Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Tony Flynn gysylltiad personol ag eitem rhif 5 ar y rhaglen – Diweddariad Archwilio Mewnol – gan ei fod yn landlord eiddo yn Sir Ddinbych.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 26 Medi 2018 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 26 Medi 2018.

Eitem 5 ar y rhaglen – Adroddiad Iechyd a Diogelwch Blynyddol – Cadarnhad bod llythyr wedi’i anfon at ysgolion yn tynnu sylw at y pwysigrwydd o roi gwybod am ddigwyddiadau. Hyd yn hyn, rhoddwyd gwybod nad oedd unrhyw ymateb wedi dod i law. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi’i argymell fel eitem ar raglen y ‘cyfarfod Ffederasiwn Penaethiaid’ nesaf. Anogodd y Cadeirydd yr aelodau a oedd yn llywodraethwyr ysgol i fonitro a phwysleisio ei bwysigrwydd.

Eitem 8 ar y rhaglen – Diweddariad Proses y Gyllideb – Roedd Sesiwn Briffio’r Gyllideb wedi’i chynnal yn Nhachwedd 2018.

Eitem 9 ar y rhaglen – Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru – Ceisiodd Aelodau’r canlyniad yn dilyn yr adroddiad ‘Adolygiad Safbwynt Defnyddwyr Gwasanaeth' a gyflwynwyd i'r grŵp Pwyllgor Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod yr adroddiad wedi’i gyflwyno yn y grŵp Pwyllgor Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion. Penderfynwyd bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i Graffu Perfformiad ym Mawrth 2019, er mwyn cael trafodaeth.

Eitem 10 ar y rhaglen – Diweddariad Archwilio Mewnol – Cadarnhawyd yr ymwelwyd â phob ysgol gyda thystysgrifau cronfa ysgol wirfoddol a oedd yn weddill. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai diweddariad ar gael yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 26 Medi 2018  fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) sy’n darparu gwybodaeth i’r Pwyllgor er mwyn ei alluogi i gyfrannu at asesiad ansawdd allanol archwilio mewnol sydd yn digwydd o leiaf unwaith bob pum mlynedd er mwyn bodloni ei Gylch Gorchwyl a derbyn sicrwydd fod yr adain archwilio mewnol yn cydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr Adroddiad Asesiad Allanol o’r Adain Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd yn flaenorol).  Tywyswyd yr aelodau drwy’r adroddiad gan yr Aelod Arweiniol. Eglurwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi cyflwyno gofyniad am asesiad allanol o wasanaethau archwilio mewnol o leiaf unwaith bob pum mlynedd gan adolygydd annibynnol cymwys. Roedd yr asesiad wedi’i gynnal gan Reolwr Archwilio Cyngor Gwynedd ac roedd yn amgaeedig i’r adroddiad (roedd Atodiad 1 wedi’i ddosbarthu eisoes).  

Roedd yr Aelod Arweiniol yn fodlon bod gwasanaeth Archwilio Mewnol Sir Ddinbych wedi dangos gwaith i safon uchel, a byddai’r canfyddiadau yn yr adroddiad yn cael eu hunioni.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei bod yn hapus gyda chanlyniad yr adroddiad ac roedd gwaith ar y pwyntiau gweithredu wedi dechrau.

Yn ystod y ddadl, trafodwyd y pwyntiau canlynol mewn mwy o fanylder -

·          Mae cynllun archwilio hyblyg yn sicrhau bod archwiliadau gyda’r flaenoriaeth uchaf yn cael eu hadolygu. Er nad yw hyn yn cydymffurfio â PSIAS, roedd y dull wedi’i fabwysiadu gan awdurdodau a sefydliadau eraill, ac yn ddull archwilio cydnabyddedig i sicrhau bod adnoddau archwilio’n cael eu targedu lle mae’r angen mwyaf.

·         Byddai monitro’r cynllun gweithredu a gynigiwyd yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor fel rhan o’r Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol yn 2019.

Llongyfarchwyd y tîm Archwilio gan Aelodau, am eu gwaith o safon uchel.

PENDERFYNWYD

·         bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad, yn nodi ei gynnwys ac yn monitro’r gweithrediad o’r camau gweithredu i roi sylw i’r argymhellion yn ystod adroddiadau’r dyfodol, a

·         bod ‘Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol' yn cael ei ychwanegu at y rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer Mehefin 2019.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth sbarduno gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am waith yr Adain Archwilio Mewnol ers y cyfarfod diwethaf o’r Pwyllgor. Roedd yn galluogi’r Pwyllgor i fonitro perfformiad a chynnydd yr Adain Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o’i adroddiadau.

Tywysodd y Prif Archwilydd Mewnol yr aelodau drwy'r adroddiadau a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at fis Hydref 2018 am -

·         Adroddiadau archwilio mewnol a gyhoeddwyd yn ddiweddar h.y. Rhenti Tai a Grantiau Cludiant Cymru;

·         Cynnydd gwaith Archwilio Mewnol hyd yma yn 2018-19;

·         Cynnydd ar weithredu camau gweithredu y cytunwyd arnynt o brosiectau sicrwydd;

·         Diweddariad ar berfformiad Archwilio Mewnol yn erbyn safonau wedi’u gosod; a

·         Diweddariad ar gynnydd gydag Arfer Da CIPFA ar gyfer Pwyllgorau Archwilio.

