Agenda and draft minutes
Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU |
|
DATGAN CYSYLLTIAD Dylai’r Aelodau
ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw
fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Ni
fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag
unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod. |
|
MATERION BRYS Rhybudd o eitemau
y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn
unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Ni chodwyd unrhyw eitemau
y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn
unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972. |
|
Derbyn cofnodion
cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2016. Cofnodion: Cofnodion
cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 23 Mawrth, 2016. Cywirdeb:
- Nodwyd fod yr Aelod Lleyg Mr Paul Whitham yn bresennol yn y cyfarfod. PENDERFYNWYD – yn amodol ar
yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir. |
|
UNO GWASANAETHAU ADDYSG A GWASANAETHAU PLANT PDF 123 KB Ystyried
adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau (copi ynghlwm) ar y
canfyddiadau o'r Prawf Sicrwydd ar gyfer uno Gwasanaethau Addysg a Gwasanaethau
Plant a Theuluoedd yng Nghyngor Sir Ddinbych (CSDd). Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Roedd adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol:
Cymunedau (CDC) eisoes wedi cael ei ddosbarthu. Eglurodd y CCC y gofynnwyd i’r Pwyllgor nodi adroddiad Prawf Sicrwydd a
oedd yn cyflwyno canfyddiadau’r Prawf Sicrwydd ar gyfer uno Gwasanaeth Addysg a
Gwasanaethau Plant a Theuluoedd yng Nghyngor Sir Ddinbych. Mae'r ddau
wasanaeth wedi bod yn gweithredu fel un gwasanaeth, gwasanaethau Addysg a
Phlant, ers mis Ionawr, 2016. Mae'r adroddiad wedi cael ei
gyflwyno i'r Pwyllgor er gwybodaeth ac i gynnig sicrwydd bod y broses o
drosglwyddo i'r gwasanaeth newydd wedi cael ei reoli'n dda a risgiau wedi’u
lliniaru. Ym mis Medi 2014, datganodd y Prif Swyddog Gweithredol newidiadau
arfaethedig i strwythur sefydliad y Cyngor, gan gynnwys dwyn ynghyd y
Gwasanaeth Addysg a'r Gwasanaethau Plant a Theuluoedd i greu gwasanaeth newydd,
Gwasanaethau Addysg a Phlant. Mae hyn wedi bod yn orfodol yn Lloegr ers dros
ddegawd ac mae’n dod yn fwyfwy cyffredin yng Nghymru. Cytunwyd y dylid datblygu Prawf
Sicrwydd a’i gynnal fel rhan o'r broses o drosglwyddo i'r strwythur sefydliad
newydd. Nod y Prawf Sicrwydd oedd darparu sicrwydd y byddai dyletswyddau statudol
y Cyngor tuag at blant a phobl ifanc yn cael eu cynnal a'u cryfhau drwy'r
strwythur sefydliad newydd. Bydd ailadrodd y Prawf Sicrwydd yn cynnig sicrwydd
dros gyfnod o amser bod y gwasanaeth newydd yn cydymffurfio â'r atebolrwydd
statudol. Eglurodd y CCC fod y Prawf
Sicrwydd yn darparu sicrwydd ar:- ü
gyflawni
dyletswyddau statudol y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol a'r Cyfarwyddwr
Addysg. ü
penderfyniadau
dirprwyedig ac unrhyw risgiau cysylltiedig a sut y byddai'r rhain yn cael eu
rheoli. ü
cryfderau
a meysydd i ganolbwyntio arnynt yn y dyfodol ar gyfer y gwasanaeth newydd, o
ran bodloni a rhagori ar ddyletswyddau statudol, a gwneud y mwyaf o botensial
tîm Addysg a Phlant cyfunol. ü
mewnbwn
i adolygiad parhaus y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd o gyfansoddiad y
Cyngor, yn benodol o amgylch atebolrwydd dirprwyedig swyddogion allweddol. Roedd yr offerynnau statudol
allweddol a oedd wedi llywio datblygiad y Prawf Sicrwydd wedi’u rhestru yn y
Prawf Sicrwydd sydd wedi’u cynnwys yn Atodiad 1 yr adroddiad. Roedd y Prawf Sicrwydd yn
cynnwys y canlynol:- ·
Adolygiad pen-desg
a dogfennaeth o bob atebolrwydd statudol ·
Proses o
gyfweliadau strwythuredig gydag uwch reolwyr Gwasanaethau Addysg a Phlant a
Theuluoedd a'r Cyfarwyddwr, Cymunedau ·
Adolygiad o
gyfarfodydd a fynychwyd gan aelodau'r ddau dîm rheoli ·
Adolygiad o'r
penderfyniadau dirprwyedig ar gyfer y ddau dîm rheoli ·
Ymgynghori parhaus
gyda staff yn gysylltiedig â newidiadau sefydliadol ·
Ymgysylltiad
parhaus ag aelodau etholedig, gan gynnwys y ddau aelod Arweiniol a'r Arweinydd
