Agenda and draft minutes

Dim.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim materion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 06 Mawrth 2019 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 6 Mawrth 2019.

Materion yn Codi -

·         Codwyd y mater o lywodraethu mewn ysgolion a'r ffaith mai dim ond cynnydd o 5% a welwyd yn y nifer sydd wedi cwblhau'r sesiynau hyfforddi e-ddysgu, sy'n golygu ei bod yn annhebygol iawn y ceir cyfradd gwblhau o 100% erbyn mis Tachwedd.

·         Holwyd a oedd y dadansoddiad o Holiadur Arweiniad Ymarferol CIPFA wedi ei ddosbarthu. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) y bu camgymeriad ac y byddai’n cael ei ddosbarthu i’r aelodau ar ôl y cyfarfod.

·         Roedd pryderon ynghylch eitemau nad ydynt yn cael eu cynnwys mewn adroddiadau, megis hyfforddiant aelodau, sydd ddim yn cael eu monitro oherwydd nad ydynt wedi’u cynnwys y rhaglen gwaith i’r dyfodol. Cytunwyd y byddai’r mater yn cael ei drafod ar ddiwedd y cyfarfod.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 6 Mawrth 2019 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) ar Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i ddangos  llywodraethu da. Roedd y ofynnol i’r Cyngor ddangos ei fod yn cydymffurfio â’r egwyddorion craidd a nodir yn Fframwaith Darparu Llywodraethu Da Mewn Llywodraeth Leol (Cymru), rhifyn 2016. Cafodd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol (AGS) ei baratoi gan ddefnyddio hunanasesiad, ac mae’n adrodd ar drefniadau llywodraethu a gwelliant y Cyngor ar gyfer 2018-19  ac ar gynnydd o ran mynd i’r afael a’r camau gwella yn AGS 2017-18.

Mae ar y Cyngor ddyletswydd statudol i gyhoeddi AGS yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, gan roi cyfle i'r pwyllgor wneud sylwadau ar y datganiad llywodraethu blynyddol ar gyfer eleni.

Datblygwyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19 (Atodiad 1) drwy gynnal hunanasesiad o drefniadau llywodraethu’r Cyngor yn erbyn y Fframwaith Darparu Llywodraethu Da Mewn Llywodraeth Leol (Cymru), rhifyn 2016. Cynhaliwyd hyn gan grŵp swyddogion yn cynrychioli’r swyddogaethau llywodraethu allweddol o bob rhan o’r Cyngor. Mae’r AGS yn cyfeirio at ffynonellau tystiolaeth a ffynonellau sicrwydd amrywiol megis Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol, adroddiadau Archwilio Allanol, a chofrestrau risg.  Dywedwyd wrth yr aelodau fod yr AGS yn gryno ac yn anelu at roi blas o’r gwaith angenrheidiol.

Aeth y PAM a’r aelodau drwy’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2018-19 a thrafodwyd y materion canlynol -

·         Adolygiad o Effeithiolrwydd a diweddariad ar y Polisi Gwyngalchu Arian. Holwyd pa feysydd o fewn y Cyngor sy’n achosi pryder o ran gwyngalchu arian. Eglurwyd fod y polisi wedi’i ddiweddaru’n ddiweddar. Gwyngalchu Arian yw’r enw a roddir ar guddio tarddiad arian a gafwyd yn anghyfreithlon. Roedd y polisi ar gyfer aelodau o staff er mwy iddynt allu codi unrhyw bryderon ynglŷn a gweithgareddau amheus ar ran aelodau o’r cyhoedd.

·         Cafwyd cwestiwn arall am yr adran Adolygiad o Effeithiolrwydd a’r ffaith nad oes amserlen yn yr adroddiad. Eglurwyd y byddai’n cael ei gynnwys yn yr adroddiad diweddaru a fydd yn mynd gerbron y pwyllgor ym mis Tachwedd.

·         Cymeradwywyd AGS 2018-19 ac awgrymwyd y gellid dosbarthu'r ddogfen i'r holl aelodau etholedig er mwyn codi ymwybyddiaeth o'r gwaith y mae'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn ei wneud.

·         Codwyd y mater o hyfforddiant ac a ddylid cynnwys aelodau lleyg yn yr hyfforddiant a drefnir ar gyfer y Pwyllgor. Cytunodd y PAM i archwilio’r gofynion hyfforddi ar gyfer holl aelodau’r pwyllgor, nid oedd unrhyw hyfforddiant wedi’i drefnu, ond byddai'n edrych i mewn i hyfforddiant ar gyfer aelodau lleyg.

·         O safbwynt yr Archwiliad Mewnol o Reolaeth Contractau yn 2018/19, holwyd beth yw'r amserlen a ganiateir ar gyfer cwblhau'r gwaith.  Mewn ymateb dywedwyd y gellid cymryd cyn hired ag sydd ei angen i gwblhau'r gwaith.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r datganiad llywodraethu blynyddol drafft ar gyfer 2018 -19 a nodi’r cynnydd a wnaed ar y cynllun gweithredu o 2017-18 .

