Agenda and draft minutes
Lleoliad: Ystafell Bwllgor 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU |
|
DATGAN CYSYLLTIADAU Dylai’r Aelodau
ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw
fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu. |
|
MATERION BRYS Rhybudd o eitemau
y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn
unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Ni chodwyd unrhyw
fater brys. |
|
Derbyn cofnodion
cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2017
(mae copi wedi ei amgáu). Cofnodion: Cyflwynwyd
cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 25
Ionawr 2017. PENDERFYNWYD derbyn
cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2017 fel cofnod cywir ac fe’u llofnodwyd
gan y Cadeirydd. |
|
CYNLLUN ARCHWILIO CYNGOR SIR DDINBYCH 2017 PDF 272 KB Ystyried
adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi wedi’i amgáu) sy'n rhoi gwybod i’r aelodau
am y rhaglen waith sydd wedi’i chynllunio ar gyfer rhaglen archwilio
perfformiad ac archwiliad ariannol Swyddfa Archwilio Cymru. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Roedd adroddiad
gan y Prif Gyfrifydd (SG) eisoes wedi’i ddosbarthu ynghyd â chopi o’r adroddiad
gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) o dan y teitl ‘Cynllun Archwilio 2017 Cyngor
Sir Ddinbych'. Cyflwynodd
cynrychiolydd o SAC (AV) yr adroddiad. Roedd yr adroddiad yn egluro’r rhaglen
waith sydd wedi ei chynllunio ar gyfer rhaglen archwilio perfformiad a rhaglen
archwilio ariannol SAC. Roedd yr
adroddiad hefyd yn nodi manylion ffïoedd ar gyfer y gwaith, y tîm archwilio a’r
amserlen ar gyfer y gwaith. Darparwyd
crynodeb o gynnwys cynllun archwilio 2017 – Cyngor Sir Ddinbych, a oedd yn cynnwys
- ·
Archwiliad
o Gyfrifon ·
Ardystiad
o grantiau, hawliadau a ffurflenni. ·
Gwaith
arall a wnaethpwyd ·
Archwiliad
perfformiad ·
Ffi,
tîm archwilio ac amserlen. ·
Datblygiadau
i’r gwaith archwilio yn y dyfodol. Darparodd
cynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru (AV) drosolwg i’r Pwyllgor o gynnwys yr
adroddiad. Yn ystod trafodaethau codwyd y materion canlynol - ·
mae’r datganiadau
ariannol a archwiliwyd gan SAC yn archwilio sampl o ddata a gasglwyd i
archwilio unrhyw wallau posibl a ganfuwyd. ·
trafodwyd
y ffi am waith ar gyfer cydbwyllgor o ran pwy sy’n gyfrifol am y tâl. Nodwyd
fod y tâl yn cael ei godi ar yr awdurdod lletyol a bod y ffi wedyn yn cael ei
ddosrannu rhwng awdurdodau sy’n aelodau o’r cydbwyllgor. ·
Cyfnewidfa
Arfer Da (GPX) SAC a oedd yn trefnu digwyddiadau seminar ar gyfer cyrff
cyhoeddus i rannu profiad ymarferol ac arfer da. Rhoddir gwybodaeth am y
digwyddiadau hyn ar wefan GPX. ·
Roedd
yr adroddiad blynyddol drafft wedi’i gwblhau a byddai’n cael ei gyflwyno i’r
Cyngor Llawn. PENDERFYNWYD - bod
y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad. |
|
SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU: ADRODDIAD LLEOL CYNLLUNIO ARBEDION AR GYFER SIR DDINBYCH PDF 388 KB Derbyn Cynlluniau
Arbedion Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer Sir Ddinbych (copi wedi’i amgáu). Cofnodion: Paratôdd Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) adroddiad (a oedd eisoes wedi’i
ddosbarthu) o dan y teitl ‘Cynllunio Arbedion - Cyngor Sir Ddinbych’ yn
diweddaru aelodau am gyflawniadau arbed 2015-2016, trefniadau cynllunio
ariannol a Chynllun Arbedion 2016-2017. Esboniodd
cynrychiolydd SAC (GB) gefndir a chynnwys yr adroddiad. Roedd teitl yr adroddiad wedi newid o
‘Cydnerthedd Ariannol Cynghorau yng Nghymru’ i ‘Cynllunio Arbedion - Cyngor Sir
Ddinbych’. Esboniodd GB fod yr adroddiad yn edrych ar arbedion yn bennaf a’i
fod yn ffurfio rhan o adroddiad mwy ar
gydnerthedd ariannol. Hysbyswyd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn darparu asesiad
positif o drefniadau ariannol y Cyngor. Esboniwyd wrth y
Pwyllgor fod manylion am y cynigion gwella i’w gweld yn yr adroddiad. Roedd dau
welliant wedi’u nodi - ·
datblygu
polisi cynhyrchu incwm / codi tâl ·
rhoi
sgôr risg ffurfiol i arbedion yn ôl pa mor gyraeddadwy ydynt a nodi camau
lliniaru cynaliadwy i'r rheiny a ystyrir yn rhai risg uchel. Cydnabuwyd fod
arbed arian yn mynd yn fwyfwy anodd a bod Cynghorau yn wynebu penderfyniadau
anodd. Codwyd y materion
canlynol wrth drafod – ·
tynnwyd
sylw at bwysigrwydd egwyddorion clir mewn cysylltiad â newid taliadau. ·
Hysbyswyd y Pwyllgor fod dull cyson o
wneud penderfyniadau wedi’i fabwysiadu.