yn uniongyrchol, a mynychu pob Grŵp Ardal Aelodau yn hydref 2015. Roedd canfyddiadau allweddol/camau
gweithredu wedi’u eu cynnwys yn y Prawf Sicrwydd yn Atodiad 1. ·
Cafodd strwythur y
sefydliad ei ddiwygio a dyrannwyd swyddi uwch fel y nodir ar dudalen 4 yn
Atodiad A. · Cafodd presenoldeb mewn cyfarfodydd allanol eu
hadolygu a chytunwyd ar ddirprwyaethau · Cafodd cyfarfodydd rheoli mewnol eu hadolygu a
chytunwyd ar strwythur · Cafodd penderfyniadau dirprwyedig eu bwydo i mewn
i'r adolygiad gan y gwasanaethau Cyfreithiol, o Gyfansoddiad y Cyngor · Cafodd y risgiau a chamau lliniaru eu nodi a'u
cytuno arnynt. Roedd canfyddiadau allweddol Asesiad Effaith Cydraddoldeb
yn cynnwys:- ·
Ar y cyfan, gwelwyd rhai canlyniadau cadarnhaol mewn perthynas â
diogelu plant a phobl ifanc, er enghraifft. ·
Dylai'r gwaith colegol ar draws y gwasanaeth alluogi mwy o gyfle
cyfartal ar gyfer y grŵp diamddiffyn hwn ·
Roedd risg posibl i'r tîm rheoli o'r llwyth gwaith ychwanegol a'r
newidiadau mewn strwythur rheoli. Byddai hyn yn cael ei adolygu ar sail barhaus drwy gyfarfodydd rheoli
rheolaidd. Roedd unrhyw risgiau a chamau i'w lliniaru wedi'u
hamlinellu yn y Gofrestr Risg. Darparodd y CCC yr ymatebion canlynol i gwestiynau a ... view the full Cofnodion text for item 5. |
|
ADRODDIAD GWELLA BLYNYDDOL SAC - 2015/16 PDF 574 KB Derbyn adroddiad
a chyflwyniad gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi ynghlwm) ar yr Adroddiad Gwella
Blynyddol 2015/16. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (GB) (CSAC) yr adroddiad
ac eglurodd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno yn y dyfodol mewn fformat
newydd a fyddai'n cynnwys pedwar adroddiad yn ymdrin â:- -
Gwydnwch ariannol -
Trefniadau ar gyfer Trawsnewid -
Trefniadau llywodraethu -
Archwiliad sy’n seiliedig ar risg o Drefniadau
Corfforaethol Fe eglurodd fod yr adroddiad wedi cael ei lunio ar adroddiad perfformiad y
Cyngor yn seiliedig ar waith a wnaed gan Reoleiddwyr eraill megis AGGCC, Estyn
a gwaith Swyddfa Archwilio Cymru a gwaith a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn yn
ymwneud â chraffu, llywodraethu a gwytnwch ariannol a threfniadau ar gyfer
darparwyr gwasanaeth amgen. Gyda chymorth cyflwyniad PowerPoint rhoddodd Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru
grynodeb fanwl o bob un o'r meysydd canlynol o fewn Adroddiad Gwella Blynyddol
Swyddfa Archwilio Cymru 2015/16:- ·
Cyfranwyr Asesu Perfformiad ·
Canfyddiadau Asesu Perfformiad ·
Defnyddio adnoddau ·
Llywodraethu ·
Casgliadau cyffredinol Eglurodd Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru mai’r casgliad cyffredinol
oedd bod gan y Cyngor drefniadau rheoli ariannol ac archwilio cadarn, ac yn
parhau i wneud cynnydd o ran cyflawni gwelliannau yn y rhan fwyaf o'i feysydd
blaenoriaeth, ac roedd hyn wedi cyflwyno neges gadarnhaol iawn. Ategodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio,
yn gyffredinol roedd yr adroddiad wedi bod yn dda iawn. Serch hynny, fe
dynnodd sylw at dri maes lle mae materion wedi cael eu hamlygu:- -
Materion AGGCC yn ymwneud â Gwasanaethau Cymdeithasol:- ·
Roedd trefniadau ar gyfer diogelu oedolion diamddiffyn
wedi cael eu cwestiynu mewn perthynas â rheoli'r broses a chadernid y
gweithdrefnau a fabwysiadwyd. Er ei bod wedi ei nodi nad yw defnyddwyr
gwasanaethau wedi cael eu rhoi mewn perygl, cyflwynwyd trefniadau i fynd i'r
afael â'r pryderon a amlygwyd a byddai'r rhain yn cael eu profi gan AGGCC. Cafodd yr
aelodau wybod bod y safonau cenedlaethol ar gyfer derbyn atgyfeiriadau wedi ei
fabwysiadu erbyn hyn. ·
Fe ystyriwyd fod lefel y ddarpariaeth Gofal Cartref yn
foddhaol. Fodd bynnag, gellid trafod cyflogi swyddogion
monitro ychwanegol os bydd yr adolygiad, sy'n cael ei gynnal ar hyn o bryd, yn
dynodi camau o'r fath. -
Presenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd Archwilio:- ·
Amlinellodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r
Gwasanaethau Democrataidd (HLHRDS) y camau a gymerwyd i fynd i'r afael â'r pryderon