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi’n amgaeedig) ar yr Cynllun Archwilio 2019 Cyngor Sir Ddinbych.

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid (RW) adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) ar Gynllun Archwilio Cyngor Sir Ddinbych 2019 a baratowyd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC). Mae’r adroddiad yn egluro’r rhaglen waith sydd wedi’i chynllunio ar gyfer rhaglen archwilio perfformiad a rhaglen archwilio ariannol SAC. Mae’r adroddiad hefyd yn ymdrin â materion fel y ffi ar gyfer y gwaith, manylion o safbwynt y tîm archwilio a’r amserlen ar gyfer y gwaith.

Rhoddodd cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru (ME a GB) grynodeb o gynnwys Cynllun Archwilio 2019-20 Cyngor Sir Ddinbych a oedd yn cynnwys -

·         Archwiliad cyfrifon

·         Archwiliad perfformiad

·         Ardystio hawliadau a ffurflenni grant.

·         Ffi, tȋm archwilio ac amserlen

·         Datblygiadau i’r waith archwilio yn y dyfodol

Rhoddodd cynrychiolwyr SAC drosolwg i’r pwyllgor o gynnwys yr adroddiad Codwyd y pwyntiau canlynol yn ystod y trafodaethau –

·         Bu newidiadau i’r tȋm archwilio, Derwyn Owen yw’r Cyfarwyddwr Ymgysylltiad a’r arweinydd Ymgysylltiad newydd. Matthew Edwards yw’r Rheolwr Archwilio Ariannol newydd. Newid arall nad oedd wedi’i gynnwys yn yr adroddiad oedd y ffaith y bydd Jeremy Evans yn disodli Sara-Jane-Byrne fel Rheolwr Archwilio Perfformiad yn dilyn ailstrwythuro mewnol.

·         Daeth i’r amlwg bod gan ddau o swyddogion SAC aelodau o'u teulu’n gweithio yn y Cyngor ac yn dilyn asesiad risg ni fyddant yn cael gwneud gwaith archwilio ar adrannau lle mae eu teulu'n gweithio.

·         Codwyd y pwysau ariannol sydd ar y Gwasanaethau Cymdeithasol a bydd adolygiad trylwyr yn cael ei gynnal. Eglurwyd na fyddai'r adolygiad yn edrych ar ansawdd y gwaith a wneir ond ar y pwysau cyllidol. Byddai cyfarfod yn cael ei drefnu gydag uwch reolwyr i drafod y pwysau ariannol ar y Gwasanaethau Cymdeithasol gyda'r nod o ddatblygu briff prosiect. Awgrymwyd y gellid rhoi diweddariad llafar i Lywodraethu Corfforaethol yn ddiweddarach.

·         Holwyd ynghylch Ailgylchu Bwrdeistrefol ac a fyddai’r adolygiad yn cymryd i ystyriaeth y newidiadau i gasgliadau gwastraff gan y Cyngor. Eglurwyd y byddai SAC yn edrych ar drefniadau gwastraff a sut y mae’r Cyngor y ymgysylltu â chymunedau mewn perthynas ag ailgylchu a hefyd a yw Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol yn cael ei hystyried fel rhan o'r gwaith.

Cymeradwyodd y Pwyllgor gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru am yr adroddiad. 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad.

I dderbyn adroddiad gan Rheolwr Y Tîm Cynllunio Strategol (copi’n amgaeedig) ar y defnydd o ddata gan Cyngor Sir Ddinbych.

Cyflwynodd Rheolwr y Tȋm Cynllunio Strategol (RhTCS) adroddiad SAC (a ddosbarthwyd eisoes) ar y Defnydd o Ddata yng Nghyngor Sir Ddinbych. Bu adolygiad o’r defnydd o ddata yn genedlaethol ac roedd yr adroddiad yn canolbwyntio ar y defnydd o ddata yn Sir Ddinbych.

Rhoddwyd sicrwydd i’r pwyllgor bod llawer o’r materion allweddol cysylltiedig â’r defnydd o ddata yn faterion cyffredin i lawer o siroedd ar draws Cymru. Y materion perthnasol a amlygwyd yn Sir Ddinbych oedd – Gweledigaeth, Arweinyddiaeth a Diwylliant, Diogelu Data, Sgiliau a Gallu, a phenderfyniadau seiliedig ar dystiolaeth.

Cynhaliwyd archwiliad data a oedd yn amlygu ymhle yr oedd data'n cael ei storio. Roedd y Cyngor wedi cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 2018 a oedd yn gofyn bod data’n cael ei gadw’n ddiogel a’i fonitro.  Roedd protocolau rhannu data wedi’u sefydlu ac roedd 97% o staff y Cyngor wedi cwblhau’r hyfforddiant GDPR gorfodol.

