Agenda and draft minutes

Dim.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Datganodd y Cynghorydd Tony Flynn gysylltiad personol yn eitem 5 ar y rhaglen – Adroddiad Atal Digartrefedd, gan ei fod yn landlord eiddo rhent.

Datganodd y Cynghorydd Barry Mellor a'r Cynghorydd Alan James gysylltiad personol yn eitem 7 ar y rhaglen – Diweddariad Archwilio Mewnol, gan fod y ddau ar y bwrdd Partneriaeth TCC.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 07 Chwefror 2018 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 07 Chwefror 2018.

Dim materion yn codi.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel cofnod cywir.

Derbyn er gwybodaeth (copi wedi'i amgáu) diweddariad am gynnydd y Cynllun Gweithredu Atal Digartrefedd i’w gyflwyno i’r Pwyllgor Craffu Partneriaethau ar 03 Mai 2018.

Datganodd y Cynghorydd Tony Flynn gysylltiad personol â’r eitem hon ar y rhaglen.

Darparwyd adroddiad gwybodaeth gan y Rheolwr Gwasanaeth – Gwasanaethau Cymunedol a Busnes (a gylchredwyd yn flaenorol).

Roedd y Cynghorydd Bobby Feeley, Aelod Arweiniol Lles ac Annibyniaeth yn bresennol ar gyfer yr eitem.

Eglurodd Rheolwr y Gwasanaeth (SM) fod yr adroddiad gwasanaeth wedi’i gyflwyno i'r Pwyllgor Craffu Partneriaethau 3 Mai 2018 er mwyn cael trafodaeth. Cyflwynwyd yr adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol er gwybodaeth, ac i roi sicrwydd i aelodau bod y gwasanaeth wedi ymateb i’r argymhellion a gafwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Yn dilyn trafodaethau, cadarnhaodd yr SM -

·         Roedd cyllideb y flwyddyn ar y gweill wedi’i phennu

·         Roedd Aelodau wedi cael gwybod am y gwahaniaeth rhwng llety mewn argyfwng a dros dro

·         Cynhyrchwyd yr adroddiad i fynd ati i atal digartrefedd yn Sir Ddinbych. Roedd gwaith i atal digartrefedd yn Sir Ddinbych wedi dechrau, a byddai’n parhau ochr yn ochr â’r cynllun gweithredu (cynllun gweithredu’n amgaeedig)

·         Roedd gwaith gyda gwasanaethau eraill wedi parhau, roedd perthnasau gyda thrydydd parti wedi parhau ochr yn ochr â’r cynllun gweithredu

Diolchodd y Cadeirydd y Swyddog a’r Aelod Arweiniol am yr adroddiad a'r gwaith a oedd wedi’i ddechrau ar y cynllun gweithredu.  Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau bod yr adroddiad i’r Pwyllgor Craffu Partneriaethau’n cael ei drafod mewn manylder.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol (copi wedi'i amgáu) ar y Fframwaith Rheoli Risgiau Strategol a ddefnyddir yng Nghyngor Sir Ddinbych.

Cyflwynodd y Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol (SPTM) yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol), i grynhoi sut cafodd y gofrestr Risg Gorfforaethol ei monitro yn yr awdurdod.

Cytunwyd ar fersiwn ddiweddaraf ffurfiol o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol yn Sesiwn Briffio’r Cabinet 9 Ebrill 2018, ac fe’i cyflwynwyd gerbron y Pwyllgor Craffu Perfformiad er mwyn ei ystyried 26 Ebrill 2018. Roedd y Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei hadolygu’n ffurfiol ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet a’r Tîm Gweithredu Corfforaethol (CET), gydag unrhyw risgiau sylweddol newydd neu sy’n dwysáu, wedi’u nodi gan CET. 

Fe wnaeth yr SPTM arwain aelodau drwy’r adroddiad a'r atodiadau a oedd yn amgaeedig. Yn dilyn trafodaethau, trafodwyd y pynciau canlynol -

·         Credyd Cynhwysol – Cadarnhaodd yr SPTM fod briff wedi’i dderbyn gan bob cyfarfod Grŵp Ardal Aelodau ynghylch gweithredu’r system Credyd Cynhwysol newydd.

·         Ymosodiadau seiber – Roedd y risg o ymosodiad seiber wedi'i hymchwilio ac roedd diweddariad i Risg iii i gynnwys ymosodiad seiber wedi’i gynnwys.

·         Diogelu Data – Gyda gweithrediad y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol newydd, roedd diweddariad i Risg iv wedi’i ddiwygio i gynnwys y ddeddfwriaeth newydd. Roedd gwaith wedi dechrau i leihau’r maes hwn o risg, a byddai monitro'n parhau yn dilyn gweithrediad.

