Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Elfed Williams.

Penodi Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau Cymru 2021 yn datgan mai dim ond un o Aelodau Lleyg annibynnol y pwyllgor y gallai Cadeirydd y Pwyllgor fod.

Gofynnwyd am enwebiadau i Aelod wasanaethu fel Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn i ddod. Enwebodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd yr Aelod Lleyg Dave Stewart, a secondiwyd gan yr Aelod Lleyg Paul Whitham. Ni dderbyniwyd unrhyw enwebiadau eraill ac felly yr oedd;

PENDERFYNWYD penodi'r Aelod Lleyg Dave Stewart yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Penodi Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Gofynnwyd am enwebiadau i Aelod wasanaethu fel Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Hysbyswyd yr Aelodau nad oedd darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau Cymru 2021 yn cyfyngu ar benodi Is-gadeirydd i Aelodau Lleyg. Felly, mae'n golygu y gellid penodi unrhyw aelod o'r pwyllgor.

Enwebodd y Cynghorydd Ellie Chard y Cynghorydd Hugh Evans ar gyfer swydd yr Is-gadeirydd. Diolchodd y Cynghorydd Hugh Evans i'r aelod am yr enwebiad a gwrthododd y swydd yn gwrtais.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro na welwyd aelodaeth lawn o'r pwyllgor a chan na chafwyd unrhyw enwebiadau ar gyfer Is-gadeirydd, pe bai'r aelodau'n cytuno y gellid gohirio penodi Is-gadeirydd i gyfarfod nesaf y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

Roedd pob aelod yn cytuno i ohirio'r eitem ar yr agenda tan gyfarfod nesaf y pwyllgor.

PENDERFYNWYD, y dylid gohirio penodi Is-gadeirydd tan gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Gorffennaf.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n

rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y

yfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol

1972.

Nid oedd unrhyw eitemau brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a

gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2022 (copi wedi'i amgáu).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2022.

Materion yn codi – Yr aelod lleyg Paul Whitham – Tudalen 8 – Cofnodion – cyfeiriwyd at 'Reoli Prosiect Adeilad y Frenhines'. Atgoffwyd yr Aelodau y gofynnwyd am adroddiad blaenorol ar gefn y prosiect. Cododd yr Aelod Lleyg bryder nad oedd yr adroddiad hwnnw wedi'i gyflwyno. Hysbysodd y Swyddog Monitro yr aelodau fod adroddiad diweddaru wedi'i gynnwys yn y Flaenraglen Waith. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'n ymgynghori ag Archwilio Mewnol er mwyn iddo gael ei gynnwys yn yr adroddiad diweddaru hwnnw. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ei fod yn ddwy eitem drafod ar wahân i'r aelodau eu trafod. Dywedodd wrth yr aelodau fod y pwyllgor blaenorol wedi cytuno i beidio â bwrw ymlaen â'r cais i ganiatáu i'r pwyllgor ddal i fyny ag adroddiadau a ohiriwyd oherwydd pandemig Covid.

Awgrymodd pe bai'r aelodau am gael adroddiad dilynol, gellid ei ychwanegu at y Flaenraglen Waith ar gyfer yr Hydref.

Gofynnodd yr aelod lleyg Paul Whitham – Diweddariad Archwilio Mewnol – Tudalen 13 – a oedd diweddariad ar gael ar yr asesiad i gael colli refeniw o beidio

ailwefru tenantiaid. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai'n cadarnhau statws yr asesiad ac yn hysbysu'r aelodau.

Yr aelod lleyg Paul Whitham – Blaenraglen Waith Llywodraethu ac Archwilio – Tudalen 14 – Cytunwyd y dylid cynnwys cyfeiriad at linell ychwanegol i gynnwys diweddariadau rheolaidd ar 'Gomisiynu Lleoliadau Cartrefi Gofal i Bobl Hŷn' ar y Flaenraglen Waith. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y gellid ei gynnwys yn yr adroddiad.

