Agenda and draft minutes
Lleoliad: Ystafell Bwllgor 1A, Neuadd Y Sir, Ruthun
Rhif | Eitem |
---|---|
PENODI CADEIRYDD Agorodd Pennaeth y
Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y cyfarfod drwy alw am benodi
cadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn absenoldeb
cadeirydd ac is-gadeirydd. Cynigodd y Cynghorydd Tony Flynn fod y Cynghorydd
Joe Welch yn cadeirio’r cyfarfod, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Alan James.
Cytunodd pawb oedd yn bresennol ar i’r Cynghorydd Joe Welch gadeirio’r
pwyllgor. PENDERFYNWYD – fod
y Cynghorydd Joe Welch yn cael ei benodi fel cadeirydd i lenwi’r bwlch ar gyfer
y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. |
|
YMDDIHEURIADAU Cofnodion: Derbyniwyd
ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Barry Mellor a Martyn Holland. |
|
DATGANIADAU O FUDDIANT PDF 197 KB Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Datganodd yr
aelodau canlynol gysylltiad personol - Y Cynghorwyr Joe
Welch a Mabon ap Gwynfor – eitem rhif 6 ar y rhaglen – gan fod ganddynt blant
oedd yn mynychu ysgolion yn Sir Ddinbych. Yr Aelod Lleyg Paul
Whitham – eitem rhif 6 ar y rhaglen – gan fod ganddo wyrion a wyresau yn
mynychu ysgolion yn Sir Ddinbych. |
|
MATERION BRYS Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Ni chodwyd unrhyw faterion brys. |
|
Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2019 (copi ynghlwm). Cofnodion: Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2019. Materion yn codi - ·
Holwyd p’run ai a oedd y llythyr gan Llywodraethu
Corfforaethol i benaethiaid a chadeiryddion y cyrff llywodraethu wedi ei
ddosbarthu. Hysbysodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y pwyllgor nad oedd y
llythyr wedi ei ddosbarthu gan ei fod yn y broses o gael ei brawf ddarllen ond
y byddai’n cael ei ddosbarthu unwaith y byddai wedi ei gwblhau'n derfynol. ·
Holwyd eto ynglŷn â diffyg ysgolion, ceisiwyd
eglurder ynglŷn â sut y caiff diffygion eu talu. Dywedodd y prif gyfrifydd
fod yna gronfeydd wrth gefn mewn grym i dalu am ddiffygion. ·
Defnyddiwyd adroddiad gwella blynyddol Swyddfa Archwilio
Cymru a’r term ‘brysiog’ ar gyfer y Model Darparu Amgen a p’run ai a oedd yn
derm a gâi ei ddefnyddio’n aml. Wrth ymateb hysbysodd swyddogion Swyddfa
Archwilio Cymru y pwyllgor nad oedd y Model Darparu Amgen yn benderfyniad
brysiog. PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10
Gorffennaf, 2019 fel cofnod cywir. |
|
DIWEDDARIAD ARCHWILIO MEWNOL PDF 360 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd Mewnol (CIA) yr adroddiad diweddaru Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd
ymlaen llaw) oedd yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol o
ran darparu gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad
ac effeithiolrwydd wrth sbarduno gwelliant. Mae’r adroddiad
yn darparu gwybodaeth am waith yr Adain Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Arweiniodd y
Prif Archwilydd Mewnol yr aelodau drwy'r adroddiadau
a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at 28 Awst 2019 ar: ·
Adroddiadau
archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar ·