a amlygwyd, a oedd wedi cael eu derbyn. Eglurodd fod newidiadau
strwythurol wedi cael eu harchwilio er mwyn cynorthwyo â phresenoldeb Aelodau
mewn cyfarfodydd, megis adolygu’r
Cyfansoddiad, ffurfio Gweithgor i edrych ar amser a hyblygrwydd lleoliad,
defnyddio dirprwy Aelodau a chael gwared ar gyfyngiadau eraill. -
Trefniadau Ariannol:- ·
Eglurodd y HPPB bod nifer o fodelau cyflwyno llwyddiannus
gwahanol wedi cael eu datblygu, ac ymagwedd gorfforaethol wedi ei baratoi er
mwyn asesu a chymeradwyo'r datblygiad gyda'r bwriad o ddeall costau ac
effeithiau priodol. ·
Cyfeiriwyd at incwm y gwasanaeth a'r prosesau codi tâl
blaenorol, a datblygu a chyflwyno Cofrestr Corfforaethol Ffioedd a Thaliadau. Mae'r Pennaeth
Archwilio Mewnol a’r Uwch Archwilydd yn cydnabod bod gwelliannau wedi'u nodi. Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham,
cadarnhaodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio y byddai'r meysydd o bryder
a amlygwyd yn cael ei gynnwys yng Nghofrestrau Risg y Gwasanaeth perthnasol. Mynegodd y Cynghorydd J.A. Davies ei siom, er iddo gael ei nodi bod y broses archwilio’n gweithio'n dda roedd pryderon yn parhau yn ymwneud â'r asiantaethau gofal, ac roedd hi'n cwestiynu os oedd nifer digonol o asiantaethau gofal. Eglurodd y Pennaeth Gwella Busnesa Moderneiddio nad oedd y pryderon a godwyd yn ymwneud â safon y gofal a ddarperir, ond at y ffordd y mae'r asiantaethau gofal a darparu trefniadau gofal cartref yn cael eu monitro a'u rheoleiddio. Amlinellodd Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru y broses a fabwysiadwyd a'r meysydd a archwiliwyd wrth ... view the full Cofnodion text for item 6. |
|
ARDYSTIO GRANTIAU A FFURFLENNI 2014/15 PDF 83 KB Ystyried
adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi ynghlwm) a oedd yn nodi crynodeb o'r
canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a
ffurflenni grant 2014/15 y Cyngor. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid wedi
cael ei ddosbarthu yn flaenorol. Cafodd yr aelodau
wybod bod adroddiad o'r enw 'Ardystio Grantiau a Ffurflenni 2014 – 15 Cyngor
Sir Ddinbych' wedi cael ei baratoi gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ac mae
wedi’i ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod. Mae'r adroddiad
yn nodi crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio
Cymru ar grantiau a ffurflenni’r Cyngor yn 2014/15. Roedd y SAC
wedi gofyn i'r adroddiad mewnol gael ei gyflwyno yn flynyddol i'r Pwyllgor
Llywodraethu Corfforaethol er gwybodaeth. Cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru yr
adroddiad sy’n nodi crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa
Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni’r Cyngor 2014/15, ac roedd at ddefnydd
mewnol Cyngor Sir Ddinbych. Roedd yr adroddiad yn crynhoi prif gasgliadau ac
argymhellion o’r gwaith, ac yn nodi bod gan y Cyngor drefniadau digonol ar
waith ar gyfer cynhyrchu a chyflwyno ceisiadau grant 2014/15. Roedd y prif
addasiad a nodwyd yn ymwneud â Chymhorthdal y Cyfrif Refeniw Tai. Nododd y CA bod
diwygiad o £78,791 wedi’i nodi gan Lywodraeth Cymru, ar ôl i’r hawliad gael ei
gadarnhau i ddechrau gan Swyddfa Archwilio Cymru. Fel y nodwyd yn yr
adroddiad, roedd y ffigur hwn yn ymwneud â'r hawliad yn 2013/14 ac felly, roedd
yn fater amseru rhwng blynyddoedd ariannol ac nid arweiniodd at golled o
gymhorthdal i'r Cyngor. Fe eglurwyd bod Cyllid Grant yn hanfodol wrth ariannu'r gwariant mewn
meysydd megis addysg ac ysgolion, priffyrdd a'r amgylchedd ac adfywio. Mae adroddiad
Swyddfa Archwilio Cymru wedi helpu i roi sicrwydd bod trefniadau digonol yn eu
lle o fewn y Cyngor i weinyddu'r broses grant. Darparodd Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru fanylion
cefndir i'r argymhellion sy'n codi o'r gwaith a wnaed a oedd yn ymwneud â R1 ar
Dudalen 12 o'r adroddiad, Grant Refeniw Dechrau’n Deg (FSRG), a R2 a oedd yn
argymell bod yn rhaid i'r Cyngor sicrhau bod yr holl staff sy'n gyfrifol am
agor ac arfarnu tendrau ac yna dyfarnu contractau, yn cydymffurfio'n llawn â
