Agenda and draft minutes

Dywedodd y Cadeirydd wrth Aelodau a Swyddogion mai dyma oedd cyfarfod olaf yr Aelod Lleyg, Paul Whitham.  Mynegodd ei ddiolch ar ran y Pwyllgor i’r Aelod Lleyg, Paul Whitham am ei ymroddiad a’i gyfraniadau i’r pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, yn ogystal â Chyngor Sir Ddinbych. Cynigodd ei longyfarchiadau i Paul am ei gyfraniad wrth wneud newidiadau i bolisïau a gweithdrefnau yn ystod ei gyfnod ar y pwyllgor. Rhoddodd ei ddiolch ar ran ei hun, a’r Aelod Lleyg, Nigel Rudd am y croeso a gawsant pan ymunon nhw â’r pwyllgor. Pwysleisiodd y byddai ei wybodaeth a’i gyfraniadau’n cael eu colli’n arw, a dymunodd pob hwyl iddo.

Adleisiodd y Aelod Lleyg, Nigel Rudd sylwadau’r Cadeirydd a chynhigiodd ei ddiolch a phob dymuniad da iddo.

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Arwel Roberts.

Ymddiheurodd y Cynghorydd Ellie Chard y byddai’n rhaid iddi adael y cyfarfod yn gynnar.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n peri rhagfarn yn gysylltiedig ag unrhyw fater sydd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd yr Aelod Lleyg, Nigel Rudd fuddiant personol gan ei fod yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.

Datganodd y Cadeirydd, yr Aelod Lleyg David Stewart, fuddiant personol ynghylch yr holl eitemau ar y rhaglen, gan ei fod yn derbyn pensiwn o Gronfa Bensiynau Clwyd.

Datganodd yr Aelod Lleyg, Paul Whitham, fuddiant personol ynghylch yr holl eitemau ar y rhaglen, gan ei fod yn derbyn pensiwn o Gronfa Bensiynau Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Ellie Chard fuddiant personol ynghylch yr holl eitemau ar y

rhaglen, gan ei bod yn derbyn pensiwn o Gronfa Bensiynau Clwyd.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dywedodd y Cadeirydd wrth Aelodau fod ganddo eitem brys yn ymwneud â Hamdden Sir Ddinbych Cyfyngedig. Esboniodd, oherwydd y posibilrwydd bod y drafodaeth yn gyfrinachol, gydag angen am ran 2 i’r drafodaeth yn dilyn yr eitemau ar y rhaglen.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 19 Mawrth 2025 (copi ynghlwm)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 19 Mawrth 2025.

Materion cywirdeb –

Tudalen 13 - Er gwybodaeth - adroddiad Archwilio Cymru: craciau yn y sylfeini - diogelwch adeiladau yng Nghymru - cadarnhaodd y Cadeirydd bod sicrwydd wedi’i ddarparu yn hwyrach yn y cyfarfod i sicrhau aelodau bod y cwmnïau a enwyd mewn cysylltiad gyda thrychineb Tŵr Grenfell heb ymgysylltu gyda’r Cyngor. 

Materion yn codi –

Tudalen 8 - Cofnodion - cadarnhaodd y Swyddog Adran 151 ei bod yn ymwybodol o’r cais i Lywodraethu ac Archwilio i dderbyn y Cynllun Cyfalaf, ac roedd yn adolygu nifer o agweddau’r Cynllun Cyfalaf. Byddai ymateb llawn yn cael ei ddarparu ar gyfer Aelodau.

Tudalen 14 - Er Gwybodaeth - Adroddiad Archwilio Cymru: craciau yn y sylfaeni - diogelwch adeiladau yng Nghymru - Cadarnhaodd y Cadeirydd bod yr adroddiad, ac adroddiad ychwanegol ar dir halogedig wedi cael eu cyflwyno i Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu er mwyn trafod y ddau bwnc wedi cael eu derbyn a’u cynnwys yn y rhaglenni gwaith Craffu.

Tudalen 16 - rhaglen waith Llywodraethu ac Archwilio - cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi cysylltu â’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd. A oedd wrthi’n drafftio ymateb. Roedd materion ynghylch y mecanwaith ar waith sy’n sicrhau fod gan bob Aelod Lleyg ddull o gyfrannu at ymateb i’r ymgynghoriad. Roedd angen gwneud gwaith pellach i sefydlu mecanwaith i sicrhau bod Aelodau Lleyg yn cael cyfle i ymateb cyn cynnal trafodaeth gyda’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Tudalen 16 - Siarter, strategaeth a rhaglen sicrwydd ansawdd a gwella archwilio mewnol 2025-2026 - Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai’r adroddiad ffioedd a thaliadau’n cynnwys gwaith ar fapio’r ffioedd a’r taliadau yng Nghyngor Sir Ddinbych a phryd y cawsant eu hadolygu.

