Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Tony Flynn

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y cynrychiolwyr o Swyddfa Archwilio Cymru, Anthony Veale a Gwilym Bury.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Datganodd y Cynghorwyr Martyn Holland, Barry Mellor, Mabon ap Gwynfor a Julian Thompson-Hill gysylltiad personol ag eitem 6 ar y rhaglen gan eu bod yn Llywodraethwyr ysgol.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 29 Tachwedd 2017 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 29 Tachwedd 2017.

Materion yn codi -

Cofnodion Eitem 4 - Gofynnodd yr Aelod Lleyg, Paul Witham, am eglurhad o’r diffiniad o Arian at Raid ac i hyn gael ei gylchredeg i aelodau. Ymddiheurodd Bennaeth Gwasanaethau’r Gyfraith, AD a Democrataidd am yr oedi a chadarnhaodd y byddai’n ymchwilio i’r diffiniad ac yn ei gylchredeg i aelodau o’r pwyllgor. 

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) sy'n rhoi diweddariad i’r aelodau ar gynnydd gweithredu'r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â’r adroddiad Rheoli Fflyd Corfforaethol ym mis Hydref 2015.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad Diweddaru Rheoli’r Fflyd Gorfforaethol (a ddosbarthwyd yn flaenorol), i roi gwybodaeth am gynnydd y cynllun gweithredu a oedd yn dod gyda’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli’r Fflyd Gorfforaethol yn Hydref 2015.

Mae'r cynllun gweithredu dilynol i’r Archwiliad Mewnol, a geir yn Atodiad 1, yn dangos bod cynnydd da wedi ei wneud wrth weithredu ar y materion a’r risgiau a nodwyd yn yr Archwiliad Mewnol. O’r 13 mater a godwyd yn ystod yr archwiliad gwreiddiol yn 2015, mae 12 bellach wedi eu datrys yn llwyddiannus, gan gynnwys datblygu polisi cludiant newydd, monitro cyflenwadau tanwydd a gwelliannau i wiriadau Iechyd a Diogelwch gyrwyr. Mae gwaith yn parhau o ran yr un mater sy’n weddill. Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn hyderus y byddai’r mater yn cael ei ddatrys.

Fe wnaeth Pennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol adleisio barn y Prif Archwilydd Mewnol a chadarnhaodd bod gwaith ar y trywydd cywir i ddatrys y mater terfynol a godwyd.

Codwyd y materion canlynol wrth drafod –

·         Gyrwyr gyda thrwyddedau gyrru glân - Cadarnhaodd y Rheolwr Fflyd fod defnyddwyr cerbydau fflyd yn cael gwiriad ar eu trwyddedau.  Mae gweithwyr yn llenwi datganiad i roi gwybod i reolwyr o unrhyw newidiadau i drwyddedau gyrru'n syth. Rhoddodd y Rheolwr Fflyd wybod i aelodau o’r ddyletswydd gofal ac roedd rheoli risg yn flaenoriaeth.

·         Holodd Aelodau pryd y cynigiwyd datrys y mater terfynol - Dywedodd y Rheolwr Fflyd ei fod yn disgwyl y byddai'r mater terfynol yn cael ei ddatrys erbyn Hydref 2018. 

·         Cadarnhaodd y Rheolwr Fflyd fod pob Cerbyd Fflyd Sir Ddinbych wedi’u gosod gyda blychau duon. Mae gwybodaeth yn cael ei chasglu a’i defnyddio i weithredu unrhyw newidiadau gofynnol.

·         Holodd Aelodau ynghylch effeithlonrwydd tanwydd – Rhoddodd y Rheolwr Fflyd wybod i aelodau nad oedd unrhyw gynigion wedi’u cyflwyno ar hyn o bryd i newid tanwydd mewn cerbydau fflyd.  Mae tîm gwasanaethau fflyd yn asesu ffynonellau o danwydd amgen fel cerbydau trydan. Ar hyn o bryd, nododd y Rheolwr Fflyd nad yw’r isadeiledd yn cefnogi’r defnydd o gerbydau trydan.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol fod y cyngor ar hyn o bryd yn cyfranogi mewn prosiect wedi’i ariannu gan Lywodraeth Cymru, a fydd yn ein helpu i ddatblygu map ffyrdd i symud at y broses o gael tanwydd cynaliadwy yn ein fflyd. 

