Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau oddi wrth yr Aelod Lleyg, Paul Whitham.

Llongyfarchodd y Cadeirydd y Cynghorydd Arwel Roberts sydd wedi’i benodi’n Is-gadeirydd Cyngor Sir Ddinbych.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Datganodd y Cadeirydd, yr Aelod Lleyg David Stewart, gysylltiad personol gan ei fod yn derbyn pensiwn Cronfa Bensiynau Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Ellie Chard gysylltiad personol gan ei bod yn derbyn pensiwn Cronfa Bensiynau Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Arwel Roberts gysylltiad personol gan ei fod yn derbyn pensiwn Cronfa Bensiynau Clwyd.

Datganodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd gysylltiad personol gan ei fod yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau brys gyda’r Cadeirydd cyn dechrau’r cyfarfod.

Ar y pwynt hwn yn y cyfarfod cytunodd y Cadeirydd newid trefn y rhaglen a oedd wedi’i chyhoeddi i wneud lle i gais gan Archwilio Cymru i roi eu heitemau nhw ar y Rhaglen gyda’i gilydd.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 24 Gorffennaf 2024 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 24 Gorffennaf 2024 i’w hystyried.

Materion cywirdeb –

Datganodd y Cadeirydd bod enw’r Pwyllgor  ar y rhaglen ac mewn nifer o adroddiadau yn anghywir. Dylid cywiro enw’r Pwyllgor o’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel y nodir yn y cofnodion i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Tudalen 8 - Dylai Cylch Gorchwyl Ymchwiliadau ddarllen fel a ganlyn; dylai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio weld a gallu gwneud sylwadau ar y cylch gorchwyl cyn cytuno arnynt yn hytrach na dylai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod wedi gweld a gallu gwneud sylwadau ar y cylch gorchwyl cyn cytuno arnynt fel y nodir yn y cofnodion.

Tudalen 13 – Dylai Gwasanaethau Cyfiawnder Ieuenctid Conwy a Sir Ddinbych ddatgan bod y pryderon yn ymwneud â’r bwrdd iechyd a’r tîm prawf ac nid bod y pryderon gan y bwrdd iechyd a’r tîm prawf fel y nodwyd yn y cofnodion.

Tudalen 14 - Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio - Roedd y paragraff rhagarweiniol anghywir wedi’i gynnwys yn y cofnodion.

Tudalen 17 - Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-2024 - Holodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd ynghylch cynnwys yr Argyfwng Costau Byw yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Eglurodd Swyddogion y byddai hyn yn cael ei ddileu o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Tudalen 17 - Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-2024, yn y penderfyniad dylid nodi: yn ogystal â’r Pwyllgor cymeradwyo creu Grŵp Llywodraethu Corfforaethol ac nid Bwrdd Llywodraethu ac Archwilio fel y datganwyd yn y cofnodion.

Materion yn Codi –

Tudalen 8 - Materion Brys - Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor ei fod wedi mynychu cyfarfod y Cadeiryddion a’r Is-gadeiryddion Craffu a’u bod wedi ystyried y pum pwynt a godwyd gan y Pwyllgor yn y cyfarfod blaenorol. Dywedodd y Swyddog Monitro bod y Cadeiryddion a’r Is-gadeiryddion Craffu wedi cynnal cyfarfod i ystyried y cylch gorchwyl drafft. Roedd newidiadau wedi cael eu gwneud i’r cylch gorchwyl i gynnwys yr adborth gan y Cadeiryddion a’r Is-gadeiryddion ac roedd cylch gorchwyl drafft terfynol yn cael ei baratoi i’w gyflwyno i aelodau mewn Gweithdy Aelodau. Roedd cyfarfod Cabinet arall yn cael ei gynnal yn ystod yr wythnos nesaf am gyflwyniad y Gwasanaeth Ailgylchu newydd.

Tudalen 10 - Her Gwasanaeth:  Ffioedd Cynllunio - dywedodd y Swyddog Monitro bod y Cyngor wedi cymryd rhan trwy Grŵp Swyddogion Cynllunio Cymru, a’u bod wedi lobio Llywodraeth Cymru ynghylch cynnydd mewn ffioedd cynllunio statudol. Deallwyd bod cynnydd cymharol arferol i’w ddisgwyl dros y misoedd nesaf ac roedd gwaith yn mynd rhagddo gan Lywodraeth Cymru i adolygu’n sylfaenol sut y gosodir ffioedd. Byddai’r Cyngor yn darparu gwybodaeth ac adborth i’r Llywodraeth fel rhan o’r broses trwy’r Grŵp Swyddogion Cynllunio.