Tudalen 16 - Rhaglen waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio - cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai pecyn recriwtio ar gyfer Aelod Lleyg Llywodraethu ac Archwilio yn cael eu cwblhau, gyda’r gobaith o gyhoeddi hysbyseb yr wythnos nesaf. Byddai’r hysbyseb yn cael ei rannu gydag awdurdodau cyfagos a phartïon â diddordeb posib.

Diolchodd y Swyddog Monitro i waith gwerthfawr yr Aelod Lleyg, Paul Whitham a oedd wedi cyfrannu at y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Pwysleisiodd fod ei gyfraniadau, a’i heriau wedi bod yn deg ac yn adeiladol bob amser. Dymunodd pob dymuniad da iddo ar gyfer y dyfodol.

PENDERFYNWYD: yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Mawrth 2025 a’u cymeradwyo fel rhai cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Archwilio (copi’n amgaeëdig) yn diweddaru’r trefniadau Llywodraethu ac Archwilio ar faterion sy’n weddill yn ymwneud â chyllideb 2025/26, gosod y cefndir ar gyfer gosod cyllideb yn y tymor canolig (2026/27 – 2028/29), a diweddaru’r hunanasesiad o lefel gwydnwch a chynaliadwyedd ariannol y Cyngor.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol). Croesawodd y Pennaeth Cyllid ac Archwilio i arwain aelodau drwy'r papurau. Clywodd yr Aelodau fod yr adroddiad wedi'i gyflwyno i'r Cabinet ar 29 Ebrill gerbron Aelodau Llywodraethu ac Archwilio.

Tywyswyd yr aelodau at atodiad 1 a oedd yn manylu ar fersiwn derfynol y traciwr cynilion ar gyfer y flwyddyn ariannol 2024/25. Pan osodwyd y gyllideb ar gyfer 2024/25, cafodd yr arbedion arfaethedig eu categoreiddio gan gynnwys cynigion arbedion mawr a oedd yn gyfanswm o £2.7m a £2.2m ohono (82%). Roedd rhai o'r cynigion arbed a fanylwyd yn dal i gael eu gweithio arnynt. Cafodd rhai arbedion eu gohirio felly ni chyrhaeddodd yr arbedion posibl ar gyfer blwyddyn ariannol lawn, byddai hyn yn cael ei adlewyrchu yn arbedion 2025/26. Roedd y manylion hefyd yn cynnwys y categori cynilo anstrategol llai a oedd yn gyfanswm o £5.3m gyda chyflawni £4.9m o'r cyfanswm hwnnw. Rhoddwyd pwyslais ar y gwaith caled a'r newidiadau sylweddol yr awdurdod wedi'u gwneud i gyflawni'r arbedion hynny.

Cynhaliwyd adolygiad o arbedion nad oeddent wedi'u cyflawni wrth osod cyllideb 2025/26 i ystyried yr effaith ar 2025/26. Nodwyd adolygiad o bob cyllideb a chamau gweithredu gyda manylion wedi'u cynnwys yn atodiad 1.

Tywyswyd yr aelodau at atodiad 2, sef y cynllun ariannol tymor canolig wedi'i ddiweddaru sy'n cwmpasu'r cyfnod 2026/27 i flynyddoedd ariannol 2028/29. Roedd yn amcangyfrif lefel uchel o bwysau hysbys, gan gynnwys ystod o ragdybiaethau sy'n darparu amcangyfrif isel, canolig ac uchel o gostau ar gyfer pob pwysau. Roedd yn dangos ansicrwydd y ffigurau a faint o waith sydd ei angen i fireinio'r rhagamcanion. Pwysleisiwyd bod llawer o ansicrwydd ynglŷn â'r ffigurau.

Roedd blwyddyn ariannol 2026/27 yn dangos arwydd isel o bwysau o £14m, pwysau canolig o £21m a lefel uchel o £26m. Roedd ffigurau tebyg wedi'u rhagamcanu ar gyfer blynyddoedd ariannol 2027/28 a 2028/29. Clywodd aelodau bwysigrwydd nodi bod yr her ariannol a wynebodd yr awdurdod yn parhau am y blynyddoedd nesaf.

