Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

 

Dim datganiad o fuddiant.

 

 

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

Dim.

 

 

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf 2016 (copi ynghlwm).

 

 

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf 2016.

 

Tudalen 6 - Eitem 12 (materion sy’n codi)

Gofynnodd Paul Whitham am gadarnhad bod y wybodaeth a'r canllaw wedi cael ei ddosbarthu i bob Pennaeth a Chorff Llywodraethu Ysgolion.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai'n gwirio hynny ac yn rhoi gwybod i Aelodau'r Pwyllgor.

 

Tudalen 11 - Eitem 8 - Adroddiad Blynyddol ar Rannu Pryderon.

Gofynnodd Paul Whitham am ganlyniad yr ymchwiliad.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd y byddai'n gwirio hynny ac yn rhoi gwybod i Aelodau'r Pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel cofnod cywir.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi ynghlwm) sy'n rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2017/18.

 

 

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, y Cynghorydd Julian Thompson Hill adroddiad Proses y Gyllideb 2017/18 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi diweddariad ar y broses i osod y gyllideb ar gyfer 2017/18.

 

Cynhaliwyd Gweithdy'r Gyllideb ddiweddaraf ar 18 Gorffennaf 2016. Yn ystod y gweithdy, fe amlinellwyd y tybiaethau cynllunio ariannol diweddaraf, y cyd-destun economaidd, y broses ar gyfer 2017/18 a’r cynnydd wrth fynd i’r afael â’r bwlch amcangyfrifedig yn y gyllideb

 

Trafodwyd pwyntiau allweddol amrywiol, a chafodd y prif dybiaethau cynllunio ariannol a’r goblygiadau posibl eu nodi.

 

Tybiwyd y byddai 1% o arbedion effeithlonrwydd yn cael ei gyflwyno bob blwyddyn fel rhan o'r strategaeth i ymdrin â'r bwlch yn y gyllideb.

 

Roedd manylion y 1% o effeithlonrwydd arfaethedig ar gyfer 2017/18 wedi ei ddosbarthu i'r Aelodau yn dilyn Gweithdy’r Gyllideb ym mis Gorffennaf 2016.

 

Roedd amserlen y gyllideb wedi cael ei gosod gan dybio y byddai setliad dros dro Llywodraeth Leol yn cael ei gyhoeddi ar 19 Hydref 2016. O ystyried hyn, awgrymwyd bod y Gweithdy Cyllideb a drefnwyd ar gyfer 14 Hydref, 2016 yn cael ei hail-drefnu ar gyfer 1 Tachwedd 2016. Byddai gweithdy arall yn cael ei gynnal ar 18 Tachwedd 2016 ac wedi hynny, byddai gweithdai ychwanegol yn cael eu trefnu yn ôl yr angen.

 

Cafwyd trafodaeth bellach a chodwyd y pwyntiau canlynol:

·       Gwelliant parhaus i fod yn broses barhaol a arweinir gan Reolwyr.

·       Cytunwyd na ellid cynnal yr arbedion effeithlonrwydd ar y lefel yr oedd wedi cael ei osod yn ystod y 5 mlynedd diwethaf.  Rhoddwyd proses ar waith i ysgafnhau’r baich o wasanaethau.  Byddai arbediad o 1% yn gyraeddadwy.

·       Cafodd yr amser rhwng Gweithdy’r Gyllideb ym mis Gorffennaf a 1 Tachwedd ei drafod fel problem, ond eglurodd yr Aelod Arweiniol, y Cynghorydd Julian Thompson-Hill bod angen yr holl ffeithiau a gwybodaeth drylwyr, ac ni fyddai hyn ar gael tan ar ôl cyhoeddiad y setliad ar 19 Hydref.

 

Diolchodd y Cadeirydd ar ran y Pwyllgor i’r Aelod Arweiniol a'r Pennaeth Cyllid am eu gwaith mewn perthynas ynglŷn â Phroses y Gyllideb. 

 

Soniodd y Cadeirydd hefyd am bwysigrwydd presenoldeb Aelodau mewn Gweithdai Cyllideb i gyflwyno syniadau a gofyn cwestiynau i swyddogion.

