Agenda and draft minutes

Y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau

Anthony Veale - Swyddfa Archwilio Cymru

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Gwnaed y datganiadau cysylltiad canlynol mewn perthynas ag eitem 5 ar y rhaglen: Arolygiad AGGCC o Wasanaethau Gofal Cartref -

 Datganodd y Cynghorydd Alice Jones gysylltiad personol fel Cyn-gadeirydd y Panel Rheoleiddio (Cyngor Gofal Cymru) a Chyn-Asesydd Lleyg AGGCC.

Datganodd y Cynghorydd Jason McLellan gysylltiad personol â’r eitem hon mewn perthynas â thrafodaethau ar Bolisi Llywodraeth Cymru gan ei fod yn gweithio i Lywodraeth Cymru.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 28 Medi 2016 (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 28 Medi.

Cywirdeb -

Tudalen 8: Eitem 6 Proses Cyllideb 2017/18 - Cyfeiriodd y Cadeirydd at y trafodaethau ynghylch proses y gyllideb a gofynnodd i’r cofnod gael ei newid i gynnwys ei farn ef, fel a fynegwyd yn y cyfarfod hwnnw, y dylai gweithdy cyllideb fod wedi cael ei gynnal rhwng mis Gorffennaf a mis Tachwedd i aelodau etholedig er mwyn archwilio’r arbedion effeithlonrwydd parhaus.

Materion yn Codi -

 Tudalen 11: Eitem 8 Adroddiad Estyn ar Gonsortiwm Rhanbarthol GwE - Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth Addysg i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeirydd Archwilio ar y cynnydd ynglŷn â'r argymhellion Estyn yn debygol o gael ei gyflwyno i'r cyfarfod nesaf ym mis Ionawr.

Tudalen 12: Eitem 9 Adroddiad Diweddariad Diogelu Corfforaethol - O ran penderfyniad y pwyllgor i dderbyn adroddiad cynnydd pellach, hysbyswyd yr aelodau fod y Panel Diogelu Corfforaethol yn gweithio ar y cynnwys ar gyfer y modiwl hyfforddiant a fyddai'n debygol o gael ei lansio ddiwedd mis Mawrth.  O ganlyniad, gallai adroddiad cynnydd yn ôl i'r pwyllgor gael ei drefnu yn y rhaglen waith ar gyfer mis Ebrill.  Cyfeiriodd y Cadeirydd hefyd at yr adroddiad cynhwysfawr a gafwyd mewn cyfarfod Briffio'r Cyngor yn ddiweddar ynglŷn ag achos Rotherham oedd yn amlygu pwysigrwydd ymgorffori egwyddorion diogelu corfforaethol ar draws yr awdurdod.

Tudalen 13: Eitem 10 Ysgol Mair Y Rhyl - Diweddariad Adroddiad Archwilio Mewnol - Cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod wedi anfon llythyr o werthfawrogiad at y Prifathro fel y cytunwyd.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Medi 2016 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol (copi wedi’i amgáu) yn ymwneud ag arolygiad o'r gwasanaethau gofal cartref ar gyfer pobl hŷn a gynhaliwyd yn Sir Ddinbych fel rhan o arolygiad cenedlaethol. 

Croesawodd y Cadeirydd Vicky Poole (Cyfarwyddwr Rhanbarthol) a Christine Jones (Rheolwr Ardal) o AGGCC a wahoddwyd i fynychu'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol yr adroddiad (copi wedi’i ddosbarthu’n flaenorol) yn ymwneud ag arolygiad o'r gwasanaethau gofal cartref ar gyfer pobl hŷn a gynhaliwyd yn Sir Ddinbych fel rhan o arolygiad cenedlaethol.  Roedd yr adroddiad yn cynnwys ymatebion i’r materion a nodwyd yn adroddiad arolygu AGGCC ynghyd â chamau i ymdrin â phryderon penodol.  Roedd yr adroddiad cenedlaethol llawn ynghlwm wrth yr adroddiad (Atodiad 1) ynghyd â'r adroddiad manwl o arolygiad Sir Ddinbych (Atodiad 2).