Tudalen 13 - Gwasanaethau Cyfiawnder Ieuenctid Conwy a Sir Ddinbych - Hysbysodd y Swyddog Monitro yr aelodau bod swyddogion mewn cysylltiad â’u cymheiriaid yng Nghyngor Conwy i bennu a fyddai modd trefnu cyfarfod ar y cyd.

Tudalen 18 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig - dywedodd y Cadeirydd bod disgwyl yr adroddiad nesaf yng nghyfarfod mis Tachwedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a holodd a oedd diweddariad i’w roi. Dywedodd y Pennaeth Cyllid ac Archwilio bod gwaith yn parhau ar Gynllun Tymor Canolig wedi’i ddiweddaru a byddai hwn yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet ym mis Hydref. Yn dilyn hynny, byddai’r Cynllun yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn ym mis Tachwedd am sylwadau.

Tudalen 21 - Rhaglen Waith Llywodraethu ac Archwilio - Dywedodd y Cadeirydd bod disgwyl i’r Datganiad Cyfrifon ar gyfer 2022-2023 gael ei gyflwyno yn y cyfarfod. Fodd bynnag, nid oedd yr adroddiad ar gael ac roedd esboniad wedi cael ei rannu gydag  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) yn diweddaru’r aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol, Bob Chowdhury, yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Roedd yr adroddiad yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol o ran darpariaeth gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliant.

Roedd Atodiad 1 yn darparu diweddariad ar y gwaith Archwilio Mewnol a wnaed ers yr adroddiad diweddaru diwethaf a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ym mis Mawrth 2024.

Ers diweddariad diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Mawrth, roedd 10 adroddiad archwilio mewnol wedi’u cwblhau – roedd 6 wedi cael sgôr sicrwydd uchel a 4 wedi cael sgôr sicrwydd canolig.

Ar 3 Mehefin cyflwynwyd gwasanaeth newydd y Cyngor i gasglu gwastraff a deunyddiau i’w hailgylchu ledled y sir. Roedd y gwasanaeth newydd yn newid o gasglu gwastraff ailgylchu cymysg i gasgliadau ar ymyl palmant drwy system drolibocs. Bu sawl problem wrth gyflwyno’r drefn newydd, a arweiniodd at orfod cael cefnogaeth gan wasanaethau eraill ar draws y Cyngor. O ganlyniad, secondiwyd tri aelod o’r tîm Archwilio Mewnol i gefnogi’r gwasanaeth gwastraff ar sail rhan amser i ddechrau, yna aeth dau aelod o staff at y gwasanaeth yn llawn amser am gyfnod byr. Roedd hyn wedi achosi oedi i gynnydd y Cynllun Archwilio. Roedd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol dîm llawn o staff eto bellach ac roeddent yn gweithio ar gwblhau’r cynllun.

Ers mis Ebrill eleni (2024) roedd dau ymchwiliad arbennig wedi’u cynnal a oedd wedi bod yn heriol a thrwm iawn ar adnoddau Archwilio Mewnol. Nid oedd yr un o’r ddau ymchwiliad wedi’u cwblhau eto. Roedd yr ymchwiliad cyntaf yn ymwneud â chwyn rhannu pryderon a’r ail ymchwiliad yn ymwneud â chais am wasanaeth.

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn falch o hysbysu’r Pwyllgor bod y ddau Uwch Archwilydd Llwybr Gyrfa wedi pasio cymhwyster lefel 2 gyda’r Gymdeithas Technegwyr Cyfrifyddu ac wedi cofrestru ar gyfer cymhwyster lefel 3 a fyddai’n dechrau ar 11 Medi 2024. Roedd y Prif Archwilydd yn dal i fod ar y trywydd cywir i gwblhau a phasio ei chymhwyster lefel 4 gyda’r Sefydliad Arweinyddiaeth a Rheolaeth, ac roedd y trydydd Uwch Archwilydd Llwybr Gyrfa yn mynd i fod yn dechrau astudio ar gyfer cymhwyster Sefydliad Archwilwyr Mewnol ar ddiwedd y flwyddyn hon.