Diolchodd y Cadeirydd a chanmolodd y Gwasanaethau Fflyd ac Archwilio Mewnol am y gwaith caled a oedd ynghlwm wrth y gwaith o fynd i'r afael â'r 12 mater a godwyd.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys y diweddariad Rheoli Fflyd.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth sbarduno gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am waith yr Adain Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Aeth y Prif Archwilydd Mewnol drwy'r adroddiadau a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at fis Ionawr 2018 ar:

·         Adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar

·         Adroddiadau Archwilio Mewnol dilynol

·         Cynnydd gwaith Archwilio Mewnol hyd yma yn 2017 - 18

·         Crynodeb o brosiectau nesaf yr Adain Archwilio Mewnol

·         Cynnydd gyda gwaith Gwrth-Dwyll

·         Safonau perfformiad Archwilio Mewnol

Codwyd y materion canlynol wrth drafod –

·         Cadw dogfennau – Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod cadw dogfennau wedi’u trafod yn flaenorol. Rhoddwyd cadarnhad fod trefniadau wedi’u rhoi yn eu lle i wella'r drefn o gadw dogfennau.

·         Cytundebau Setlo - Ionawr 2018 – Gofynnodd aelodau a oedd tueddiadau wedi’u canfod wrth edrych ar nifer o adrannau. Cadarnhaodd SAC bod sampl o geisiadau setlo wedi’u harchwilio. Edrychwyd ar bob cytundeb yn unigol gan eu bod yn aml yn achosion cymhleth. Roedd mwy o achosion yn yr adrannau lle'r oedd mwy o staff.

·         Cynnydd gyda Gwaith Gwrth Dwyll - Dywedodd yr Archwilydd Mewnol fod y canlyniad o’r atgyfeiriadau twyll a ymchwiliwyd yn gadarnhaol. Cafodd nifer fach o atgyfeiriadau eu hymchwilio’n drylwyr. Roedd rheolaethau llym yn eu lle i leihau nifer yr achosion twyll gyda’r holl gofnodion yn cael eu cofnodi a’u monitro’r rheolaidd. Ailadroddodd y Swyddog Monitro dryloywder cadarnhaol yr adroddiad Archwilio a nodwyd nad oedd unrhyw ddatganiadau o bryder wedi’u gwneud drwy’r polisi rhannu pryderon.

Roedd y Cadeirydd hefyd yn hapus i weld bod Iechyd a Diogelwch mewn Ysgolion wedi’u cynnwys yn y prosiectau ar y gweill ac fe wnaethant groesawu’r Adroddiad Archwilio Mewnol.

Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod ymchwiliad wedi digwydd i ddefnyddio system newydd o’r enw VERTO i olrhain a chofnodi adroddiadau Archwilio. Rhagwelwyd y byddai’r system newydd yn helpu i leihau nifer y diwrnodau archwilio a dreuliwyd yn olrhain camau gweithredu y cytunwyd arnynt, a thynnu sylw at unrhyw faterion sy’n weddill gydag uwch reolwyr. Bydd adroddiadau diweddaru’n cael eu cynhyrchu a’u cyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. 

Diolchodd y Cadeirydd i swyddogion ac Archwilio Mewnol am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad a nodi’r cynnwys.

Ar y pwynt hwn (14.05 p.m.) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 14.15 p.m.

Derbyn diweddariad ar lafar, gan Reolwr y Gwasanaeth Cyfreithiol a Rheolwr y Tîm Gwybodaeth Busnes ar y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Cafodd cyflwyniad ar Reoliadau Diogelu Data Cyffredinol ei roi gan y Rheolwr Tîm Gwybodaeth Busnes.  Drwy’r cyflwyniad PowerPoint, rhoddodd y Rheolwr Tîm Gwybodaeth Busnes amlinelliad o’r gwaith a oedd wedi’i wneud cyn cyflwyno’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol ym Mai 2018.   

