Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb oddi wrth y Cynghorydd Mabon ap Gwynfor.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim materion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 23 Ionawr 2019 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 23 Ionawr 2019.

O ran cywirdeb –

·         Dywedodd y Cynghorydd Martyn Holland a Aelod Lleyg Paul Whitham ei fod wedi cyflwyno ei ymddiheuriadau ar gyfer y cyfarfod diwethaf oherwydd tywydd garw.

Materion yn Codi -

·         Tynnwyd sylw at y cylch gorchwyl a p’un ai fyddai’r cylch gorchwyl diwygiedig yn cael ei ddosbarthu. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyfreithiol wrth y pwyllgor bod y cylch gorchwyl diwygiedig yn cael ei ddosbarthu i’r aelodau.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 23 Ionawr 2019 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o safbwynt darparu’r gwasanaeth, sicrwydd darparu, adolygiadau wedi eu cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth gyflawni gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth ar y gwaith a wnaed gan Archwilio Mewnol ers y cyfarfod pwyllgor diwethaf. Roedd yn caniatáu’r pwyllgor i fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â rhoi crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiadau i’r aelodau a oedd yn cynnig y wybodaeth ddiweddaraf hyd nes diwedd mis Ionawr 2019 ar -

·         Adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar h.y. Parhad Busnes a Chynllunio Rhag Argyfwng

·         Cynnydd gwaith Archwilio Mewnol hyd yma yn 2018-19

·         Cynnydd gyda chamau gweithredu gwelliant yn 2018-19

·         Safonau perfformiad Archwilio Mewnol

·         Diweddariad ar Arweiniad Ymarferol y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth i Bwyllgorau Archwilio

Trafodwyd y materion canlynol yn fanylach –

·         Parhad Busnes a Chynllunio Rhag Argyfwng – ymholwyd os oedd modd cynnwys cynllunio ar gyfer cynhesu byd-eang yn enwedig o ystyried y tannau diweddar oedd wedi bod yn effeithio Sir Ddinbych.

·         Mae digartrefedd sy’n faes gwaith yn y Cynllun Gwarantu Archwiliad Mewnol wedi’i ohirio oherwydd ad-drefnu yn y tîm. Bydd yr archwiliad yn cael ei wneud mewn chwe mis.

·         Cwestiynwyd y penderfyniad i nodi’r Gwarantu Archwiliad Ardystio Grant AHNE fel Amherthnasol. Dyma'r Prif Archwilydd Mewnol yn cadarnhau bod Swyddfa Archwilio Cymru ddim yn archwilio’r grantiau ond yn sicrhau nad oedd camgymeriadau ariannol yn y broses grantiau.

·         Roedd y Gwaith Gwarantu Archwiliad Mewnol yn cael ei weld fel gwaith parhaus. Gofynnodd yr aelodau os oedd modd cwblhau'r gwaith cyn y flwyddyn ariannol newydd. Hysbyswyd y pwyllgor oherwydd ymddiswyddiad yn y tîm bod y llwyth gwaith wedi cynyddu ond y byddai’r gwaith yn cael ei orffen yn y flwyddyn ariannol hon.

·         Awgrymodd aelodau y byddai’n arfer da i wahodd penaethiaid gwasanaeth i gyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn y dyfodol, i egluro pam fod unrhyw gamau gweithredu yn mynd y tu hwnt i'r dyddiad cwblhau gwreiddiol.

·         Llywodraethu mewn ysgolion a monitro; gwasanaethau cyfreithiol yn gweithio gyda Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol mewn ysgolion. Roedd Cytundeb Lefel Gwasanaeth yn ei le gyda rheoli data a oedd wedi cynyddu’r ffigwr o staff mewn ysgolion a oedd wedi cwblhau sesiynau e-ddysgu a hyfforddiant o 53% i 58%. Mae’r dyddiad cau wedi ei ymestyn i fis Tachwedd a'r gobaith y byddai hynny’n cyflawni cwblhad o 100%. Cytunwyd y byddai’r adroddiad yn cael ei gyflwyno i Lywodraethu Corfforaethol ar ôl cwblhau’r gwaith.

·         Cymeradwywyd holiadur Arweiniad Ymarferol y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth, gofynnodd y pwyllgor pam fod y gwerthoedd wedi’u newid drwy gydol yr holiadur. Ymateb y Prif Archwilydd Mewnol oedd bod rhai wedi dechrau'r holiadur a heb ei orffen, byddai modd anfon dadansoddiad o’r holiadur i aelodau.