 

PENDERFYNWYD bod Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn ystyried y wybodaeth ddiweddaraf o Broses y Gyllideb 2017/18 a chafwyd sylwadau fel y bo'n briodol.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) i gyflwyno'r Llythyr Ymholiadau Archwilio ac ymateb y Cyngor i'r ymholiadau hynny.

 

 

 

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid a Sicrwydd adroddiad Ymholiadau Archwilio 2015/16 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybod i’r Aelodau am ymateb y Cyngor.

 

Roedd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), fel  archwilwyr allanol penodedig CSDd, ddyletswydd i gasglu tystiolaeth am sut mae rheolwyr a’r unigolion hynny sydd â chyfrifoldeb dros lywodraethu (Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol) yn cyflawni eu dyletswyddau i atal a chanfod twyll. 

 

Mae manylion o ymatebion y rheolwyr (Pennaeth Cyllid) a'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (Cadeirydd PLlC)  wedi eu nodi fel Atodiad i'r adroddiad.

 

Yn gryno, roedd yr ymatebion yn nodi ymagwedd y Cyngor tuag at y meysydd canlynol o lywodraethu:-

 

·       Prosesau rheoli sydd ar waith i adnabod a lliniaru yn erbyn y risg o dwyll

·       Ymwybyddiaeth o unrhyw achosion gwirioneddol neu honedig o dwyll

·       Prosesau i gael sicrwydd y cydymffurfiwyd â'r holl gyfreithiau a rheoliadau perthnasol

·       A oedd unrhyw ymgyfreithiad posibl neu hawliadau  a fyddai'n effeithio ar y datganiadau ariannol

·       Prosesau i adnabod, awdurdodi, cymeradwyo, cyfrif am a datgelu trafodion partïon cysylltiedig a pherthnasoedd.

 

Cadarnhaodd cynrychiolydd SAC, Michelle Phoenix, nad oedd ganddynt unrhyw broblem â’r ymatebion.

 

PENDERFYNWYD y dylai Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gadarnhau yn ffurfiol yr ymatebion sydd wedi'u cynnwys yn Atodiad 1 i'r adroddiad.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) ar Ddatganiad Cyfrifon 2015/16.

 

 

 

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad Cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2015/16 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i gael eu cymeradwyo’n ffurfiol gan aelodau etholedig ar ran y cyngor.

 

Roedd gan y Cyngor ddyletswydd statudol i baratoi Datganiad Cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau cyfrifo cymeradwy. 

 

Cymeradwywyd y datganiadau ariannol ar gyfer 2015/16, yn amodol ar archwiliad, gan y Pennaeth Cyllid ar 21 Mehefin 2016. Cyflwynwyd y cyfrifon drafft i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar 13 Gorffennaf 2016 ac roeddent yn agored i’w arolygu’n gyhoeddus o 11 Gorffennaf - 5 Awst.

 

Roedd Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn gofyn i’r Cyngor gymeradwyo’r cyfrifon a archwiliwyd, gan gynnwys barn yr archwilydd allanol, yn ffurfiol erbyn mis Medi 2016. Mae’r cyfrifoldeb dros gymeradwyo’r cyfrifon archwiliedig wedi cael ei ddirprwyo i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

Cafodd y Datganiad o Gyfrifon eu paratoi yn unol â Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol (IFRS).  Mae Sefydliad Siartredig Cyllid a Chyfrifeg Cyhoeddus yn cynhyrchu Cod Ymarfer ar Gyfrifeg Awdurdodau Lleol, yn seiliedig ar Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol ac mae'r Cyngor wedi paratoi cyfrifon 2015/16 yn unol â'r Cod hwnnw.

 

Mae etholydd wedi cofrestru gwrthwynebiad i'r cyfrifon gyda Swyddfa Archwilio Cymru (SAC).  Cadarnhaodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru  Michelle Phoenix, er eu bod yn cymeradwyo'r Datganiad o Gyfrifon, ni allent gau’r Cyfrifon nes bod y cwestiynau wedi cael eu hasesu o ran a ydynt yn cyd-fynd â'r meini prawf, a'r gwrthwynebydd yn fodlon.  Felly, roeddynt wedi diwygio'r paragraff adroddiad archwilio i fynegi hyn.