·         Byrddau Corfforaethol – Roedd dau Fwrdd Corfforaethol wedi’u sefydlu i reoli’r Cynllun Corfforaethol.

·         Gweithio gydag awdurdodau cyfagos – Cadarnhaodd yr SPTM fod gwaith wedi’i wneud ar sefydlu perthnasau gwaith gydag awdurdodau cyfagos. Roedd arsylwadau wedi digwydd i sefydlu rhyngweithiadau cadarnhaol.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol am yr adroddiad tryloyw.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Datganodd y Cynghorydd Barry Mellor gysylltiad personol â’r eitem hon ar y rhaglen (Adroddiad TCC).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol (CIA) adroddiad diweddaru Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth sbarduno gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am waith yr Adain Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Aeth y CIA drwy'r adroddiadau a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at fis Mawrth 2018 ar:

·         Adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar

·         Camau dilynol Adroddiadau Archwilio Mewnol

·         Cynnydd gwaith Archwilio Mewnol hyd yma yn 2017 - 18.

·         Crynodeb o brosiectau nesaf yr Adain Archwilio Mewnol

·         Safonau Perfformiad Archwilio Mewnol

Codwyd y materion canlynol wrth drafod –

·         Gwasanaethau Ariannol – Eglurodd y CIA i aelodau fod sawl adroddiad archwilio wedi’u cwblhau mewn perthynas â'r Gwasanaethau Ariannol i gyd yn rhoi sicrwydd uchel. Roedd gwaith yn parhau ar y pwyntiau gweithredu a godwyd gan archwilio mewnol. Roedd gwaith wedi’i wneud i leihau’r ganran uchel o anfonebau a anfonwyd heb archeb brynu. Eglurodd y CIA fod unrhyw dueddiadau neu glystyrau problematig yn cael eu harwain a’u cefnogi i leihau achosion o anfonebau heb archeb brynu lle bo’n bosibl.

·         Rheoli’r Risg o Dwyll – Mesurau Ataliol - Eglurodd y CIA fod cynllun Gwrth-dwyll a Llygru wedi’i ddatblygu gan Archwilio Mewnol, a rhoddodd eglurhad ynghylch rhai o'r gweithdrefnau a oedd yn eu lle i atal twyll. Eglurodd y Swyddog Monitro fod polisïau yn eu lle i uwch swyddogion ddatgan cysylltiadau personol. Roedd angen codi lefel ymwybyddiaeth staff o’r polisïau a’r gweithdrefnau.     

·         Teithio a Chynhaliaeth – Rhoddwyd cadarnhad gan y CIA i’r pwyllgor ar weithrediad llwyddiannus y modiwl electronig newydd ar gyfer prosesu costau teithio. Eglurodd y CIA fod y polisi’n datgan bod yn rhaid i bob gweithiwr gwblhau Ffurflen Ganiatâd Hawl i Yrru, o fewn yr archwiliad, cafodd Staff Sir Ddinbych a ddefnyddiodd y system newydd eu harchwilio, ond nid oedd hyn yn cynnwys aelodau. 

·         Llywodraethu Partneriaeth TCC – Cododd Aelodau’r diffyg gwybodaeth a gyflwynwyd gan Heddlu Gogledd Cymru. Cadarnhaodd y Cadeirydd fod peth gwybodaeth wedi’i chyflwyno i fwrdd y Bartneriaeth yn ystod ei chyfarfodydd. Roedd y berthynas rhwng Heddlu Gogledd Cymru a Bwrdd Partneriaeth TCC yn gwella.

Cododd trafodaethau ynghylch adroddiad i Lywodraethu Corfforaethol yn diweddaru aelodau ar y berthynas a oedd gan y Sir gyda darparwyr trydydd parti. Cadarnhaodd y CIA fod gwaith wedi dechrau ar adroddiad yn ymchwilio i waith a roddwyd gan drydydd parti.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad wedi’i ddiweddaru ac yn nodi ei gynnwys, a bod adroddiad Sicrwydd Partneriaeth blynyddol yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ar ddyddiad diweddarach.

Ar y pwynt hwn (11.10 a.m.) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.20 a.m.

Ystyried adroddiad gan Y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi ei amgáu) am Strategaeth Archwilio Mewnol 2018-19.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol (CIA) adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) i roi’r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2018-19 i’r Pwyllgor.