Hefyd, nid oedd teitl adroddiad Archwilio Cymru wedi'i nodi yn y cofnodion ar gyfer Eitem 13 o'r cofnodion. Pwysleisiwyd y dylid nodi'r teitl.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod adroddiad Archwilio Cymru ar Sicrhau Gwelliant Parhaus mewn Perfformiad a chytunodd y dylai fod wedi'i gynnwys yn y cofnodion. Cadarnhaodd Gwilym Bury cynrychiolydd Archwilio Cymru fod y cynllun gweithredu wedi'i lunio ac y byddai'n cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor mewn cyfarfod yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn cofnodion y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2022 a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Croesawodd y Cadeirydd Gwilym Bury o Archwilio Cymru i'r cyfarfod. Cyflwynwyd yr Aelodau hefyd i Bob Chowdhury fel y Prif Archwilydd Mewnol a benodwyd yn ddiweddar.

Derbyn adroddiad ar Hunanasesiad Perfformiad y Cyngor 2021 i 2022 (amgaeir copi).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Gwyneth Ellis, adroddiad Hunanasesu Perfformiad y Cyngor (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Hysbyswyd yr Aelodau gan Bennaeth Dros Dro y Gwasanaethau Gwella a Moderneiddio Busnes, yr adroddiad oedd y ddogfen statudol ofynnol gyntaf a ysgrifennwyd mewn ymateb i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor lunio Hunanasesiad o'i berfformiad yn erbyn ei swyddogaethau. Ymatebodd hefyd i ddyletswydd y Cyngor o ran monitro cydraddoldeb (o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 a Mesur Cymru 2011, a oedd yn cynnwys y Ddyletswydd Economaidd-Gymdeithasol) a'r cyfraniadau at Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015.

Roedd angen adborth gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, cyn i'r Cyngor gymeradwyo'r dogfennau terfynol ym mis Gorffennaf.

Rhoddwyd crynodeb o'r adroddiad a'r atodiadau i'r aelodau. Yr atodiad cyntaf oedd y ddogfen hunanasesu. Roedd yn cynnwys casgliadau a dynnwyd o swyddogaethau llywodraethu a pherfformiad yn erbyn amcanion corfforaethol. Diben yr adroddiad oedd asesu'r wybodaeth a gyflwynwyd i bwyllgorau dros y 12 mis diwethaf i ddod i gasgliad ar sut mae'r Cyngor wedi perfformio a meysydd i'w gwella. Trafodwyd y pwyntiau canlynol yn fanylach:

·         Dywedodd swyddogion y byddent yn rhoi rhagor o wybodaeth i'r aelod lleyg Nigel Rudd am adroddiadau blaenorol ar gaffael a'r gefnogaeth a'r gwelliant i'r gwasanaeth.

·         Roedd cymorth i gymunedau, gan gynnwys y gymuned fusnes i ddatblygu, yn bwysig iawn. Roedd yr adroddiad yn canolbwyntio ar Flaenoriaethau Corfforaethol y tymor blaenorol, ac nid oedd yr un o'r meysydd hynny'n cynnwys cymorth i fusnesau. Fodd bynnag, clywodd yr aelodau fod gwaith yn mynd rhagddo gyda chymunedau i gefnogi a datblygu busnesau a'r economi.

·         Yr heriau o ran perfformiad y gwasanaeth oedd cyfarfodydd mewnol. Maent yn flynyddol ac mae pob gwasanaeth yn destun craffu yn erbyn ei gynllun gwasanaeth. Gwahoddir Aelodau Arweiniol y gwasanaeth hwnnw i'r her ynghyd â chynrychiolydd o bob un o'r pwyllgorau craffu. Mae'n ofynnol i gynrychiolwyr craffu roi adborth yn dilyn cyfarfod her gwasanaeth i'r gwaith craffu perthnasol.

·         Roedd ymarferion recriwtio wedi'u cynnal i benodi rheolwr caffael i gyd yn aflwyddiannus. Roedd adolygiad o'r strwythur mewnol i oruchwylio caffael yn briodol gan reolwyr i fod i gael ei gynnal. 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion a'r aelodau am y drafodaeth fanwl.

