Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni ddatganwyd cysylltiad.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf 2017 (copi ynghlwm).

Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf, 2017.

Materion yn codi:

Adroddiad Blynyddol Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth: Gofynnodd Mr P Whitham pryd oedd y polisi ffurfiol ar staff yn mynd â gwybodaeth am gleientiaid allan o’r swyddfa yn debygol o gael ei gwblhau. Gan ymateb i’r cwestiwn, dywedodd swyddogion fod y polisi yn cael ei greu ar hyn o bryd a gobeithir ei weithredu ym mis Ebrill 2018.

Rheoli Fflyd: gan ymateb i gwestiwn a godwyd gan Mr P Whitham, cadarnhaodd y swyddogion y byddai adroddiad diweddaru yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym mis Ionawr 2018.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) i gyflwyno Llythyr Ymholiadau yr Archwiliad ac ymateb y Cyngor i’r ymholiadau hynny.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid yr adroddiad Ymholiadau Archwilio 2016/17 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybod i’r Aelodau am ymateb y Cyngor.

Roedd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), fel  archwilwyr allanol penodedig CSDd, ddyletswydd i gasglu tystiolaeth am sut mae rheolwyr a’r unigolion hynny sydd â chyfrifoldeb dros lywodraethu (Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol) yn cyflawni eu dyletswyddau i atal a chanfod twyll.

Mae manylion o ymatebion y rheolwyr (Pennaeth Cyllid) a'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (Cadeirydd PLlC)  wedi eu nodi fel Atodiad i'r adroddiad.

Yn gryno, roedd yr ymatebion yn nodi ymagwedd y Cyngor tuag at y meysydd canlynol o lywodraethu:

·         Prosesau rheoli sydd ar waith i adnabod a lliniaru yn erbyn y risg o dwyll.

·         Ymwybyddiaeth o unrhyw achosion gwirioneddol neu honedig o dwyll.

·         Prosesau i gael sicrwydd y cydymffurfiwyd â'r holl gyfreithiau a rheoliadau perthnasol.

·         A oedd unrhyw ymgyfreithiad posibl neu hawliadau  a fyddai'n effeithio ar y datganiadau ariannol.

·         Prosesau i adnabod, awdurdodi, cymeradwyo, cyfrif am a datgelu trafodion partïon cysylltiedig a pherthnasoedd.

Eglurodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, Anthony Veale, gyfrifoldeb Swyddfa Archwilio Cymru i ofyn cwestiynau ac adrodd i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Cadarnhaodd nad oedd gan Swyddfa Archwilio Cymru unrhyw broblem â’r ymatebion.

Diolchodd Cadeirydd y pwyllgor i’r adran Gyllid a Swyddfa Archwilio Cymru am y gwaith a wnaed.

PENDERFYNWYD y dylai Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gadarnhau yn ffurfiol yr ymatebion sydd wedi'u cynnwys yn Atodiad 1 i'r adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) ar Ddatganiad Cyfrifon 2016/17.

Cyflwynodd y Prif Gyfrifydd adroddiad Cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2016/17 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i gael ei gymeradwyo’n ffurfiol gan aelodau etholedig ar ran y cyngor. 

Roedd gan y Cyngor ddyletswydd statudol i baratoi Datganiad Cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau cyfrifo cymeradwy.

Cymeradwywyd y datganiadau ariannol ar gyfer 2016/17, yn amodol ar archwiliad, gan y Pennaeth Cyllid ar 13 Mehefin 2017. Cyflwynwyd y cyfrifon drafft i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar 19 Gorffennaf 2017 ac roeddent yn agored i’w arolygu’n gyhoeddus o 10 Gorffennaf tan 4 Awst.

Dywedodd y Prif Gyfrifydd wrth aelodau fod gwaith yn mynd rhagddo o ran y Gofrestr Asedau. Roedd y tîm cyllid wedi gwneud gwaith ymchwil i’r farchnad i system cyfriflyfr amgen. Croesawodd Cynghorydd Martyn Holland y gwaith a oedd wedi’i wneud o ran rheoli asedau a daeth i’r casgliad y byddai system sy’n gweithio’n dda o fantais.

Mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi gweithio'n agos â’r tîm Cyllid er mwyn sicrhau bod yr archwiliad yn cael ei gwblhau mewn pryd ac yn llwyddiannus. Cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, Anthony Veale, Adroddiad Archwilio’r Datganiadau Ariannol – Swyddfa Archwilio Cymru.  Dywedodd wrth aelodau am y broses a’r amserlen a oedd ynghlwm wrth lunio’r adroddiadau a chanmolodd waith a wnaed gan yr adran Gyllid a Swyddfa Archwilio Cymru i gwblhau pob archwiliad o fewn terfynau amser.