Trafodwyd y materion canlynol yn fanylach –

·         Rhenti Tai – Medi 2018 – Fe wnaeth y Prif Archwilydd Mewnol gadarnhau bod amseriad yr archwiliad wedi bod yn addas yn dilyn gweithredu Credyd Cynhwysol.  Cadarnhad y gellid unioni’r pedair risg/mater cymedrol yn y gwasanaeth.

·         Dywedodd y Cadeirydd y byddai’n ddiddorol monitro ffigurau’r ôl-ddyledion a ddiddymwyd yn dilyn gweithredu Credyd Cynhwysol.

·         Rhoddwyd cadarnhad bod gwaith wedi parhau i adennill ôl-ddyledion. Roedd yr adran Dai’n parhau i fonitro data ôl-ddyledion rhent tai.

·         Canmolwyd swyddogion am eu gwaith a gwblhawyd cyn gweithredu Credyd Cynhwysol, er mwyn ei gyflwyno’n llyfn i’r Sir.

·         Tynnwyd sylw at y ffaith bod 3 risg / mater cymedrol o fewn archwiliad Grantiau Cludiant Cymru – Tachwedd 2018, wedi’u codi hefyd. Clywyd pryderon am ddiffyg cydymffurfio ag amodau’r grant.  Dywedodd Gareth Evans (cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru) nad oedd Llywodraeth Cymru wedi gofyn am wybodaeth am y cynllun monitro ar ôl darparu, roedd y potensial i ofyn am wybodaeth yn gallu cael ei gyflwyno ar unrhyw adeg. Tynnodd y Cadeirydd sylw hefyd at y pwysigrwydd o amodau monitro’n cael eu bodloni mewn perthynas â chyllid grant. Cadarnhawyd bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi bod yn gyfrifol am fonitro’r grantiau a gafwyd. Roedd Gareth Evans wedi datgan ei fod wedi gobeithio cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor ar gyllid grant yn y dyfodol.

·         Roedd diweddariadau i’r Cylch Gorchwyl wedi’u trefnu i gael eu cyflwyno yng nghyfarfod Ionawr o gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. 

Roedd yr aelodau’n falch o dderbyn y diweddariad a’r wybodaeth hyd yma. Byddai gwybodaeth a diweddariadau pellach yn cael eu cyflwyno i aelodau yn ôl y galw.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Prif Archwilydd Mewnol am roi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau o ran y cynnydd hyd yma. Diolchwyd i gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru am ei gyfraniad i’r drafodaeth.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad gyda diweddariad am yr adain archwilio mewnol, a nodi ei gynnwys.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) sy’n darparu gwybodaeth am sut mae’r Cyngor yn gweithredu gwelliannau i drefniadau llywodraethu ers cyhoeddi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ym mis Gorffennaf 2018.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol), yn diweddaru aelodau ar gynnydd wrth weithredu’r cynllun gwella llywodraethu sy’n dod gyda Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol wybod i aelodau bod pob cam yn mynd rhagddynt ac mewn modd amserol.

Holodd y Cadeirydd a oedd modd cylchredeg siart wedi’i diweddaru o’r Penaethiaid Gwasanaeth ac aelodau o’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth i aelodau. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro, unwaith y byddai’n cael ei diweddaru i gynnwys pob diwygiad, byddai copi ar gael i aelodau.

Roedd y gwaith o fonitro’r gofrestr contractau’n parhau. Roedd meini prawf wedi aros yn eu lle ar gyfer contractau newydd, ac roeddynt wedi cael cydymffurfiaeth.  Pwysleisiodd yr Aelodau’r pwysigrwydd o reolaeth gref o gleientiaid i fonitro contractau.

Tynnodd yr Aelodau sylw at y pwysigrwydd o fonitro prosiectau ar ôl eu cwblhau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) sy’n darparu'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd mewn gweithredu'r camau gweithredu risgiau pennaf sy’n ymwneud â Rheoli Prosiectau Ysgolion yr 21ain ganrif a chafodd ei gynnwys o fewn yr adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol a gyflwynwyd i’r Pwyllgor hwn ym mis Mehefin 2018.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi gwybodaeth am gynnydd mewn gweithredu’r cam gweithredu risg fawr yn ymwneud â Rheoli Prosiect Ysgolion yr 21ain Ganrif a ddaeth gydag adroddiad Diweddaru’r Adain Archwilio Mewnol, a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ym Mehefin 2018.

