Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Mabon Ap Gwynfor.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 5 Mehefin 2019 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 5 Mehefin 2019.

O ran cywirdeb –

·         Eglurodd y Cynghorydd Martyn Holland ei fod yn mynychu cyfarfodydd llywodraethwyr ysgol, ond nad oedd bellach yn llywodraethwr ysgol ei hun.

·         Eitem rhif 9 ar y Rhaglen - roedd gwall clercio yn y cofnodion - dylid newid Canolbwynt Datblygu Cymunedol i fod yn Canolbwynt Mantais Gymunedol.

Materion yn Codi -

·         Holodd yr Aelodau am y wybodaeth ddiweddaraf am hyfforddiant CLlLC.  Ymatebodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) drwy nodi fod gan y Gwasanaethau Democrataidd rai dyddiadau ac y byddai'r dyddiadau posib yn cael eu rhannu gyda’r aelodau i weld pwy oedd ar gael.

·         Nid oedd y llythyr i benaethiaid a chadeiryddion cyrff llywodraethu gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wedi cael ei ddosbarthu, ond bydd hynny'n cael ei wneud cyn bo hir.

·         Hysbyswyd yr Aelodau bod yr adroddiad Adrannau 106 wedi cael ei rannu ag aelodau’r pwyllgor cynllunio.

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 5 Mehefin 2019 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) ar y Datganiad o Gyfrifon 2018/2019 drafft.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill a’r Prif Gyfrifydd (PG) yr adroddiad oedd yn manylu ar drosolwg o'r Datganiad Cyfrifon drafft ar gyfer 2018/19.

Mae dyletswydd statudol ar y Cyngor i baratoi datganiad cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau cyfrifo a gymeradwyir. Mae’n rhaid i'r aelodau etholedig gymeradwyo’r cyfrifon a archwiliwyd yn ffurfiol ar ran y Cyngor. Mae'r rôl hon wedi cael ei dirprwyo i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Mae'r cyfrifon drafft bellach wedi eu cwblhau ac fe’u llofnodwyd gan y Pennaeth Cyllid ar 3 Mehefin (15 Mehefin oedd dyddiad y llynedd, ac mae’n mwy na chyrraedd y dyddiad interim ar gyfer cau’r cyfrifon yn gynnar). Mae’r cyfrifon drafft ar gael i’w harchwilio yn ôl y gofyn a bydd modd i’r cyhoedd eu harchwilio rhwng 24 Mehefin a 19 Gorffennaf.

Codwyd y pwyntiau canlynol gan yr Aelodau:

·         Y diffyg yn Ysgol y Bendigaid Edward Jones. Cwestiynwyd yr ysgol a holwyd ai Sir Ddinbych a ariannodd y diffyg. Ymatebodd y PG drwy hysbysu’r aelodau yr ariannwyd yr ysgol gan y Cyngor, ond bod cronfeydd wrth gefn ar gael i dalu’r diffyg.

·         Canmolwyd balansau’r ysgolion gan fod gwelliant amlwg i’w weld.  Sicrhawyd yr Aelodau y byddai mwy o fanylion yn cael eu cynnwys yn yr adroddiad fydd yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor ym mis Tachwedd.

·         Targedau arbedion ar gyfer gwasanaethau’r Cyngor, sef 8% a 2% ar gyfer ysgolion. Eglurwyd y gosodwyd y ganran yn is ar gyfer ysgolion gan eu bod yn wasanaeth gwarchodedig.

·         Mae adeiladau hanesyddol yn cael eu hailbrisio bob pum mlynedd, a gellir ailasesu’r yswiriant yn sgil yr ailbrisiad.

·         Cwestiynwyd pam y cwblhawyd y datganiad cyfrifon yn gynt, ac a allai hynny effeithio ar berthnasedd y wybodaeth yn yr adroddiad. Eglurwyd fod proses dair blynedd wedi’i sefydlu gyda’r datganiadau cyfrifon, a bod y wybodaeth yn ymwneud â’r flwyddyn ariannol flaenorol.