Wrth gyflwyno'r adroddiad cynhwysfawr tynnodd Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol sylw at y canlynol -

·         cyd-destun arolygiad Sir Ddinbych fel rhan o adolygiad cenedlaethol mwy o ddarpariaeth gofal cartref ym mis Tachwedd 2015 yn cynnwys chwe awdurdod lleol

·         pwrpas yr arolygiadau i asesu llwyddiant awdurdodau lleol wrth gyflawni canlyniadau i bobl trwy arfarniad o effeithiolrwydd ac ansawdd y gofal cartref y maent yn ei gomisiynu

·         pryderon a godwyd gan swyddogion ynghylch y diffyg tystiolaeth i gefnogi’r canfyddiadau yn adroddiad drafft Sir Ddinbych gyda’r adroddiad terfynol yn cael ei gyhoeddi ar wefan AGGCC gydag ychydig o newidiadau a heb sylwadau’r swyddogion

·         y materion yr oedd swyddogion yn credu oedd yn anghywir fel y manylwyd ym mharagraff 4.3.3 yr adroddiad [rhif 1 - 7] yn tynnu sylw at bob mater unigol ynghyd ag ymateb Sir Ddinbych i hynny

·         canfyddiadau yn adroddiad arolygu Sir Ddinbych wedi cael eu bwydo i mewn i'r adolygiad a'r casgliadau cenedlaethol fel y'u cynhwysir yn y Crynodeb Gweithredol

·         risgiau i'r farchnad gofal cartref a'r camau arfaethedig i ymdrin â hwy, pob un ond un wedi ei drafod gyda'r arolygydd.

Ymhelaethodd y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol ar y materion yr oedd swyddogion yn credu oedd yn anghywir a oedd wedi'i nodi ym mharagraff 4.3.3 o'r adroddiad rhif 1 - 7 -

1.     

Nid oedd gan Sir Ddinbych Ddatganiad Sefyllfa’r Farchnad manwl cadarn

Roedd Sir Ddinbych, ynghyd â holl awdurdodau lleol eraill Gogledd Cymru, yn gweithio gyda’r Sefydliad Gofal Cyhoeddus ar hyn o bryd er mwyn gwella eu Datganiad Sefyllfa’r Farchnad.  Cyngor arbenigol oedd cadw Datganiad Sefyllfa’r Farchnad yn fyr ac i'r pwynt gyda gwybodaeth fanwl yn cael ei chadw ar wahân.

2.    Nid oedd dull Sir Ddinbych o dendro-mini ar gyfer pecynnau unigol o ofal yn arwain at ddeilliannau cynaliadwy.  Gofynnwyd i ddarparwyr gyflwyno cyfradd ‘cyfwerth â neu is na' ein cyfraddau dangosol.

Ni chafwyd tystiolaeth i gefnogi’r datganiad hwn gan yr arolygydd.  Roedd y datganiad ynglŷn â chyflwyniad cyfraddau yn ffeithiol anghywir – gofynnwyd i ddarparwyr ddweud wrth y Cyngor os ydynt yn gallu bodloni gofynion y pecyn a faint fyddai hynny’n ei gostio.  Yn unol â gwerth gorau, os oes mwy nag un darparwr sy’n gallu bodloni’r gofynion, derbynnir y cais isaf.  Roedd yr adroddiad yn awgrymu mai’r gost oedd y prif ffocws nid dyna oedd yr achos.     

3.    Roedd Sir Ddinbych yn talu tâl cadw tra bydd unigolyn yn yr ysbyty ond dim ond am bythefnos, sy’n golygu bod posibilrwydd y bydd darparwr newydd yn gyfrifol am ofalu am yr unigolyn pan gaiff ei ryddhau o’r ysbyty.

Roedd Sir Ddinbych yn un o ddim ond ychydig o Awdurdodau Lleol sy’n talu tâl cadw am unrhyw hyd tra bydd unigolyn yn yr ysbyty, ac er ei bod yn ymddangos bod yr arfer hwn  yn cael ei feirniadu yn yr adroddiad, roedd yr awdurdod o’r farn ei fod yn arfer da.  Er gwaethaf y broblem bod gwneud taliadau cadw yn gallu bod yn anghynaladwy, bydd anghenion unigolyn yn newid yn ystod arhosiad hirach yn yr  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) am ddefnydd y Cyngor o’i bwerau gwyliadwriaeth dan RIPA (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000).

Cyflwynwyd adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar ddefnydd y Cyngor o’i bwerau gwyliadwriaeth dan RIPA (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000) fel sy'n ofynnol o dan God Ymarfer y Swyddfa Gartref.

Darparodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd drosolwg o RIPA ac eglurodd sut y gallai pwerau o dan y Ddeddf honno gael eu defnyddio gan y cyngor, ynghyd â'r prosesau ar waith.  Ers yr adroddiad diwethaf, dim ond un weithred cuddwylio a gynhaliwyd a oedd yn cynnwys gwerthu nwyddau â chyfyngiad oed, megis tybaco neu alcohol (prawf prynu ieuenctid).  Roedd sesiynau hyfforddiant mewnol rheolaidd yn cael eu darparu i swyddogion ddefnyddio'r pwerau hynny â'r sesiwn nesaf a gynlluniwyd ar gyfer 30 Mawrth 2017. Eglurwyd rôl Gweithgor RIPA y Cyngor hefyd a pharhaodd y Grŵp i gwrdd fel bo angen.

PENDERFYNWYD bod yr adroddiad RIPA Blynyddol (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000) yn cael ei dderbyn a'i nodi.

Ar y pwynt hwn (11.05 am) cymerodd y cyfarfod egwyl am luniaeth.

Derbyn y Dystysgrif Cydymffurfio (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Tystysgrif Cydymffurfiaeth a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ar Adroddiad Perfformiad Blynyddol Sir Ddinbych 2015/16 (dosbarthwyd yn flaenorol) er gwybodaeth. 

Eglurodd Mr Gwilym Bury, Swyddfa Archwilio Cymru gefndir cyhoeddi tystysgrif blynyddol fel sy'n ofynnol o dan y Mesur Llywodraeth Leol 2009. Roedd Sir Ddinbych bob amser wedi cydymffurfio â'r Mesur a lluniodd adroddiad perfformiad blynyddol dwyieithog a gyhoeddwyd ar ei wefan o fewn yr amserlen.

PENDERFYNWYD bod y Dystysgrif Cydymffurfiaeth a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei derbyn a'i nodi.

Derbyn adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn diweddaru aelodau am y cynnydd o ran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar y cynnydd Archwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant.

Roedd adroddiadau cynnydd Archwilio Mewnol wedi cael eu rhannu yn flaenorol gydag aelodau y tu allan i'r rhaglen ffurfiol gyda dim ond archwiliadau yn cael graddfa sicrwydd ‘isel’ neu ‘dim’ yn cael ei drafod yn y pwyllgor.  I ddarparu darlun mwy cytbwys a chaniatáu i'r pwyllgor fonitro cynnydd a pherfformiad Archwilio Mewnol yn ffurfiol roedd diweddariad cynnydd arddull newydd wedi'i ddylunio i gael ei gyflwyno i bob cyfarfod pwyllgor.

Roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi tywys aelodau drwy'r adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at ddiwedd mis Hydref 2016 ar -

·         adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd yn ddiweddar (Taliadau Darparwyr Allanol - Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol; Dyraniadau Tai a Thai Gwag; Cludiant Cyhoeddus)

·         Gwaith dilynol ar adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol (AD Strategol; Rheoli a Gweinyddu Gwasanaethau Cyfreithiol)

·         Cynnydd o ran cyflawni’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2016/17

·         Safonau perfformiad Archwilio Mewnol

Cafodd y materion canlynol eu trafod yn ystod y drafodaeth  -

·         peth trafodaeth yn canolbwyntio ar adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd yn ddiweddar o ran 'Taliadau i Ddarparwyr Allanol - Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol' a 'Thrafnidiaeth Gyhoeddus, a'r angen i sicrhau bod gwiriadau ariannol rheolaidd yn cael eu cynnal i ardystio bod darparwyr yn gadarn yn ariannol ac nid yn profi anawsterau ariannol a allai arwain at broblemau gyda pharhad y gwasanaeth.  Nodwyd bod y mater yn fwy o broblem ar gyfer meysydd gwasanaeth a oedd yn dibynnu'n drwm ar nifer fach o ddarparwyr a'r angen am wiriadau ariannol wedi cael eu cyfeirio atynt yn yr Adolygiad Caffael a Rheolau Gweithdrefn Contractau

·Amlygwyd pwysigrwydd cynllunio parhad busnes a dywedwyd wrth y pwyllgor fod pob gwasanaeth yn gyfrifol am ddatblygu ei gynllun parhad busnes eu hunain i ddelio â risgiau posibl i'w meysydd gwasanaeth penodol.  Hefyd byddai yna gynllun parhad busnes corfforaethol.