Cynhwyswyd yr effaith ar yr amcangyfrif o gynnydd yn y Dreth Gyngor a chyllid gan Lywodraeth Cymru yn yr adroddiad. Yn cynnwys rhagdybiaethau gweithio heb unrhyw benderfyniadau wedi'u gwneud ar Dreth y Cyngor. Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod camgymeriad wedi'i wneud yn atodiad 2 yn nodi ei fod wedi dod o Ddadansoddiad Cyllidol Cymru nad oedd ganddo, y ffigurau oedd y swyddogion rhagdybiaethau gweithredol yn seiliedig ar absenoldeb data arall.

Byddai'r balans i bontio'r bwlch ar gyfer blwyddyn ariannol 2026/27 yn £8m ar yr isel, £11m canol a £12m yn uchel.

Roedd Atodiad 3 yn darparu manylion y strategaeth ariannol tymor canolig. A oedd yn darparu manylion am ymagwedd strategol yr awdurdod at reoli cyllid ac yn amlinellu rhai o'r materion ariannol a allai fod yn eu hwynebu dros y 3 blynedd nesaf. Roedd y papur yn fersiwn gynnar a byddai'n cael ei fireinio dros y blysur ariannol 2025/26. Rhoddodd fanylion am ffrydiau gwaith a oedd angen dilyniant i gyflawni cyllideb gytbwys yn 2026/27 a'r blynyddoedd i ddod.

Atodiad 4 oedd hunanasesiad blynyddol o wydnwch ariannol a chynaliadwyedd. Fel cais gan y pwyllgor, cynhaliwyd prawf straen o brosesau cyllideb y cyngor.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Pennaeth Cyllid ac Archwilio am y rhediad manwl drwy'r atodiadau i'r adroddiad.

Yn dilyn y cyflwyniad agorodd y Cadeirydd y drafodaeth; Trafodwyd y pwyntiau canlynol yn fanylach:

·       Un o'r anawsterau gyda'r traciwr cynilo oedd bod nifer o'r cynilion yn gysylltiedig ag unigolion. Felly, gan ei gwneud hi'n anodd darparu gormod o fanylion i sicrhau  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) sy’n rhoi diweddariad i’r aelodau am gynnydd gan yr Adain Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol). Cafodd yr aelodau'r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran ei ddarpariaeth gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau wedi'u cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am y gwaith diwedd blwyddyn a wnaed gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Rhoddodd yr adroddiad y wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor ar berfformiad Archwilio Mewnol ar gyfer y 12 mis blaenorol. Roedd tabl yn manylu ar lefel perfformiad y flwyddyn wedi'i gynnwys yn y papurau agenda. Canmolodd y PAM y gwaith a wnaed gan ei dîm. O ddechrau'r flwyddyn roedd bod yn brin o staff i gyrraedd lefel yr archwiliadau a gwblhawyd yn ganmoladwy. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf.

Cadarnhad bod 10 Archwiliad wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor ym mis Ionawr 2025, dyfarnwyd sgôr sicrwydd uchel i chwech a chafodd pedwar sgôr sicrwydd canolig.

Tywyswyd yr Aelodau drwy fanylion adroddiadau Archwilio Cymru wedi'u cwblhau. Ynghyd â manylion adroddiadau a gwblhawyd gan Estyn, CIW ac adroddiadau rheoleiddiwr allanol eraill.

Atgoffwyd aelodau fod y tîm archwilio yn gymharol ifanc. Roedd hyfforddiant yn hanfodol ar gyfer datblygiad a gwybodaeth y tîm. Roedd Prif Archwilydd Mewnol y Llwybr Gyrfa wedi cofrestru gyda Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol ac roedd i fod i ddechrau astudio tuag at y cymhwyster ardystiedig. Roedd un o'r Llwybr Gyrfa – Uwch Archwilwyr wedi cofrestru gyda Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol ac roedd ar fin dechrau'r cymhwyster lefel Ymarferydd ym mis Mai 2025.