Rheolau Gweithdrefn Contractau'r Cyngor. Darparodd y CA fanylion am y newidiadau i'r rheoliadau mewn perthynas â'r
FSRG, a chyfeiriodd at yr anawsterau a gafwyd wrth gael cadarnhad ysgrifenedig
o gytundebau llafar a gafwyd gan Lywodraeth Cymru. Cytunwyd y byddai camau a
gymerwyd i fynd i'r afael â'r broblem yn cael ei fonitro a byddai’r canlyniad
yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor. Mynegwyd pryderon gan Aelodau'r Pwyllgor ynghylch y methiant i ddod o hyd
i'r copi wedi'i lofnodi o'r cytundeb priodol. Rhoddodd y CA gadarnhad o ran R2, bod set newydd o Reolau Caffael
Contract a ffurflenni wedi cael eu cyflwyno, ynghyd â rhaglen hyfforddiant
helaeth. Mae'r manylion ar gyfer y ffioedd ar gyfer gwaith a wnaed gan Swyddfa
Archwilio Cymru mewn perthynas ag ardystio grantiau a ffurflenni ar gyfer
2014-15 wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad, ac roedd yn ymrwymiad cyllideb
presennol ar gyfer yr Awdurdod. Roedd yr Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar
grantiau a ffurflenni'r Cyngor at ddefnydd mewnol y Cyngor er mwyn helpu iddo
ganolbwyntio ar unrhyw feysydd o risg neu wendid. Daeth yr adroddiad i’r
casgliad fod gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith, ac roedd argymhellion a
sylwadau wedi cael eu hadolygu a’u gweithredu arnynt lle bo hynny'n bosibl. Yn dilyn trafodaeth bellach mynegodd y Pwyllgor y farn y byddai
gweithredu’r Drefn Contractau a Rheolau Caffael newydd, a rhaglen hyfforddi
helaeth ar waith, o gymorth wrth fynd i'r afael â'r pryderon a oedd wedi eu
nodi a'u nodi gan y Pwyllgor. PENDERFYNWYD – yn dibynnu ar yr uchod, fod y Pwyllgor Llywodraethu Chorfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r argymhelliad gan ... view the full Cofnodion text for item 7. |
|
PROSES Y GYLLIDEB 2015/16 PDF 108 KB Ystyried
adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi ynghlwm) sy'n rhoi diweddariad ar y
broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2017/18. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid, a oedd
yn rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2017/18,
wedi ei ddosbarthu eisoes. Rhoddodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill, gyda chymorth y Prif Gyfrifydd
(CA), grynodeb fanwl o'r adroddiad. Yn ei gyfarfod
blaenorol mynegodd y Pwyllgor y dylai fod gan y broses gyllideb ragor o
ymgysylltiad Aelodau yn gynnar, a chytunwyd ar y newidiadau canlynol i amserlen
y gyllideb:- ·
Cyflwyno papur ar broses y gyllideb arfaethedig i
Arweinwyr Grwpiau ar 4 Ebrill. ·
Ychwanegu diweddariad pellach i raglen Briffio'r Cyngor
ar gyfer 6 Mehefin 2016. Cafodd y broses gyllideb arfaethedig ei drafod yng nghyfarfod Arweinyddion
Grwpiau ar 4 Ebrill. Roedd yr adborth cychwynnol wedi bod yn gadarnhaol
a rhoddwyd cyfle i Arweinwyr Grwpiau drafod y cynigion ymhellach gyda'u
cydweithwyr a darparu sylwadau adborth erbyn 15 Ebrill. Cadarnhawyd na
chafwyd unrhyw adborth pellach. Cafodd proses y gyllideb ddiwygiedig ei gynnwys fel Atodiad 1 ac roedd prif
ragdybiaethau ac egwyddorion Hysbysu Datblygu Cynllun Ariannol Tymor Canolig
wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad. Roedd Amserlen y
Gyllideb yn crynhoi'r pedwar cam canlynol o broses y gyllideb:- 1)
Diffinio a datblygu'r broses 2)
Nodi cynigion cychwynnol 3)
Ymgynghori ar a chwblhau cynigion 4)
Y camau cymeradwyo terfynol Roedd pob cam yn caniatáu ar gyfer ymgynghori ac ymgysylltu â'r
budd-ddeiliaid perthnasol. Yn seiliedig ar dybiaethau presennol, rhagwelwyd
bwlch o £4.4 miliwn yng nghyllideb 2017/18. Mae adroddiadau
blaenorol wedi tynnu sylw manwl at y broses ymgynghori sylweddol a wnaed i
gyflawni cyllidebau 2015/16 a 2016/17. Mae Atodiad 1 yn rhoi crynodeb o broses y gyllideb
arfaethedig ar gyfer 2017/18 ac yn tynnu sylw at bedwar cam y broses sef
diffinio'r broses. Byddai angen ymgynghori pellach ar gynigion penodol
gyda budd-ddeiliaid penodol a fyddai’n cael ei nodi gan y gwasanaethau yn
nhempledi’r cynigion. Cafodd nod proses y gyllideb ei amlinellu yn yr adroddiad, ac roedd
ansicrwydd ynghylch lefel setliadau ariannol yn y blynyddoedd diwethaf wedi