·         Cytunwyd ar hyfforddiant i aelodau, a byddai’r Prif Archwilydd Mewnol a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn trefnu dyddiadau priodol.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad gyda diweddariad am yr adain archwilio fewnol, a nodi ei gynnwys.

Ystyried adroddiad gan Pennaeth Cyllid (copi’n amgaeedig) rhoi gwybod i'r Aelodau am hynt y gwaith o ddarparu'r gyllideb 2019/2020 a'r broses ar gyfer y blynyddoedd i ddod.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad a Chynllunio Strategol y Broses Cyllideb (wedi’i ddosbarthu’n flaenorol)  i roi golwg cyffredinol o’r broses o osod y gyllideb ar gyfer 2019/20 a pharatoadau ar gyfer cyllideb 2020/21.

Dros y blynyddoedd diwethaf, defnyddiwyd dulliau amrywiol wrth osod y gyllideb, o gyllidebu ar sail sero yn tanseilio'r broses Rhyddid a Hyblygrwydd, i dargedau effeithlonrwydd wedi’u cydraddoli ar draws wasanaethau yn y ddwy flynedd ddiwethaf. Cefnogwyd y ddau ddull gan arbedion ariannu corfforaethol a’r defnydd call o arian parod.

Fodd bynnag, o fewn cyd-destun y gostyngiadau ariannol parhaus, y pwysau o gostau allanol a’r galw cynyddol mewn meysydd allweddol, mae’r broses ar gyfer gosod cyllideb y cyngor ac i benderfynu ar strategaeth ariannol tymor canolig wedi’i diwygio.

Mae’r cynllunio ar gyfer proses 2020/21 eisoes wedi dechrau gyda’r gwaith o  Ailffurfio Bwrdd y Cyngor yn ystyried amserlen amlinellol, yn dilyn cymeradwyo’r gyllideb yn y Cyngor ar 27 Ionawr. Atodwyd yr amserlen i gyfeirio ato yn Atodiad 1.

Mae’r amserlen (atodiad 1) yn debygol o newid, a gwnaed aelodau yn ymwybodol fod y Bwrdd Ymgynghoriad/Ymrwymiad Cyhoeddus wedi cael ei newid o Ebrill/Mai i Fehefin/Gorffennaf.

Codwyd y materion canlynol yn ystod trafodaethau -

·         Soniwyd am yr adroddiadau cyllideb reolaidd a gyflwynir i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Eglurwyd y byddai adroddiad yn cael ei lunio rhywdro yn yr hydref.

·         Amlygwyd yr ymgynghoriad cyhoeddus fel bod yn ddull da i’r cyhoedd wybod lle mae’r arian yn cael ei wario ond hefyd i fesur yr hyn y mae’r cyhoedd yn ei werthfawrogi.

·         Cwestiynwyd aelodaeth Ailffurfio Bwrdd y Cyngor. Yr aelodaeth oedd y Tîm Gweithredol Corfforaethol, Rheolwr Gwasanaethau AD, pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata, Arweinydd y Cyngor ac Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad a Chynllunio Strategol.

·         Aseswyd lobio gan lywodraeth lleol Cymru ar sail achos i achos.

·         Mae hyblygrwydd y broses gyllideb yn sicrhau fod penderfyniadau ar gyfer torri cyllidebau ond yn cael eu gwneud pan fydd y gyllideb derfynol yn hysbys.

·         Ailadroddwyd fod 75% o’r gyllideb net wedi'i gasglu o Lywodraeth Cymru ac oddeutu 25% yn cael ei gasglu o Dreth y Cyngor.

PENDERFYNWYD – bod  

      i.        Y pwyllgor yn nodi a chefnogi’r broses gyllideb ar gyfer 2019/20.

    ii.        Y pwyllgor yn annog yr holl aelodau i fynychu gweithdai cyllideb.

   iii.        Y pwyllgor yn derbyn adroddiad pellach yn yr hydref.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi’n amgaeedig) sy'n rhoi crynodeb o ganlyniadau allweddol gwaith ardystio SAC ar grantiau a dychweliadau 2017/18 y Cyngor.

Cyflwynodd y Prif Gyfrifydd yr adroddiad Ardystio Grantiau a Ffurflenni 2017-18 Cyngor Sir Ddinbych (wedi’i ddosbarthu’n flaenorol) sydd yn nodi crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni’r Cyngor yn 2017/18.