Fel y nodwyd yn yr adroddiad, roedd y flwyddyn ddiwethaf wedi bod yn flwyddyn heriol i Archwilio Mewnol gyda nifer o ffactorau y tu allan i reolaeth y tîm a oedd yn cynnwys: chwe chŵyn chwythu'r chwiban yn ystod y flwyddyn ariannol; rhwng canol Mehefin a chanol mis Awst, rhoddodd tri aelod o'r Tîm Archwilio Mewnol gefnogaeth i'r prosiect Gwastraff; profodd y tîm swm anarferol o uchel o salwch rhwng 1 Ebrill a 31 Mawrth sy'n gyfystyr â 219 diwrnod yn cael eu colli, ac ymddiswyddodd un o'r Llwybr Gyrfa - Uwch Archwilwyr ar 25 Tachwedd

a ddylanwadodd ar gyflawni'r cynllun.

Cadarnhawyd bod darn o waith yr NFI wedi'i gwblhau. Roedd yr holl gemau wedi'u hymchwilio ac mae cyfanswm o £48,620.99 mewn gordaliadau wedi'u nodi ac roedd y tîm yn y broses o adennill y gordaliadau.

Tywyswyd yr aelodau trwy'r cynnydd a wnaed yn erbyn cynllun 2024-2025, roedd y manylion yn cynnwys archwiliadau a oedd wedi'u cwblhau, eu gohirio a'u gohirio i 2025-2026.

Diolchodd y Cadeirydd i'r PAM am yr adroddiad manwl a'r cyflwyniad. Dywedodd yn ei farn Archwilio Mewnol oedd clustiau a llygaid y pwyllgor o ran gwaith yr awdurdod a thu hwnt.

Ar ran y pwyllgor, roedd y Cadeirydd yn ddiolchgar am yr adroddiadau archwilio llawn yn cael eu hanfon at aelodau a swyddogion yn ymateb i unrhyw gwestiynau. Adleisiodd yr Aelodau sylwadau'r Cadeiryddion a sylwadau pa mor werthfawr oedd y tîm archwilio yn yr awdurdod.

Mewn ymateb i sylwadau aelodau a gadarnhaodd y PAM mewn ymateb i unrhyw adroddiadau chwythu'r chwiban, hysbyswyd y Swyddog Monitro a swyddog Adran 151, i adolygu ac asesu'r ffordd orau o fwrw ymlaen â'r adroddiad. Roedd gwahanol opsiynau i fwrw ymlaen ag adroddiadau chwythu'r chwiban, gan gynnwys adolygiadau mewnol a gwblhawyd gan wasanaethau, ymgynghorwyr allanol neu'r tîm Archwilio Mewnol sy'n cynnal ymchwiliad. Cafodd yr aelodau wybod am  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2024-25 gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Esboniodd bod yr adroddiad yn cynnwys y gwaith a wnaed yn 2024-25. Awgrymodd yn y dyfodol bod yr Archwiliad Blynyddol yn cael ei gyflwyno ar achlysur gwahanol i unrhyw adroddiadau diweddaru archwiliadau mewnol er mwyn lleihau eu dyblygiad.

Mae’r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang (GIAS) newydd ynghyd â’r GIAS yn Sector Cyhoeddus y DU yn ei gwneud yn ofynnol i’r 'prif weithredwr archwilio' ddarparu barn flynyddol ar archwilio mewnol ac adroddiad y gall y sefydliad ei ddefnyddio i lywio ei ddatganiad llywodraethu blynyddol. Dan gylch gorchwyl y Pwyllgor hwn, mae’n ofynnol iddo ystyried adroddiad blynyddol y Prif Archwilydd Mewnol. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol, wrth ffurfio barn gyffredinol, mae angen ystyried nifer o feysydd, gan gynnwys cwmpas canlyniadau gwaith mewnol drwy gydol y flwyddyn, camau dilynol o archwiliadau blynyddoedd blaenorol, effeithiolrwydd rheoli unrhyw risgiau a materion y cododd archwilio mewnol, gwaith a gwblhawyd ynghylch archwiliadau arbennig a sicrwydd a dderbyniwyd gan y rheoleiddwyr allanol.   

Pwysleisiodd y Cadeirydd y pwysigrwydd a’r risgiau sy’n gysylltiedig â thwyll, a’r potensial iddo dyfu. Hysbysodd Aelodau bod Archwilio Cymru’n cynnal adroddiad ar dwyll. Awgrymodd i’r pwyllgor bod adroddiad blynyddol ar wrth-dwyll, a phopeth sy’n mynd i mewn i’r gwaith gydag archwiliadau ac atal twyll, yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai hwnnw’n adroddiad y gellir ei gynnwys yn y rhaglen waith.