gwneud cynllunio ariannol hyd yn oed yn fwy heriol. Roedd y setliad
refeniw ar gyfer 2016/17 yn well na'r hyn a ragwelwyd ond roedd diffyg
arwyddion cynllunio ariannol ystyrlon ar gyfer y dyfodol. Y gobaith oedd
mynd i’r afael â hyn yn dilyn yr etholiadau ym mis Mai 2016, ac y byddai'r
broses gyllideb arfaethedig ar gyfer 2017/18 yn helpu i gyflwyno cyllideb
gytbwys a galluogi'r Cyngor i ystyried rhagdybiaethau cyllido allweddol, pwysau
gwasanaeth, lefelau arian parod cronfeydd wrth gefn a lefel y ffioedd a
thaliadau o fewn y Cyngor. Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor ei fod yn falch gyda'r cynnig i
gynyddu ymgysylltiad yr Aelodau, a phwysleisiodd bwysigrwydd presenoldeb
Aelodau yn y cyfarfodydd cyllideb. PENDERFYNWYD - bod y
Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad
ar y datblygiadau diweddaraf. (RW, SG i Weithredu) |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL ARCHWILIO MEWNOL 2015/16 PDF 231 KB Ystyried
adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) ar ddigonolrwydd ac
effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y
flwyddyn sy'n llywio'r ‘datganiad llywodraethu blynyddol’. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol
wedi’i ddosbarthu’n flaenorol. Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad sy’n cynnwys manylion Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol i’r
Pwyllgor ar gyfer 2015-16. Mae’n cynnwys barn gyffredinol y Pennaeth Archwilio
Mewnol ar effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn
ystod y flwyddyn sy'n llywio'r 'datganiad llywodraethu blynyddol'. Mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn ei gwneud yn
ofynnol i’r 'Prif Weithredwr Archwilio' ddarparu barn archwilio mewnol
blynyddol ac adroddiad lle mae’r sefydliad yn gallu ei ddefnyddio i lywio ei
ddatganiad llywodraethu. Mae Adroddiad Archwilio Mewnol 2015-16, Atodiad
1, yn nodi:- ·
bod y Pennaeth Archwilio
Mewnol wedi rhoi ‘sicrwydd canolig’ ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd
cyffredinol amgylchedd rheolaeth fewnol y Cyngor, gan gynnwys ei drefniadau ar
gyfer llywodraethu a rheoli risg; ·
nid oedd unrhyw beth ynghlwm
wrth ‘farn' y Pennaeth Archwilio Mewnol; ·
lefel y gwaith a wnaeth yr
Archwilwyr Mewnol i gyrraedd y 'farn' gyffredinol; ·
sut y mae Archwilio Mewnol yn
cydymffurfio â'r PSIAS; a ·
chrynodeb o berfformiad
Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn. Cyfeiriodd y Pennaeth
Archwilio Mewnol at 29 barn archwilio a gyhoeddwyd yn ystod y flwyddyn, a
chadarnhaodd y byddai'r 7 a nodwyd yn y categori sicrwydd isel yn cael eu
monitro. Rhoddodd fanylion am y broses asesu allanol a
fydd yn cael ei gynnal ar gydymffurfiaeth Archwiliadau Mewnol â PSIAS a
fyddai'n cael eu hadrodd yn ôl i'r Pwyllgor. Hysbyswyd yr Aelodau
nad oedd y prosiect Rheoli Risg wedi ei gwblhau i gam adroddiad drafft. Fodd bynnag,
roedd y prosiect yn mynd rhagddo a byddai'n cael ei gwblhau yn gynnar yn
2016/17. Nododd y Cadeirydd nifer o dueddiadau posibl o fewn meysydd penodol a
thynnodd sylw at yr angen i fonitro a mynd i'r afael â'r meysydd a’r materion
hyn. Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan Mr P. Whitham
ynglŷn â'r cynnydd yng nghanran y safbwyntiau a nodwyd yn y categori sicrwydd
isel, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y gallai unrhyw thema benodol gael
ei nodi ar gyfer y cynnydd, ond byddai hyn yn cael ei fonitro. Cadarnhaodd
hefyd y byddai'r diffiniad ar gyfer categoreiddio barn hefyd yn cael ei
archwilio. Yn dilyn trafodaeth bellach:- PENDERFYNWYD - y dylid
derbyn Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol a derbyn a nodi 'barn'
gyffredinol. (IB i Weithredu) |
|
CYNLLUN SICRWYDD BLYNYDDOL ARCHWILIO MEWNOL 2016/17 PDF 229 KB Ystyried
adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) ar y Cynllun Sicrwydd
Blynyddol Archwilio Mewnol 2016-17. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a
oedd yn cynnwys manylion Cynllun Sicrwydd Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer
2016-17, wedi cael ei ddosbarthu ymlaen llaw. Roedd y Cynllun yn darparu manylion y prosiectau
Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer y flwyddyn a fyddai’n caniatáu i'r
Pennaeth Archwilio Mewnol ddarparu 'barn' ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd
fframwaith lywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn. Mae Safonau Archwilio
Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn ei gwneud yn ofynnol i’r 'Prif Swyddog
Archwilio' ddatblygu cynllun archwilio mewnol yn seiliedig ar risg sy'n cymryd
i ystyriaeth y gofyniad i ddarparu barn ac adroddiad archwilio mewnol blynyddol
y gall y sefydliad ei ddefnyddio i lywio ei ddatganiad llywodraethu. Roedd y Cynllun, Atodiad 1, yn darparu cefndir
i'r gwasanaeth archwilio mewnol ynghyd â'r cynllun gwaith arfaethedig ar gyfer
y flwyddyn yn seiliedig ar asesiad risg ac ymgynghori â gwasanaethau. Byddai'r cynllun
arfaethedig o waith yn caniatáu i'r Pennaeth Archwilio Mewnol ddarparu 'barn'
gyffredinol yn ei adroddiad blynyddol ar gyfer 2016-17, a byddai'r Pwyllgor yn
derbyn adroddiadau gwybodaeth gyson am gynnydd wrth gyflawni'r Cynllun. Roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi cyfarfod â
Thimau Rheoli'r holl wasanaethau i drafod gwaith arfaethedig Archwilio Mewnol. Fe eglurwyd y gall methu â chyflwyno lefel ddigonol o archwilio mewnol
olygu na allai’r Pennaeth Archwilio Mewnol roi 'barn' flynyddol ar
ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith y Cyngor ar lywodraethu, risg a
rheolaeth yn ystod y flwyddyn. Byddai hyn o bosibl yn arwain at broblem
llywodraethu sylweddol yn cael ei godi yn 'natganiad llywodraethu blynyddol’ y
Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn ariannol. Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod strwythur y gwasanaeth wedi newid,
fel y nodir ar dudalen 2 o'r adroddiad, a rhoddodd fanylion am y meysydd o
waith a gynlluniwyd, gan gyfeirio'n benodol at weithio mewn perthynas â
thaliadau i ddarparwyr Gwasanaethau Cymdeithasol a monitro trefniadau contract
o fewn gwasanaethau amrywiol. Byddai meysydd gwaith eraill i'w cynnwys yn y
dyfodol yn ymdrin â sicrwydd gwrth-dwyll a llygredd corfforaethol, a oedd wedi
ei nodi fel maes risg yn y sector cyhoeddus. Mewn ymateb i gwestiwn
oddi wrth y Cynghorydd J.A. Davies, amlinellodd y Pennaeth Archwilio Mewnol
ddarpariaeth monitro o ran y CAB a chontractau sy'n ymwneud ag asiantaethau
gofal preifat. Mewn ymateb i
gwestiynau gan Mr P. Whitham esboniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol:- -
Byddai
taliadau trydydd parti yn amodol ar gydymffurfio â CPR. -
Nid
oedd unrhyw drefniadau wrth gefn ar waith i ddelio â materion Sicrwydd
Gwrth-dwyll a Llygredd Corfforaethol ar hyn o bryd. Fodd bynnag, byddai unrhyw gamymddygiad yn
cael ei drin a’i ymchwilio’n briodol, a chafodd manylion y broses ar gyfer
delio ag achosion o'r fath ei ddarparu gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol
a’r Gwasanaethau Democrataidd. -
Y
trefniadau gwaith a'r broses ar gyfer delio â'r Chyllid/PLASC 6ed
Dosbarth Llywodraeth Cymru. Mewn ateb i gwestiwn
gan y Cadeirydd, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol nad oedd capasiti na
sgôp ar hyn o bryd i gaffael unrhyw waith am dâl allanol ychwanegol. PENDERFYNWYD - Bod y
Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo Cynllun Sicrwydd Blynyddol
Archwilio Mewnol 2016-17, Atodiad 1 i’r adroddiad. (IB i Weithredu) |
|
DRAFFT O'R DATGANIAD LLYWODRAETHU A GWELLIANT BLYNYDDOL 2015/16 PDF 154 KB Ystyried
adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n darparu’r
adroddiad hunanasesu ar drefniadau llywodraethu a gwella'r Cyngor ar gyfer
2015/16. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol a
oedd yn cynnwys adroddiad hunanasesu drafft ar drefniadau llywodraethu a
gwella'r Cyngor ar gyfer 2015/16 wedi ei ddosbarthu ymlaen llaw. Roedd yr adroddiad yn cynnwys yr adroddiad hunanasesu drafft ar drefniadau
llywodraethu a gwella'r Cyngor ar gyfer 2015/16, ac yn rhoi cyfle i’r Pwyllgor