Mae Cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru wedi egluro fod gan CSDd drefniadau da yn eu lle i gynhyrchu a chyflwyno ceisiadau grant 2017/18, ac wedi cytuno ar ddau argymhelliad yn berthnasol i’r hawl Budd-Dal Tai, crëwyd camau gweithredu a swyddogion perthnasol yn eu lle i fynd i’r afael â’r achosion, roedd yr achosion wedi’u riportio yn gymharol fychan.

Yr unig hawl oedd angen cymhwyster oedd y ffurflen Cymhorthdal Budd-Dal Tai. Hysbyswyd aelodau bod achos newydd a riportiwyd am y tro cyntaf yn ystod 2017-18 yn gamgymeriad yng nghyfrifiad enillion hawlydd oedd yn golygu gordaliad mewn budd-dal tai.

Codwyd y materion canlynol yn ystod trafodaethau -

·         Cwestiynwyd y gordaliad o fudd-dal tai, roedd camgymeriad wedi bod yng nghyfrifiad enillion hawlydd oedd yn golygu gordaliad mewn budd-dal tai, ac roedd y camgymeriad yn un dynol ac ni fyddai’n digwydd eto.

·         Cwestiynwyd y grantiau wedi'u harchwilio, cadarnhaodd Cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru mai’r grantiau wedi'u harchwilio oedd y grantiau rheolaidd yr oedd CSDd yn ei dderbyn.

Mae'r Pwyllgor wedi cymeradwyo Cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru a swyddogion cyllid y Cyngor ar gyfer yr adroddiad.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) yn cyflwyno’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol arfaethedig ar gyfer 2019-20 i adlewyrchu cylch gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a Chanllawiau Ymarferol Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) ar gyfer Pwyllgorau Archwilio.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad ar Raglen Gwaith i’r Dyfodol ar gyfer 2019-20 (wedi’i ddosbarthu’n flaenorol) sy’n cyflwyno’r rhaglen gwaith i’r dyfodol ar gyfer 2019-20 i adlewyrchu cylch gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a Chanllawiau Ymarferol Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) ar gyfer Pwyllgorau Archwilio.

Amlygwyd y blaenraglen gan fod rhai cyfarfodydd gyda rhaglenni llawn tra bo cyfarfodydd eraill heb ddigon o eitemau i lenwi rhaglenni. Awgrymwyd uno cyfarfodydd ynghyd fel bod gan bob rhaglen gyfanswm digonol o eitemau arnynt.

Dywedodd gynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru wrth y pwyllgor y gellir cyflwyno 3 o adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru i’r Llywodraethu Corfforaethol un ai ym Mehefin neu Orffennaf.

Codwyd y materion canlynol yn ystod trafodaethau -

·         Aelodau ddim yn gwneud llai o gyfarfodydd. Awgrymwyd y posibilrwydd o ailddosbarthu eitemau nad oedd eu hangen ar gyfnod penodol o'r flwyddyn. Byddai hyn yn sicrhau fod gan raglenni cyfarfodydd gyfanswm digonol o eitemau arnynt.

·         Cadarnhawyd bod modd symud adroddiadau SAC o gwmpas i gyd-fynd â’r rhaglen gwaith i'r dyfodol yn dibynnu ar lymder yr adroddiadau.

·         Mae cynllun y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol arfaethedig yn tynnu sylw at bob agwedd o gylch gorchwyl y pwyllgor a chymeradwywyd yr eitemau arfaethedig ar y rhaglen.

·         Eglurwyd bod yr adroddiad Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio a gafodd ei ohirio yn gallu cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor fel adroddiad gwybodaeth.

·         Adroddiadau gwybodaeth wedi’u diystyru fel awgrym. Roedd hynny o ganlyniad i’r Pwyllgor yn credu y byddai o fudd i'w swyddogion fynychu gydag adroddiadau i ymateb i unrhyw ymholiadau gan y pwyllgor.

Cytunwyd y byddai’r Cadeirydd, Is Gadeirydd, Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol, Prif Archwilydd Mewnol a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn gallu cyfarfod i drafod y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

PENDERFYNWYD – yn dilyn trafodaeth i gymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) Mae’r adroddiad hwn yn cyflwyno Siarter a Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20 i'r Pwyllgor.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi Siarter Archwiliad Mewnol a Strategaeth ar gyfer 2019-20 i'r Pwyllgor.

Mae'r Siarter yn diffinio diben, awdurdod a chyfrifoldeb Archwilio Mewnol yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Mae'r Strategaeth yn darparu manylion y prosiectau Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer y flwyddyn a fydd yn caniatáu i'r Prif Archwilydd Mewnol ddarparu 'barn' ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith lywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn.