Adroddiadau
Archwilio Mewnol a gyflwynwyd ers y diweddariad diwethaf: ·
Gwasanaethau
Ariannol - 2018-19 ·
Seiber Ddiogelwch ·
Rheoli
Prosiectau a Rhaglenni ·
Llywodraethwyr
Ysgol ·
Cyllidebau
Cymorth a Thaliadau Uniongyrchol ·
Cyn
Ysbyty Gogledd Cymru ·
Gwasanaethau
Cyfreithiol yn Gweithio ar y Cyd ·
Rheoliadau
Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) Trafodwyd y
materion canlynol yn fanylach – ·
Gwrth-dwyll,
nid oedd unrhyw atgyfeiriadau wedi bod ers y diweddariad diwethaf o ran
archwilio. ·
Ceisiwyd
cael dyddiadau hyfforddi ar gyfer dyddiadau rheoli rhaglenni yn ogystal â dyddiadau
hyfforddi rheoli trysorlys. PENDERFYNWYD
fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad
diweddaru Archwilio Mewnol ac yn nodi’r cynnwys. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL IECHYD A DIOGELWCH PDF 435 KB Ystyried adroddiad gan Reolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol (copi ynghlwm) yn hysbysu'r aelodau ynglŷn â rhaglen waith a pherfformiad blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr
Adroddiad Iechyd a Diogelwch Blynyddol (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Dywedodd
yr Aelod Arweiniol fod yr asesiad cyffredinol ar gyfer y tîm iechyd a diogelwch
roedd wedi derbyn sicrwydd canolig, gyda hanes da o waith iechyd a diogelwch yn
Sir Ddinbych, a bod y sicrwydd isel mewn ysgolion ers
hynny wedi cynyddu i ganolig. Arweiniodd y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol aelodau drwy'r adroddiad Iechyd a Diogelwch Blynyddol gan roi’r
wybodaeth ddiweddaraf i aelodau am reolaeth Iechyd a Diogelwch yn y Cyngor o
safbwynt y tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol. Dywedodd y Rheolwr Iechyd a
Diogelwch Corfforaethol fod yr adroddiad wedi darparu crynodeb blynyddol o’r
materion a nodwyd ac a drafodwyd yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Wrth ystyried
yr adroddiad, trafodwyd y materion canlynol yn fanylach - Cadarnhaodd y
Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod y nifer o ddigwyddiadau a gâi eu
cofnodi yn parhau i gynyddu, a oedd yn dangos fod y cyfathrebu gyda staff wedi
gweithio. Roedd y cynnydd yn yr achosion a adroddwyd o fewn Cyfleusterau,
Asedau a Thai wedi cynyddu o ganlyniad i agor SC2. Roedd yn synhwyrol i
gofnodi’r holl ddigwyddiadau hyd yn oed oes oeddent yn fân ddigwyddiadau, ac a
oeddent o ganlyniad i ddefnyddio'r cyfleuster neu beidio. Pwrpas hyn oedd er
mwyn cael y darlun llawn o’r cychwyn. Amlinellwyd y
drefn o reoli traffig mewn ysgolion a’i fod yn parhau i fod yn broblem.
Eglurwyd mai dim ond ychydig o reolaeth oedd gan yr awdurdod dros sut roedd
pobl yn parcio wrth i'r ysgolion agor a chau. Dywedwyd wrth y pwyllgor nad oedd
y mater mor ddrwg yn Sir Ddinbych â siroedd eraill.
Byddai camau gweithredu’n cael eu cymryd o ran parcio peryglus p’run ai a yw
troseddau yn cael eu cyflawni ai peidio. Holodd aelodau
y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol a fyddai contractwyr sy'n gweithio i
CSDd yn rhoi gwybod i'r cyflogwr am ddigwyddiadau neu
a fyddent yn rhoi gwybod i CSDd yn uniongyrchol.
