Agenda and draft minutes

Penodi Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am y flwyddyn i ddod.

Gofynnwyd am enwebiadau ar gyfer Aelod i wasanaethu fel Cadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn i ddod.  Enwebodd yr Aelod Lleyg, Nigel Rudd, yr Aelod Lleyg Dave Stewart, ac eiliwyd gan y Cynghorydd Carol Holliday.  Ni dderbyniwyd unrhyw enwebiadau eraill ac felly roedd:

PENDERFYNWYD penodi’r Aelod Lleyg Dave Stewart yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am y flwyddyn i ddod.

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Gofynnwyd am enwebiadau ar gyfer Aelod i wasanaethu fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn i ddod.  Enwebodd y Cynghorydd Ellie Chard y Cynghorydd Mark Young, eiliwyd gan y Cynghorydd Arwel Roberts.  Ni dderbyniwyd unrhyw enwebiadau eraill ac felly roedd:

PENDERFYNWYD penodi’r Cynghorydd Mark Young yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am y flwyddyn i ddod.

Ar y pwynt hwn, croesawodd y Cadeirydd y Cynghorydd James Elson i'r Pwyllgor ar gyfer ei gyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cynigwyd pob lwc i Iolo McGregor, Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad, gan mai hwn oedd ei ddiwrnod olaf yn gweithio i Gyngor Sir Ddinbych.  Diolchodd y Pwyllgor am ei holl waith tra yn ei swydd.

Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu ragfarnus mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd yr Aelod Lleyg, Nigel Rudd, fuddiant personol gan ei fod yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.

Datganodd yr Aelod Lleyg, Paul Whitham, fuddiant personol gan ei fod yn derbyn pensiwn cronfa Bensiwn Clwyd.

Datganodd y Cadeirydd, yr Aelod Lleyg, David Stewart, fuddiant personol oherwydd ei fod yn derbyn pensiwn cronfa Bensiwn Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Ellie Chard fuddiant personol gan ei bod yn Llywodraethwr AALl yn Ysgol Tir Morfa, Y Rhyl, a hefyd yn derbyn pensiwn cronfa Bensiwn Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Arwel Roberts fuddiant personol oherwydd ei fod yn Llywodraethwr yn Ysgol Y Castell, Rhuddlan.

Datganodd y Cynghorydd Carol Holliday fuddiant personol gan ei bod yn Llywodraethwr yn Ysgol Penmorfa, Prestatyn

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 24 Ebrill 2024 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 24 Ebrill 2024 i’w hystyried.

Materion cywirdeb -

Tudalen 7 – Roedd y Cynghorydd Arwel Roberts yn bresennol yn y cyfarfod

Roedd enw’r Cadeirydd, Dave Stewart, yn anghywir yn y rhai a oedd yn bresennol yn y cofnodion.

Tudalen 8 – Materion yn Codi – Dylai'r Cod Llywodraeth Leol fod yn God Llywodraethu Lleol.

Tudalen 8 – Arlingclose – dylid darllen cadarnhad ysgrifenedig yn cael ei anfon yn syth.

Tudalen 11 – Ail bwynt bwled – dylai ddarllen ….. methiant eu Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio ….

Dylai Tudalen 14 – o dan Atodiad 4, ddarllen – Lwfansau Aelodau – a allai aelodau gytuno i beidio â chymryd y cynnydd ……..

Materion yn Codi -

Tudalen 8 – Arlingclose – Pennaeth Cyllid, Liz Thomas wedi ymateb yn ysgrifenedig i’r Cadeirydd yn ei hysbysu ei bod wedi bod mewn cysylltiad ag Arlingclose yn eu hysbysu o bwyntiau cyswllt eraill yn y Cyngor pe byddai ganddynt unrhyw bryderon ynglŷn â phwy oedd y swyddog A151.

Tudalen 10 – Cytunwyd ar Gylch Gorchwyl yng nghyfarfod diwethaf GAC ac fe'i cymeradwywyd yn y Cyngor Blynyddol ar 14 Mai.

Nid oedd Cadeirydd GAC yn aelod o'r Cyngor na'r Cabinet ac felly, roedd hyrwyddo materion a dadleuon ar y lefel etholiadol/gwleidyddol yn rhywbeth y gallai'r Pwyllgor ddymuno ei ystyried ymhellach.  Rôl Is-Gadeirydd GAC i'w drafod ymhellach mewn perthynas â sut yr oeddid yn mynd ar drywydd eiriolaeth. 