roi sylw am ddrafft cyntaf ‘Datganiad Llywodraethu Blynyddol'. Roedd Datganiad
Llywodraethu a Gwella Blynyddol 2015/16 yn cynnwys hunanasesiad o drefniadau
llywodraethu'r Cyngor ac yn dangos meysydd gwella yn ystod y flwyddyn ariannol
flaenorol. Roedd yn tynnu sylw at unrhyw wendidau mewn cynllun gweithredu, y
byddai’r Pwyllgor hwn yn eu monitro i sicrhau gweithrediad y gwelliannau
angenrheidiol. Eglurwyd bod hwn yn ddrafft cynnar a oedd yn
waith ar y gweill ac oedd â meysydd sydd dal angen eu hychwanegu a'u cwblhau. Bydd y fersiwn derfynol
y cytunwyd arni yn cael ei llofnodi gan y Prif Weithredwr a’r Arweinydd erbyn
30 Mehefin 2016, ac yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol gyda'r Datganiad o Gyfrifon. Rhoddwyd cadarnhad bod y Tîm Gweithredol Corfforaethol wedi ymgynghori ar y
Datganiad drafft ac ni dderbyniwyd unrhyw sylwadau. Fe eglurwyd pe
na bai’r Cynllun Gwella Llywodraethu yn cael ei weithredu, byddai gwendidau yn
parhau yn nhrefn lywodraethol y Cyngor, a allai arwain at:- •
adroddiadau rheoleiddiol niweidiol; •
defnydd gwael o arian cyhoeddus; •
methiant i wella meysydd corfforaethol a meysydd gwasanaeth
allweddol; •
colli hyder budd-ddeiliaid; ac •
effaith andwyol ar enw da'r Cyngor. Esboniodd Mr P.
Whitham, wrth ystyried gwerth a nifer y trafodion caffael, a’r rhaglen
hyfforddiant helaeth oedd wedi’i drefnu, dylid cyfeirio at hyn yng Nghynllun
Gweithredu Gwella Llywodraethu i ddangos fod y broses yn cael ei weithredu a’i
fonitro. Cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol gyda’r
cais y dylai’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft gael ei gyflwyno yng nghyfarfod
y Cyngor ym mis Gorffennaf 2016. Yn ystod y drafodaeth
a ddilynodd, cytunodd y Pwyllgor y dylai’r Cam Gweithredu Gwella Llywodraethu
gynnwys gwelliannau parhaus o ran Caffael Corfforaethol. PENDERFYNWYD - bod y
Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:- (a)
yn derbyn ac yn nodi’r
adroddiad. (b)
yn gofyn i’r Datganiad
Llywodraethu Blynyddol Drafft gael ei gyflwyno i gyfarfod y Cyngor Sir ym mis
Gorffennaf 2016, a (c)
yn cytuno y dylai’r
Cynllun Gwella Lywodraethu gynnwys
gwelliannau parhaus o ran Caffael Corfforaethol. (IB i Weithredu) |
|
ARCHWILIAD MEWNOL O GYNLLUN AMDDIFFYN GORLLEWIN Y RHYL CAM 3 PDF 150 KB Ystyried
adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) ar yr adroddiad
Archwilio Mewnol diweddar ar y prosiect Amddiffynfeydd Arfordirol a gafodd sgôr
sicrwydd 'Isel'. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a
oedd yn nodi'r adroddiad Archwiliad Mewnol diweddar ar y prosiect Amddiffyn
Arfordirol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel', eisoes wedi'i ddosbarthu. Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod y Pwyllgor yn derbyn adroddiad
cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer pob cyfarfod a oedd yn cynnwys manylion yr
adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd. Roedd y rhain fel rheol
yn adroddiadau sicrwydd 'Uchel' neu 'Canolig'. Fodd bynnag, pan fydd
adroddiad sgôr sicrwydd ‘Isel’ neu ‘Na’ yn cael ei gyhoeddi, roedd y Pwyllgor
yn derbyn adroddiad, yn rhan o’i raglen i sicrhau ei fod yn gwbl ymwybodol o’r
sefyllfa ac yn cael cyfle i drafod y gwelliannau i’w gweithredu gyda’r rheolwr
perthnasol. Roedd yr adroddiad
Archwilio Mewnol llawn wedi’i gynnwys yn Atodiad 1. Eglurodd yr Uwch Archwilydd fod archwiliad cymhleth a oedd wedi'i wneud
wedi canolbwyntio'n bennaf ar agwedd caffael y prosiect. Roedd rhestr wirio
archwilio contractau wedi cael ei lunio gyda chyfraniad gan y Gwasanaeth
Caffael Cydweithredol sy'n ymwneud â'r meysydd canlynol:- ·
Pwyllgor Llywodraethu ·
Cyn-dendro ·
Cyllido ·
Tendro ·
Rheoli’r contract Cadarnhaodd yr Uwch Archwilydd nad y cylch gorchwyl
oedd rhoi sylwadau ar lwyddiant Cam 3 cynllun Amddiffyn Arfordir Gorllewin y
Rhyl, ac esboniwyd mai dyma oedd y prosiect cyntaf i gael ei adolygu gan
ddefnyddio'r rhestr wirio. Cyfeiriodd at y materion canlynol a meysydd a
amlygir yn y Cynllun Gweithredu, Atodiad 1, a oedd yn cynnwys:- -
Yr angen i ystyried hanes y