Aeth y CIA â’r aelodau drwy’r adroddiad a roddodd wybodaeth, ymhelaethodd y CIA ar -

·         Roedd gan y cynllun archwilio mewnol elfen fawr o hyblygrwydd a oedd yn caniatáu i waith gael ei gwblhau a'i flaenoriaethu yn unol â hynny

·         Mae gwaith gwrth-dwyll a llygredd yn parhau i fod yn flaenoriaeth uchel i’r Cyngor. Bydd gwaith yn parhau yn y maes hwn, gydag adroddiadau’n cael eu cyflwyno i Lywodraethu Corfforaethol mewn cyfarfodydd o’r dyfodol.

·         Cadarnhaodd y CIA fod Cyngor Gwynedd wedi cwblhau'r asesiad allanol ym Mawrth 2018. Byddai'r canlyniad a'r cynllun gwella'n cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol pan fyddent yn dod i law.

·         Roedd cyflwyno VERTO i gofnodi cynnydd yn erbyn camau y cytunwyd arnynt wedi lleihau nifer y diwrnodau gofynnol ar gyfer gwaith dilynol, o bosibl.

·         Archwilio Mewnol yn ymchwilio i elfennau allweddol o wasanaethau ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gydag unrhyw ganlyniadau a ganfyddir.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddog Archwilio Mewnol am yr adroddiad a’r wybodaeth. Canmolodd bawb yn ystod yr holl newidiadau o fewn y gwasanaeth dros y 12 mis blaenorol.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn sy'n llywio'r 'datganiad llywodraethu blynyddol'.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol (CIA) Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol (a gylchredwyd yn flaenorol). R Rhoddwyd cyflwyniad sioe sleidiau i Aelodau a ddangosodd y gwaith a gwblhawyd gan Archwilio Mewnol yn ystod cyfnod 2017-2018. Rhoddodd yr adroddiad farn gyffredinol y CIA ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn ac sy’n cyfrannu at y ‘Datganiad Llywodraethu Blynyddol'.

Roedd y CIA wedi rhoi ‘sicrwydd canolig’ ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol amgylchedd rheolaeth fewnol y Cyngor, gan gynnwys ei drefniadau ar gyfer llywodraethu a rheoli risg. Cyfeiriodd y CIA at 31 barn archwilio a gyhoeddwyd yn ystod y flwyddyn, a chadarnhaodd y byddai'r 4 a nodwyd yn y categori sicrwydd isel yn cael eu monitro. Byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cael adroddiadau cynnydd gan y gwasanaeth i oruchwylio gweithrediad y gwelliannau y cytunwyd arnynt.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan aelodau ynghylch gwaith a wnaed mewn ysgolion, cadarnhaodd y CIA fod gwaith wedi’i wneud a fyddai’n cynnwys cynllun gweithredu i ysgolion. Roedd gwaith wedi’i wneud i atal twyll. Roedd gwaith wedi’i gwblhau ar bolisïau a gweithdrefnau gan y tîm archwilio, i roi sicrwydd ac arweiniad, ac atal twyll rhag digwydd lle bo’n bosibl.  Roedd ymrwymiad gan bob awdurdod i leihau’r lefel o weithgareddau twyllodrus wedi cael cytundeb.

Gofynnodd yr aelodau am sicrwydd bod elw o fuddsoddiad wedi bod yn destun ymchwiliad ac archwiliad. Cadarnhaodd y CIA fod gwiriadau sampl wedi’u cwblhau mewn ardaloedd i fonitro canfyddiadau ac enillion.

Yn dilyn trafodaeth:

PENDERFYNWYD y dylid derbyn Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol a derbyn a nodi’r 'farn' gyffredinol.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) sy’n darparu’r adroddiad hunanasesu drafft ar drefniadau llywodraethu a gwella'r Cyngor ar gyfer 2017/18.

Aeth y Prif Archwilydd Mewnol (CIA) â’r aelodau drwy ddrafft o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol (a gylchredwyd yn flaenorol).

Roedd yr adroddiad yn cynnwys yr adroddiad hunanasesu drafft ar drefniadau llywodraethu a gwella'r Cyngor ar gyfer 2017-18, ac yn rhoi cyfle i’r Pwyllgor roi sylw ar ddrafft cyntaf y ‘Datganiad Llywodraethu Blynyddol'.

Eglurodd y CIA i aelodau am bwysigrwydd yr adroddiad, gan nodi bod yr adroddiad drafft wedi'i gyflwyno i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth, Cyfarwyddwyr Corfforaethol a Swyddfa Archwilio Cymru am sylwadau.

Amlygodd y CIA y saith egwyddor allweddol i’r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol. Eglurwyd y swyddogaeth sylfaenol o lywodraethu da yn y Cyngor i sicrhau y cyflawnir canlyniadau. Nododd y CIA na fu unrhyw faterion sylweddol i roi gwybod amdanynt gyda’r holl ddiwygiadau a gynhwysir yn atodiad A (copi'n amgaeedig). Holodd y CIA yr aelodau bod unrhyw sylwadau a diwygiadau’n cael eu cyfeirio ati hi i’w hadolygu a’u haddasu lle bo angen. 