Cododd Nigel Rudd y pwynt o beidio â chael aelodau Cabinet ar GAC ac awgrymodd fod angen mynd i'r afael â hyn.

Cyfeiriad at Adran 114 - rhan o rôl GAC i weithredu fel tarian amddiffyniad o amgylch penderfyniadau'r cyngor i osgoi dod i ben yn y sefyllfa lle'r oedd angen cyflwyno Adran 114.  Angen bod yn fwy agored a thryloyw am y goblygiadau.  Cytunwyd bod y geiriad yn sôn am y rheolaeth ariannol briodol a'r mesurau sydd ar waith ond na ddylai fod yn amharod i gyfeirio at Adran 114 lle teimlwyd ei bod yn ddefnyddiol gwneud hynny. 

Cytunodd y Swyddog Monitro i ymateb y tu allan i'r cyfarfod ar y pwynt hwn a gyflwynwyd gan Nigel Rudd.

Tudalen 10 – Hunanasesiad Perfformiad – cadarnhawyd os na fyddai'r Cyngor yn derbyn argymhellion y byddai adroddiad yn cael ei ddwyn yn ôl i GAC.  Pe bai'r Cyngor yn derbyn argymhellion yna byddai'r fersiwn terfynol yn cael ei ddarparu i GAC er gwybodaeth.

Tudalen 10 – byddai'r Cylch Gorchwyl newydd yn ymdrin ag eitemau ar yr agenda, er cyflawnrwydd gofynnodd Paul Whitham iddo gynnwys hefyd i weld a oedd unrhyw gamgyfeirio ymddangosiadol gyda Phwyllgorau eraill hy: a oedd unrhyw beth wedi'i gyflawni gan GAC dros y 3 blynedd diwethaf na ddylai fod wedi'i wneud. gwneud. 

Roedd y Tîm Archwilio Mewnol yn gwneud darn o waith a fyddai'n edrych ar y 4 blynedd diwethaf o Raglenni Gwaith i'r Dyfodol GAC a byddai'r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol yn cael ei llenwi wedyn. 

Tudalen 11 a 12 – Cododd Nigel Rudd y pwynt ynghylch y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig a chafwyd diweddariad gan Liz Thomas a byddai'n ddefnyddiol i'r wybodaeth gael ei dosbarthu i holl aelodau'r GAC.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 12 Mehefin 2024 fel cofnod cywir.

Ar y pwynt hwn, bu newid yn nhrefn yr eitemau ar yr Agenda.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol, Bob Chowdhury, adroddiad Asesiad Archwilio Mewnol 15 Ebrill 2024 yr Archwiliad Mewnol. 

Roedd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Gwyneth Ellis a'r Rheolwr Corfforaethol, Archwilio Mewnol, Cyngor Sir Ceredigion, Alex Jenkins, yn bresennol ar gyfer yr eitem.

Gellid cwblhau'r asesiad allanol naill ai drwy asesiad allanol llawn, neu hunanasesiad mewnol a ddilyswyd gan adolygydd asesu allanol.  Fel aelod o Grŵp Prif Archwilwyr Cymru (WCAG) cytunwyd i fabwysiadu'r dull hunanasesu gydag aelod arall o WCAG yn cynnal y dilysiad annibynnol.   Ar ôl cwblhau'r hunanasesiad, rhannwyd y wybodaeth gyda'r Rheolwr Corfforaethol, Archwilio Mewnol yng Nghyngor Sir Ceredigion a oedd wedi cwblhau'r asesiad allanol ac wedi darparu adroddiad.

Rhoddodd Rheolwr Corfforaethol, Archwilio Mewnol, Cyngor Sir Ceredigion grynodeb o'r asesiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol). 

Diolchodd y Cadeirydd i Alex Jenkins, Bob Chowdhury a'r tîm Archwilio Mewnol ynghyd â'r Cynghorydd Gwyneth Ellis am eu holl waith caled.

Yn yr adroddiad dywedwyd bod Archwilio Mewnol yn gyffredinol yn cydymffurfio â'r gofynion ac yn cydymffurfio'n gyffredinol yn adlewyrchu'r lefel uchaf o berfformiad yn dilyn asesiad allanol. 