·         Codwyd tywydd garw fel mater i'w drafod, gan holi a oes yna gyllidebau i fynd i'r afael ag unrhyw achosion brys annisgwyl. Mae yna gronfeydd wrth gefn ar gyfer tywydd garw; mae rhai prosiectau, megis amddiffynfeydd llanw, yn fuddsoddiadau hirdymor sy'n cael cymorth ariannol gan Lywodraeth Cymru.

·         Amlygwyd arbedion effeithlonrwydd ynni mewn ysgolion newydd, gan holi a ellid asesu unrhyw arbedion.  Eglurwyd fod arbedion effeithlonrwydd yn rhan o achosion busnes pob adeilad ysgol newydd. Argymhellodd y pwyllgor y dylid cynnal adolygiad ar ôl cwblhau safleoedd i sicrhau bod yr arbedion effeithlonrwydd wedi’u cyflawni. Hysbyswyd yr Aelodau gan y Prif Archwilydd Mewnol y cynhaliwyd archwiliad ar brosiectau yn ddiweddar, ac y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno yn un o gyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn y dyfodol, fyddai’n cynnwys achosion busnes.

·         Hysbyswyd yr Aelodau y dylent gysylltu â’r Prif Gyfrifydd os oedd ganddynt unrhyw ymholiadau ynglŷn â’r datganiad cyfrifon drafft.

PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn y Datganiad Cyfrifon Drafft ac yn nodi ei gynnwys.

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) ar Adroddiad Blynyddol Rheoli’r Trysorlys.

Rhoddodd y Prif Gyfrifydd (PG) grynodeb fanwl o’r adroddiad ac atodiadau 1 a 2.  Arweiniodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr aelodau drwy’r adroddiad.

Roedd y term ‘Rheoli Trysorlys’ (RhT) yn cynnwys rheoli benthyca, buddsoddiadau a llif arian y Cyngor. Mae tua £0.5bn yn mynd drwy gyfrifon banc y cyngor bob blwyddyn. Swm benthyciadau’r cyngor heb eu talu ar 31 Mawrth 2019 oedd £228.14m ar gyfradd gyfartalog o 4.21%, ac roedd gan y cyngor £9.7m mewn buddsoddiadau ar gyfradd gyfartalog o 0.55%.

Hysbyswyd y pwyllgor fod y Cyngor, yn unol â’r strategaeth RhT ac yn dilyn cyngor ei ymgynghorwyr trysorlys, wedi cloi cyfran o’i ddyled ar gyfraddau isel iawn gyda’r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus (BBGC) er mwyn ariannu’r rhaglen gyfalaf. Codwyd pedwar benthyciad newydd am £35m yn ystod 2018/19 dros gyfnod o 15 mlynedd ar sail Rhandaliadau Cyfartal o’r Prifswm.  O ganlyniad i’r benthyca hyn, bu i’r gyfradd gyfartalog ar ddyled y Cyngor ostwng o 4.41% ar 1 Ebrill 2018 i 4.21% ar 31 Mawrth 2019.  Hysbyswyd yr Aelodau bod cyfraddau’r benthyciadau newydd a godwyd wedi’u cloi.

Yn dilyn y cyflwyniad bu i’r Aelodau drafod y pwyntiau canlynol -

·         Cwestiynwyd yr arian dros ben gan holi a allai’r Cyngor fuddsoddi’r arian hwn mewn prynu stoc dai.  Ymatebwyd drwy ddweud nad oedd arian ar gael i brynu stoc dai ychwanegol, ond pan fyddai cyn dai cyngor yn dod ar gael i’w prynu, byddai’r Cyngor yn ceisio eu hail-gaffael.

·         Defnyddiwyd benthyca mewnol i ariannu achosion busnes.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Adran Gyllid am yr adroddiad a’r amser a dreuliwyd yn monitro’r swyddogaeth rheoli trysorlys.

PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi:

      i.        Swyddogaeth Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2018/19 a’i gydymffurfiad â’r Dangosyddion Darbodus angenrheidiol fel yr adroddwyd yn Adroddiad Blynyddol ar Reoli Trysorlys 2018/19

    ii.        Yr adroddiad diweddaru Rheoli Trysorlys ar gyfer perfformiad hyd yma yn 2019/20

   iii.        Bod y Pwyllgor wedi cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les, a welir yn atodiad 3 yr adroddiad.