·Trafododd yr aelodau'r cynnydd o ran cyflawni Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol ar gyfer 2016/17 o ystyried y materion gallu sy'n codi o gyfnodau o absenoldeb mamolaeth o fewn y tîm sy'n cwmpasu'r flwyddyn ariannol gyfredol a'r nesaf gan arwain at y trydydd adolygiad o'r Cynllun.  Roedd y Cynllun yn mynd rhagddo yn dda ac roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol yn hyderus y byddai'n cael ei gwblhau er mwyn iddo roi barn archwilio blynyddol ar ddiwedd y flwyddyn ariannol

·mewn perthynas â rheoli cronfeydd ysgol wirfoddol a nodir yn y Cynllun, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol oherwydd y sgôr sicrwydd isel byddai'n datblygu canllawiau newydd i ysgolion ar sut i reoli arian yn effeithiol i fod yn eu lle erbyn 1 Ebrill 2017. Roedd yn cytuno bod dilyniant ar effeithiolrwydd y canllawiau newydd mewn ysgolion yn cael ei wneud ar ôl gweithredu am oddeutu chwe mis ac adrodd yn ôl ar y canfyddiadau i'r pwyllgor.

Teimlai'r Aelodau bod fformat yr adroddiad yn glir, yn gynhwysfawr ac yn hawdd ei ddarllen, a gofynnodd bod adroddiadau i'r pwyllgor yn y dyfodol hefyd yn cynnwys y wybodaeth ganlynol (1) Gwaith dilynol ar adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol - i gynnwys tabl yn dangos pob archwiliad gyda chynllun gweithredu nad oedd wedi ei gwblhau yn llawn, a (2) Cynnydd o ran cyflawni Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2016/17 - i gynnwys dyddiadau cwblhau archwiliad.

Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i ddarllen yr holl adroddiadau archwilio mewnol oedd wedi eu dosbarthu iddynt i nodi arfer da ac achosion ffiniol a allai gael eu hystyried ymhellach gan y pwyllgor.  Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod manylion cyswllt yn cael eu cynnwys ar yr adroddiadau  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i'w ystyried a chytunodd yr aelodau ar yr ychwanegiadau canlynol:-

·         Diweddariad ar Gamau Gweithredu Gwasanaethau Gofal Cartref - Mis Ebrill

·         Adroddiad Cynnydd Diogelu Corfforaethol - Mis Ebrill

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod bod rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cael ei gymeradwyo.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 o Ran 4 o Atodlen 12A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch Ffyrdd (copi wedi’i amgáu) yn rhoi diweddariad ar y camau adferol a gymerwyd ers cyhoeddi'r Archwiliad Gwasanaethau Parcio.

Cyflwynodd y Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch Ffyrdd adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar y camau adferol a gymerwyd ers cyhoeddi’r Archwiliad Gwasanaethau Parcio yn Awst 2016.

Roedd yr Archwiliad Gwasanaethau Parcio wedi nodi wyth o faterion yn deillio o ddiffygion penodol mewn rhai meysydd o’r prosesau presennol.  Ymhelaethodd y Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch Ffyrdd ar y camau adferol oedd yn cael eu cymryd yn erbyn y risgiau a nodwyd, gan egluro materion penodol mewn ymateb i gwestiynau’r aelodau ar hynny. 

Yn ystod trafodaeth faith cytunwyd ar y camau gweithredu canlynol -

(1)  Monitro taliadau parcio Talu dros y Ffôn gyda ffôn symudol - cytunwyd i wiriad ariannol gael ei wneud ar y darparwr gwasanaeth ac yn rheolaidd wedi hynny yn unol ag arferion da a cheisio cael eglurhad ynghylch darpariaethau cymal am dorri contract

(2)  System Trwydded Staff – roedd y mater hwn yn peri pryder penodol i'r pwyllgor a nododd fod adroddiad drafft ynghylch y broses wedi ei gyflwyno i'r Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd.  Cytunwyd bod yr aelodau'n cael copi o fersiwn derfynol ar y cyfle cyntaf.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn yr adroddiad a’i nodi a bod adroddiad cynnydd pellach ar gamau gweithredu yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y pwyllgor ym mis Ionawr 2017.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.25pm.