Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru, Anthony Veale a Michelle Phoenix.

Penodi Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am y flwyddyn I ddod.

Gofynnwyd am enwebiadau i Aelod wasanaethu fel Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn i ddod. Enwebodd y Cynghorydd Alan James y Cynghorydd Barry Mellor, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Martyn Holland. Ni chafwyd unrhyw enwebiadau eraill ac felly;

PENDERFYNWYD penodi'r Cynghorydd Barry Mellor yn Gadeirydd y Pwyllgor

Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am y flwyddyn I ddod.

Gofynnwyd am enwebiadau i Aelod wasanaethu fel Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn i ddod. Enwebodd y Cynghorydd Barry Mellor y Cynghorydd Martyn Holland ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Alan James. Ni chafwyd unrhyw enwebiadau eraill ac felly;

PENDERFYNWYD penodi'r Cynghorydd Martyn Holland yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorwyr Martyn Holland, Tony Flynn, Mabon ap Gwynfor, a Meirick Lloyd Davies gysylltiad personol ag eitem 7 ar y Rhaglen – canlyniadau Arolwg Estyn 2018 Sir Ddinbych, gan eu bod yn Llywodraethwyr ysgol.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 25 Ebrill 20178 (copi wedi ei amgáu).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 25 Ebrill 2018.

Eitem 9 - Adroddiad Blynyddol yr Adain Archwilio Mewnol – nododd yr Aelod Lleyg, Paul Witham, wall clercio. Dylai'r cofnodion ddarllen fel a ganlyn: ‘Gofynnod yr Aelodau am sicrwydd bod enillion buddsoddiadau wedi cael eu harchwilio’.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel cofnod cywir.

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Addysg (copi’n amgaeedig) am Arolwg diweddar Estyn yn yr Awdurdod.

Cyflwynodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant, ganlyniadau Adroddiad Arolygu Estyn, Sir Ddinbych 2018 (a gylchredwyd yn flaenorol).

Arweiniodd y Pennaeth yr aelodau drwy’r adroddiad. Cyfeiriwyd at y broses arolygu gadarn a grymus, yn cynnwys y gwaith a gwblhaodd y swyddogion er mwyn cael gwybodaeth ac adroddiadau mewn paratoad at yr arolygiad. Datganodd y Pennaeth ei bod yn falch iawn gyda chanlyniad cyffredinol yr arolwg ac ategodd ei diolch a chanmoliaeth i holl swyddogion ac adrannau a gyfrannodd a chefnogodd y tîm yn ystod yr arolwg.

Cafodd y canlyniadau oedd wedi’u hasesu yn erbyn fframwaith arolwg newydd Estyn, eu hamlygu i’r aelodau o fewn yr adroddiad. Pwysleisiwyd mai Sir Ddinbych oedd un o’r unig ddau awdurdod i dderbyn ardderchog am arweinyddiaeth yn y rowndiau diwethaf o arolygon. Eglurodd y Pennaeth bod Estyn wedi cydnabod y cwmpawd moesol cryf a ddangoswyd yn Sir Ddinbych wrth ddarparu ar gyfer unigolion ifanc yn y sir. Yn dilyn uniad llwyddiannus rhwng Addysg a Gwasanaethau Plant, gofynnodd Estyn i swyddogion Sir Ddinbych gwblhau astudiaeth achos er mwyn dangos y broses a ddilynwyd i awdurdodau eraill. Ar y cyfan, mynegodd y Pennaeth bod yr arolwg wedi bod yn broses ddwys ond roedd y canlyniad yn gadarnhaol a gwerthfawr.

Yn ystod trafodaethau, codwyd y materion canlynol:

·         Llongyfarchodd yr aelodau'r Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant a’r swyddogion am ganlyniad rhagorol yr arolwg. Estynnwyd canmoliaeth i’r holl adrannau ynghlwm. Roedd yr aelodau’n falch bod Estyn wedi amlygu’r gwaith a wnaed a'r gwaith parhaus gan yr awdurdod i ymgysylltu ag ysgolion, rhieni ac unigolion ifanc.

·         Monitro tu hwnt i’r Sir – Cadarnhaodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant y cwblhawyd monitro plant mewn lleoliadau tu hwnt i'r Sir. Amlygodd yr arolwg y monitro o’r gwasanaethau a gomisiynir sy’n darparu gwasanaethau. Clywodd yr aelodau bod nifer cyfyngedig o ddarparwyr trydydd parti ar gael wrth ymchwilio i leoliadau tu hwnt i’r Sir. Fel awdurdod, lles a datblygiad y plentyn oedd y brif flaenoriaeth.