Gosodwyd yr asesiad ar gyfer safonau ar gyfer pob Awdurdod Lleol yn y Deyrnas Unedig a ddeilliodd o safonau archwilio mewnol rhyngwladol a osodwyd yn y pen draw gan y Sefydliad Archwilio Mewnol Byd-eang.

Yn ystod y trafodaethau, codwyd a thrafodwyd y pwyntiau canlynol -

• Yn yr adroddiad, nodwyd gwaith partneriaeth effeithiol gydag archwilwyr eraill ac awdurdodau lleol eraill. 

• Codwyd materion capasiti nid yn unig o fewn Cyngor Sir Ddinbych (CSDd) ond ar draws ardaloedd eraill.  Ble eisteddodd CSDd wrth feincnodi ei berfformiad yn erbyn eraill yng Nghymru.  Yn ail, a oedd heriau cyson yn wynebu'r Awdurdodau hynny o ran y gallu i recriwtio a chadw staff mewn rolau allweddol yn y maes hwn.  Roedd rhan o'r adroddiad yn adlewyrchu'r heriau hynny yr oedd Archwilio Mewnol CSDd wedi'u hwynebu.   Ymatebodd y Prif Archwilydd Mewnol, Bob Chowdhury, pan gynhaliwyd ymarfer meincnodi tua 18 mis ynghynt, yr edrychwyd ar y 22 awdurdod lleol ynghyd â chyfansoddiad y timau.  Cadarnhawyd ei bod wedi bod yn anodd iawn recriwtio staff archwilio mewnol ledled Cymru.  Roedd prinder staff ar gael yng Nghymru ac roedd CSDd yn eistedd hanner ffordd i bob maes.  Roedd Archwilio Mewnol CSDd yn cynnwys tîm o 6 aelod.  Roedd y taliad cyflog hanner ffordd i bob un o’r 22 awdurdod lleol.  O ran cymwysterau, roedd CSDd yn is na llawer o awdurdodau lleol Cymru oherwydd bod 3 archwiliwr llwybr gyrfa wedi'u recriwtio yn ystod y 18 mis diwethaf.  Roedd y Prif Archwilydd ar lwybr gyrfa.

Cefnogodd Alex Jenkins y datganiad a roddwyd gan Bob Chowdhury ac eglurodd fod Ceredigion yn debyg i Gyngor Sir Ddinbych.   Roedd yn gwestiwn cyffredin ynghylch staffio.  Yng Ngheredigion roedd ganddynt staff llawn ond dyna oedd y cymwysterau, gan fod ganddynt ar hyn o bryd 2 o bobl yn astudio ar gyfer y cymhwyster archwilio mewnol ardystiedig. 

O ran recriwtio staff, ers y pandemig, roedd staff yn parhau i weithio gartref ac, felly, yn gallu, er enghraifft, byw yng Ngogledd Cymru ond gweithio i un o Gynghorau Llundain oherwydd dim ond yn y swyddfa yr oedd angen i staff fynychu. am 1 neu 2 ddiwrnod yr wythnos ac roedd hynny wedi effeithio ar recriwtio.

Y ffordd ymlaen i CSDd oedd recriwtio ar y lefel is a thros gyfnod o 4-5 mlynedd gallent ddod yn archwilwyr mewnol cwbl gymwys. 

O fewn Grŵp Archwilio Gogledd Cymru a Grŵp Cymru Gyfan trafodwyd themâu cyffredin a rhannwyd papurau gwaith a gyflymodd y gwaith a wnaed yng Ngogledd Cymru.

Cadarnhawyd bod Archwilio Cymru yn rhedeg cynllun prentisiaeth a  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi ynghlwm) i ddarparu dadansoddiad diwedd blwyddyn o gynnydd a heriau gydag amcanion perfformiad allweddol.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Gwyneth Ellis, yr adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol).

Roedd monitro perfformiad yn rheolaidd wedi'i fonitro ac aethpwyd ag adroddiadau chwarterol i gyfarfodydd y Pwyllgor Craffu a'r Cabinet. 

Roedd y Crynodeb Gweithredol ynghyd â'r adroddiad eglurhaol yn darparu datganiad gwerthusol o gynnydd.