Eglurwyd y byddent yn rhoi gwybod yn uniongyrchol i’r cyflogwr. Byddai camau i
edrych eto ar ysgolion a amlygwyd fel rhai coch/oren a byddai’r tîm Iechyd a
Diogelwch yn herio’r materion gyda’r ysgolion. Diolchodd y
Cadeirydd i’r Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol am yr adroddiad ac am yr
atebion clir i gwestiynau’r aelodau. PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn
yr adroddiad, yn nodi’r cynnwys ac yn cymeradwyo cynllun gwaith y tîm Iechyd a
Diogelwch Corfforaethol ar gyfer 2018/19. |
|
CYMERADWYO DATGANIAD CYFRIFON 2018/19 PDF 276 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) ar Ddatganiad Cyfrifon 2018/19. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd yr
Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad a Chynllunio Strategol yr adroddiad
Cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2018/19 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i gael ei
gymeradwyo’n ffurfiol gan aelodau etholedig ar ran y cyngor. Roedd gan y Cyngor
ddyletswydd statudol i lunio Datganiad Cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau
cyfrifo cymeradwy. Dywedodd y Prif
Gyfrifydd wrth y pwyllgor nad oedd unrhyw ymholiadau wedi eu derbyn gan aelodau
na gan y cyhoedd o ran y datganiad cyfrifon. Byddai adroddiad dilynol yn cael
ei lunio erbyn mis Chwefror. Amlinellodd
Swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru yr heriau o gwblhau'r datganiad cyfrifon o
fewn y terfynau amser newydd, ond roedd gwersi wedi eu dysgu gan siroedd Lloegr
sydd â therfynau amser byrrach i gwblhau Datganiad Cyfrifon. Y prif ganfyddiadau yn yr adroddiad yw bod y gwaith yn dda ac yn
gyffredinol roedd yn adroddiad cadarnhaol heb unrhyw bryderon am agweddau
ansoddol eich arferion cyfrifo ac adrodd ariannol. Datgelwyd sut mae Cyngor Sir
Ddinbych yn parhau i gynnal taenlenni cymhleth i
gefnogi’r asedau sefydlog yn y datganiadau ariannol. Er bod y taenlenni hyn yn
cael eu cynnal yn dda gan gefnogi paratoi’r cyfrifon, mae gan Swyddfa Archwilio
Cymru bryderon ynglŷn â gallu'r system i gefnogi proses gau cyfrifon symlach, yn enwedig pa mor hawdd y gwneir y cyfrifo ar
gyfer ailbrisio. Canmolodd Swyddfa Archwilio Cymru y gwaith a wnaed gan y tîm
Cyllid. Amlinellwyd y
dull o gynnal taenlenni cymhleth i gefnogi’r asedau sefydlog a ph’run ai a oedd yna gynllun mewn grym i foderneiddio’r
dull o gofnodi asedau sefydlog. Wrth ymateb dywedodd y Prif Gyfrifydd fod y
moderneiddio yn brosiect mawr a gâi ei gymhlethu ymhellach gan y ffaith fod
dull o foderneiddio’r systemau yn digwydd ar y cyd gyda Chyngor Bwrdeistref
Sirol Conwy. Roedd y prosiect hefyd wedi ei arafu gan fod y Pennaeth Cyllid wedi
gadael y Cyngor. Y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio oedd nawr yn arwain y
prosiect ac roedd cyfarfod wedi ei drefnu gyda Chonwy
ar gyfer tymor yr hydref. Roedd yna systemau eraill mewn grym pe byddai’r
prosiect gyda Chonwy yn methu, gallai system Techforge gael ei ddefnyddio. Holwyd a oedd yna ddyddiad
tyngedfennol o ran y prosiect, byddai’r dyddiad terfynol yn nhymor yr hydref. Cymeradwyodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y gwaith roedd y tîm
Cyllid wedi ei wneud gyda'r datganiad cyfrifon ond hefyd diolchodd am y gwaith
caled roedd y Prif Gyfrifydd wedi ei wneud yn absenoldeb y Pennaeth
Cyllid. Gofynnodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd wrth y pwyllgor hefyd a
fyddent yn cytuno’n ffurfiol fod y Cynghorydd Joe Welch yn llofnodi’r cyfrifon
a’r llythyr sylwadau. Cytunodd yr holl aelodau oedd yn bresennol. PENDERFYNWYD: ·
bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol
yn cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2018/19, sef Atodiad 1 i'r adroddiad a bod ·
y Cadeirydd a’r Prif Swyddog Cyllid yn
llofnodi’r Cyfrifon a’r Llythyr Sylwadau. |
|
YMCHWILIADAU ARCHWILIO BLYNYDDOL 2018/19 SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU PDF 206 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) i gyflwyno'r Llythyr Ymholiadau Archwilio ac ymateb y Cyngor i'r ymholiadau. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd yr
Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr adroddiad
Ymholiadau Archwilio 2018/19 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybod i’r
Aelodau am ymateb y Cyngor. Roedd gan Swyddfa
Archwilio Cymru (SAC), fel archwilwyr allanol penodedig CSDd,
ddyletswydd i gasglu tystiolaeth am sut mae rheolwyr
a’r unigolion hynny sydd â chyfrifoldeb dros lywodraethu (y Pwyllgor
Llywodraethu Corfforaethol) yn cyflawni eu dyletswyddau i atal a chanfod twyll.
