Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2017 (mae copi wedi ei amgáu).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2017.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2017 fel cofnod cywir ac fe’u llofnodwyd gan y Cadeirydd.

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi wedi’i amgáu) sy'n rhoi gwybod i’r aelodau am y rhaglen waith sydd wedi’i chynllunio ar gyfer rhaglen archwilio perfformiad ac archwiliad ariannol Swyddfa Archwilio Cymru.

Roedd adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (SG) eisoes wedi’i ddosbarthu ynghyd â chopi o’r adroddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) o dan y teitl ‘Cynllun Archwilio 2017 Cyngor Sir Ddinbych'.

Cyflwynodd cynrychiolydd o SAC (AV) yr adroddiad. Roedd yr adroddiad yn egluro’r rhaglen waith sydd wedi ei chynllunio ar gyfer rhaglen archwilio perfformiad a rhaglen archwilio ariannol SAC.  Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi manylion ffïoedd ar gyfer y gwaith, y tîm archwilio a’r amserlen ar gyfer y gwaith. 

Darparwyd crynodeb o gynnwys cynllun archwilio 2017 – Cyngor Sir Ddinbych, a oedd yn cynnwys -

·         Archwiliad o Gyfrifon

·         Ardystiad o grantiau, hawliadau a ffurflenni.

·         Gwaith arall a wnaethpwyd

·         Archwiliad perfformiad

·         Ffi, tîm archwilio ac amserlen.

·         Datblygiadau i’r gwaith archwilio yn y dyfodol.

Darparodd cynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru (AV) drosolwg i’r Pwyllgor o gynnwys yr adroddiad. Yn ystod trafodaethau codwyd y materion canlynol -

·          mae’r datganiadau ariannol a archwiliwyd gan SAC yn archwilio sampl o ddata a gasglwyd i archwilio unrhyw wallau posibl a ganfuwyd.

·         trafodwyd y ffi am waith ar gyfer cydbwyllgor o ran pwy sy’n gyfrifol am y tâl. Nodwyd fod y tâl yn cael ei godi ar yr awdurdod lletyol a bod y ffi wedyn yn cael ei ddosrannu rhwng awdurdodau sy’n aelodau o’r cydbwyllgor.

·         Cyfnewidfa Arfer Da (GPX) SAC a oedd yn trefnu digwyddiadau seminar ar gyfer cyrff cyhoeddus i rannu profiad ymarferol ac arfer da. Rhoddir gwybodaeth am y digwyddiadau hyn ar wefan GPX.

·         Roedd yr adroddiad blynyddol drafft wedi’i gwblhau a byddai’n cael ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad. 

Derbyn Cynlluniau Arbedion Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer Sir Ddinbych (copi wedi’i amgáu).

Paratôdd Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) adroddiad (a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu) o dan y teitl ‘Cynllunio Arbedion - Cyngor Sir Ddinbych’ yn diweddaru aelodau am gyflawniadau arbed 2015-2016, trefniadau cynllunio ariannol a Chynllun Arbedion 2016-2017.

Esboniodd cynrychiolydd SAC (GB) gefndir a chynnwys yr adroddiad.  Roedd teitl yr adroddiad wedi newid o ‘Cydnerthedd Ariannol Cynghorau yng Nghymru’ i ‘Cynllunio Arbedion - Cyngor Sir Ddinbych’. Esboniodd GB fod yr adroddiad yn edrych ar arbedion yn bennaf a’i fod yn ffurfio  rhan o adroddiad mwy ar gydnerthedd ariannol. Hysbyswyd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn darparu asesiad positif o drefniadau ariannol y Cyngor.

Esboniwyd wrth y Pwyllgor fod manylion am y cynigion gwella i’w gweld yn yr adroddiad. Roedd dau welliant wedi’u nodi -

·         datblygu polisi cynhyrchu incwm / codi tâl

·         rhoi sgôr risg ffurfiol i arbedion yn ôl pa mor gyraeddadwy ydynt a nodi camau lliniaru cynaliadwy i'r rheiny a ystyrir yn rhai risg uchel.