Gofynnwyd am adborth ar gynnwys yr adroddiadau drafft a oedd ynghlwm yn Atodiad I a II cyn i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r Cyngor ym mis Gorffennaf i'w gymeradwyo.

Er eglurhad - roedd yr adroddiad wedi'i gyflwyno i GAC fel arfer da ac wedi galluogi GAC i argymell unrhyw newidiadau i'r adroddiad cyn y Cyngor ym mis Gorffennaf 2024. Pe na bai unrhyw un o'r argymhellion gan GAC yn cael eu hymgorffori yna byddai angen cynnwys y rhesymeg pam o fewn yr adroddiad Hunanasesu Perfformiad terfynol. 

Yr Asesiad Pier Panel sy'n digwydd unwaith bob tymor gwleidyddol, oedd yr adroddiad y byddai GAC yn ei dderbyn a oedd yn cynnwys ymateb y Cabinet.  Rôl GAC yn yr Hunanasesiad oedd adolygu’r adroddiad a gwneud unrhyw argymhellion yn ei gylch lle bo angen.  Roedd gan GAC yr un pwerau ag adroddiad Asesiad Pier y Panel.

Gofynnodd Nigel Rudd i swyddogion a oedd y fethodoleg ar gyfer adrodd fel hyn yn ofyniad yn y ddeddfwriaeth neu a oedd yn ddull ymarferol a fabwysiadwyd gan staff perfformiad ar draws amrywiol awdurdodau.  Faint o sgôp oedd o ran sut yr adroddwyd ar y mathau hyn o faterion?   Bu mater o ailadrodd drwy gydol rhannau o'r adroddiad.  Fel corff cyhoeddus mae angen i'r adroddiad fod ar gael mewn ffordd sy'n galluogi aelodau ac aelodau'r cyhoedd i ddeall y wybodaeth a ddarperir yn hawdd.

Ymatebodd swyddogion ei fod wedi bod yn adroddiad sy'n datblygu a'i fod wedi bod yn datblygu'r adroddiadau ers blynyddoedd lawer fel tîm.  Gwnaethpwyd ymdrech i leihau’r naratif o fewn yr adroddiad ond ar yr un pryd roedd angen cyflwyno darlun cytbwys ac felly ymateb i ddisgwyliadau’r rheolyddion yn fewnol ac allanol, mae Swyddfa Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn edrych ar yr adroddiad, y Cydraddoldeb. Mae'r Comisiwn Hawliau Dynol hefyd yn edrych ar yr adroddiad.  Oherwydd y ddeddfwriaeth, roedd angen i’r adroddiad fodloni o leiaf tair Deddf. 

Gofynnodd y Cadeirydd i'r sylwadau ynghylch yr adroddiad gael eu cymryd yn ôl fel sylw gan GAC.

Eglurodd y swyddogion fod gweithgarwch gwella ychwanegol wedi'i ychwanegu er mwyn cadw ymrwymiadau'r Cynllun Corfforaethol a disgwyliadau perfformiad dan adolygiad parhaus.    Ym mis Chwefror, adolygwyd y Cynllun Corfforaethol i geisio mynd i'r afael â'r mater hwn a oedd ganddo i raddau.   Mae'r hyn y mae'r Cynllun Corfforaethol yn ceisio ei wneud yn enfawr o ran cwmpas, felly mae'n heriol. 

Dywedodd y Swyddog Monitro wrth GAC fod llawer iawn o waith yn mynd i mewn i'r adroddiad a bod swyddogion yn gweithio'n galed iawn arno.  Bydd yr adborth yn cael ei ystyried.

Atodiad 1 –

Tudalen 29 o'r Pecyn Agenda – Cydraddoldeb ac Amrywiaeth – A oedd yr hyfforddiant wedi'i gynnal ac a oedd wedi'i gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a oedd i'w gyflwyno yn y cyfarfod nesaf?

Holwyd yr aelodau i gael eu barn ar hyfforddiant gorfodol ac anorfodol a chyflwynwyd y canlyniadau i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ac fel rhan o hynny argymhellwyd gwneud hyfforddiant Cydraddoldeb a hyfforddiant arall yn orfodol.  Byddai'r papur wedyn yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor yn cynnwys yr argymhellion hynny. 