Mae manylion
ymatebion y rheolwyr (Pennaeth Cyllid) a'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol
(Cadeirydd y Pwyllgor) wedi eu nodi fel atodiad i'r adroddiad. Yn gryno roedd yr
ymatebion yn nodi ymagwedd y Cyngor tuag at y meysydd canlynol o lywodraethu: ·
Prosesau
rheoli sydd ar waith i adnabod a lliniaru yn erbyn y risg o dwyll. ·
Ymwybyddiaeth
o unrhyw achosion gwirioneddol neu honedig o dwyll. ·
Prosesau
i gael sicrwydd y cydymffurfiwyd â'r holl gyfreithiau
a rheoliadau perthnasol. ·
A oes unrhyw ymgyfreithiad posibl neu hawliadau a
fyddai'n effeithio ar y datganiadau ariannol. Prosesau i adnabod, awdurdodi,
cymeradwyo, cyfrif am a datgelu trafodion partïon cysylltiedig â pherthnasoedd. Canmolodd
Aelodau’r adroddiad ond amlygwyd y modiwl E-ddysgu ar y Cod Ymddygiad a Rhannu
Pryderon. Roedd hwn wedi ei gyflwyno’n ddiweddar ac roedd yn orfodol i staff ei
gwblhau ac roedd yn ffurfio rhan o'r broses gyflwyno. Holwyd a oedd yna ddull i
fonitro'r staff nad oeddent wedi cwblhau’r modiwlau. Sicrhawyd Aelodau fod yna
adroddiadau misol yn cael eu llunio i reolwyr i fonitro aelodau o staff nad
oeddent wedi cwblhau'r modiwlau gorfodol. Canmolodd y
pwyllgor yr adran Gyllid a Swyddfa Archwilio Cymru am y gwaith roeddent wedi ei
wneud. PENDERFYNWYD y dylai Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol gadarnhau yn ffurfiol yr ymatebion sydd wedi'u cynnwys yn Atodiad
2 i'r adroddiad. |
|
DIWEDDARIAD ARCHWILIO GWASANAETH COFRESTRU PDF 267 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) yn rhoi diweddariad ar y cynnydd o ran gweithredu'r cynllun gweithredu a ddaeth gyda'r adroddiad Archwilio Mewnol ar y Gwasanaeth Cofrestru mewn Ysgolion ym mis Ionawr 2019. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd Mewnol y Diweddaraf ar Archwilio’r Gwasanaeth Cofrestru (a ddosbarthwyd
yn flaenorol) oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar y cynnydd mewn
rhoi'r cynllun gweithredu ar waith. Cynllun oedd hwn oedd yn cyd-fynd ag
adroddiad Archwilio Mewnol ar y Gwasanaeth Cofrestru yn Ionawr 2019. Roedd adroddiad dilynol Archwilio Mewnol
(Atodiad 1) yn dangos fod y broses o roi’r camau gweithredu ar waith wedi ei
heffeithio’n amlwg gan newidiadau staffio diweddar. Ond roedd cynnydd yn cael
ei wneud ac fe aed i'r afael â nifer o gamau gweithredu ac roedd nifer bron â
chael eu cwblhau. Roedd saith cam gweithredu yn ymwneud â materion risg uchel
wedi eu cwblhau ac roedd hynny’n gadael pump ar y
gweill. Roedd un o’r pedwar cam gweithredu’n ymwneud â materion risg canolig
wedi eu cwblhau. Roedd angen gwelliant pellach i fynd i’r afael
yn llawn â’r camau gweithredu ar ôl, er enghraifft i
gwblhau datblygu gweithdrefnau a chryfhau rheolaethau yn ymwneud â rheoli incwm
a chymodi. Wedi ei seilio ar faes yr adolygiad gwreiddiol a’r gwelliannau a
wnaed, cynyddwyd y raddfa sicrwydd o isel i ganolig. Byddai Archwilio
Mewnol yn parhau i fonitro’r camau gweithredu ar ôl, yr aed i'r afael â nhw'n rhannol, er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu cwblhau. Amlygwyd y