Ar y pwynt hwn (11:10 a.m.) cafwyd egwyl o 5 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.15 a.m.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi ynghlwm) sy'n manylu ar dorri'r ddeddf diogelu data a chwynion yn ymwneud â Deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Rheolwr Tîm Gwybodaeth Busnes (RhTGB) adroddiad oedd yn cynnwys y cyfnod rhwng mis Ebrill 2018 a mis Mawrth 2019 ac yn rhoi manylion achosion o dorri'r ddeddf diogelu data gan y Cyngor sydd wedi bod yn destun ymchwiliad gan yr Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth (SIRO – y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio yw hwn yn CSDd). Roedd hefyd yn ymwneud â chwynion am y Cyngor mewn perthynas â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a gyfeiriwyd at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, ac yn rhoi rhywfaint o wybodaeth am geisiadau Mynediad at Wybodaeth/ Rhyddid Gwybodaeth a wnaed i'r Cyngor.

Hysbyswyd yr Aelodau na fu unrhyw achos difrifol o dorri’r Ddeddf Diogelu Data yn y Cyngor yn ystod 2018/19. Cafwyd 12 mân achos yn 2018/19. Roedd y rhain yn cynnwys llythyrau a anfonwyd i’r cyfeiriad anghywir, negeseuon e-bost a anfonwyd i’r bobl anghywir a gwaith papur a aeth ar goll. Ymchwiliwyd i’r achosion hyn o dorri’r ddeddf, ond ni ystyriwyd yr un ohonynt yn ddigon difrifol i roi gwybod amdanynt i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Codwyd y pwyntiau canlynol yn ystod y drafodaeth –

·         Codwyd diogelu data a GDPR mewn ysgolion fel pryder. Eglurodd y RhTGB mai darparu gwybodaeth yn fewnol i’r Cyngor yn unig oedd yr adroddiad SIRO, ac nad oedd yn cynnwys ysgolion. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol (RhGC) fod gan ysgolion eu gweithdrefnau eu hunain o ran GDPR. Awgrymodd y Pwyllgor y dylid cyflwyno adroddiad tebyg ar ddiogelu data mewn ysgolion i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn y dyfodol.

·         Holodd y pwyllgor a oedd yna weithdrefnau ar gyfer unrhyw doriadau i’r ddeddf diogelu data, ac a oedd y Cyngor yn hyderus yn y systemau TG yn erbyn unrhyw ymgais i hacio. Hysbyswyd y pwyllgor fod swyddog diogelwch TG yn gwneud y gwaith o osod patsys diogelwch ar y systemau er mwyn lleihau’r posibilrwydd o hacio, a bod protocol wedi’i sefydlu i ddelio ag unrhyw doriadau i’r ddeddf diogelu data.

·         Mae pob aelod staff wedi cael hyfforddiant ar y GDPR drwy fodiwlau e-ddysgu.

·         Amlygwyd nifer y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth, a holwyd a fyddai tâl yn cael ei godi ar y Cyngor am y rhain. Ymatebodd y RhTGB drwy ddweud y codir tâl am unrhyw gais Rhyddid Gwybodaeth fyddai’n cymryd 18 awr i swyddogion eu prosesu.

PENDERFYNWYD – y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi'n amgaeëdig) ar y Heriau Gwasanaeth 2018/19.

Cyflwynodd y Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol (RhTCS) a’r Cydlynydd Herio Gwasanaethau (CHG) adroddiad oedd yn rhoi gwybodaeth am y Modelau Darparu Gwasanaeth Amgen (MDGA) oedd wedi’u sefydlu ledled yr Awdurdod, fel yr adroddwyd yn y papurau Herio Gwasanaethau a gynhyrchwyd ar gyfer pob un o wasanaethau’r Cyngor ar wahân, er mwyn cefnogi rhaglen Herio Gwasanaethau 2018/19.

Roedd y Cyngor yn gwneud mwyfwy o ddefnydd o MDGA i ddarparu gwasanaethau a fyddai’n arfer cael eu darparu'n uniongyrchol gan yr Awdurdod Lleol. Roedd yna fanteision a chyfleoedd ynghlwm â gweithio mewn partneriaeth, ond gallai risgiau godi a byddai’n rhaid i’r Cyngor sicrhau goruchwyliaeth briodol er mwyn cynnal ymwybyddiaeth ddigonol, fel na fyddai’n agored i unrhyw risg annerbyniol.