Cadarnhawyd bod aelodau'r Grŵp Cydraddoldeb ac Amrywiaeth Strategol i gyd wedi derbyn hyfforddiant gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ym mis Ebrill.    Nid oedd yr adroddiad yn cynnwys yr holl aelodau ac aelodau lleyg oedd yn derbyn yr hyfforddiant gorfodol.

Tudalen 31 –  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

AR Y GORFFENNAF HWN (11.55 AM) ROEDD EGWYL 10 MUNUD.

AILYMGYNNULL Y CYFARFOD AM 12.05 PM

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol, Bob Chowdhury, yr adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol).

Roedd Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn ei gwneud yn ofynnol i’r prif weithredwr archwilio gyflwyno barn archwilio mewnol flynyddol ac adroddiad y gallai’r sefydliad ei ddefnyddio i lywio ei ddatganiad llywodraethu blynyddol.  Roedd cylch gorchwyl y Pwyllgor hwn yn ei gwneud yn ofynnol iddo ystyried adroddiad blynyddol y Prif Archwilydd Mewnol.

Tudalen 177 – Camau Archwilio a Gytunwyd - Canran y camau gweithredu y cytunwyd arnynt gan yr archwiliad sydd wedi'u rhoi ar waith gan ysgolion.  Siomedig oedd ond 59%.

Cadarnhaodd swyddogion mai rhan o'r rheswm am 59% yn unig oedd nad oedd ysgolion ar VERTO.  Roedd yr holl wasanaethau ar VERTO felly gallai Archwilio Mewnol olrhain yn chwarterol a chyfarfod â'r tîm perfformiad a strategaeth a gofyn iddynt roi awgrymiadau i rai gwasanaethau oedd ag argymhellion heb eu bodloni.  Roedd dau ddull wedi'u cymryd eleni, yn gyntaf ysgrifennu at bob ysgol yn gofyn am ymatebion lle'r oeddent wedi cyrraedd ac yn ail e-bostio camau gweithredu wedi'u cwblhau a chamau gweithredu'n dal heb eu cymryd.  Gobeithio, yn ystod y mis nesaf, cyn gwyliau'r haf, y bydd yr e-bost i bob ysgol gyda chamau gweithredu heb eu gweithredu ac yn rhoi tan ganol mis Medi iddynt ymateb. 

Cytunodd yr Aelodau fod GAC yn cynorthwyo'r Prif Archwilydd Mewnol drwy awgrymu ei fod yn cynnwys datganiad ar yr e-bost bod yr eitem wedi'i thrafod yn GAC.   Cytunwyd hefyd i gopïo i'r Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd yr e-bost i'w anfon i bob ysgol. 

Tudalen 182 - Dim ond un Cyngor Tref yr ymwelodd Archwilio Mewnol ag ef.  A oedd rheswm pam mai dim ond un Cyngor Tref yr ymwelwyd ag ef.   Gallai Cynghorau Tref gael eu harchwilio gan gwmnïau preifat neu gallent ddod at lywodraeth leol.  Cadarnhawyd mai Cyngor Tref Rhuddlan oedd yr unig Gyngor Tref a oedd wedi gofyn i Archwilio Mewnol wneud eu cyfrifon.

Adolygiadau ymgynghorol – a oedd angen i'r Archwilwyr Mewnol gynnal yr adolygiadau hyn?  Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod angen i'r Archwilwyr Mewnol gynnal yr Adolygiadau Ymgynghorol.  Roedd yr adolygiadau wedi'u cytuno gyda'r Tîm Gweithredol Corfforaethol a'r Cabinet.  Roedd llawer o'r adolygiadau yn ymwneud â phwysau cyllidebol dros y 12 mis nesaf. 

Tudalen 168, paragraff 2.8 – byddai'r farn hon yn mynd ymlaen i'r AGS.  Holodd y Cadeirydd a oedd angen cynnwys y datganiad a oedd yn nodi oherwydd materion staff yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.  Ymatebodd y Prif Archwilydd Mewnol y gallai aralleirio'r datganiad oherwydd rhai cyfyngiadau. 