Cafodd Aelodau wybod am y newidiadau sylfaenol a oedd yn cynnwys-

·         Diffiniad ehangach o ddata personol

·         Dirwyon mwy

·         Hysbysiad gorfodol o doriadau amod difrifol o fewn 72 awr

·         Swyddog Diogelu Data Gorfodol

·         Asesiad Effaith Diogelu Data Gorfodol ar gyfer gweithgareddau risg uchel

·         Mwy o ffocws ar ddangos cydymffurfiad

·         Contractau sy’n gyfreithiol rwymol gyda diogelu data.

Rhoddodd  y Rheolwr Tîm Gwybodaeth Busnes wybod i’r pwyllgor fod Grŵp Llywodraethu Gwybodaeth Cyngor Sir Ddinbych wedi’i sefydlu i gefnogi a monitro cydymffurfiad a sicrhau bod yr holl newidiadau wedi'u rheoli'n effeithiol.  Byddai sawl polisi’n cael eu hadolygu a’u diweddaru i adlewyrchu’r newidiadau a byddai staff yn cael hyfforddiant.

Yn ystod y drafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol -

·         Ceisiadau Unigolion am Wybodaeth – cadarnhaodd y Rheolwr Tîm Gwybodaeth Busnes petai cais am wybodaeth yn mynd y tu hwnt i’r dyddiad cau, byddai’r Swyddog Comisiwn Gwybodaeth yn ymgynghori am y rheswm dros yr oedi a gallai roi dirwy.

·         IPAD Aelodau – dal data – Eglurodd y Swyddog Monitro fod Cynghorwyr yn rheolwyr data, roedd hyfforddiant yn cael ei roi i reolwyr data os oedd angen i ddiweddaru gwybodaeth am storio data. 

·         Mae templedi’n cael eu ceisio i’w mabwysiadu yn Sir Ddinbych i roi sicrwydd a hyder.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad diweddaru ar Reoliadau Diogelu Data Cyffredinol.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi'n amgaeedig) ar Reoli Trysorlys.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid yr Adroddiad Datganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys (DSRhT) (atodiad 1 - a rannwyd eisoes) a oedd yn dangos sut fyddai'r Cyngor yn rheoli ei fuddsoddiadau a'i fenthyciadau ar gyfer y flwyddyn nesaf, ac yn gosod y polisïau y mae gweithgarwch Rheoli Trysorlys yn gweithredu o’u mewn. Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu effaith debygol y Cynllun Cyfalaf ar y strategaeth hon ac ar y Dangosyddion Darbodus. Roedd yr Adroddiad Diweddaru Rheoli Trysorlys (atodiad 2) yn rhoi manylion am weithgarwch Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2017/18.

Roedd Cod Ymarfer y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar Reoli Trysorlys yn gofyn bod y Cyngor yn cymeradwyo'r DSRhT a'r Dangosyddion Darbodus yn flynyddol. Roedd rhaid i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol adolygu'r adroddiad cyn ei gymeradwyo yn y Cyngor ym mis Chwefror 2018.

Yn ystod y drafodaeth, nodwyd y pwyntiau canlynol:-

·         Roedd 2 gategori o gleientiaid gan Reolyddion – Cleientiaid Manwerthu a Chleientiaid Proffesiynol. Roedd hanfod yr adborth a roddwyd yn ddarostyngedig i'r lefel o gydbwysedd buddsoddi.

·         Bod y Cyngor yn rhoi arian o’r neilltu bob blwyddyn i dalu dyledion yn ôl – Darpariaeth Refeniw Isafswm (DRI). Bod y Polisi DRI yn cael ei adolygu’n flynyddol.

·         Bod y gymhareb cronfa cyfalaf wedi’i leihau oherwydd y cyfraddau benthyg isel. Rhoddodd y Pennaeth Cyllid wybod i’r aelodau y byddai hyn yn newid yn unol â chynnydd mewn cyfraddau.

·         Arhoswyd am adolygiad archwilio terfynol. Roedd disgwyl i’w gyhoeddi yn hwyrach yn y flwyddyn.

·         Cadarnhawyd byddai'r Adroddiad Rheoli Trysorlys yn cael ei gyflwyno yn y Cyngor llawn ym mis Chwefror 2018.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi'r Datganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2018/19 a’r Dangosyddion Darbodus 2019/20 i 2020/21. Mae’r Pwyllgor yn nodi Adroddiad Diweddaru Rheoli Trysorlys 2016/17, a chadarnhau ei fod wedi cael ei ddarllen, ei ddeall, ac wedi meddwl am Asesiad o Effaith ar Les yn rhan o'i ystyriaeth.