 

Mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi gweithio'n agos â’r tîm Cyllid er mwyn sicrhau fod yr archwiliad yn cael ei gwblhau mewn pryd ac yn llwyddiannus.  Cafwyd barn broffesiynol oddi wrth nifer o ddisgyblaethau eraill tu hwnt i gyllid, megis yr adain gyfreithiol, prisio eiddo, adnoddau dynol a phensiynau.

 

Cynhaliwyd trafodaeth gyffredinol a mynegodd y Cadeirydd werthfawrogiad ar ran y Pwyllgor am y gwaith a wnaed gan y Pennaeth Cyllid, ei swyddogion a Swyddfa Archwilio Cymru.

 

PENDERFYNWYD:

·       bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2015/16, sef Atodiad 1 i'r adroddiad

·       yn gofyn i’r Cadeirydd ac i’r Prif Swyddog Cyllid lofnodi’r Cyfrifon a’r Llythyr Sylwadau.

 

 

 

 

Ystyried adroddiad llafar gan y Pennaeth Addysg ynghylch Adroddiad Estyn ar Gonsortiwm Rhanbarthol GwE.

 

 

Cyflwynodd y Pennaeth Addysg adroddiad llafar yn dilyn adroddiad Estyn ar Gonsortiwm Rhanbarthol GwE. 

 

Cafodd pedwar consortia addysg eu sefydlu yn 2013, ac mae GwE yn darparu gwasanaethau gwelliant i ysgolion ar gyfer y chwe Awdurdod Lleol yng Ngogledd Cymru: Ynys Môn, Conwy, Sir Ddinbych, Sir y Fflint, Gwynedd a Wrecsam.

 

Gogledd Cymru oedd â'r gyfran isaf o ddisgyblion sy'n gymwys i gael prydau ysgol o'r pedwar rhanbarth Cymreig.  At ei gilydd, mae cyfradd y gwelliant mewn deilliannau disgyblion yng Ngogledd Cymru ar draws nifer o ddangosyddion dros dair blynedd hyd at 2015 wedi bod fwyaf araf o’r pedwar rhanbarth.

 

Mae'r consortiwm wedi gwella ei system rheoli gwybodaeth.  Roedd gan staff y Consortiwm fynediad i’r system, ac o’i ddefnyddio’n fwy effeithiol, roedd ganddynt wybodaeth amrywiol o safon i gefnogi eu gwaith.  Fodd bynnag, nid yw data wedi cael ei ddefnyddio bob amser yn effeithiol nac yn ddigon priodol i werthuso rhaglenni a phrosiectau i gefnogi gwella ysgolion.

 

Mae'r consortiwm wedi bod yn araf i roi her a chefnogaeth glir a chyson i ysgolion ar leihau effaith amddifadedd ar ddeilliannau.

 

Mae crynodeb o ganlyniadau'r adroddiadau fel a ganlyn:

 

·       Cymorth ar gyfer Gwella Ysgolion - Digonol

·       Arweinyddiaeth - Digonol

·       Gwella Ansawdd - Digonol

·       Partneriaethau - Digonol

·       Rheoli Adnoddau - Anfoddhaol

 

Mae'r argymhellion a gynhwyswyd yn yr adroddiad fel a ganlyn:

 

Argymhelliad 1 – Sicrhau fod gwasanaethau gwella ysgolion yn defnyddio data, gosod targedau a gweithdrefnau tracio yn fwy effeithiol i herio a chefnogi ysgolion er mwyn gwella perfformiad pob dysgwr mewn ysgolion a ledled Awdurdodau Lleol, yn enwedig yng nghyfnod allweddol 4.

 

Argymhelliad 2 - Gwella ansawdd gwerthusiad o ran darparu gwasanaethau gwella ysgolion.

 

Argymhelliad 3 - Gwella llymder y trefniadau ar gyfer adnabod a rheoli risg.

 

Argymhelliad 4 - Sicrhau bod busnes a chynlluniau gweithredol yn cynnwys meini prawf llwyddiant clir a bod y cynnydd yn erbyn y rhain yn cael eu monitro'n effeithiol.

 

Argymhelliad 5 - Egluro rôl strategol y rhwydweithiau rhanbarthol a'u hatebolrwydd i'r Cyd-bwyllgor.