rhaglen waith, a oedd yn cynnwys Camau 1 a 2, a dau gontract sydd wedi cynyddu
cymhlethdod yr archwiliad. -
Diffyg argaeledd cadarnhad ysgrifenedig o amserlen
Llywodraeth Cymru i gwblhau'r gwaith amddiffyn rhag llifogydd, a oedd wedi'i
gwblhau yn ôl-weithredol ar ddiwedd yr adolygiad. -
Nid oedd modd cael dogfennau
contract gyda’r prif gontractwr tan Awst 2015, gan godi pryderon yn ymwneud â
sylwadau cytundebol. -
Materion corfforaethol wedi eu
hamlygu mewn perthynas â rôl y cyllid, caffael a materion cyfreithiol. Darparodd y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau
Amgylcheddol (HHES) yr wybodaeth ganlynol sy'n ymwneud â'r prosiect:- -
Roedd Sir Ddinbych wedi
cydweithio'n agos â Llywodraeth Cymru i amddiffyn nifer sylweddol o gartrefi ar
gyllideb resymol a rhad gan ddefnyddio datrysiad arloesol i fynd i'r afael â'r
problemau a wynebir. -
Manylwyd ar y deunyddiau a
ddefnyddiwyd a oedd wedi ei nodi gan Sir Ddinbych. -
Roedd y rhaglen waith wedi ei
wneud mewn tri cham hylaw mawr. Roedd gwaith wedi cychwyn yng Ngorllewin y Rhyl, ac nid Splash Point,
gan fod Camau 1 a 2 wedi cael ei nodi fel meysydd risg uchel. -
Cafwyd cadarnhad er bod fframwaith Asiantaeth Cefnffyrdd wedi cael ei
ddefnyddio, ni chawsant eu cynnwys yn y broses gaffael -
Roedd y gwaith a wnaed yn
Nwyrain y Rhyl yn gynllun dros dro i ddarparu diogelwch ar gyfer yr ardal, a
byddai cynllun llawer mwy yn cael ei gynnal. -
Cafodd manylion yn ymwneud â'r
broses dendro eu darparu, cyfeiriwyd yn benodol at dderbyn a llofnodi
contractau. Hysbyswyd yr aelodau bod caffael nawr yn digwydd yn electronig a
thynnwyd sylw at y ffaith fod yr agwedd amseru o’r broses yn hanfodol mewn
perthynas â chychwyn y gwaith. Amlinellodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol
a’r Gwasanaethau Democrataidd bwysigrwydd ac amseriad agwedd amseru’r broses
ddogfennaeth, a chadarnhawyd, er bod llythyrau o fwriad yn dal i gael eu
defnyddio, nid oeddynt yn cymryd lle contract ffurfiol. Eglurodd Pennaeth y Gyfraith,
Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd ei bod yn bwysig i sicrhau nad yw
gwaith yn cychwyn ar y safle cyn cwblhau'r broses gaffael electronig. Rhoddodd y Rheolwr Rhaglen Caffael sicrwydd y byddai'r CPR diwygiedig yn mynd i'r afael â'r materion o bryderon a godwyd, ... view the full Cofnodion text for item 12. |
|
ADBORTH O'R CYFARFOD CYDRADDOLDEB CORFFORAETHOL Ystyried adroddiad ar lafar gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd ar yr adborth ar gyfarfod cydraddoldeb corfforaethol. Cofnodion: Dywedodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a
Gwasanaethau Democrataidd wrth yr Aelodau fod y Grŵp Cydraddoldeb
Corfforaethol wedi cyfarfod ac wedi ystyried materion ynglŷn â Deddf Lles
Cenedlaethau'r Dyfodol a'r Strategaeth Cydraddoldeb Drafft. PENDERFYNWYD – y dylid
derbyn yr adroddiad a nodi’r safbwynt. (GW i Weithredu) |
|
RHAGLEN WAITH Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL PDF 142 KB Ystyried Rhaglen
Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm). Cofnodion: Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor
Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd eisoes) i’w ystyried. Cadarnhaodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol
Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau
canlynol:- 15 Mehefin 2016:- -
Bod Diweddariad ar Adroddiad Rheoliad Ariannol yn cael eu
cynnwys yn y Rhaglen Waith i'r Dyfodol ar gyfer Mehefin, 2016 28 Medi 2016:- -
Cynnwys yr Adroddiad Diweddariad Diogelu Corfforaethol yn
y Rhaglen Waith i'r Dyfodol ar gyfer mis Medi, 2016. -
Cynnwys yr Adroddiad Diweddariad Rheoli Fflyd yn y
Rhaglen Waith i'r Dyfodol ar gyfer mis Medi, 2016. Cytunodd
Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau a Democrataidd i drafod â’r
Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio ynghylch cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor
ar yr Arolwg Preswylwyr. PENDERFYNWYD - yn amodol
ar yr uchod bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol. (CW i Weithredu) Daeth y Cyfarfod i ben am 12.40pm. |