Cynhaliwyd trafodaeth gyffredinol a gofynnodd y Cynghorydd Mabon ap Gwynfor am ragor o eglurhad o ran y tabl a ddarparwyd o ran cronfeydd wrth gefn a’r gostyngiadau a welwyd dros y 12 mis diwethaf. Rhoddodd y Pennaeth Cyllid eglurhad i aelodau fod y tabl yn dangos y symudiad o ran cronfeydd wrth gefn drwy’r flwyddyn ac nad oedd gostyngiad o ran cronfeydd wrth gefn yn negyddol. Dywedodd y Prif Gyfrifydd wrth aelodau fod cyfarfodydd yn cael eu cynnal mewn adrannau i drafod cronfeydd wrth gefn a balansau i sicrhau eu bod yn cydymffurfio gyda dull cadarn o ran defnyddio cronfeydd wrth gefn. Roedd adroddiad ar gronfeydd wrth gefn y Cyngor yn cael ei gynhyrchu ar gyfer pob cyfarfod y Cabinet a oedd yn nodi defnydd o gronfeydd wrth gefn ac roedd yn gofyn am benderfyniad aelod Cabinet o ran defnydd a dyraniad cronfeydd wrth gefn.

Mynegodd y Cadeirydd werthfawrogiad ar ran y Pwyllgor am y gwaith a wnaed gan y Swyddogion Cyllid a Swyddfa Archwilio Cymru.

PENDERFYNWYD:

·         bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2016/17, sef Atodiad 1 i'r adroddiad

·         gofyn i’r Cadeirydd ac i’r Pennaeth Cyllid lofnodi’r Cyfrifon a’r Llythyr Sylwadau.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd o ran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad diweddaru Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth sbarduno gwelliant.

Mae’r adroddiad yn darparu gwybodaeth am waith yr Adain Archwilio Mewnol ers y cyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Aeth y Prif Archwilydd Mewnol drwy'r adroddiadau a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at fis Medi 2017 ar:

·         Adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar

·         Adroddiadau Archwilio Mewnol dilynol

·         Cynnydd gwaith Archwilio Mewnol hyd yma yn 2017/18

·         Crynodeb o brosiectau nesaf yr Adran Archwilio Mewnol

·         Safonau perfformiad Archwilio Mewnol

Codwyd y materion canlynol wrth drafod –

·         Buddsoddiad mewn cynnal a gwella ffyrdd – Eglurodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio fod pontydd a ffyrdd i fod i gael eu cynnwys yn y Cynllun Corfforaethol i alluogi rhaglen waith a monitro.

Eglurodd y Cynghorydd Thompson-Hill fod gan Priffyrdd rhaglen waith a oedd yn blaenoriaethu gwaith i gael ei gwblhau.

·         Roedd cadw dogfennau wedi cael sicrwydd isel yn dilyn canlyniadau archwilio – Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol, yn dilyn arolwg staff, roedd y canlyniadau wedi bod yn is na’r disgwyl.

Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth aelodau fodd cynllun gweithredu cadarn ar waith i godi ymwybyddiaeth a byddai’r Amserlen Cadw Dogfennau Corfforaethol yn hygyrch i bawb.

Diolchodd y Cadeirydd i swyddogion am yr adroddiad manwl a’r ymatebion i bryderon a godwyd gan aelodau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad diweddaru a nodi’r cynnwys.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) yn rhoi gwybod i aelodau am y Siarter Archwiliad Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad Siarter Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd yn faenorol) i ddarparu’r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig i aelodau ar gyfer cymeradwyaeth y Pwyllgor.

Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y Siarter wedi’i diweddaru yn dilyn newidiadau i strwythur y gwasanaeth Archwilio Mewnol ac i adlewyrchu newidiadau i Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Yn dilyn pryderon gan aelodau, cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod nifer y gweithlu wedi lleihau i 6 swyddog, a dywedodd y byddai’r holl waith archwilio yn cael ei gwblhau i derfynau amser gofynnol. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod digon o adnoddau i ddarparu’r sicrwydd gofynnol.

PENDERFYNWYD, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig.

Adroddiad ar lafar gan y Prif Archwilydd Mewnol a Phennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol ar gynnydd rhoi cynllun gweithredu Diogelu Corfforaethol ar waith.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol a Phennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol ddiweddariad ar lafar ar weithredu’r cynllun gweithredu ar Ddiogelu Corfforaethol.  

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol wrth aelodau fod llyfryn yn cael ei gynhyrchu ochr yn ochr â’r wefan newydd ar gyfer Diogelu Corfforaethol i bawb gael mynediad i’r wybodaeth. Byddai trefniadau ar gyfer ymarfer hyfforddiant gorfodol yn cael eu cyflwyno i sicrhau bod staff yn ymwybodol o Ddiogelu Corfforaethol ac yn cael hyfforddiant arno.

Roedd y Pwyllgor yn falch o’r cynnydd a wnaed i Ddiogelu Corfforaethol a chanmolwyd Swyddogion am y gwaith a wnaed i safonau uwch.

PENDERFYNWYD, bod y pwyllgor yn derbyn a nodi’r adroddiad gwybodaeth am y diweddariadau i Ddiogelu Corfforaethol.

Ar yr adeg hon (11.05 a.m) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.15 a.m.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol (copi ynghlwm) yn adolygu Prosiect Maes Parcio Loggerheads.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i adolygu’r gwaith ar brosiect maes parcio Loggerheads.

Eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol wrth aelodau beth oedd cefndir y prosiect.  Eglurodd fod ffurflen gynnig gan aelod wedi’i chyflwyno i Gadeirydd y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio, i ofyn i adroddiad gael ei ystyried. Penderfynwyd wedi hynny y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad.

Dywedodd y Cynghorydd Martyn Holland wrth aelodau mai ef oedd wedi codi’r ffurflen gynnig gan aelod i ddechrau. Dywedodd fod ei bryder cychwynnol wedi bod o ran y llinellau melyn dwbl a’r parcio peryglus ar y safle. Mynegodd y Cynghorydd Holland ganmoliaeth gyffredinol am y prosiect a dywedodd fod y maes parcio wedi gwella llawer. Roedd pryderon o ran y fynedfa wedi’u codi gan gynnwys y gorwariant a oedd ei angen i gwblhau’r prosiect.

Gan ymateb i bryderon a godwyd, cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol fod materion wedi bod gyda’r prosiect a dyluniad y fynedfa. Eglurodd y Rheolwr prosiect fod elfen o risg bob amser i brosiectau fel maes parcio Loggerheads, a bod cynlluniau wrth gefn ar waith i ddarparu ar gyfer unrhyw newidiadau angenrheidiol.

Holodd yr Aelod Lleyg, Paul Whitham, a ellid darparu diffiniad o wrth gefn i aelodau i alluogi dealltwriaeth bellach. Gofynnodd aelodau i swyddogion am wybodaeth am y broses dendro a phorthol caffael ‘Gwerthwch i Gymru’.  Gan ymateb i gwestiynau aelodau, dywedodd swyddogion fod gwefan wybodaeth Gwerthwch i Gymru wedi bod yn fuddiol. Roedd Llywodraeth Cymru wedi sefydlu’r porthol i fusnesau gael contractau, hysbysebu cyfleoedd tendro a hyrwyddo gwasanaethau.

Mae’n rhaid i Sir Ddinbych ddefnyddio’r porthol gan fod yr hysbysebion yn cydymffurfio â rheolau Caffael yr UE a chaiff tendrau eu neilltuo pan fo’n briodol i ddenu cyflenwyr lleol.

Diolchodd y Cadeirydd i swyddogion am yr adroddiad manwl a mynegodd ei ddiolch am yr onestrwydd a’r wybodaeth a roddwyd gan ymateb i bryderon aelodau. Diolchodd y Cynghorydd Martyn Holland i swyddogion am y gwaith a wnaed ar Brosiect Maes Parcio Loggerheads hefyd ac am yr adroddiad a ddarparwyd i aelodau.   

PENDERFYNWYD,

·         bod diffiniad o Wrth Gefn yn cael ei ddarparu i aelodau

·         bod aelodau’n derbyn yr adroddiad a’r cynnwys.

Adroddiad gwybodaeth (copi ynghlwm) ar ddiweddariadau a wnaed i fynd i’r afael â’r pryderon a godwyd yn dilyn Adolygiad Cenedlaethol  Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru ar Ofal yn y Cartref yng Nghymru.

Darparodd y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol adroddiad gwybodaeth (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar ddiweddariadau a wnaed yn dilyn Adolygiad Cenedlaethol o Ofal Cartref yng Nghymru gan AGGCC.  

Roedd y Cynghorydd Bobby Feeley, Aelod Arweiniol Lles ac Annibyniaeth yn bresennol ar gyfer yr eitem.

Gan ymateb i’r cwestiynau a godwyd dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol wrth aelodau fod gwaith yn mynd rhagddo’n dda ar y cynllun gweithredu i fynd i’r afael â meysydd datblygu.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddogion a’r Aelod Arweiniol am y diweddariad ac roedd yn falch bod cynnydd yn cael ei wneud i fynd i’r afael â materion a godwyd.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Adroddiad gwybodaeth gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi ynghlwm) sy’n dangos rhaglen waith arfaethedig i archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer archwilio ariannol ac archwilio perfformiad.

Darparodd Swyddfa Archwilio Cymru adroddiad gwybodaeth i Aelodau (a ddosbarthwyd yn flaenorol), yn nodi’r rhaglen waith arfaethedig. Roedd yr adroddiad yn amlygu adroddiadau arfaethedig Swyddfa Archwilio Cymru ar waith archwilio sy’n ymwneud â chyllid a pherfformiad.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Ystyried Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i’w hystyried.

Cymeradwywyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn amodol ar y diwygiadau canlynol:-

29 Tachwedd 2017-

·         Adroddiad ar Ysgolion mewn anawsterau Ariannol

·         Adroddiad diweddaru ar Ddatganiad y Llywodraeth

·         Yr Hunanasesiad Archwilio Mewnol

24 Ionawr 2018

·         Adroddiad Rheoliadau Cyllid Ysgolion

·         Adroddiad Cyrff Allanol

·         Adroddiad Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:20 p.m.