 

Argymhelliad 6 – Datblygu fframwaith briodol er mwyn asesu gwerth am arian; sicrhau bod cynllun ariannol tymor canolig-hir dymor yn cyd-fynd â’r cynllun busnes a bod ffrydiau gwaith yn cael eu costio’n llawn.

 

Dywedodd y Pennaeth Addysg wrth y Pwyllgor fod Prif Weithredwr y chwe Awdurdod Lleol yng Ngogledd Cymru wrthi’n trafod ynghylch pa weithred yw’r mwyaf priodol i’w gymryd gyda GwE i fynd i’r afael â’r pryderon.

 

Cytunodd Aelodau’r Pwyllgor fod yr adroddiad wedi bod yn anfoddhaol ac yn dilyn trafodaeth, cytunwyd y dylid cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Addysg i'r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion i’w diweddaru am gynnydd ar yr argymhellion yn adroddiad Estyn.

 

PENDERFYNWYD:

·       Bod aelodau yn derbyn a nodi Adroddiad Estyn ar Gonsortiwm Rhanbarthol GwE

·       Bod y Pennaeth Addysg yn cyflwyno adroddiad i Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio ar y cynnydd ynghylch argymhellion adroddiad Estyn.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy'n rhoi diweddariad ar gynnydd gweithredu'r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Ddiogelu Corfforaethol ym mis Awst, 2015.

 

 

 

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol, Adroddiad Diweddaru ar Ddiogelu Corfforaethol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybod sut mae’r cyngor yn gweithredu gwelliannau mewn diogelu corfforaethol ers cyhoeddi adroddiad Archwilio Mewnol yn 2015. Yn yr archwiliad gwreiddiol, cafwyd “Sicrwydd Isel”, a gafodd ei ddiweddaru i “Sicrwydd Canolig” ar ddiwedd y casgliad dilynol ym mis Mawrth 2016. 

 

Roedd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wedi gofyn am adroddiad cynnydd i sicrhau bod materion yn cael eu datrys.

 

Dangosodd yr adroddiad dilynol bod cynnydd da yn dal i gael ei wneud wrth weithredu'r cynllun gweithredu ac mae’r sgôr sicrwydd yn parhau i fod yn “Ganolig”.

 

Gwnaed gwelliannau i reoli risg y gwasanaeth, mesurau i wella rheolaethau ar gyfer yr asesiadau o atgyfeiriadau Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid (DoLS), ac yn y Panel Diogelu Corfforaethol.

 

Rydym yn dal i roi sylw i rai meysydd, yn enwedig mewn perthynas â datblygu hyfforddiant staff a sicrhau bod gweithwyr ac aelodau etholedig yn ymwybodol o fodolaeth y Polisi Diogelu Corfforaethol.  Mae gwaith hefyd yn mynd rhagddo i wella sgiliau a gwybodaeth y Rheolwyr Diogelu Dynodedig (DSMs) drwy ddatblygu fframwaith cymwyseddau a rhaglen hyfforddi.

 

Cafodd y mater o bresenoldeb isel ymysg aelodau etholedig yn y sesiynau hyfforddi gorfodol ar ddiogelu ei drafod.  Cafodd y Pwyllgor wybod y gobeithir cyflwyno modiwlau e-ddysgu yn y dyfodol i wella mynediad at hyfforddiant ar gyfer aelodau etholedig.

 

Cadarnhawyd bod gwaith yn dal i gael ei wneud ynghylch y drwydded ond byddai adroddiad ysgrifenedig gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor pan fyddai’r modiwl hyfforddi ar waith.

 

Yn rhan o'r broses recriwtio, roedd hi’n bwysig gwirio cymwysterau a geirdaon i alluogi lefel o sicrwydd y staff roedd yr Awdurdod Lleol yn eu cyflogi.  Mae’r adran Adnoddau Dynol yn anfon diweddariadau rheolaidd sy’n cynnwys yr wybodaeth, e.e. nifer y staff sy’n cael eu recriwtio, a oeddynt yn cydymffurfio â geirda, yn cydymffurfio â chymwysterau ac yn cydymffurfio swyddfa GDG.

 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi y dylid cyflwyno adroddiad cynnydd ar ôl lansio’r modiwl hyfforddi.