Byddai’n rhaid i doriadau ariannol trwy grantiau Ewropeaidd gael eu
hystyried a’u hadolygu yn unol â rheoliadau cyllideb pe bai'r sefyllfa'n codi. ·
mae pwyslais
ar arbedion ariannol wedi lleihau effeithiau toriadau ar y cyhoedd. Hysbyswyd y
pwyllgor y byddai hyn yn dod yn fwyfwy anodd yn y dyfodol. ·
roedd
y pecyn asesu effaith newydd ar y we yn mynd i’r afael â dyletswyddau’r cyngor
o dan y Ddeddf Lles Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015. Diolchodd y
Cadeirydd, y Cynghorydd Jason McLellan, i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru
am yr adroddiadau ac am fynychu’r cyfarfod. PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r cynigion gwella a wnaethpwyd gan SAC. |
|
DIWEDDARIAD ARCHWILIO MEWNOL PDF 263 KB Ystyried adroddiad
gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn rhoi gwybod
i aelodau am gynnydd o ran Archwilio Mewnol. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad (a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu) yn rhoi
diweddariad i’r aelodau ar y cynnydd Archwilio Mewnol o ran cyflwyno
gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac
effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant. Darparodd yr
adroddiad wybodaeth am y gwaith a gynhaliwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol
ers y cyfarfod Pwyllgor diwethaf. Galluogodd i’r Pwyllgor fonitro perfformiad a
chynnydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o’i
adroddiadau er mwyn i’r Pwyllgor dderbyn sicrwydd ar wasanaethau eraill y
Cyngor a meysydd corfforaethol. Tywysodd y
Pennaeth Archwilio Mewnol aelodau drwy'r adroddiadau a oedd yn rhoi'r wybodaeth
ddiweddaraf hyd at ddiwedd mis Chwefror 2017 ar - ·
Adroddiadau
archwilio mewnol a ddosbarthwyd yn ddiweddar ·
Dilyn
adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol ·
Cynnydd
o ran cyflawni’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2016/17 ·
Safonau
perfformiad Archwilio Mewnol Codwyd y materion
canlynol wrth drafod – ·
cytunwyd
y byddai fformat yr adroddiadau yn hawdd i’w darllen a hawdd i’w dilyn a’u
deall. ·
Mae’r adroddiad yn cwmpasu pob gwasanaeth
a dderbyniodd archwiliad ond nid yw’n cyfeirio at wasanaethau a oedd heb eu
harchwilio. Esboniodd y Pennaeth
Archwilio Mewnol y gwaith caled yr oedd yr adran Archwilio wedi’ wneud a’r
adroddiadau amrywiol a oedd wedi’u creu o ganlyniad. O ran talu dyledion rhenti Tai, hysbysodd y
Pennaeth y Pwyllgor bod raid i unigolion a oedd yn aros yn y Sir neu a oedd yn
dychwelyd i'r Sir gydag ôl-ddyledion rhent, dalu'r rhain i'r awdurdod cyn
dechrau cytundeb tenantiaeth newydd. Mae arferion mewn lle i weithredu’r polisi
hwn. Ychwanegodd y
Pennaeth Archwilio Mewnol ei fod yn hapus iawn â pherfformiad y Gwasanaeth
Archwilio Mewnol a bod mwyafrif y targedau wedi’u rhagori. Roedd am gydnabod
gwaith caled parhaus yr Adran Archwilio Mewnol a oedd yn cwblhau gwaith o fewn
terfynau amser. Diolchodd y
Cadeirydd, y Cynghorydd Jason McLellan, i’r Pennaeth Archwilio Mewnol a’r tîm
Archwilio am yr holl waith caled yr oeddent wedi’i wneud. PENDERFYNWYD y
dylid derbyn a chofnodi’r adroddiad. |
|
STRATEGAETH ARCHWILIO MEWNOL 2017-18 PDF 261 KB Ystyried
adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol (copi wedi ei amgáu) sy’n
rhoi gwybod i aelodau am Strategaeth Archwilio Mewnol 2017-18. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad (a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu) i roi’r
Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2017-2018 i’r Pwyllgor. Esboniodd y
Pennaeth Archwilio Mewnol wrth y Pwyllgor fod y tîm archwilio mewnol yn wynebu
newidiadau a chyflwynwyd strwythur newydd y tîm i'r Pwyllgor yn yr adroddiad.
Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Lisa Lovegrove fel Pennaeth Archwilio
Mewnol newydd o fis Mehefin ymlaen a chadarnhaodd y byddai’r Tîm Archwilio yn
cynnwys 6 aelod o hynny ymlaen. Dywedwyd wrth y Pwyllgor y byddai
adran archwilio mewnol Sir Ddinbych yn cael archwiliad allanol gan Wynedd erbyn
mis Mawrth 2018. Cyn yr
archwiliad allanol byddai hunanasesiad yn cael ei gynnal a byddai’r
canfyddiadau a’r argymhellion yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol i'w hystyried. Tywysodd y
Pennaeth Archwilio Mewnol aelodau drwy’r adroddiad gan ddarparu gwybodaeth
fanylach am - ·
creu
map Sicrwydd Corfforaethol a oedd yn cynnwys holl weithgareddau’r cyngor. ·
roedd y traddodiad o amcangyfrif sawl
diwrnod a dreulir ar bob prosiect wedi’i ddiwygio. Byddai’r arfer o gyfathrebu
rhwng archwilio mewnol a’r timau gwasanaeth yn cael ei fabwysiadu er mwyn pennu
amserlen gytûn ar gyfer gwaith prosiect. ·
roedd
gan y cynllun mewnol elfen o hyblygrwydd uwch a oedd yn caniatáu i waith gael
ei gwblhau a'i flaenoriaethu yn unol â hynny. Bu aelodau’r
Pwyllgor yn dadlau ynghylch lefelau staffio ar y tîm archwilio mewnol. Cafwyd
trafodaethau ynglŷn ag effeithlonrwydd a gallu’r gwasanaeth i gwblhau ei
lwyth gwaith gyda nifer gyfyngedig o aelodau o'r Tîm Archwilio. Teimlai Aelodau
y byddai gostwng niferoedd staff ymhellach yn ei gwneud yn anoddach i gwblhau
gwaith ar amser. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai’r tîm, ar ôl
gwneud yr holl newidiadau, yn cynnwys 6 aelod a oedd yn ddigonol ar gyfer y
gwaith y mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gyfrifol amdano. Esboniwyd fod
pob agwedd wedi’i ystyried wrth bennu niferoedd staff ac y byddai lefelau
staffio yn dal i gael eu monitro er mwyn sicrhau fod safonau gwaith uchel yn
cael eu cynnal. Sicrhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y Pwyllgor fod 6 aelod o
staff yn debyg i niferoedd Awdurdodau Lleol eraill. Diolchodd y
Cadeirydd, Jason McLellan, i’r Pennaeth Archwilio Mewnol am ei waith caled a’i
ymroddiad i’r Pwyllgor ac achubodd ar y cyfle i groesawu Lisa Lovegrove i'w
swydd fel Pennaeth Archwilio Mewnol. PENDERFYNWYD - bod
y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr
adroddiad.
|
|
Ar y gyffordd
hon, dymunai’r Cadeirydd ddiolch i Ivan, Pennaeth Archwilio Mewnol, am ei waith
caled a’i gyfraniad gwerthfawr i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a
dymunodd yn dda iddo yn ei ymddeoliad. Dangosodd yr
Aelodau eu gwerthfawrogiad am ei holl waith caled, yr amser a’r egni a
dreuliodd yn cynhyrchu adroddiadau hawdd i’w deall a’u darllen a dangoswyd
gwerthfawrogiad am y rhinweddau arwain gwych yr oedd Ivan wedi’u dangos i’r
Pwyllgor. Dymunwyd yn dda iddo i’r dyfodol ac am ymddeoliad dedwydd. |
|
RHAGLEN WAITH Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL PDF 210 KB Ystyried rhaglen
gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor (copi wedi’i amgáu). Cofnodion: Cyflwynwyd
Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i'w ystyried a
chytunodd yr aelodau ar yr ychwanegiadau canlynol:- ·
21
Mehefin 2017 – Adroddiad Blynyddol Llywodraethu Corfforaethol ·
19
Gorffennaf 2017 - Datganiad Drafft o Gyfrifon ·
27
Medi - Cymeradwyo Datganiad Cyfrifon ·
27 Medi
– Siarter Archwilio Mewnol ·
29
Tachwedd – RIPA Blynyddol (Rheoleiddiad Deddf Pwerau Ymchwilio 2000) PENDERFYNWYD yn
amodol ar yr uchod bod rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol yn cael ei gymeradwyo. |
|
Daeth y cyfarfod i ben am 11.10 a.m. |