cynllun gweithredu gyda rhoi’r systemau TGCh ar waith
a ph’run ai a oedd Ebrill 2020 yn debygol o fod yn
ddyddiad cwblhau. Eglurwyd ei bod yn debygol y byddai’r dyddiad yn cael ei
ymestyn ychydig, ond roedd trafodaethau gyda TGCh yn
gynhyrchiol. PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol yn adolygu'r cynnydd o ran mynd i’r afael â chamau gweithredu
archwilio. |
|
DIWEDDARIAD ARCHWILIO CYTUNDEBAU ADRAN 106 PDF 268 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) yn rhoi diweddariad ar y cynnydd o ran gweithredu'r cynllun gweithredu a ddaeth gyda'r adroddiad Archwilio Mewnol ar y Gwasanaeth Cofrestru mewn Ysgolion ym mis Ionawr 2019. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd Mewnol yr wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio ar y Cytundeb Adran
106. Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am sut mae'r Cyngor yn gweithredu
gwelliannau i Gytundebau Adran 106 ers cyhoeddi’r adroddiad Archwilio Mewnol a roddodd 'Sicrwydd Isel'. Canmolodd Aelodau
yr adroddiad yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar y camau gweithredu oedd wedi eu
cymryd a phenderfynwyd y byddai adroddiad dilynol yn dod yn ôl i'r Pwyllgor ym
mis Mawrth 2020. PENDERFYNWYD – fod y Pwyllgor
Llywodraethu Corfforaethol i adolygu’r cynnydd o ran y camau gweithredu
archwilio ac y byddai adroddiad dilynol yn cael ei lunio ar gyfer Mawrth 2020. |
|
ARCHWILIO MEWNOL O GYLLIDEBAU CEFNOGAETH A THALIADAU UNIONGYRCHOL PDF 187 KB Derbyn adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) yn rhoi manylion am yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Gyllidebau Cymorth a Thaliadau Uniongyrchol a dderbyniodd sgôr Sicrwydd ‘Isel’. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd Mewnol yr Archwiliad Mewnol o Gyllidebau Cymorth a Thaliadau
Uniongyrchol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf
i aelodau ar yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Gyllidebau Cymorth a
Thaliadau Uniongyrchol a dderbyniodd raddfa Sicrwydd 'Isel'. Ar adeg adolygiad yr adain archwilio
roedd y ddarpariaeth o gyllidebau cymorth a thaliadau uniongyrchol mewn cyfnod
pontio gyda dogfennaeth, prosesau a gweithdrefnau’n cael eu hadolygu. Ymhlith y
gwelliannau sydd eisoes ar y gweill mae: rhoi dogfen asesu capasiti
mewn grym a gwella’r broses cyllideb cymorth trydydd parti. Ond roedd rhai
aelodau o staff yn parhau yn ansicr ynglŷn â’r
trefniadau presennol ac nid oedd y broses wedi'i sefydlu yn llawn. Roedd y gyllideb cymorth yn opsiwn a gaiff
ei ystyried ar gyfer darparu gofal a chymorth wedi ei reoli i gydymffurfio â
Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 gan ganolbwyntio
cymorth a chefnogaeth ar gyflawni deilliannau ar gyfer dinasyddion. Eglurwyd nad oedd y monitro o daliadau
uniongyrchol gan y Swyddogion Asesu Ariannol bob amser yn cael eu cadw’n
electronig, ac roedd anghysondeb rhwng swyddogion o fewn y tîm yn nhermau beth
oedd yn cael ei gofnodi. Mae diffyg cofnodion clir yn golygu nad oedd