 

 

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy'n rhoi diweddariad ar gynllun gweithredu’r adroddiad Archwilio Mewnol ar gyfer Ysgol Mair.

 

 

 

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad diweddariad Ysgol Mair, Y Rhyl (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

 

Roedd adroddiad Archwilio Mewnol ym mis Awst 2015 yn cynnwys cynllun gweithredu ar gyfer nifer o feysydd gwella yn Ysgol Mair.  Roedd yn amlygu’r diffyg ariannol yn yr Ysgol ac y byddai angen datblygu cynllun adfer cadarn. 

 

Roedd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wedi trafod yr adroddiad Archwilio Mewnol mewn dau gyfarfod blaenorol, gan ofyn i adroddiad cynnydd pellach gael ei gyflwyno gerbron y cyfarfod ym mis Medi 2016.

 

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod yr holl gamau gweithredu o fewn y cynllun gwella, ar wahân i un, wedi cael sylw.

 

Roedd y Pennaeth, Stuart Blunkett, yn y cyfarfod i egluro’r camau a gymerwyd.

 

Yr unig faes sy’n weddill yn y cynllun gweithredu oedd cwblhau’r dogfennau gweithdrefn ariannol i gynorthwyo gyda hyfforddi a pharhad staff.  Mae gwaith wedi dechrau ar y dogfennau, ond oherwydd salwch staff nid oeddynt wedi’u cwblhau eto, ond mae gwaith yn awr yn parhau ar y dogfennau gan fod yr aelod o staff dan sylw wedi dychwelyd i'r gwaith.

 

Pan gyhoeddwyd yr adroddiad Archwilio Mewnol, roedd yr Ysgol yn rhagweld diffyg ariannol o £40,000 ar gyfer 2015/16, a fyddai’n codi i dros £300,000 erbyn 2017/18 os na fyddai’n gweithredu o gwbl.  Gan fod y cynllun adfer wedi cael ei roi ar waith, fe arweiniodd at weddill bychan yn 2015/16 a rhagwelir y bydd gweddill bob blwyddyn hyd at 2018/19 yn seiliedig ar ddyraniadau presennol y gyllideb.  Cyflawnwyd hyn yn bennaf drwy newidiadau staffio.

 

Ar ran y Pwyllgor, llongyfarchodd y Cadeirydd y Pennaeth gan ddiolch i’r staff am eu gwaith caled.

 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad, yn nodi'r cynnydd a wnaed ac ysgrifennu llythyr at yr ysgol gan y Pwyllgor yn ymestyn llongyfarchiadau a diolch i bawb am eu gwaith caled.

 

 

 

 

 

Ar y pwynt hwn (11.40 a.m.) cafwyd toriad

 

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.55am.

 

 

 

Ar y pwynt hwn, cytunwyd i amrywio trefn yr eitemau oedd yn weddill ar yr agenda, a chynigiwyd ac eiliwyd bod yr eitemau canlynol yn cael eu symud i RAN II – Eitemau Cyfrinachol.

 

 

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n rhoi manylion adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Wasanaethau Parcio a gafodd sgôr sicrwydd “Isel”.

 

 

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad cyfrinachol Gwasanaethau Parcio (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybod i'r aelodau am y cynnydd o ran y cynllun gweithredu gwella.

 

Cyflwynwyd yr Archwiliad mewn dwy ran.  Mae Partneriaeth Prosesu Cosbau Cymru (PPCC) wedi bod yn gweithredu yn dda a derbyniodd sgôr Sicrwydd "Uchel".   Fodd bynnag, roedd rhywfaint o wendidau sylweddol o fewn y Gwasanaethau Parcio a oedd wedi arwain at sgôr sicrwydd "Isel".

 

Y prif bwyntiau a godwyd yn yr adroddiad oedd bod gwendidau mewn rheolaeth ariannol o gwmpas cysoni incwm a gesglir, monitro incwm a gesglir drwy ddulliau "talu dros y ffôn" a gweinyddu trwyddedau parcio a allai fod wedi arwain at golli incwm.  Ar y cyfan, cytunwyd fod angen moderneiddio’r prosesau o fewn y gwasanaeth gan eu bod yn aneffeithlon ac yn cynyddu dyblygu.