Diolchodd y Cadeirydd i’r tîm Archwilio am yr adroddiad tryloyw ac anogodd aelodau i ddarllen yr adroddiad yn drylwyr a chysylltu â'r CIA gydag unrhyw gwestiynau neu ddiwygiadau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:

      I.        Yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi ei gynnwys a

Chyfeirio unrhyw ddiwygiadau neu gwestiynau at y CIA o fewn pythefnos.

Derbyn adroddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi wedi’i amgáu) ar Gynllun Archwilio Blynyddol 2018 ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych.

Cyflwynodd cynrychiolydd (AV) o Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) yr adroddiad a ymgorfforodd Gynllun Archwilio 2018 – Cyngor Sir Ddinbych. Roedd yr adroddiad yn egluro’r rhaglen waith sydd wedi ei chynllunio ar gyfer rhaglen gwaith perfformiad archwilio ariannol a rhaglen waith archwilio perfformiad SAC.   Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi manylion ffioedd ar gyfer y gwaith, y tîm archwilio a’r amserlen ar gyfer y gwaith.  

Darparwyd crynodeb o gynnwys cynllun archwilio 2018 – Cyngor Sir Ddinbych, a oedd yn cynnwys -

·         Archwiliad o Gyfrifon

·         Archwiliad perfformiad

·         Ardystio hawliadau a ffurflenni grant

·         Ffi, tîm archwilio ac amserlen

·         Datblygiadau i’r gwaith archwilio yn y dyfodol

Darparodd cynrychiolydd SAC drosolwg i’r Pwyllgor o gynnwys yr adroddiad. Yn ystod trafodaethau codwyd y materion canlynol -

·         Roedd rhywfaint o’r drafodaeth yn canolbwyntio ar symleiddio trefniadau sicrwydd, drwy gyflwyno ‘Atodlen Gryno o Grantiau Ardystiedig Llywodraeth Cymru’ i bob elfen unedol. Dywedodd y cynrychiolydd SAC hwn y byddai rhagor o wybodaeth yn cael ei rhoi i’r pwyllgor yn hwyrach ymlaen.

·         Eglurodd y swyddog SAC bod agweddau ar risg yn cael eu hymchwilio ac asesiadau risg cyflawn o feysydd cymhleth.

·         Rhoddwyd esboniadau i’r dulliau a ddefnyddiwyd wrth gylchredeg gwahoddiadau i seminarau a gweithdai. Rhoddodd cynrychiolydd SAC (GB) wybod i aelodau am y dull i danysgrifio ar gyfer newyddlen SAC, i gael gwybodaeth am hyfforddiant a chyhoeddi adroddiadau.  

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd eisoes) i’w hystyried.

Cymeradwywyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn amodol ar y diwygiadau canlynol:-

            6 Mehefin 2018 - 

·         Asesiad allanol – Adroddiad Prif Swyddog Gweithredol Archwilio Cyngor Sir Gwynedd – Adroddiad a chynllun Gwella

11 Gorffennaf 2018 - 

·         Adroddiad Blynyddol Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

26 Medi 2018 -

·         Ymholiadau Archwiliad Blynyddol SAC

·         Diweddariad ar adroddiad Archwiliad Cyfleustodau Cyhoeddus

21 Tach 2018 -

·         Adroddiad sicrwydd trydydd parti blynyddol

PENDERFYNWYD yn amodol ar y sylwadau uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol

yn cymeradwyo'r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14, Rhan 4, o Atodlen 12A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) ar adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Gyfleusterau Cyhoeddus, a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel'.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol (CIA) yr adroddiad cyfrinachol (a gylchreddwyd yn flaenorol), yn rhoi manylion i aelodau ynghylch yr adroddiad Archwilio Mewnol ar Gyfleustodau Cyhoeddus a oedd wedi cael sgôr sicrwydd ‘Isel’. Aeth yr Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, gyda'r Swyddog Arweiniol – Contractau a Chyfleusterau (LO), â’r aelodau drwy’r adroddiad Archwilio. Rhoddodd yr LO ychydig o wybodaeth gefndirol i aelodau, a rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol bod gwaith wedi dechrau ar yr argymhellion o'r archwiliad.

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am roi’r adroddiad ac am egluro pryderon aelodau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi cynnwys yr adroddiad, a bod adroddiad diweddaru’n cael ei roi yng nghyfarfod Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Medi.