Tudalen 176 – 15.1 – Ymarfer mapio sicrwydd blynyddol Archwilio Mewnol, awgrymwyd y gellid ei gynnal gyda GAC ​​fel gweithdy hyfforddi i ddeall beth sy'n mynd i mewn i'r cynllun a pham ei fod yn mynd i mewn i'r cynllun.  Roedd hefyd yn gysylltiedig â'r asesiad archwilio allanol a drafodwyd yn flaenorol.

Cytunodd y Prif Archwiliwr Mewnol y dylai'r gweithdy egluro beth oedd pwrpas Archwilio Mewnol a beth mae'n ei gyflawni gyda thaith 12 mis gan y tîm.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ystyried adroddiad blynyddol a barn gyffredinol y Prif Archwilydd Mewnol a rhoi sylwadau arno.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Siarter Archwilio Mewnol, Rhaglen Gwella Strategaeth a Sicrhau Ansawdd 2024/25 (a gylchlythyrwyd yn flaenorol).

Roedd yn rhaid i Awdurdodau Lleol sy'n destun Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) gynnal system archwilio mewnol ddigonol ac effeithiol o'u cofnodion cyfrifyddu a'u system o reolaethau mewnol.  Yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS), byddai mesurau diogelu yn parhau am gyfnod o amser i gynnal annibyniaeth a gwrthrychedd yr Archwilwyr Mewnol.

Byddai'r Prif Archwilydd Mewnol yn adolygu'r Siarter bob blwyddyn ac yn ei chyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w chymeradwyo'n derfynol.

Dywedodd Nigel Rudd ei fod o’r farn ei fod yn wastraff amser y Prif Archwilwyr Mewnol ac amser GAC i adolygu’n flynyddol siarter sydd prin yn newid.  Gofynnodd a ellid cyflwyno sylwadau yn y dyfodol ynghylch yr angen am hyn.  Pe bai Siarter yn rhedeg am sawl blwyddyn, adroddiad yn cynnwys y diwygiadau a wnaed iddi yn ôl yr angen. 

Mynegwyd pryder bod digon o adnoddau i wneud y gwaith angenrheidiol. 

A oedd disgwyliadau yn realistig ac a oeddent yn cael eu hadlewyrchu yn yr hyn a oedd yn y Siarter. 

Cymerodd y Prif Archwilydd Mewnol y sylwadau a wnaed ynghylch y Siarter i ystyriaeth.  Roedd yn rhaid iddo gadw at safonau byd-eang a safonau PSIAS ynghyd â safonau a osodwyd gan Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol. 

Mae tua phythefnos o waith yn cael ei wneud i gynhyrchu’r cynllun.  Cynhelir cyfarfodydd gyda Phenaethiaid Gwasanaeth, CET, UDA a'r Cabinet.  Nodir pa mor hir y byddai pob adolygiad yn cael ei gynnal ac yna neilltuwyd amser i'r tîm ac yna gwyliau blynyddol, cymerir gwyliau banc allan o'r amser hwnnw ynghyd â chyfran ar gyfer salwch.  Eleni roedd y ffigwr yn 1100 o ddiwrnodau ar gyfer y tîm cyfan ac yna mae'n cael ei gostio i'r holl adolygiadau gwahanol oedd yn cael eu cynnal i'r dyddiau hynny.  Yn dechnegol, pe na bai unrhyw ymchwiliadau arbennig byddai 100% o'r adolygiadau'n cael eu cynnal ond mae digwyddiad wrth gefn ac roedd 50 diwrnod wedi'u cynnwys ar gyfer ymchwiliadau.

Eleni roedd 56 ar 31 Mawrth a 65% ar hyn o bryd.  Eleni roedden nhw'n anelu at gwblhau 75% a oedd yn realistig ond, ni ellir rhagweld beth allai ddigwydd yn yr 8-9 mis nesaf. 

Roedd safonau'n newid ac roedd gan CIPFA tan Ionawr 2025 i benderfynu a oedden nhw'n derbyn yr holl newidiadau neu ffurf tawel o newidiadau.

Fel un o Grwpiau Prif Archwilwyr Mewnol Gogledd Cymru a Chymru, buom yn bwydo i mewn i’r safonau byd-eang newydd.  Roeddent wedi'u cytuno ac yn awr yn aros i CIPFA y DU benderfynu beth fyddai safonau'r sector cyhoeddus. 