Fe wnaeth yr adroddiad archwilio gwreiddiol godi mater risg fawr mewn perthynas â llywodraethu Rhaglen Ysgolion yr 21ain Ganrif, cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd yn cael ei ystyried yn risg fawr mwyach. Roedd adroddiad wedi’i gyflwyno i’r Bwrdd Pobl Ifanc a Thai, roedd yr adroddiad wedi rhoi manylion ynghylch ailsefydlu’r Bwrdd Rhaglen Moderneiddio. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol, yn dilyn y bwrdd newydd, teimlwyd bod yr elfennau llywodraethu a’r rheolaethau yn eu lle wedi’u cryfhau.

Clywodd yr Aelodau fod gwaith wedi mynd rhagddo ar adroddiad canllaw rheoli prosiect. Roedd y canllaw drafft am gael ei gyflwyno i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth i gael cymeradwyaeth cyn ei gylchredeg i swyddogion gyda dyletswydd rheoli prosiect.

Trafodwyd y pryderon canlynol ymhellach-

·         Holodd Aelodau ble’r oedd y cyfrifoldeb am dalu dyled o ddwy ysgol a oedd wedi cyfuno i ffurfio’r ysgol Ffydd newydd yn y Rhyl. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y gellid ei gynnwys yn yr archwiliad o’r ysgol newydd gan adrodd yn ôl gerbron y Pwyllgor ar ddyddiad hwyrach.

·         Byddai’r cyflwyniad ar y Bwrdd Rhaglen Moderneiddio'n caniatáu swyddogion o wahanol wasanaethau i gefnogi’r prosiectau mawr. Roedd y prosiect yn dal â rheolwr prosiect i oruchwylio’r gwaith a oedd yn mynd rhagddo. Roedd deialog cyson yn parhau i ddigwydd gyda swyddogion a chontractwyr.

·         Eglurodd Gareth Evans (cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru), fod prosiectau ysgolion yr 21ain ganrif wedi'u hariannu'n sylweddol gan Lywodraeth Cymru, a byddent yn cael eu harchwilio gan Gyngor Sir Ddinbych a Swyddfa Archwilio Cymru.

Roedd yr aelodau'n falch o’r cynnydd a wnaed. Diolchodd y Cadeirydd i swyddogion am yr adroddiad â diweddariad.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad diweddaru gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol  a nodi’r cynnwys.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd eisoes) i’w hystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, yn ddibynnol ar y diwygiadau canlynol:-

23 Ionawr 2019 -

·         Adroddiad RIPA blynyddol. Yn cynnwys adroddiad yr arolygiad.

16 Mawrth 2019 -

·         Adolygiad ychwanegol o’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

05 Mehefin 2019 -

·         Adroddiad Blynyddol Adain Archwilio Mewnol

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau

Dynol a Democrataidd (copi’n amgaeedig) i roi gwybod i Aelodau am

weithgareddau mewn perthynas â’r Polisi Rhannu Pryderon.

Adroddiad gan y Swyddog Monitro, a oedd yn rhoi gwybodaeth yn ymwneud â gweithredu polisi Rhannu Pryderon y Cyngor, ers cyflwyno’r adroddiad diwethaf gerbron y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn Nhachwedd 2017. 

Roedd yr adroddiad wedi’i gyflwyno’n unol â Pholisi Rhannu Pryderon y Cyngor, a oedd yn cynnwys gofyniad i’r Swyddog Monitro gyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol o leiaf unwaith y flwyddyn ar weithrediad y Polisi, ac unrhyw newidiadau mewn ymarfer a gyflwynwyd o ganlyniad i bryderon a godwyd o dan y Polisi. Mae’r adroddiad yn ymdrin â’r cyfnod o 30 Tachwedd 2017 i 31 Hydref 2018, yn ystod y cyfnod, codwyd dau bryder o dan y Polisi.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y disgwyliwyd i waith ddechrau yn y flwyddyn i ddod, i gynnwys datblygu microsafle ar gyfer arweinyddiaeth a phroses gynefino newydd y Cyngor, a fydd yn galluogi tynnu sylw at bolisïau a newidiadau allweddol sydd wedi’u gwneud. Bydd hwn yn offeryn arall a fydd yn helpu i gynnal ymwybyddiaeth o’r polisi.

Fe wnaeth y Cadeirydd dynnu sylw at y pwysigrwydd o ddealltwriaeth staff a’r diwylliant ar gyfer rhoi gwybod am bryderon yn y Cyngor.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod polisïau a gweithdrefnau i Lywodraethwyr ysgol godi unrhyw bryderon.

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

Er mwyn rhoi sylw i’r pryderon a godwyd o dan y Polisi Codi Pryderon a thrafod yr atodiad cyfrinachol -

PENDERFYNWYD, dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraff 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Rhoddodd y Swyddog Monitro gefndir cryno i aelodau am y ddau bryder a godwyd.  Cadarnhawyd y byddai pob corff, yn cynnwys partïon allanol, yn ymchwilio i’r pryderon a godwyd yn y ddau achos.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod y dyddiadau yn yr atodiadau yn ddyddiadau y derbyniwyd y pryderon gan y Swyddog Monitro. Roedd y ddau bryder yn gymhleth ac roedd ymchwiliadau trylwyr yn digwydd.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad blynyddol.