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi wedi'i amgáu) yn diweddaru aelodau ar y cynnydd o ran y broses statudol o gau'r cyfrifon yn gynnar. 

Cyflwynodd y Prif Gyfrifydd adroddiad (a rannwyd eisoes) a oedd yn darparu crynodeb o'r gwaith sy'n rhan o'r proses cau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol, ac i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am y cynnydd a wnaed tuag at y proses statudol o gau’r cyfrifon yn gynnar. Roedd yr adroddiad yn amlygu newid a gytunwyd arno yn y modd mae'r Cyngor yn ymdrin â chamgymeriadau ansylweddol sy'n cael eu nodi yn ystod yr archwiliad a fydd yn effeithio ar adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. 

Byddai cyhoeddi’r adroddiad yn gynt yn cynyddu atebolrwydd awdurdodau a defnyddioldeb y cyfrifon i breswylwyr lleol oherwydd y byddai’r adroddiad datganiad cyfrifon ar gael yn fwy amserol.

Roedd Cyngor Sir Ddinbych a SAC wedi cytuno na fydd y Datganiad Cyfrifon drafft yn cael ei newid i gywiro camddatganiadau ansylweddol. Amlygodd y Prif Gyfrifydd y pwyntiau canlynol:-

·         Nad oedd barn gyffredinol yr archwiliad wedi cael ei heffeithio

·         Byddai SAC yn dal i adrodd camddatganiadau heb eu cywiro i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

Byddai cwblhau set newydd o gyfrifon yn parhau i fod yn flaenoriaeth gan y Cyngor a SAC.   

Yn ystod y drafodaeth, nodwyd y pwyntiau canlynol:-

·         Roedd y geiriad a ddefnyddiwyd yn yr adroddiad cyfrifon yn hynod bwysig.

·         Byddai cofrestr asedau yn dal i gael ei gynnwys yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi,

      I.        y cynnydd a wnaed at gyflawni'r dyddiadau cau cynnar fel y gofynnodd Llywodraeth Cymru,

    II.        y newid yn y modd mae'r Cyngor yn ymdrin â chamgymeriadau ansylweddol a nodwyd yn ystod yr archwiliad a'u heffaith ar yr adroddiad SAC terfynol.

Derbyn gwybodaeth ar gyfer Llythyr Archwilio Blynyddol Cyngor Sir Ddinbych 2016 – 17, gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi wedi’i amgáu).

Rhoddodd SAC lythyr gwybodaeth i’r Aelodau (a rannwyd eisoes) yn rhoi manylion y llythyr Archwiliad Blynyddol 2016-2017 ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych.

PENDERFYNWYD bod y pwyllgor yn derbyn ac yn nodi cynnwys llythyr SAC.

Adroddiad gwybodaeth gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi ynghlwm) sy’n dangos rhaglen waith arfaethedig i archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer archwilio ariannol ac archwilio perfformiad.

Rhoddodd SAC adroddiad gwybodaeth i Aelodau (a rannwyd eisoes) yn rhoi manylion am y rhaglen waith awgrymedig. Roedd yr adroddiad yn tynnu sylw at adroddiadau awgrymedig SAC am waith archwilio sy’n gysylltiedig â chyllid a pherfformiad.

PENDERFYNWYD bod y pwyllgor yn derbyn ac yn nodi cynnwys adroddiad SAC.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a rannwyd eisoes) i’w ystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor y Rhaglen Waith i'r Dyfodol Llywodraethu Corfforaethol yn ddarostyngedig i'r newidiadau canlynol:-

07 Mawrth 2018 -

·          

25 Ebrill 2018 -

·         Cydymffurfiad â pholisi Rheoli Risgiau Cyngor Sir Ddinbych

11 Gorffennaf 2018 -

·         Rheoli Trysorlys

·         Diweddaru'r adroddiad Cyfansoddiad

PENDERFYNWYD, yn amodol ar y sylwadau uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo'r Rhaglen Waith i’r Dyfodol.