Mae Archwilio Mewnol yn monitro perfformiad i fynd i’r afael â chamau sy’n deillio o adolygiadau archwilio. Cyfrifoldeb y rheolwyr yw mynd i’r afael â’r camau hyn a chofnodi’r cynnydd ar y system rheoli perfformiad (Verto). Roedd Archwilio Mewnol yn parhau i gynnal archwiliadau ‘dilynol’ ac yn adrodd ar gynnydd gan gyflwyno cynlluniau gweithredu sy’n deillio o archwiliadau sicrwydd isel er mwyn sicrhau bod gwelliannau angenrheidiol yn cael eu gwneud.

Nododd yr Aelodau mai dim ond un Cyngor Tref oedd wedi cael ei archwilio a chodwyd pryderon ynglŷn â p’un a oedd Cyngor Sir Ddinbych (CSDd) yn cael gwybodaeth o archwiliadau a gwblhawyd o fewn Cynghorau Tref eraill. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol y gallai unrhyw Gyngor Tref gael ei archwilio gan gorff annibynnol.  Roedd y Cyngor Tref a archwiliwyd ac y cyfeiriwyd ato yn yr adroddiad wedi dewis cael ei archwilio gan dîm Archwilio Cyngor Sir Ddinbych ac roedd y gwaith yn cael ei gynnal yn flynyddol. Pe bai Cynghorau Tref eraill yn gofyn am y gwasanaeth hwn gan Sir Ddinbych, byddai angen ystyried ceisiadau ar sail argaeledd ac adnoddau’r gwasanaeth.

Esboniodd y Rheolwr Archwilio bod y Cynghorau Tref yn cael eu harchwilio a bod canfyddiadau’r archwiliadau hynny yn cael eu hadrodd yn ôl i’r Cyngor Tref. Ni fyddai’r canfyddiadau’n cael eu hadrodd yn ôl i CSDd fel rheol.

Esboniodd y Swyddog Monitro bod aelodau o’r Pwyllgor Safonau yn mynychu  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad gwybodaeth (copi ynghlwm) gan Bennaeth Cyllid ac Archwilio am Adolygiad Cynaliadwyedd Ariannol.

Cyflwynodd cynrychiolydd Archwilio Cymru yr adroddiad i'r Pwyllgor a rhoddodd amlinelliad byr o'r adroddiad.

Diolchwyd i'r Swyddogion a'r Aelodau a gafodd eu cyfweld fel rhan o'r gwaith.

Roedd cynaliadwyedd ariannol y Cyngor yn hanfodol bwysig o ran y cyd-destun ariannol heriol yr oedd y Cyngor yn ei wynebu ar hyn o bryd. Roedd yr adroddiad yn rhoi sicrwydd bod y Cynghorau wedi gwneud trefniadau priodol i gefnogi eu cynaliadwyedd ariannol gan gynnwys esbonio sefyllfa ariannol y Cyngor a’r pwysau cyllidebol allweddol a’r risgiau i’w cynaliadwyedd ariannol.

Adolygodd Archwilio Cymru ddull strategol y Cyngor o gefnogi ei gynaliadwyedd ariannol, ei ddealltwriaeth o’i sefyllfa ariannol bresennol, a’i drefniadau ar gyfer adrodd a goruchwylio ei gynaliadwyedd ariannol. Roedd yr archwiliad wedi’i gyfyngu i ystyried y trefniadau yr oedd y Cyngor wedi'u gwneud i gefnogi ei gynaliadwyedd ariannol. Nid oedd yn adolygiad o reolaeth ariannol ehangach y Cyngor, nac o benderfyniadau ariannol unigol yr oedd y Cyngor wedi’u gwneud neu’n bwriadu eu gwneud.

Roedd Archwilio Cymru yn cydnabod bod rhai ffactorau a fyddai’n effeithio ar gynaliadwyedd ariannol y Cyngor y tu hwnt i gwmpas yr archwiliad, gan fod yr archwiliad yn canolbwyntio ar y trefniadau yr oedd y Cyngor yn eu rhoi mewn lle. Fodd bynnag, lle nodwyd bod materion cyffredin drwy waith maes a gyflawnwyd yn mynd y tu hwnt i'r trefniadau a oedd gan y Cyngor mewn lle, byddai adroddiad yn cael ei gynnwys yng Nghrynodeb o Adroddiad Cenedlaethol arfaethedig Archwilio Cymru.