Aelodau,

PENDERFYNWYD, bod aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi adolygu a chymeradwyo'r adroddiad drafft i'w gyflwyno i'r Cyngor ym mis Gorffennaf.

I dderbyn Adroddiad Archwilio Mewnol 2021-22 (amgaeir copi).

Cyflwynodd y Pennaeth Moderneiddio Gwella Busnes Dros Dro yr Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol i'r pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Roedd yr adroddiad blynyddol yn enghraifft o arfer da o dan safon fabwysiedig Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Roedd y safonau hynny'n gofyn am adroddiad blynyddol ar Archwilio Mewnol i'w fwydo i mewn i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol statudol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol ei hun i'r pwyllgor gan ei fod newydd gael ei benodi i'r rôl.

Cafodd yr Aelodau eu harwain drwy'r adroddiad gan gynnwys y saith maes a oedd wedi seilio ei farn ar gyfer 2021-22 a gynhwyswyd yn atodiad 1. Nododd yr Aelodau yn yr adroddiad grynodeb o'r gwaith a gwblhawyd yn ystod 2021-22.

Roedd y gwaith a oedd wedi'i wneud mewn perthynas â gwrth-dwyll a'r trefniadau a oedd ar waith hefyd wedi'u cynnwys yn yr adroddiad blynyddol.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y gwaith a wnaed yn ystod y 12 mis blaenorol ac o dan amgylchiadau anodd. Ategodd yr Aelodau feddyliau'r Cadeirydd.

Clywodd yr Aelodau fod sawl sbardun neu bryder a all godi adolygiad o ardal. Mae gan yr Archwiliad Mewnol system fapio fewnol ar waith i asesu a blaenoriaethu'r archwiliadau yr oedd angen eu cwblhau. Cyfrannodd nifer o elfennau at y lefel risg sy'n gysylltiedig â maes adolygu.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai rhagor o wybodaeth yn cael ei rhoi i aelodau mewn sesiwn hyfforddi ar Lywodraethu ac Archwilio.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod wedi codi cwestiynau yn ymwneud â chanlyniadau'r arolygon a dderbyniwyd.Dywedodd wrth y pwyllgor ei fod wedi codi pryderon gyda'r tîm a'i fod yn gobeithio y byddai nifer uwch o arolygon yn cael eu dychwelyd, a dywedodd wrth yr aelodau fod i dreialu arolygon amlach er mwyn dechrau ceisio annog mwy o ymateb. Roedd y cwestiynau a gynhwyswyd yn yr arolwg yn rhesymol ac yn berthnasol.

Clywodd yr Aelodau fod nifer o ffactorau a rhesymau wedi'u canslo neu eu gohirio yn deillio o unrhyw archwiliadau a ganslwyd neu a ohiriwyd, gan gynnwys adnoddau gwasanaeth, cyfyngiadau pandemig ac adnoddau yn yr adran archwilio. Roedd nifer yr archwiliadau gohiriedig neu a ganslwyd yn uwch dros y misoedd diwethaf, y gobaith oedd y byddai'r nifer yn cael ei leihau yn dilyn llacio'r cyfyngiadau. Cadarnhad y byddai'r tîm Archwilio yn gallu cwblhau'r rhaglen o archwiliadau mewnol.

Dywedodd yr Aelod Lleyg Paul Whitham wrth y pwyllgor o fewn y cyfansoddiad fod cylch gorchwyl y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn darparu ar gyfer sicrhau bod gan yr Archwiliad Mewnol ddigon o adnoddau. Anogodd y Prif Archwilydd Mewnol i wneud y pwyllgor yn ymwybodol o unrhyw faterion i'w cefnogi. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod yn rhan o gylch gorchwyl y pwyllgor.

Hysbyswyd yr Aelodau bod trafodaethau'n cael eu cynnal rhwng y Prif Archwilydd Mewnol a'r Pennaeth Moderneiddio Gwella Busnes Dros Dro i fynd i'r afael â'r pryderon staffio mewn archwiliad mewnol.