Cydnabuwyd fod arbed arian yn mynd yn fwyfwy anodd a bod Cynghorau yn wynebu penderfyniadau anodd.

Codwyd y materion canlynol wrth drafod –

·         tynnwyd sylw at bwysigrwydd egwyddorion clir mewn cysylltiad â newid taliadau.

·          Hysbyswyd y Pwyllgor fod dull cyson o wneud penderfyniadau wedi’i fabwysiadu.  Byddai’n rhaid i doriadau ariannol trwy grantiau Ewropeaidd gael eu hystyried a’u hadolygu yn unol â rheoliadau cyllideb pe bai'r sefyllfa'n codi.

·         mae pwyslais ar arbedion ariannol wedi lleihau effeithiau toriadau ar y cyhoedd. Hysbyswyd y pwyllgor y byddai hyn yn dod yn fwyfwy anodd yn y dyfodol.

·         roedd y pecyn asesu effaith newydd ar y we yn mynd i’r afael â dyletswyddau’r cyngor o dan y Ddeddf Lles Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015.

Diolchodd y Cadeirydd, y Cynghorydd Jason McLellan, i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru am yr adroddiadau ac am fynychu’r cyfarfod.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r cynigion gwella a wnaethpwyd gan SAC.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd o ran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad (a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar y cynnydd Archwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant.

Darparodd yr adroddiad wybodaeth am y gwaith a gynhaliwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ers y cyfarfod Pwyllgor diwethaf. Galluogodd i’r Pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o’i adroddiadau er mwyn i’r Pwyllgor dderbyn sicrwydd ar wasanaethau eraill y Cyngor a meysydd corfforaethol.

Tywysodd y Pennaeth Archwilio Mewnol aelodau drwy'r adroddiadau a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at ddiwedd mis Chwefror 2017 ar -

·         Adroddiadau archwilio mewnol a ddosbarthwyd yn ddiweddar

·         Dilyn adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol

·         Cynnydd o ran cyflawni’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2016/17

·         Safonau perfformiad Archwilio Mewnol

Codwyd y materion canlynol wrth drafod –

·         cytunwyd y byddai fformat yr adroddiadau yn hawdd i’w darllen a hawdd i’w dilyn a’u deall.

·          Mae’r adroddiad yn cwmpasu pob gwasanaeth a dderbyniodd archwiliad ond nid yw’n cyfeirio at wasanaethau a oedd heb eu harchwilio.  Esboniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y gwaith caled yr oedd yr adran Archwilio wedi’ wneud a’r adroddiadau amrywiol a oedd wedi’u creu o ganlyniad.  O ran talu dyledion rhenti Tai, hysbysodd y Pennaeth y Pwyllgor bod raid i unigolion a oedd yn aros yn y Sir neu a oedd yn dychwelyd i'r Sir gydag ôl-ddyledion rhent, dalu'r rhain i'r awdurdod cyn dechrau cytundeb tenantiaeth newydd. Mae arferion mewn lle i weithredu’r polisi hwn.

Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio Mewnol ei fod yn hapus iawn â pherfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a bod mwyafrif y targedau wedi’u rhagori. Roedd am gydnabod gwaith caled parhaus yr Adran Archwilio Mewnol a oedd yn cwblhau gwaith o fewn terfynau amser.

Diolchodd y Cadeirydd, y Cynghorydd Jason McLellan, i’r Pennaeth Archwilio Mewnol a’r tîm Archwilio am yr holl waith caled yr oeddent wedi’i wneud. 

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiad.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol (copi wedi ei amgáu) sy’n rhoi gwybod i aelodau am Strategaeth Archwilio Mewnol 2017-18.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad (a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu) i roi’r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2017-2018 i’r Pwyllgor.

Esboniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol wrth y Pwyllgor fod y tîm archwilio mewnol yn wynebu newidiadau a chyflwynwyd strwythur newydd y tîm i'r Pwyllgor yn yr adroddiad. Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Lisa Lovegrove fel Pennaeth Archwilio Mewnol newydd o fis Mehefin ymlaen a chadarnhaodd y byddai’r Tîm Archwilio yn cynnwys 6 aelod o hynny ymlaen.