Cydnabuwyd hefyd yr heriau ariannol digynsail yr oedd Cynghorau wedi'u hwynebu ers blynyddoedd lawer ac yr oeddent yn debygol o barhau i'w hwynebu am o leiaf y tymor canolig. Roedd hyn yn cynnwys y pwysau ar gyllid y sector cyhoeddus yn dilyn yr argyfwng ariannol yn 2008 ac effaith y pandemig ar y pryd a’i ôl-effeithiau parhaus. Yn fwy diweddar roedd Cynghorau hefyd wedi wynebu gostyngiadau termau real sylweddol mewn grym gwario o ganlyniad i'r cynnydd cyflym mewn chwyddiant ers degawdau. Ochr yn ochr â'r holl ddigwyddiadau uchod, roedd cynnydd sylweddol wedi bod hefyd yn y galw am rai gwasanaethau gan gynnwys, er enghraifft, effaith poblogaeth sy'n heneiddio a'r cynnydd yn y galw am rai gwasanaethau o ganlyniad. Roedd y ffactorau hyn y tu hwnt i reolaeth unrhyw Gyngor unigol i raddau helaeth.

Roedd yr adroddiad yn nodi barn Archwilio Cymru ar drefniadau ariannol y Cyngor, a lle bo’n briodol, sut y gellid cryfhau’r trefniadau hyn i helpu i wella cynaliadwyedd ariannol y Cyngor dros y tymor canolig.

Yn gyffredinol, canfuwyd yn yr archwiliad fod y Cyngor wedi ymgysylltu'n dda ag aelodau a swyddogion wrth bennu ei gyllideb ond, ar hyn o bryd, nid oedd ganddo ddull i ganfod arbedion digonol na chynllun trawsnewid ar waith i bontio ei fwlch ariannu.

Cyfeiriwyd yr aelodau at argymhellion yr adroddiad a roddwyd i'r Cyngor ar ôl i’r adroddiad gael ei gwblhau (a rannwyd yn flaenorol).

Diolchodd y Cadeirydd i’r cynrychiolydd o Archwilio Cymru am yr adroddiad.

Rhoddodd y Swyddog Adran 151 grynodeb i’r Pwyllgor o ymateb y Cyngor i’r Archwiliad. Roedd y Cyngor yn croesawu’r adroddiad ac ategodd y pwysau ariannol yr oedd y Cyngor yn eu hwynebu. Roedd yn bwysig nodi cyd-destun cenedlaethol yr adroddiad a oedd yn amlygu’r heriau cyffredin sy’n wynebu’r holl Gynghorau ac y byddai'r cyflymder yr oedd chwyddiant wedi cynyddu a'r galw am wasanaethau yn cael effaith ar Gynghorau ar draws y wlad. Roedd y Cyngor yn datblygu Rhaglen Drawsnewid a rannwyd gyda'r holl aelodau dros y misoedd diwethaf.

Roedd Ymateb Rheolwyr wedi'i lunio ac roedd hwn yn cael ei adolygu gan y Cabinet a'r Tîm Gweithredol Corfforaethol. Roedd llawer o'r argymhellion eisoes wedi'u nodi gan y  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyn adroddiad gwybodaeth (copi ynghlwm) am Ofal Brys ac Mewn Argyfwng: Llif Allan o’r Ysbyty – Rhanbarth Gogledd Cymru gan Gydlynydd Busnes y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol.

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor fod yr eitem er gwybodaeth yn unig ac agorodd y cyfarfod i gwestiynau byr.

Holodd yr aelodau a fu problem gyda’r gronfa ddata mewn perthynas â chydweithio ac a fyddai Bwrdd Iechyd Betsi Cadwaladr (BIPBC) yn gallu rhoi cyd-destun i'r gwaith a wnaed.

Esboniodd cynrychiolydd Archwilio Cymru fod cwmpas y gwaith yn ymwneud â sut oedd partneriaid yn defnyddio'r adnoddau presennol a'r heriau a wynebir. Roedd hwn yn faes gwaith a oedd yn cael ei wneud mewn ardaloedd eraill o Gymru a byddai Crynodeb o’r Adroddiad Cenedlaethol yn cael ei gyhoeddi ar ôl cwblhau'r gwaith. Gan gyfeirio at rannu gwybodaeth rhwng gweithwyr proffesiynol, roedd hyn yn cael ei ymchwilio o fewn y gwaith maes a oedd yn cael ei wneud ac roedd yr oedi o ran rhannu gwybodaeth wedi'i nodi.