Cadarnhaodd y Pennaeth Moderneiddio Gwella Busnes Dros Dro fod yr aelodau wedi codi nifer o awgrymiadau i'w cynnwys ar adroddiadau Blynyddol yn y dyfodol gan gynnwys:

•      Crynodeb o'r broses flaenoriaethu

•      Cyd-destun o ran capasiti'r tîm Archwilio Mewnol.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod angen i'r system rheoli achosion i olrhain cynllun prosiect twyll fod ar waith i ganiatáu i archwilwyr gwblhau gwaith yn effeithiol.

Diolchodd yr Aelodau i'r swyddogion am yr ymateb manwl i gwestiynau'r aelodau.

Felly yr oedd

PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi ac yn rhoi sylwadau ar adroddiad blynyddol a barn gyffredinol y Prif Archwilydd Mewnol.

I dderbyn Adroddiad Archwilio Mewnol 2021-22 (amgaeir copi).

Cyflwynodd y Pennaeth Moderneiddio Gwella Busnes Dros Dro y Datganiad Llywodraethu Blynyddol i'r pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Roedd gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gyhoeddi Datganiad Llywodraethu Blynyddol (DLB). Esboniwyd bod yr AGS yn rhan o'r Datganiad o Gyfrifon. Fe'i cyflwynwyd i'r aelodau ar wahân er mwyn caniatáu i aelodau drafod ac adolygu'r AGS yn ôl ei deilyngdod ei hun.

Roedd yr adroddiad yn ymchwiliad trylwyr i'r swyddogaethau llywodraethu o fewn y cyngor. Yn seiliedig ar hunanasesiad ac adroddiadau a gyflwynwyd i bwyllgorau drwy gydol y flwyddyn.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod adroddiadau a gwybodaeth yn cael eu casglu a'u cydgrynhoi o amrywiaeth o feysydd gwasanaeth. Paratowyd y datganiad yn unol â'r canllawiau a gynhyrchwyd gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a Chymdeithas Prif Weithredwyr ac Uwch Reolwyr Awdurdodau Lleol. Cafodd yr Aelodau eu harwain drwy'r penaethiaid craidd a oedd yn sail i'r fframwaith.

Clywodd yr Aelodau fod pandemig Covid wedi parhau i gael effaith ar yr awdurdod, gan gynnwys ffordd newydd o weithio. Cadarnhad bod cyfarfodydd yn cael eu gweddarlledu gan ddangos gweithio tryloyw yn yr awdurdod.

Diolchodd yr aelod lleyg Nigel Rudd i'r swyddogion am yr adroddiad. Nododd fod cyfeiriad wedi'i wneud at y Tîm Rheoli Argyfyngau Strategol a gofynnodd a oedd y tîm hwnnw'n dal i fod ar waith. Hysbysodd y Swyddog Monitro'r aelodau bod y tîm wedi'i greu yn ystod y pandemig a chyfarfu'n rheolaidd i drafod camau gweithredu a ffyrdd o weithio. Roedd y tîm yn dal i fodoli ond roedd wedi sefyll i lawr wrth i'r cyfyngiadau gael eu llacio.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod y system proactis yn dal i gael ei mabwysiadu gan yr awdurdod. O fewn y system roedd modiwlau rheoli contractau ar gael, roedd fforwm rheolwyr contract wedi'i sefydlu yn gweithio ochr yn ochr â chaffael i adolygu sut y gellir addasu'r system i wneud y defnydd gorau o'r modiwlau sydd ar gael. Roedd y fforwm yn caniatáu i reolwyr adolygu a thrafod arferion gorau.  Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y fforwm yn cefnogi swyddogion ac yn addysgu staff ar gontractau a thrafodion untro. Cadarnhaodd fod archwiliad mewnol wedi trefnu adolygiad dilynol o'r system proactis.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod y polisi Chwythu'r Chwiban Blynyddol i fod i gael ei adnewyddu a'i adolygu. Byddai adroddiad blynyddol ar y polisi yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor hwn mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Cadarnhad bod adroddiad y Datganiad Llywodraethu Blynyddol wedi'i gynnwys yn y Datganiad o Gyfrifon. Fe'i cyflwynir ar wahân i bwyllgorau cyn iddo gael ei gynnwys yn y cyfrifon.