Argymhellodd y Cadeirydd fod GAC yn derbyn y safonau newydd fel adroddiad gwybodaeth yn ystod gwanwyn 2025. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai mis Tachwedd yn amser da i gyflwyno’r safonau i GAC ac yna derbyn y safonau a fabwysiadwyd gan CIPFA yn 2025.

Tudalen 222 – Cyllid ac Archwilio – Cyfriflyfr Cyffredinol a Chysoniad Banc.  Byddai'r system ariannol newydd yn cael ei hystyried ar gyfer hyn.  Roedd adolygiad hefyd i'w gynnal o'r system ariannol newydd (T1).  Byddai gweithrediad T1 yn cael ei adolygu a byddai manylion amrywiol system T1 yn cael eu cynnwys yn y cyfriflyfr cyffredinol, cyfrifon taladwy, a mân ddyledwyr.

Tudalen 222 – Partneriaethau.  Byddai'r adroddiad a gyflwynir i GAC yn darparu rhestr ddiffiniol ar yr adeg yr ysgrifennwyd yr adroddiad ar yr holl drefniadau partneriaeth.  Nid dim  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Ystyried rhaglen waith i’r dyfodol y pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i’w hystyried (a gylchlythyrwyd yn flaenorol).

Hysbyswyd yr aelodau bod darn o waith yn cael ei wneud gan Archwilio Mewnol a oedd yn cynnwys mapio'r holl eitemau a oedd wedi'u cyflwyno i GAC ers 2020, felly erbyn hyn roedd yn nodi pa mor aml yr oedd adroddiadau'n cael eu cyflwyno i GAC. 

Yr ail ddarn o waith fyddai unwaith y byddai'r cyngor wedi cytuno ar y cylch o gyfarfodydd ar gyfer yr holl Bwyllgorau, byddent yn mapio rhai meysydd, er enghraifft, pan fyddai'r gyllideb wedi'i chymeradwyo, byddai'n dod i GAC cyn iddi gael ei chyflwyno i'r Cyngor llawn.  Unwaith y byddai'r cylch cyfarfodydd wedi'i gymeradwyo, a'r gwaith Archwilio Mewnol wedi'i gwblhau, byddai copi o'r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol yn cael ei roi i'r Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd ac os gofynnir, i holl aelodau eraill GAC.  Byddai hwn wedyn yn cael ei ychwanegu at Raglen Gwaith Cychwynnol mis Medi.

Trydydd darn o waith fyddai edrych ar Gylch Gorchwyl y GAC. 

24 Gorffennaf 2024 -

Datganiad Llywodraethu Blynyddol – bydd hwn yn cael ei gymeradwyo dros yr haf gan y Prif Weithredwr a’r Arweinydd a byddai’n barod ar gyfer mis Medi.

Cofrestr Risg Corfforaethol – adroddiad gwybodaeth fyddai hwn ond roedd ei angen er mwyn cysondeb â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.  Byddai'n ddefnyddiol ei dderbyn ymlaen llaw a chadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai'n cysylltu â Helen Vaughan-Evans, Pennaeth Gwasanaeth.

Gwasanaeth Cyfiawnder Ieuenctid Conwy a Sir Ddinbych / Mes Bach yng Nghrist y Gair / Arolygiaeth Gofal Cymru – Adroddiad Arolygiad ar Dolwen, Dinbych – cysylltir â'r Cyfarwyddwr Corfforaethol i ganfod a fyddai'r rhain yn adroddiadau sylweddol neu wybodaeth.

25 Medi 2024 -

Adroddiad archwilio Datganiad Cyfrifon 2022/23 a Datganiad Cyfrifon drafft 2023/24. 

Adroddiad Asesu Panel Perfformiad i'w gynnwys

20 Tachwedd 2024 -

Adolygiad Risg Corfforaethol – dylai hwn fod yn adroddiad o sylwedd nid yn adroddiad gwybodaeth.

Hyfforddiant – dyddiadau i'w darparu.  Y Prif Archwilydd Mewnol i gysylltu â Gwasanaethau Democrataidd a chael tri dyddiad yn y dyddiadur ar gyfer sesiynau hyfforddi.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, nodi'r Flaenraglen Waith Llywodraethu ac Archwilio.

GORFFENNA Y CYFARFOD AM 1.00 PM