Tynnodd y RhTCS sylw’r Aelodau at y ffaith fod yr atodiad yn cynnwys amrediad eang o wasanaethau, ac y gellid ateb unrhyw ymholiadau oedd ganddynt dros e-bost yn dilyn y cyfarfod.

Yn dilyn y cyflwyniad bu i’r Aelodau drafod y pwyntiau canlynol -

·         Cwestiynwyd partneriaeth Erlyniadau Cyfreithiol gyda holl Gynghorau Gogledd Cymru. Hysbysodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol (RhGC) yr Aelodau mai trefniant cydweithio anffurfiol oedd hwn i rannu gwybodaeth berthnasol, ond eu bod hefyd yn rhannu sesiynau hyfforddi er mwyn dosbarthu’r gost rhwng pob un o Gynghorau Gogledd Cymru.

·         Casgliadau gwastraff (tecstilau) – eglurwyd y byddai’r broses yn cael ei rhoi ar dendr ar gyfer rhai o ardaloedd y Cyngor lle na fyddai’r gwasanaeth ar gael.

·         Mae’r ddogfen herio gwasanaethau wreiddiol ar gael i'r Aelodau ei gweld ar y fewnrwyd.

·         Awgrymodd yr Aelodau y dylid cynnwys yr MDGA ar y rhaglen gwaith i'r dyfodol fel adroddiad blynyddol.

Canmolodd y pwyllgor yr adroddiad cynhwysfawr ac awdur yr adroddiad.

PENDERFYNWYD

      I.        Y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn ystyried yr MDGA diwygiedig oedd wedi’u sefydlu yn 2018/19

    II.        Y byddai’r Pwyllgor yn cael adroddiad trosolwg blynyddol o’r MDGA, ac y byddai unrhyw argymhellion yn cael eu hanfon i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu.

Derbyn adroddiad gan Swyddog Archwilio Cymru (copi ynghlwm) ar yr adroddiad Gwella Blynyddol.

Cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (DW) yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) gan egluro ei gynnwys. Eglurodd bod yr adroddiad wedi'i greu i grynhoi’r gwaith archwilio a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru, gan gynnwys astudiaethau ar Lywodraethu, Rheoli Gwybodaeth a defnyddio adnoddau.

Yn ystod 2018-19, cynhaliodd Swyddfa Archwilio Cymru waith asesu gwelliannau, prosiect sicrhau ac asesu risg a gwaith mewn perthynas â Deddf Lles Cenedlaethau'r Dyfodol ym mhob Cyngor. Yn rhai o’r Cynghorau, ategodd Swyddfa Archwilio Cymru y gwaith hwn gydag archwiliadau wedi’u seilio ar risgiau lleol, a nodwyd yng Nghynllun Archwilio 2018-19.

Casgliad yr adroddiad oedd bod y Cyngor yn bodloni'r gofyniad statudol arno i barhau i wella gwasanaethau. Fodd bynnag, roedd heriau’n dal i wynebu Sir Ddinbych yn ogystal â Chynghorau ar hyd a lled Cymru.

Wrth ystyried yr adroddiad, trafodwyd y mater canlynol -

Tudalen 247 – Roedd y gwasanaethau hamdden a “rhuthro” y modelau darparu amgen yn peryglu llywodraethu, ac roedd hyn yn peri pryder. Ymatebwyd gan ddweud fod y Cyngor yn cynnwys pob Cynghorydd yn y broses. Ond oherwydd y cyfyngiadau amser o ran cwblhau’r achos busnes, ni lwyddwyd i graffu’r prosiect mor drylwyr ag arfer.

PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi ei gynnwys.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’w hystyried.

Cytunodd yr Aelodau y gellid trafod y pryderon a godwyd yn gynharach o ran diogelu data mewn ysgolion yng nghyfarfod mis Tachwedd, gan ei gynnwys gyda 'Rheoli Gwybodaeth mewn Ysgolion’ a oedd eisoes wedi’i nodi ar raglen y cyfarfod hwnnw.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:16 p.m.