 

PENDERFYNWYD derbyn adroddiad diweddaru a gyflwynwyd i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gan y Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch ar y Ffyrdd, ar 23 Tachwedd 2016.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n rhoi manylion adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Reoli Gwybodaeth a Rheoli TG mewn Ysgolion a gafodd sgôr sicrwydd “Isel”.

 

 

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad cyfrinachol Rheoli Gwybodaeth a Rheoli TG mewn Ysgolion (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybod i'r aelodau am y cynnydd o ran y cynllun gweithredu gwella.

 

Yn bennaf, cafodd yr adolygiad archwiliad ei gynnal trwy ymgymryd ag arolwg rheoli gwybodaeth o ysgolion, a derbyniwyd ymateb da.  Cynhaliwyd ymweliadau â saith ysgol er mwyn gwirio’r trefniadau sydd ar waith.

 

Ar y cyfan, canfu'r adolygiad bod sawl maes o wendid o fewn ysgolion sy'n ymwneud â chydymffurfio â deddfwriaeth, e.e. Deddf Diogelu Data, Diogelwch TG, ac ymwybyddiaeth gyffredinol o ofynion.  Mae’r Pwyllgor Archwilio Mewnol eisoes wedi mynychu cyfarfod y Fforwm Clwstwr o reolwyr busnes a chyllid i dynnu sylw at y gwendidau, a byddant yn anfon nodyn cyfarwyddyd i'r holl benaethiaid er mwyn codi ymwybyddiaeth o'r gwendidau a ganfuwyd.

 

PENDERFYNWYD bod adroddiad cynnydd yn cael ei gyflwyno yn y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn y cyfarfod a fydd yn cael ei gynnal ar 25 Ionawr 2017.

 

 

Yn y pwynt hwn, dychwelodd y cyfarfod i RAN I

 

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy'n rhoi diweddariad ar gynnydd gweithredu'r Cynllun Gweithredu a oedd yn cyd-fynd â’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli’r Fflyd Gorfforaethol ym mis Hydref, 2015.

 

 

 

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad Diweddariad ar Reoli Fflyd Corfforaethol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i ddarparu gwybodaeth am gynnydd y Cynllun Gweithredu oedd yn cyd-fynd ag adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Fflyd Corfforaethol ym mis Hydref 2015. Roedd yr adroddiad Archwilio Mewnol wedi rhoi "Sicrwydd Isel ", felly gofynnodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am adroddiad cynnydd i sicrhau bod y materion yn cael sylw. 

 

Dyma'r ail adroddiad cynnydd, gyda’r un blaenorol ym mis Mawrth 2016.

 

Gwnaed cynnydd da ar weithredu’r materion a'r risgiau roedd yr Archwiliad Mewnol wedi'u nodi.

 

Roedd rhai camau gweithredu oedd heb eu cymryd, ond roedd y prif faterion wedi cael sylw, megis:-

 

·       datblygu Polisi Cludiant newydd, gwelliannau

·       gwelliannau i iechyd a diogelwch, a

·       gwiriadau gyrrwr.

 

Roedd mynd i’r afael â materion yn golygu y gallai’r gyfradd sicrwydd wella i "Sicrwydd Canolig".

 

Yn ystod y drafodaeth, cytunwyd y byddai adroddiad diweddaru pellach yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym mis Ebrill 2017.

 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol derbyn a nodi adroddiad Diweddariad ar Reoli Fflyd Gorfforaethol ac y byddai adroddiad Diweddaru pellach yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod a oedd i'w gynnal ym mis Ebrill 2017.

 

 

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm.)

 

Cyflwynodd y Swyddog Monitro, Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i’w ystyried.

 

Cadarnhaodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau canlynol:-

 

23 Tachwedd 2016

Adroddiad Archwilio Mewnol - Gwasanaethau Parcio

 

25 Ionawr 2017

Archwiliad Mewnol o Reoli Gwybodaeth a Rheoli TG mewn Ysgolion

Ysgol Uwchradd y Rhyl - Gwersi a ddysgwyd

 

26 Ebrill 2017

Rheoli Fflyd - Adroddiad diweddaru

 

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

 

 

 

Daeth y cyfarfod i ben am 1.05 pm.