Dywedodd yr aelodau nad oedd unrhyw gyfeiriad yn yr adroddiad at bryderon a oedd heb eu datrys o adroddiad 2017. Eglurodd cynrychiolydd Archwilio Cymru, fod adroddiad arall ochr yn ochr â'r adroddiad hwn,  yn cynnwys argymhellion i’w dilyn i fyny yn benodol ar gyfer y Bwrdd Iechyd ac roedd wedi'i anfon atynt.

Trafododd yr Aelodau a chytunwyd y dylid mynd â'r eitem i'r Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu i benderfynu sut y dylid craffu ymhellach ar yr adroddiad.

PENDERFYNWYD: bod y Pwyllgor yn cydnabod a nodi'r adroddiad ac yn argymell bod y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu yn ystyried gosod yr eitem ar raglen y Pwyllgor Craffu Partneriaethau i graffu ymhellach ar yr adroddiad.

Derbyn adroddiad (copi ynghlwm) gan Gyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a Busnes am Benodi Aelodau i Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r Cydbwyllgor Corfforedig.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad (a rannwyd yn flaenorol).

Roedd yr adroddiad yn ymwneud â sefydlu Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer Cydbwyllgor Corfforaethol Gogledd Cymru ac enwebu aelodau i wasanaethu arno.

Roedd Rheoliadau Cydbwyllgorau Corfforaethol Gogledd Cymru 2021 (y Rheoliadau) yn darparu ar gyfer creu’r Cydbwyllgor yn unol â darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021).

Darparodd Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 y dylai pob prif Gyngor yng Nghymru gael Pwyllgor Archwilio. Cafodd y Pwyllgorau hyn eu hailenwi’n ddiweddarach gan Ddeddf 2021 yn Bwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio.

Roedd y Rheoliadau'n darparu bod yn rhaid i'r Cydbwyllgor Corfforaethol gael ei Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei hun. Rhaid i un rhan o dair o aelodau Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod yn Aelodau Lleyg.

Roedd y Cydbwyllgor Corfforaethol wedi penderfynu creu Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Byddai naw aelod o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Byddai’r aelodaeth yn cynnwys chwe Chynghorydd, un o bob un o'r Cynghorau cyfansoddol a thri aelod lleyg. Y cworwm ar gyfer y Pwyllgor fyddai saith.

Roedd y Cydbwyllgor Corfforaethol yn dymuno penodi aelodau o Bwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio presennol y Cynghorau cyfansoddol. Gofynnwyd i bob un o'r Cynghorau cyfansoddol enwebu Cynghorydd o'i Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei hun fel ei brif enwebai ynghyd ag ail Gynghorydd i weithredu fel dirprwy.

Roedd y Cydbwyllgor Corfforaethol hefyd wedi gofyn i bob un o'r Cynghorau cyfansoddol a oeddent yn dymuno enwebu aelod lleyg i wasanaethu ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Roedd y Cydbwyllgor Corfforaethol wedi penderfynu talu'r gyfradd fesul awr a ragnodwyd gan Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol i aelodau lleyg am y gwaith y byddent yn ei wneud.

Roedd Atodiad 1 (a rannwyd yn flaenorol) yn cynnwys disgrifiad o rôl aelodau lleyg ynghyd â chylch gorchwyl ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Gofynnodd y Cadeirydd am enwebiadau gan y Pwyllgor. Mynegodd y Cynghorydd Bobby Feeley a'r Cynghorydd Carol Holliday ddiddordeb mewn cael eu henwebu.

Cytunwyd bod y Cynghorydd Carol Holliday yn sefyll fel cynrychiolydd y Pwyllgor a’r Cynghorydd Bobby Feeley yn sefyll fel dirprwy gynrychiolydd y Pwyllgor.

Enwebwyd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd fel cynrychiolydd Aelod Lleyg ond dywedodd ei fod yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Sir Conwy ac felly mae’n bosibl y caiff ei enwebu i fod ar eu Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cydbwyllgor Corfforaethol i’w cynrychioli nhw. Byddai'n ymgynghori â Chyngor Sir Conwy ac yn rhoi adborth i'r Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf (NR i weithredu).

Holodd yr Aelodau a ddylid enwebu dirprwy Aelod Lleyg. Dywedodd y Swyddog Monitro y byddai'n cyflwyno’r awgrym i’r Cydbwyllgor Corfforaethol i ystyried dirprwyon wrth wneud penodiadau (GW i weithredu).