·         Cyfradd gwaharddiadau cyfnod penodol – Cadarnhaodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant bod cyfradd y gwaharddiadau cyfnod penodol a arsylwyd yn uchel, gyda nifer o waharddiadau parhaol yn isel. Gweithiodd y swyddogion addysg gydag ysgolion i fynd i'r afael â'r materion. Pwysleisiwyd bod perthynas gweithio da gydag ysgolion a phenaethiaid wedi'i sefydlu, a oedd yn creu perthynas weithio cadarnhaol er mwyn cael yr adnoddau a chanlyniadau gorau i blant Sir Ddinbych.      

·         Byddai trafodaethau’n cael eu cynnal gyda’r swyddog cyswllt i fynd i’r afael â phryderon a godwyd yn yr adroddiad arolygu. Cadarnhaodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant bod gwaith wedi cael ei wneud i fonitro plant ifanc yn y sir neu y tu allan i'r sir ac roedd angen esboniadau pellach gan Estyn er mwyn deall yn union beth oedd sail eu canfyddiadau.

·         Trefnwyd gwaith ar argymhellion yr ymchwiliad. Bydd cynnydd yn cael ei fonitro a’i ddadansoddi a’i ddatblygu trwy’r broses graffu i alluogi i dystiolaeth gael ei gyflwyno am y gwaith presennol a gyflawnir. Disgwyliwyd i gynllun gweithredu sy’n mynd i’r afael â’r argymhellion gael ei ddatblygu ym mis Medi yn dilyn cyfarfod dilynol gydag aelod ymchwilio cysylltiol Estyn.

·         Addysgu yn y Cartref – tynnwyd sylw at y cymhlethdod sy’n gysylltiedig â dewis addysgu plant yn y cartref. Roedd perthnasoedd gwaith gyda gweithwyr proffesiynol eraill wedi cael eu harsyllu. Canmolodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant waith y swyddogion ac amlygwyd yn glir yn yr adroddiad bod gwaith yn y maes hwn yn gryfder penodol.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant a’r swyddogion am yr adroddiad. Llongyfarchodd yr adran am y cynnydd a wnaed i sicrhau bod plant Sir Ddinbych yn derbyn yr addysg  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) adroddiad diweddaru’r Adain Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) gan roi’r newyddion diweddaraf i’r aelodau am gynnydd yr Adain Archwilio Mewnol o ran cyflwyniad ei wasanaeth, darparu sicrwydd, yr adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth hybu gwelliannau.

Darparodd yr adroddiad wybodaeth am waith yr Adain Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Aeth y PAM drwy'r adroddiadau gyda’r aelodau, a roddodd yr wybodaeth ddiweddaraf hyd at fis Mai 2018 am:

·         Cyflwynwyd adroddiadau archwilio mewnol yn ddiweddar h.y.  Rheoli Prosiectau a Gwasanaeth Caffael ar y Cyd;

·         Cynnydd o ran gwaith Archwilio Mewnol hyd yma yn 2018-19;

·         Diweddariad bob chwarter ar Waith Gwrth-dwyll; a

·         Diweddariad ar Berfformiad yr Adain Archwilio Mewnol yn erbyn y safonau gosod.

Trafodwyd y materion canlynol yn fanylach –

• Rheoli Prosiect – Mai 2018 – arweiniodd y Prif Archwilydd Mewnol aelodau drwy adolygiad o Reoli Prosiectau, esboniwyd fod yr adolygiad wedi cwmpasu trefniadau llywodraethu, rheoli risg, monitro ac adrodd am y prosiect.  Datganodd y Prif Archwilydd Mewnol bod trefniadau llywodraethu Rhaglen Ysgolion yr 21ain ganrif yn annigonol, amlygwyd bwlch yn y gwaith rheoli prosiectau. Roedd angen darparu arweiniad clir i reolwyr prosiectau ynglŷn â phryd y dylai adroddiadau gael eu huwchgyfeirio er mwyn eu craffu. Byddai canlyniadau’r camau gweithredu a godwyd yn cael eu cyflwyno’n ôl i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Yn gyffredinol esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol bod nifer o bethau cadarnhaol wedi cael eu harsyllu. Datganodd yr Aelod Lleyg, Paul Witham, ei fod yn falch o weld bod gwaith wedi cael ei gwblhau yn y maes hwn ac y gellid mabwysiadu gwersi mewn prosiectau yn y dyfodol. Datganodd bod rheoli prosiectau’n hanfodol wrth ddarparu safonau uchel ac fe gytunodd y Prif Archwilydd Mewnol â hynny.    
• Gwasanaeth Caffael ar y Cyd – Mai 2018 – Eglurodd y PAM fod adroddiad manwl wedi’i gynnwys fel eitem ar y rhaglen yn nes ymlaen yn y cyfarfod, ac y byddai’r manylion yn cael eu trafod bryd hynny.
• Cynnydd o ran y Gwaith Gwrth-dwyll – Aeth y PAM drwy’r data gyda’r aelodau. Amlygwyd bod 5 atgyfeiriad wedi’u gwneud o 2018-19 hyd yma, a’u bod i gyd yn parhau. Eglurodd y PAM bod yr wybodaeth wedi’i chynnwys er mwyn dangos tryloywder, ac y bydd unrhyw ganlyniadau’n cael eu cyflwyno i’r pwyllgor ar ôl cwblhau’r ymchwiliadau.