Clywodd Aelodau bod mynediad i’r Strategaeth ar gyfer Atal a Darganfod Twyll, Llygredigaeth a Llwgrwobrwyo, ynghyd â chynllun ymateb ar wefan Cyngor Sir Ddinbych. Byddai dolenni’n cael eu hanfon i Aelodau’n dilyn y cyfarfod. Pwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd swyddogion ac Aelodau’n gallu cael mynediad i wybodaeth neu’n gwybod lle i edrych.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol bod diweddariad o’r strategaeth i fod i gael ei gyhoeddi fis Hydref diwethaf, ond roedd wedi cael ei oedi. Cadarnhaodd bod modiwl e-ddysgu ar fin cael ei gyhoeddi ym mis Mai i bob gweithiwr ei gwblhau. Gobeithiwyd y byddai’r modiwl yn un gorfodol ar gyfer pob aelod o staff. Byddai’r polisïau a’r gweithdrefnau’n cael eu diweddaru ym misoedd yr haf.

Gofynnodd y Cadeirydd bod Aelodau’n edrych ar fapio peryglon i waith archwilio mewnol mewn adroddiadau yn y dyfodol. Byddai’n caniatáu i Aelodau’n alinio’r risgiau i’r gwaith archwilio. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai’r ddogfen yn well fel atodiad i Gynllun Blynyddol Archwilio Mewnol, a oedd fod i gael ei gyflwyno yng nghyfarfod pwyllgor mis Mehefin.

Cafwyd sylwad mewn perthynas â’r camau archwiliad galw heibio y cytunwyd arnynt

ac a weithredwyd gan wasanaethau, ac a recordiwyd ar system rheoli

perfformiad Verto. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth aelodau bod swyddogion archwilio wedi gofyn am y rhif archwilio perthnasol i gael ei gynnwys ar gofnodion Verto. Yn anffodus, nid oedd wedi cael ei gynnwys bob amser, felly roedd yn anodd i swyddogion archwilio echdynnu’r holl wybodaeth o’r system.

Wrth symud ymlaen, dywedodd y Prif Swyddog Mewnol y byddai’n ceisio nodi pryd oedd y tro olaf y cynhaliwyd archwiliad penodol. Roedd data ond yn cael ei gadw gan yr awdurdod am 7 mlynedd, felly os oedd archwiliad wedi’i gynnal yn ystod y cyfnod hwnnw, ni fyddai’r dyddiad penodol ar gael. A fyddai’n wir o wybod cynllun hyblyg pob darn o waith archwilio.

Cododd Aelodau bryderon ynghylch sawl swyddog archwilio yn rhan o gyflwyniad gwasanaeth gwastraff newydd, gan gymryd amser i ffwrdd o gwblhau archwiliadau.

Cadarnhawyd bod trafodaeth rhwng y Pennaeth Gwasanaeth a’r Prif Swyddog Archwilio wedi cael ei chynnal, ac y gallai penderfyniad a waed gan yr Archwilydd Mewnol gefnogi’r cyflwyniad ar amser y cytunwyd arno. Ar y pryd, ni ymgynghorwyd  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

AR Y PWYNT HWN (12.18PM), CAFWYD EGWYL O 10 MUNUD.

AILDDECHREUODD Y CYFARFOD AM 12.28PM.

Ystyried rhaglen waith y pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (a ddosbarthwyd o flaen llaw) i’w hystyried.

Diolchodd y Cadeirydd a’r Prif Archwilydd Mewnol am drefnu cyfarfod ar wahân ar gyfer y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd er mwyn trafod y rhaglen waith tu allan i’r cyfarfod. Roedd yn teimlo y byddai’n fuddiol fel Cadeirydd i drafod rhaglenni’r dyfodol tu allan i’r cyfarfod. Awgrymodd efallai y byddai’n fuddiol petai’r gwasanaethau democrataidd yn dod i’r cyfarfod.

Pwysleisiodd y Cadeirydd bod rhaglen Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio mis Mehefin yn drwm, gyda nifer o adroddiadau i’w trafod oherwydd terfynau amser.

Clywodd Aelodau bod adroddiad gwybodaeth dan y teitl ‘Canllaw Rheoli Perfformiad’ wedi cael ei ohirio, ac y byddai’n cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf.

Pwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd y pwyllgor yn derbyn yr eitem Cod Llywodraethu Corfforaethol ar y rhaglen. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n cael ei gynnwys yn y cyfarfod Pwyllgor nesaf.

O ran y Datganiad Cyfrifon, awgrymodd y Cadeirydd bod adroddiad ffurfiol byd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf, er mwyn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau ar ei statws, a’r rhesymau dros yr oedi. Atgoffodd y Cadeirydd yr Aelodau am y materion oedd yn bodoli mewn perthynas a phrisio asedau.

Roedd y Pennaeth Cyllid ac Archwilio’n cytuno y dylid newid y teitl i ‘diweddariad ar safle Sir Ddinbych mewn perthynas â’r datganiad cyfrifon’.

Pwysleisiwyd y pwysigrwydd i Aelodau, oherwydd ym mis Gorffennaf roedd yr adroddiad blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gyflwynwyd i’r Cyngor ar fin cael ei ddrafftio, a byddai o bosib yn gorfod nodi anawsterau mewn perthynas â’r datganiad cyfrifon.

Atgoffwyd Aelodau o amserlen y digwyddiadau hyfforddi. Roedd hyfforddiant ar gyfer hunanasesiad wedi cael ei ddwyn ymlaen i hwyluso ei gynhwysiant yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Anogodd y Cadeirydd yr Aelodau i fynychu os oeddent ar gael.

PENDERFYNWYD: yn amodol ar yr uchod, nodi Rhaglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Er gwybodaeth, derbyn Adroddiad Diweddaru am Reoli’r Trysorlys sy’n rhoi manylion gweithgarwch Rheoli’r Trysorlys gan y Cyngor yn ystod 2024/25 (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) a hysbysodd y Pwyllgor mai adroddiad er gwybodaeth yn unig ydoedd.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid nad oedd newidiadau sylweddol neu unrhyw beth annisgwyl yn yr adroddiad. Sicrhawyd Aelodau bod y materion staffio a drafodwyd yn flaenorol wedi cael eu datrys.

PENDERFYNWYD: nodi’r Adroddiad Rheoli Trysorlys Blynyddol ar gyfer 2024/25.

Er gwybodaeth, derbyn diweddariad ar y Crynodeb o’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Cadeirydd adroddiad gwybodaeth adolygiad o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol (dosbarthwyd ymlaen llaw).

Nodwyd efallai bod Risg 31 ynghylch twyll corfforaethol angen ystyried adroddiadau Archwilio Cymru yn yr adolygiad nesaf. 

Arweiniwyd Aelodau drwy Risg 48 - recriwtio a chadw, a oedd am gael ei thynnu o’r gofrestr, a’i throsglwyddo i’r cofrestru risg gwasanaeth unigol i’w rheoli. Mynegodd y Cadeirydd bryderon ynghylch y trosglwyddiad hwn, o ran efallai mewn rhai amgylchiadau bydd angen trosolwg corfforaethol o hyd.

Cadarnhaodd Pennaeth Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol - Perfformiad, Digidol ac Asedau, bod nifer o risgiau’n cael eu cynnwys gan Benaethiaid Gwasanaeth, ac yn cael eu trafod ar gofrestrau risg gwasanaethau unigol. Roedd is-raddio Risg 48 yn dangos rôl weithredol y Tîm Gweithredol Corfforaethol wrth adolygu’r gofrestr risg.

Clywodd Aelodau bod pob gwasanaeth wedi cwblhau cynllun gweithlu, a oedd wedi cael ei uno i gynllun gweithlu corfforaethol ar gyfer yr awdurdod cyfan. Ac yn ei dro byddai’n caniatáu i’r Tîm Gweithredol Corfforaethol gwblhau adolygiad o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol.

Cytunwyd y byddai’r pryderon ynghylch swyddogaethau llywodraethu yn cael eu trafod yn y cyfarfod adolygu nesaf.

Croesawyd Aelodau i gyfranogi yn archwiliadau manwl y Tîm Arwain Strategol ar risgiau penodol. Teimlwyd bod y Tîm Arwain Strategol mewn cyswllt agosach gyda gweithwyr yn y gwasanaeth. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod Penaethiaid Gwasanaeth yn gweithio’n agosach i’r risgiau hynny, ac y byddai’n fuddiol hefyd bod yn rhan o’r archwiliadau manwl i gyflawni canlyniad cadarnhaol.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod y Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg wedi’i gynnwys ar raglen waith y bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid ar gyfer cyfarfod mis Mai.  