PENDERFYNWYD: penodi'r Cynghorydd Carol Holliday yn gynrychiolydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r Cydbwyllgor Corfforaethol, penodi'r Cynghorydd Bobby Feeley yn ddirprwy gynrychiolydd a phenodi Nigel Rudd yn  gynrychiolydd Aelod Lleyg ar gyfer y Pwyllgor.

Derbyn adroddiad gwybodaeth (copi ynghlwm) gan Uwch Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ynglŷn â’r Adroddiad Iechyd a Diogelwch Blynyddol.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad (a rannwyd yn flaenorol) a hysbysodd y Pwyllgor mai er gwybodaeth yn unig oedd yr adroddiad.

Roedd y Cadeirydd wedi gofyn yn flaenorol i’r wybodaeth ganlynol gael ei chynnwys yn yr adroddiad -

·       Digwyddiadau arwyddocaol neu ddamweiniau a fu bron â digwydd.

·       Tueddiadau arwyddocaol.

·       Meysydd arwyddocaol o fethu â chydymffurfio.

·       Sicrwydd bod adroddiad priodol wedi’i wneud am bob digwyddiad, damwain a fu bron â digwydd ac achosion o fethu â chydymffurfio.

·       Sicrwydd bod pawb (Aelodau, Rheolwyr, Cyflogwyr ac Iechyd a Diogelwch Corfforaethol) yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau.

·       Yr hyfforddiant a ddarparwyd, sut y penderfynwyd ar yr hyfforddiant a’r lefelau presenoldeb.

Croesawodd yr Uwch Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol y sylwadau.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod yr adroddiad yn gynhwysfawr iawn ac y gellid cyflwyno adroddiad eglurhaol a oedd yn rhoi crynodeb gweithredol yn cynnwys y pwyntiau a godwyd gan y Cadeirydd gyda'r adroddiad nesaf. Er sicrwydd, dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor hefyd fod yr adroddiad yn cael ei rannu gyda'r Cydbwyllgor Ymgynghorol a bod aelodau'r Pwyllgor hwnnw yn gyfuniad o gynrychiolwyr undeb a Chynghorwyr. Rhannwyd yr adroddiad gyda'r Tîm Gweithredol Corfforaethol a oedd yn rhoi trosolwg corfforaethol o Iechyd a Diogelwch o fewn y sefydliad. Roedd y wybodaeth y gofynnodd y Cadeirydd amdani yn yr adroddiad, fodd bynnag gofynnodd y Cadeirydd am grynodeb o'r wybodaeth honno oherwydd bod yr adroddiad yn eang iawn. (GW a DR i weithredu)

Diolchodd y Cadeirydd i'r Uwch Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol a'i dîm am eu gwaith ar yr adroddiad

PENDERFYNWYD: bod y Pwyllgor yn derbyn ac yn adolygu cynnwys yr adroddiad.

Derbyn adroddiad gwybodaeth (copi ynghlwm) gan Reolwr Eiddo Asbestos ynglŷn â’r Adroddiad Cydymffurfiaeth Eiddo Blynyddol.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad er gwybodaeth i'r aelodau.

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am sut mae Cydymffurfiaeth Eiddo yn cael ei reoli’n rhagweithiol o fewn stoc eiddo corfforaethol y Cyngor.

Roedd y Cadeirydd wedi anfon cwestiynau cyn y cyfarfod at y Pennaeth Gwasanaeth, ac roedd wedi cael ymateb. Dywedodd y Swyddog Monitro y byddai’n rhannu’r ymateb i gwestiynau’r Cadeirydd gyda’r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod (GW i weithredu).

PENDERFYNWYD: derbyn a nodi'r Adroddiad Blynyddol Cydymffurfiaeth Eiddo.

Derbyn adroddiad (sy’n cynnwys atodiad cyfrinachol) gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a Busnes am y Polisi Rhannu Pryderon Blynyddol (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad (a rannwyd yn flaenorol).

Ym mis Ebrill 2016, cymeradwyodd y Cyngor Bolisi Rhannu Pryderon diwygiedig ac wedi’i ddiweddaru.  Fel gyda'r polisi blaenorol, roedd yn ofynnol i'r Swyddog Monitro gyflwyno adroddiad unwaith bob blwyddyn i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar weithrediad y polisi. Y tro diwethaf i’r polisi gael ei adolygu oedd ym mis Hydref 2023. Roedd copi o’r Polisi ynghlwm yn Atodiad 1.