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion a’r Adain Archwilio Mewnol am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad diweddaru ac y bydd diweddariad ar Reoli Prosiect Ysgolion yr 21ain Ganrif yn cael ei gynnwys yn Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor.

Ar y pwynt hwn (10.45am) cafwyd egwyl o 15 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.00am.

I ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) am y canllaw diwygiedig a rhifyn diweddaraf o “Pwyllgorau Archwilio – Canllaw Ymarferol i Awdurdodau Lleol a’r Heddlu”.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) Ganllawiau Ymarferol CIPFA ar gyfer Pwyllgorau Archwilio 2018 (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) er mwyn galluogi’r Aelodau i asesu eu hunain yn erbyn y fframwaith gwybodaeth a sgiliau craidd a amlinellir yn yr adroddiad.

Cynigiodd y PAM y dylid sefydlu grŵp tasg o dri aelod, gan gynnwys y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd, i ddadansoddi effeithiolrwydd y pwyllgor. Roedd y canllawiau CIPFA yn cynnwys hunanasesiad y gofynnod y PAM i’r aelodau ei gwblhau. Byddai canlyniad yr asesiad yn llunio sylfaen ar gyfer anghenion hyfforddi ac anghenion datblygu pellach yr aelodau.

Mynegodd y Cadeirydd ei fod yn cytuno gyda sefydlu grŵp tasg i gadarnhau anghenion a gwybodaeth. Roedd angen i’r rôl hanfodol a ddarparodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wrth graffu ar adroddiadau barhau i gyrraedd safon uchel. Gofynnod y Cadeirydd i’r aelodau gwblhau’r hunanasesiad er mwyn darparu sylfaen i’r grŵp tasg ehangu arno. Roedd yr aelodau’n cytuno y dylid sefydlu grŵp tasg.

Trafododd yr Aelodau nifer yr aelodau ar y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Esboniodd y Swyddog Monitro nad oedd unrhyw gyfyngiadau na chyfreithiau mewn lle i gyfyngu ar nifer aelodau etholedig ar y pwyllgor.

Byddai angen i'r Cyngor Sir gymeradwyo newid i’r cyfansoddiad er mwyn i caniatáu unrhyw newidiadau. Gellid ymchwilio hefyd i gynyddu'r nifer o Aelodau Lleyg sydd ar y Pwyllgor. Roedd y cyfyngiadau a’r rheolau blaenorol ynghylch pwy sy'n gymwys i fod ar y pwyllgor wedi cael eu dileu. Pwysleisiodd yr Aelod Lleyg, Paul Witham, mai Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Sir Ddinbych oedd un o’r rhai â’r niferoedd lleiaf o aelodau. Awgrymodd Paul Witham bod y pwyllgor yn ailedrych ar y cylch gorchwyl wrth gwblhau’r hunanasesiad.

Tynnodd y Swyddog Monitro sylw’r aelodau at y ffaith y byddai’r grŵp tasg a ffurfir yn asesu’r cylch gorchwyl yn ystod ei gyfarfod. Cytunodd yr aelodau mai’r Cadeirydd (y Cynghorydd Barry Mellor), yr Is-gadeirydd (y Cynghorydd Martyn Holland) a’r Cynghorydd Mabon ap Gwynfor fyddai’n ffurfio’r grŵp tasg.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddog Monitro a’r PAM am yr adroddiad a’r canllawiau. Atgoffodd yr aelodau i gwblhau'r hunanasesiad.

PENDERFYNWYD:

·         bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi ei gynnwys;

·         bod yr Aelodau’n cwblhau'r hunanasesiad ar sail templed CIPFA; a

·         bod y Cynghorydd Barry Mellor, y Cynghorydd Martyn Holland a’r Cynghorydd Mabon ap Gwynfor yn ffurfio grŵp tasg i ddadansoddi effeithiolrwydd y pwyllgor ac unrhyw anghenion hyfforddi ychwanegol.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi'n amgaeedig) sy’n rhoi manylion yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Uned Caffael Corfforaethol ar y Cyd a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel'.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw), gan roi manylion i’r aelodau am yr adroddiad Archwilio Mewnol ar yr Uned Gaffael Gorfforaethol ar y Cyd, a oedd wedi cael sgôr sicrwydd ‘Isel’.