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn arwain y pwyllgor drwy’r adroddiad gan dynnu sylw at feysydd allweddol o fewn yr adroddiad -

·         Roedd gan y gwasanaeth le gwag gan obeithio y byddai'n cael ei lenwi yn fuan.

·         Mae’r cynllun archwilio lefel uchel yn tynnu sylw at faint o sylw y mae pob gwasanaeth yn ei dderbyn, a gellir newid hynny.

·         Gwaith gwrth-dwyll yn cael ei wneud drwy ddefnyddio’r Cod Ymarfer ar reoli'r risg o dwyll a llygru (Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth). Ardaloedd dynodedig o dwyll yn genedlaethol yn cynnwys: Budd-Dal Tai, Treth y Cyngor, Tai a Thenantiaeth, Caffael, Yswiriant, Manteisio ar Bobl, Bathodynnau Glas a Thaliadau Uniongyrchol (Gofal Cymdeithasol).

·         Y cynllun ar gyfer blaenoriaethau Archwilio Arfaethedig ar gyfer 2019/20 ac wedi ei ddatblygu i gefnogi Blaenoriaethau Corfforaethol a risgiau strategol. Roedd y cynllun yn hyblyg rhag ofn bod risgiau yn cael eu tynnu’n ôl neu’n ymddangos a bod angen gwneud newidiadau.

·         Monitro perfformiad Archwilio Mewnol yn parhau i fod yn heriol.

Newidiadau i’r Siarter Archwilio Mewnol wedi’u hamlinellu -

·         Yn unol â Safonau Archwilio Mewnol Y Sector Cyhoeddus, byddai’r Prif Archwilydd Mewnol yn cynghori uwch reolwyr a’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol o unrhyw newidiadau i adnoddau yr oedd yn debygol o effeithio'r gwaith o gwblhau gwaith archwilio mewnol wedi'i gynllunio a fyddai o bosib yn cael effaith ar y gallu i ddarparu sicrwydd hanfodol.

Codwyd y materion canlynol yn ystod trafodaethau -

·         Y blaenoriaethau Archwilio Arfaethedig ar gyfer 2019-20, cymeradwywyd bod prosiectau newydd yn cael eu hadolygu.

·         Yr asesiad o sicrwydd isel gydag adrannau penodol, a p’un ai fod crynodeb neu ddadansoddiad ar gyfer y sicrwydd isel y gellir eu hadolygu. Ychwanegwyd fod rhai gwasanaethau yn gofyn am adolygiad archwilio, oedd yn tynnu sylw at y berthynas dda rhwng gwasanaethau ac archwiliad mewnol.

·         Codwyd pryderon gyda thwyll tenantiaeth Tai a bathodynnau glas a’r diffyg holiaduron meddygol, a pha waith oedd yn cael ei wneud yn Sir Ddinbych; a p’un ai fod archwiliad mewnol yn gallu gwneud rhywbeth am y mater.  Roedd twyll yn y cynllun archwiliad newydd, byddai cronfa ddata Menter Twyll Cenedlaethol (NFI) yn cael ei ddefnyddio i gael data sy’n cyfateb ar gyfer meysydd o bryder gyda thwyll tenantiaeth tai; byddai bathodynnau glas yn cael eu hasesu hefyd yn defnyddio’r gronfa ddata NFI.

PENDERFYNWYD - bod y pwyllgor yn cymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol a’r Strategaeth Archwilio Mewnol 2019-20.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd eisoes) i’w hystyried.

Yn dilyn y drafodaeth ar eitem rhif 8 ar y rhaglen trafodwyd y cynnig arfaethedig i uno cyfarfodydd Ebrill a Mehefin.

Ebrill -

·         Cytunwyd i Ddiweddariad Archwiliad Mewnol (diweddariad Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth) i gael ei dynnu o’r rhaglen.

·         Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19 – (Prif Archwilydd Mewnol) i cael eu cynnwys.

Mehefin -

·         Crynodeb o’r Model Cyflenwi Arall (Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio) i cael eu cynnwys.

·         Achosion yn dod trwy her y gwasanaeth – (Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio) i cael eu cynnwys.

Gorffennaf -

·         Adroddiad Diogelu i cael eu cynnwys.

Tach -

·         Rheoli Gwybodaeth mewn Ysgolion -(Prif Archwilydd Mewnol)

·         Diweddariad ar y Gyllideb (Pennaeth Cyllid) - i cael eu cynnwys.

·         Cynllun cyfalaf Ariannol (Pennaeth Cyllid) - i cael eu cynnwys

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:05