Cyflwynwyd yr adroddiad diwethaf i’r Pwyllgor ym mis Medi 2023. Roedd yr adroddiad hwnnw’n cwmpasu’r cyfnod rhwng 1 Ionawr 2021 a 30 Ebrill 2023. Yn ystod y cyfnod adrodd hwnnw, codwyd chwe phryder newydd.

Roedd yr adroddiad hwn yn cwmpasu’r cyfnod rhwng 1 Mai 2023 a 20 Ebrill 2024. Yn ystod y cyfnod, codwyd pum pryder newydd, ac roedd dau ohonynt yn gysylltiedig.

Roedd yr Atodiad 2 cyfrinachol ynghlwm (a rannwyd yn flaenorol) yn cynnwys crynodeb dienw o'r pryderon a godwyd yn ystod y cyfnod yn ogystal â chanlyniad y pryder y cyfeiriwyd ato yn yr adroddiad blynyddol blaenorol, ond nad oedd, ar y pryd, wedi'i ddatrys.

Dywedodd yr aelodau fod yr adroddiad yn cael ei groesawu, fodd bynnag, holwyd a oedd gweithwyr a swyddogion newydd yn ymwybodol o'r Polisi. Esboniodd y Swyddog Monitro, wrth i weithwyr newydd yn ymuno â'r Cyngor, mae modiwl sefydlu ar rannu pryderon yn orfodol cyn dechrau. Roedd swyddogion yn ymwybodol o'r polisi, ac roedd yn hawdd cael mynediad ato ar wefan Cyngor Sir Ddinbych.

PENDERFYNWYD: bod y Pwyllgor yn derbyn ac yn nodi'r Polisi/Adroddiad Rhannu Pryderon.

Ystyried rhaglen waith y pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i’w hystyried.

Adroddodd y Cadeirydd fod y Prif Archwilydd Mewnol a’r tîm wedi archwilio’r rhaglen waith a’u bod, lle bo angen, wedi cynnig newidiadau i geisio sicrhau bod y rhaglen yn cyd-fynd â chyfarfodydd eraill y Cyngor a bod dosbarthiad cyfartal, cyn belled ag y bo modd, o eitemau mwy arwyddocaol rhwng gwahanol gyfarfodydd. O ganlyniad, mae'r rhaglen yn rhedeg hyd at ddiwedd mis Tachwedd 2025. Dywedodd y Cadeirydd y byddai hyn yn golygu bod angen adolygu’r rhaglen yn rheolaidd a’i hymestyn y tu hwnt i ddiwedd 2025.

Dywedodd y Swyddog Monitro bod dwy eitem i'w hychwanegu at y Rhaglen Waith -

·       Asesiadau Panel Cymheiriaid (cyfarfod mis Tachwedd 2024)

·       Adroddiad Blynyddol Cwynion (cyfarfod mis Tachwedd 2024)

Oherwydd y rhaglen sylweddol ar gyfer cyfarfod mis Tachwedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, cytunwyd y byddai angen i'r Swyddog Monitro a'r Prif Archwilydd Mewnol adolygu'r rhaglen ar gyfer cyfarfod mis Tachwedd.

Gwnaeth yr aelodau sylwadau am hyd y cyfarfod, gan gyfeirio at yr eitem ar gofnodion y cyfarfod blaenorol. Awgrymodd yr Aelodau y dylid dosbarthu rhestr o gamau gweithredu gan gynnwys materion yn codi o'r cofnodion blaenorol cyn y cyfarfod. Dywedodd y Swyddog Monitro fod y Grŵp Llywodraethu wedi trafod cynhyrchu rhestr o gamau gweithredu a fyddai'n cael ei dosbarthu i’r Swyddog Adran 151, y Prif Archwilydd Mewnol a'r Swyddog Monitro cyn y cyfarfod ac y byddai diweddariadau'n cael eu dosbarthu i'r Pwyllgor cyn y cyfarfod. (GW, LT, BC i weithredu)

Byddai dyddiadau a phynciau hyfforddiant yn cael eu dosbarthu i'r Pwyllgor gan y Prif Archwilydd Mewnol yn dilyn y cyfarfod (BC i weithredu).

PENDERFYNWYD: yn amodol ar yr uchod, nodi’r Rhaglen Waith.

Daeth y cyfarfod i ben am 14:55.