 Dywedwyd wrth y Pwyllgor y byddai adran archwilio mewnol Sir Ddinbych yn cael archwiliad allanol gan Wynedd erbyn mis Mawrth 2018. Cyn yr archwiliad allanol byddai hunanasesiad yn cael ei gynnal a byddai’r canfyddiadau a’r argymhellion yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i'w hystyried.

Tywysodd y Pennaeth Archwilio Mewnol aelodau drwy’r adroddiad gan ddarparu gwybodaeth fanylach am -

·         creu map Sicrwydd Corfforaethol a oedd yn cynnwys holl weithgareddau’r cyngor.

·          roedd y traddodiad o amcangyfrif sawl diwrnod a dreulir ar bob prosiect wedi’i ddiwygio. Byddai’r arfer o gyfathrebu rhwng archwilio mewnol a’r timau gwasanaeth yn cael ei fabwysiadu er mwyn pennu amserlen gytûn ar gyfer gwaith prosiect.

·         roedd gan y cynllun mewnol elfen o hyblygrwydd uwch a oedd yn caniatáu i waith gael ei gwblhau a'i flaenoriaethu yn unol â hynny.

Bu aelodau’r Pwyllgor yn dadlau ynghylch lefelau staffio ar y tîm archwilio mewnol. Cafwyd trafodaethau ynglŷn ag effeithlonrwydd a gallu’r gwasanaeth i gwblhau ei lwyth gwaith gyda nifer gyfyngedig o aelodau o'r Tîm Archwilio. Teimlai Aelodau y byddai gostwng niferoedd staff ymhellach yn ei gwneud yn anoddach i gwblhau gwaith ar amser. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai’r tîm, ar ôl gwneud yr holl newidiadau, yn cynnwys 6 aelod a oedd yn ddigonol ar gyfer y gwaith y mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gyfrifol amdano. Esboniwyd fod pob agwedd wedi’i ystyried wrth bennu niferoedd staff ac y byddai lefelau staffio yn dal i gael eu monitro er mwyn sicrhau fod safonau gwaith uchel yn cael eu cynnal. Sicrhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y Pwyllgor fod 6 aelod o staff yn debyg i niferoedd Awdurdodau Lleol eraill.

Diolchodd y Cadeirydd, Jason McLellan, i’r Pennaeth Archwilio Mewnol am ei waith caled a’i ymroddiad i’r Pwyllgor ac achubodd ar y cyfle i groesawu Lisa Lovegrove i'w swydd fel Pennaeth Archwilio Mewnol.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ar y gyffordd hon, dymunai’r Cadeirydd ddiolch i Ivan, Pennaeth Archwilio Mewnol, am ei waith caled a’i gyfraniad gwerthfawr i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a dymunodd yn dda iddo yn ei ymddeoliad.

Dangosodd yr Aelodau eu gwerthfawrogiad am ei holl waith caled, yr amser a’r egni a dreuliodd yn cynhyrchu adroddiadau hawdd i’w deall a’u darllen a dangoswyd gwerthfawrogiad am y rhinweddau arwain gwych yr oedd Ivan wedi’u dangos i’r Pwyllgor. Dymunwyd yn dda iddo i’r dyfodol ac am ymddeoliad dedwydd.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i'w ystyried a chytunodd yr aelodau ar yr ychwanegiadau canlynol:-

·         21 Mehefin 2017 – Adroddiad Blynyddol Llywodraethu Corfforaethol

·         19 Gorffennaf 2017 - Datganiad Drafft o Gyfrifon

·         27 Medi - Cymeradwyo Datganiad Cyfrifon

·         27 Medi – Siarter Archwilio Mewnol

·         29 Tachwedd – RIPA Blynyddol (Rheoleiddiad Deddf Pwerau Ymchwilio 2000)

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod bod rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cael ei gymeradwyo.