Awgrymodd yr Aelodau y dylid ei gyhoeddi fel dogfen ar wahân ochr yn ochr â'r datganiad o gyfrifon ar gyfer tryloywder a rhwyddineb i'r cyhoedd.

Diolchodd y Cadeirydd a'r aelodau i'r swyddogion am yr adroddiad a chanmolodd y rhwyddineb a'r llif wrth ddarllen y datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Roedd,

PENDERFYNWYD, adolygodd a chymeradwyodd yr aelodau'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2021-22 (atodiad 1) ac mae'n monitro'r cynnydd a wnaed ar y cynllun gweithredu o DLB 2020-21.

Ar hyn o bryd (11.05 a.m.) cafwyd egwyl gysur 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.15 a.m.

I dderbyn Siarter Archwilio Mewnol a Strategaeth 2022-23 (amgaeir copi).

Cyflwynodd y Pennaeth Moderneiddio Gwella Busnes Dros Dro y Strategaeth Archwilio Mewnol i'r pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Rhoddodd yr adroddiad Siarter a Strategaeth Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor ar gyfer 2022-23. Diffiniodd y Siarter ddiben, awdurdod a chyfrifoldeb yr Archwiliad Mewnol yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Rhoddodd y Strategaeth fanylion y prosiectau Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer y flwyddyn a fyddai'n galluogi'r Prif Archwilydd Mewnol (PAM) i roi 'barn' ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn.

Cadarnhaodd y PAM fod y Siarter yn rhoi gwybodaeth i'r aelodau am sut y byddai Archwilio Mewnol yn gweithredu drwy gydol y flwyddyn, cadarnhaodd y byddai'n cynnwys strwythur y tîm Archwilio yn y Siarter y flwyddyn nesaf.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau am ddiben yr adroddiad ac fe'u harweiniwyd i'r prif newidiadau i'r Siarter Archwilio Mewnol a gynhwysir yn Atodiad 1. Roedd y newidiadau wedi'u cynnwys yn yr adran 'Llinellau Lleoli ac Adrodd'. Roedd gan y Prif Archwilydd Mewnol linellau adrodd i'r Pennaeth Moderneiddio Gwella Busnes Dros Dro, swyddog Adran 151, Prif Weithredwr, y Cabinet, y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a phwyllgorau Craffu.

Roedd y Siarter yn darparu cwmpas gweithgareddau Archwiliadau Mewnol, adnoddau ac adroddiadau a monitro a oedd ar waith.

Rhoddodd y Strategaeth Archwilio Mewnol (atodiad 2) wybodaeth am y rhaglen waith arfaethedig ar gyfer y flwyddyn i ddod. Rhoddwyd disgrifiad byr o'r gwaith i'r Aelodau. Roedd y rhaglen waith yn cynnwys amrywiaeth o archwiliadau o bob maes gwasanaeth. Roedd nifer o archwiliadau wedi'u cynnal o'r flwyddyn flaenorol gyda'r gweddill yn cael eu cytuno gan Benaethiaid Gwasanaeth. Weithiau bydd yr Aelodau a glywyd yn gofyn am archwiliad, bydd archwiliad mewnol yn asesu'r angen am archwiliad ac yn penderfynu a oes ei angen. Roedd nifer o resymau gwahanol pam y gofynnodd swyddogion am i archwiliadau mewnol gael eu cwblhau gan gynnwys pryderon ynghylch perfformiad. Pwysleisiwyd mai dim ond archwiliadau y byddai'r Archwiliad Mewnol yn eu cynnal y barnwyd ei fod yn fuddiol i'r awdurdod.

Diolchodd yr Aelodau i'r swyddogion am yr adroddiad manwl a'r atodiadau a thrafodwyd y canlynol yn fanylach:

·         Mae'r Siarter yn seiliedig ar dempled safonol y gall pob awdurdod ei ddiwygio yn ôl y gofyn.