Dywedodd Pennaeth Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol - Perfformiad, Digidol ac Asedau wrth aelodau y byddai’r Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei nodi fel eitem yng nghyfarfod Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio mis Tachwedd, ac os oes angen, byddai adroddiad gwybodaeth yn cael ei ddarparu i Aelodau yng nghyfarfod mis Gorffennaf. Roedd y Cadeirydd yn teimlo y byddai un adroddiad gwybodaeth yn y gwanwyn cyn yr adroddiad asesiad Perfformiad Corfforaethol, ond ni fyddai adroddiad gwybodaeth pellach ei angen; roedd yr Aelodau’n cytuno.

PENDERFYNWYD: bod yr adroddiad gwybodaeth Adolygiad o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei nodi.

Derbyn Cylch Gorchwyl y Pwyllgor er gwybodaeth (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) a hysbysodd y Pwyllgor mai adroddiad er gwybodaeth yn unig ydoedd. Esboniodd bod y newidiadau wedi cael eu gwneud i’r cylch gorchwyl llynedd ac er nad oedd wedi’i gynnwys yn y cyfansoddiad a gyhoeddwyd, roedd y newidiadau hynny wedi cael eu cytuno gan y Cyngor Sir.

Nododd y Swyddog Monitro y cafwyd oedi wrth ddiweddaru fersiwn y wefan ‘r cyfansoddiad oherwydd cyfieithiad. Cymeradwywyd y Cylch Gorchwyl gan y Cyngor Sir, felly roedd ar waith. Gwnaed cais am yr adroddiad gwybodaeth i ganiatáu aelodau i godi unrhyw bryderon, fel y gall swyddogion gynnal gwaith pellach os oes angen.  

Awgrymodd y dylid cynnal cyfarfod blynyddol gyda swyddogion er mwyn sicrhau nad oedd problemau. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol, os yw’r Cylch Gorchwyl yn nodi ‘Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus’, yna byddai angen eu diwygio i ddarllen Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang. Byddai gwaith pellach ar y safonau, a beth fyddai ei angen yn cael ei wneud.

Gofynnodd yr Aelod Lleyg, Nigel Rudd, petai adolygiad o’r strategaeth Rheoli Trysorlys a Chyfalaf yn unol gyda’r Cylch Gorchwyl yn cael ei ystyried hefyd.

Awgrymodd y Swyddog Monitro y dylid cynnal adolygiad byr, a dylid cyflwyno diweddariad pellach i’r pwyllgor mewn cyfarfod yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD: bod yr adroddiad gwybodaeth ar Gylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei nodi.

Hysbysodd y Cadeirydd yr Aelodau ei fod wedi dymuno codi mater brys ynghylch trosglwyddo Hamdden Sir Ddinbych Cyfyngedig i grŵp Hamdden Sir Ddinbych, yn dilyn cyfarfod y Cyngor Sir ar 26 Mawrth, 2025. Dywedodd wrth Aelodau, bod diweddariad wedi cael ei roi yn ystod y cyfarfod.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod diweddariad wedi’i ddarparu a’i ryddhau i’r wasg, gan nodi bod y buddsoddwr wedi tynnu’r cynnig yn ôl. O ganlyniad, nid oedd y cynnig, a oedd yn amodol ar benderfyniad mewn egwyddor y Cyngor, yn mynd rhagddo bellach. 

Bydd yr awdurdod a’r cwmni’n cydweithio i adolygu a darparu bwriad y cynnig i ddiogelu’r gwasanaeth hamdden sydd gennym ar gyfer y dyfodol.

Mynegodd y Cynghorydd Bobby Feeley ei siom bod y cynnig wedi’i dynnu’n ôl. Teimlai y byddai’r newid wedi bod yn drawsnewidiol, ac wedi diogelu’r gwasanaeth gwych sy’n cael ei gynnig ar hyn o bryd yn Sir Ddinbych.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai gwersi i’w dysgu a meysydd i adlewyrchu arnynt. Pwysleisiodd bod materion a oedd wedi cael eu mynegi gan Graffu Perfformiad, wedi cael eu nodi a’u hystyried. Roedd hi nawr yn amser i’r Cyngor adolygu ac ystyried y camau nesaf.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelodau am eu cyfraniadau a daeth â’r cyfarfod i ben.