance Ltd.

Holodd Aelodau a fyddai’n ofynnol i ysgolion fabwysiadu fersiwn drafft y Canllawiau Rheoli Risg, oedd yn ymgorffori’r Datganiad Awydd am Risg. Hysbysodd y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad aelodau nad oedd yn sicr a fyddai gofyn i ysgolion fabwysiadu'r canllawiau newydd, ond eglurwyd pe na byddai’r fethodoleg newydd yn cael ei mabwysiadu yna byddai angen iddynt greu eu methodoleg eu hunain. Hysbyswyd y pwyllgor y byddai’r awydd am risg yn cael ei drafod wrth i ysgolion gael eu harchwilio.

PENDERFYNWYD fod

·         Y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Datganiad Awydd am Risg.

·         ac y byddai adroddiad dilynol yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym Medi 2020.

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd eisoes) i’w hystyried.

Awgrymodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y gellid symud rhai eitemau o gwmpas yn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol gan fod rhaglen y cyfarfod nesaf eisoes yn helaeth. Awgrymwyd yr Adroddiad Blynyddol ar Rannu Pryderon fel adroddiad posib a allai gael ei ohirio.

Dywedodd y Prif Gyfrifydd wrth y pwyllgor mai'r un adroddiad oedd eitem 8 a 9. Eitem rhif 7 i fod oedd rheoli cyllid mewn ysgolion. Gellid cynnwys Iechyd a Diogelwch mewn ysgolion fel adroddiad gwybodaeth a allai gael ei gyflwyno yn ôl i'r pwyllgor.

Yn dilyn y drafodaeth bydd adroddiad dilynol ar gyfer y Cytundebau Adran 106 a'r Archwiliad Mewnol o Gyllidebau Cymorth a Thaliadau Uniongyrchol yn cael eu cyflwyno yn ôl i’r pwyllgor ym Mawrth 2020. Cytunwyd y byddai’r adroddiad dilynol ar reoli risg yn dychwelyd ym Medi 2020.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.