Aeth yr Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, ynghyd â’r Rheolwr Gweithrediadau Cyfreithiol a Chaffael a Rheolwr y Gwasanaeth Cyfreithiol, drwy’r adroddiad Archwilio gyda’r aelodau.

Croesawodd yr Aelod Arweiniol yr adroddiad, gan gydnabod y materion yr oedd yn eu codi. Aethpwyd i’r afael â gwaith i ddelio â materion llywodraethu, gyda rhagor o waith ar y gweill. Hysbyswyd yr aelodau bod hyfforddiant wedi’i drefnu ar gyfer staff i godi proffil caffael a’r lefel uchel o ymrwymiad. 

Cynigodd y Swyddog Monitro y dylid hysbysu'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth o’r adroddiad a’i ganfyddiadau. Rhoddodd y Swyddog Monitro wybodaeth gefndirol i’r aelodau ynglŷn â’r gwaith a oedd wedi’i wneud hyd yma, roedd hyn yn cynnwys penodi’r Rheolwr Gweithrediadau Cyfreithiol a Chaffael. Canmolwyd yr holl waith a wnaed ers y penodiad i gael gweithdrefnau cadarn o ran caffael.  Sicrhaodd y SM y pwyllgor y codwyd yr adroddiad archwilio a’i ganfyddiadau yn y cyfarfod Herio Gwasanaeth, a bod adroddiad gydag argymhellion am gael ei uwchgyfeirio.

Yn ystod y drafodaeth, bu i’r aelodau drafod y canlynol:

·         Roedd raid i’r ddau awdurdod roi ar ddeall i wasanaethau bod angen prynu i mewn i waith yr uned gydweithrediadol. Roedd gwybodaeth a dealltwriaeth yn hanfodol er mwyn gwella buddiant. Cytunodd yr Aelodau nad oedd yr adroddiad yn dangos y canlyniadau posibl i gydweithredu ac roedd angen gwneud gwaith i ddatrys y problemau.

·         Nid oedd y trefniant craffu pwnc a gweithio ar y cyd wedi bod yn ddigonol.

·         Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod y Rheolwr Gweithrediadau Cyfreithiol a Chaffael wedi nodi’r gwaith yr oedd swyddogion wedi’i wneud i gynyddu proffil caffaeliad. Yn ei dro byddai hyn yn galluogi adrannau i gael gwybodaeth am yr uned a gweithio'n fwy effeithiol.

·         Roedd trafodaethau’n mynd rhagddynt rhwng y ddau awdurdod i sefydlu perthynas barhaus. Bu cyfathrebu tryloyw yn hanfodol er mwyn gweithio’n gadarnhaol yn y dyfodol.

·         Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaeth Cyfreithiol bod cyfarfod wedi’i drefnu â Sir y Fflint i drafod cydweithio yn y dyfodol. Roedd gofyn am ddull cryfach o graffu gwaith a chanfyddiadau ar gam cynnar y caffael.

·         Nododd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru bod angen sefydlu trefniadau craffu a llywodraethu o’r cychwyn cyntaf. Roedd gan yr awdurdod weithdrefnau ar gyfer craffu y dylid bod wedi’u dilyn i atal archwiliadau gwasanaethau rhag cael sgôr sicrwydd isel. Roedd angen monitro cydweithio o hyn ymlaen.

Gofynnodd Aelodau a fyddai modd cael adroddiad wedi'i ddiweddaru yn y rhaglen gwaith i'r dyfodol er mwyn diweddaru'r pwyllgor am waith a gwblhawyd.  Byddai hwn yn cynnwys unrhyw ddiweddariad a dderbyniwyd gan y Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu. Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am yr adroddiad archwilio tryloyw ac am y gyd-berthynas waith gyda Chyngor Sir y Fflint. Bu i’r Pwyllgor gydnabod y gwaith a wnaed, ond teimlai bod yr angen i fonitro trefniadau llywodraethu yn amlwg.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:

            I.        yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi ei gynnwys ac

          II.        yn cynnwys diweddariad ar yr Uned Gaffael ar y Cyd yn Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y pwyllgor.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’w ystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn amodol ar y diwygiadau canlynol:-

11 Gorffennaf 2018 -

• Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar y trefniadau Craffu.
• Diweddariad i ganllawiau CIPFA

21 Tachwedd 2018 –

• Adroddiad blynyddol ar y Cyfansoddiad (wedi’i aildrefnu o gyfarfod 11 Gorffennaf)
• Diweddariad ar ddeilliannau Rheoli Prosiect Ysgolion yr 21ain Ganrif (i’w gadarnhau)

Ionawr 2019-

• Diweddariad ar yr Uned Gaffael ar y Cyd

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.