·         Roedd y cynllun archwilio yn Sir Ddinbych yn gynllun hyblyg a gellid ei newid neu ei ychwanegu neu ei ohirio ar unrhyw adeg benodol.

·         Cadarnhad bod mapio risg ar ffurf taenlen excel i ganfod lefel y risg yn erbyn archwiliad mewnol. Roedd y fframwaith Rheoli Risg yn manylu ar ddull yr awdurdodau o ymdrin â risg a'r union beth a gofnodir.

·         Pe bai cais yn cael ei wneud am archwiliad mewnol ychwanegol, ystyriwyd y cynllun presennol ac a fyddai'n cael effaith ar yr archwiliadau y cytunwyd arnynt a drefnwyd.

·         Cynhaliwyd yr adolygiad Cyllid yn flynyddol. O fewn yr adolygiad, caiff rhai elfennau eu hadolygu o fewn yr amser a neilltuwyd. Ymgynghorwyd â'r Adran 151 ynglŷn â'r meysydd i'w hadolygu.

Yr oedd;

PENDERFYNWYD bod aelodau'n cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol a'r Strategaeth Archwilio Mewnol 2022-23.

Derbyn Cynllun Archwilio Archwilio Cymru ar gyfer 2022-23 (Amgaeir copi).

Arweiniodd Pennaeth Dros Dro y Gwasanaethau Gwella Busnes a Moderneiddio, aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Croesawyd cynrychiolydd Archwilio Cymru Gwilym Bury i'r pwyllgor. Esboniwyd bod Gwilym yn gyswllt allweddol rhwng yr Awdurdod ac Archwilio Cymru yn benodol o ran y cylch gwaith perfformiad.

Clywodd yr Aelodau fod Archwilio Cymru wedi cyfarfod â swyddogion yn fisol i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'w gilydd am y cynllun gwaith a chadarnhau'r trefniadau sydd eu hangen i wneud gwaith. Clywodd yr Aelodau fod yr Archwiliad Mewnol wedi'i wahodd i fynychu a chyfarfod â'r Uwch Dîm Arwain ym mis Chwefror 2022 i ddatblygu cynllun archwilio ar gyfer Sir Ddinbych ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Aelodau gwybodus Gwilym Bury Archwilio Cymru yw'r rheolyddion allanol ar gyfer pob awdurdod yng Nghymru. Archwilio Cymru sy'n archwilio holl berfformiad a gwariant sefydliadau cyhoeddus datganoledig yng Nghymru.

Clywodd yr Aelodau fod Archwilio Cymru wedi llunio cynllun gwaith blynyddol a fwriadwyd ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Mae Cynllun Archwilio 2022 yn nodi'r rhaglen waith y bwriedir ei chynnal yn Sir Ddinbych dros y 12 mis nesaf. Roedd y cynllun yn cynnwys gwaith ar y datganiadau ariannol, gwaith archwilio perfformiad a maes sydd eto i'w bennu ond sy'n debygol o fod yn seiliedig ar strategaethau digidol. 

Y ffioedd a godir fel rheoleiddiwr allanol lle mae'r cynrychiolydd, ym marn y cynrychiolydd, yn rhoi gwerth da iawn am arian. Cynigiwyd y byddai'r ffioedd ar gyfer y flwyddyn yn £333,000.           

Diolchodd y Cadeirydd i'r cynrychiolydd am y cyflwyniad. Mewn ymateb i gwestiynau'r aelodau, trafodwyd y pwyntiau canlynol yn fanylach:

•      Roedd y ffioedd o fewn bandiau amrywiol, yn rhannol oherwydd maint yr awdurdod. Cynhwyswyd Sir Ddinbych yn y band risg is. Clywodd yr Aelodau fod gan Archwilio Cymru bwerau i gynnal archwiliadau arbennig gyda gwerth cost uwch.

•      Rhestrwyd yn y papur restr generig o risgiau i awdurdodau lleol. Ddim yn arbennig i Sir Ddinbych.