Trafodwyd y materion canlynol mewn mwy o fanylder:

·         Amlygwyd cyfathrebu rhwng Adrannau a rhannu data fel materion sy’n peri pryder. Holwyd pam na all rhai adrannau rannu gwybodaeth ymysg ei gilydd, ac a ganiateir rhannu data gyda thrydydd bartïon. Dywedwyd y caniateir rhannu gwybodaeth os caiff y broses gywir ei dilyn, mae hyn hefyd yn berthnasol i drydydd partion.

·         Holwyd a yw’r hyfforddiant GDPR ar gael i aelodau etholedig a lleyg, nid oedd yn glir a yw’r hyfforddiant ar gael i aelodau a bydd y SPTM yn dosbarthu gwybodaeth am hyn.

·         Dywedwyd eto bod rhannu data gyda chyrff allanol yn destun pryder, yn enwedig yng ngoleuni'r cynnydd diweddar mewn troseddau seiber. Gofynnwyd a all Sir Ddinbych sicrhau y cedwir data'n ddiogel wrth ei rannu. Mae’r Cyngor yn cymryd diogelu data o ddifri gyda’r adran TG wedi sefydlu llawer o fesurau diogelu, a bydd gwybodaeth sy’n cael ei throsglwyddo hefyd yn cael ei diogelu.

·         Atgoffwyd yr aelodau bod data’n cael ei gasglu am reswm, ac y byddai’r rhai hynny y cesglir eu data’n cael gwybod beth yw’r rheswm hwnnw, ac yn cael gwybod hefyd a fydd y data’n cael ei rannu.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd eisoes) i’w hystyried.

Craffodd y pwyllgor ar y RhGD ac ystyriwyd a ellid gohirio unrhyw eitemau er mwyn ysgafnhau baich rhaglen drom cyfarfod mis Mehefin. Ni chafodd unrhyw eitemau eu gohirio. Dywedwyd y byddai'r 'Her Gwasanaeth - Adroddiad Gwasanaeth' a'r 'Crynodeb o'r Model Darparu Amgen' yn trafod yr un materion ac felly y gellid dileu’r Model Darparu Amgen o’r RhGD.

O safbwynt Hyfforddiant ar gyfer aelodau, gofynnwyd a allai aelodau fynychu sesiwn friffio cyn cyfarfodydd lle byddai materion arwyddocaol yn cael eu trafod. Cytunodd yr aelodau y byddai sesiynau briffo cyn cyfarfodydd yn fanteisiol ac yn ddefnydd da o amser swyddogion ac aelodau.

Awgrymwyd y gellid craffu ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol er mwyn gweld pa eitemau fyddai’n manteisio o fynd gerbron yr aelodau mewn sesiwn friffio cyn cyfarfod. Ym mis Gorffennaf roedd adroddiad trysorlys a phennwyd na fyddai hyfforddiant yn angenrheidiol hyd nes y bydd yr adroddiad llawn yn dod yn ôl i’r pwyllgor ym mis Tachwedd. Pennwyd y byddai’r adroddiad diogelu sydd i fod i’w drafod ym mis Gorffennaf yn briodol ar gyfer sesiwn friffio.

Dywedodd yr aelodau bod hyfforddiant yn cael ei gynnal yn rheolaidd ar gyfer aelodau etholedig ond roedd lle i gredu y byddai hyfforddiant ychwanegol yn fanteisiol i aelodau Llywodraethu Corfforaethol. Pennwyd hefyd y byddai sesiwn rheoli rhaglen yn fanteisiol i aelodau. (GW i siarad a’r Rheolwr Democrataidd i drefnu dyddiadau hyfforddi).

Codwyd enw’r pwyllgor a phan nad oed agwedd archwilio’r cyfarfod wedi’i gynnwys yn yr enw. Dywedwyd y gallai’r Cyngor newid enw’r pwyllgor ac mewn papur gwyn awgrymwyd y gellid galw’r Pwyllgor yn Bwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio. Gallai’r pwyllgor wneud cais am newid enw yn ei adroddiad blynyddol i'r Cyngor.

05 Mehefin -

·         Byddai penodiad cadeirydd ac is-gadeirydd yn cael ei ychwanegu oherwydd bod y cyfarfod yn cael ei gynnal yn y flwyddyn fwrdeistrefol nesaf.

Eitemau i ddod -

·         Gellid trafod ysgolion gydag anawsterau ariannol yn yr hydref

·         Byddai’r defnydd o’r gronfa gyfalaf wrth gefn hefyd yn cael ei gynnwys yn y rhaglen gwaith i’r dyfodol yn yr hydref

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.