•       

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am y cynllun.

Roedd

PENDERFYNWYD bod aelodau'r pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi Cynllun Archwilio 2022.

Ystyried blaenraglen waith y pwyllgor (amgaeir copi).

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w hystyried (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

O'r cyfarfod, awgrymwyd y dylid cynnwys adroddiad ar brosiect adeiladu Queens, adroddiad wrth gefn annibynnol ar y FWP ar gyfer cyfarfod y pwyllgor ym mis Tachwedd.

Awgrymodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo y dylid cynnwys adroddiad ar broses y gyllideb ar y FWP. Caniatáu i aelodau adolygu'r broses sydd ar waith sy'n caniatáu i'r gyllideb gael ei phennu. Cytunodd yr Aelodau i gynnwys adroddiad diweddaru yng nghyfarfod mis Tachwedd.

Clywodd yr Aelodau y byddai dau adroddiad gwybodaeth Archwilio Cymru a gyflwynwyd yn y cyfarfod yn cael eu hailamserlennu i'w trafod mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Pwysleisiwyd bod sesiwn hyfforddi yn cael ei threfnu. Pe bai'r aelodau'n dymuno cael sesiwn hyfforddi ar y gyllideb, gellid trefnu sesiwn hyfforddi ar y gyllideb pe bai'r aelodau'n meddwl y byddai'n fuddiol. Pwysleisiodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo mai dyddiadau'r adroddiadau cyllideb oedd dyddiadau targed. Roedd y datganiad cyfrifon drafft yn galluogi aelodau i ofyn cwestiynau hyd at gyflwyno'r datganiad terfynol o gyfrifon. Os oedd aelodau'n teimlo bod angen hyfforddiant ar y gyllideb, awgrymodd ei fod cyn i'r datganiad terfynol o gyfrifon gael ei gyflwyno i'r pwyllgor.

Roedd yr Aelodau'n falch o glywed y byddai hyfforddiant yn cael ei drefnu i'r holl aelodau ei fynychu.

Cytunwyd i gynnwys llinell barhaus ar gyfer diweddariadau ar 'Gomisiynu Lleoliadau Cartrefi Gofal i Bobl Hŷn' i'r Flaenraglen Waith.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar gynnwys yr ychwanegiad uchod, y dylid nodi blaenraglen waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Derbyn adroddiad Archwilio Cymru – Ysgogi Gwelliant Parhaus mewn Perfformiad (amgaeir copi).

Esboniodd y Cadeirydd fod adroddiad Archwilio Cymru ar Sicrhau Gwelliant Parhaus wedi'i gyflwyno i'r aelodau er gwybodaeth. Byddai adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i'r aelodau ar ôl i swyddogion gwblhau cynllun gweithredu yn erbyn argymhellion arfaethedig Archwilio Cymru.

Eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro ar gyfer Gwella Busnes a Moderneiddio i'r aelodau mai'r system Verto fel y crybwyllwyd yn yr adroddiad oedd system rheoli perfformiad a ddefnyddiwyd o fewn y Cyngor.

Cytunodd yr Aelodau i dderbyn yr adroddiadau yn ddiweddarach i'w trafod.

PENDERFYNWYD, bod aelodau'n nodi'r adroddiad gwybodaeth a gyflwynwyd gan Archwilio Cymru.

Derbyn adroddiad Archwilio Cymru –  Llamu Ymlaen (amgaeir copi).

Esboniodd y Cadeirydd fod adroddiad Archwilio Cymru ar Llamu Ymlaen wedi'i gyflwyno i'r aelodau er gwybodaeth. Byddai adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i'r aelodau ar ôl i swyddogion gwblhau cynllun gweithredu yn erbyn yr argymhellion.

Cytunodd yr Aelodau i dderbyn yr adroddiadau yn ddiweddarach i'w trafod.

PENDERFYNWYD, bod aelodau'n nodi'r adroddiad gwybodaeth a gyflwynwyd gan Archwilio Cymru.