archwilio’n gallu asesu amlder y monitro a chyhoeddi negeseuon atgoffa (lle nad
yw ffurflenni wedi eu cyflwyno gyda manylion gwariant); dywedodd y tîm wrth yr
adain archwilio fod peth oedi wedi bod o ran eu monitro. Hefyd nid oedd
archwilio’n gallu adrodd ar y nifer o ffurflenni nad ydynt wedi eu cyflwyno gan
ddinasyddion a beth oedd eu gwerth. Cododd Aelodau y pwyntiau canlynol - ·
Codwyd monitro
benthyca a’r ffurflenni gyda'r gwariant a sut roedd holi am wybodaeth o ran gwariant
rywfodd fel ‘rheolaeth drwy orfodaeth’ a sut fyddai’r Cyngor yn parhau i ofyn
am yr wybodaeth tra’n parhau i barchu’r rhai sy’n derbyn taliadau. Ymatebodd
swyddogion drwy bwysleisio ei bod yn gydbwysedd delicet
i fod yn barchus ond roedd angen casglu'r wybodaeth. ·
Cytunwyd fod angen
y cydbwysedd a'i bod yn beth da fod archwilio'n mynd i'r afael â phryderon oedd
yn cael eu codi yn ystod yr adolygiad. Cytunodd Aelodau y byddai’n fuddiol i
dderbyn adroddiad dilynol gan yr adain Archwilio ym Mawrth 2020 pan fyddai'r
rhan fwyaf o'r camau gweithredu wedi eu cwblhau. PENDERFYNWYD ·
Bod y Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol yn nodi cynnwys yr adroddiad. ·
Y byddai adroddiad dilynol yn cael ei
lunio ym Mawrth 2020. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL AR Y CYFANSODDIAD PDF 122 KB Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd (copi ynghlwm) yn rhoi diweddariad blynyddol i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar Gyfansoddiad y Cyngor a hefyd i gynghori am y newidiadau arfaethedig y mae angen eu gwneud. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol y Diweddariadau i Gyfansoddiad y Cyngor (a
ddosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn darparu diweddariad blynyddol i’r Pwyllgor
a chyfeirio at y newidiadau arfaethedig sydd angen eu gwneud i Gyfansoddiad y
Cyngor. Pwysleisiwyd i’r
Aelodau fod y Swyddog Monitro yn fodlon fod y Cyfansoddiad yn addas i’r diben a
chadarnhaodd fod y Cyfansoddiad wedi ei ddiwygio i ystyried y canlynol: ·
Cylch
Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn dilyn ymgynghori â’r Pwyllgor a gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn ar 19 Chwefror
2019. ·
Cyfrifoldeb
am Swyddogaethau Gweithrediaeth – mae newidiadau wedi
eu gwneud i bortffolios Aelodau’r Cabinet yn dilyn newidiadau a wnaed gan
Arweinydd y Cyngor. ·
Cyfuno
dau Bwyllgor presennol i ffurfio’r Cyd-bwyllgor Ymgynghorol ar gyfer Iechyd a
Diogelwch a Pherthnasoedd Gweithwyr ·
Cadw
Atodlen Cydnabyddiaeth Ariannol Aelodau'r Cyngor yn gyfredol. Hysbyswyd Aelodau
hefyd y byddai angen gwneud newidiadau i’r Cynllun Dirprwyo Swyddogion o
ganlyniad i’r newidiadau a wneir yn sgil ailstrwythuro’r Uwch Dîm
Arweinyddiaeth. ·
Cynllun
Dirprwyo Swyddogion – y cynllun arfaethedig sydd wedi ei atodi fel atodiad 1 yn
ymdrin â throsglwyddo swyddogaethau penodol yn ymwneud â thai; trosglwyddo
swyddogaethau penodol yn ymwneud ag asedau a stadau a’r cyfrifoldeb yn nhermau
swyddogaethau hamdden yn cael eu trin o dan y cynllun Cabinet. ·
Cynllun
Dirprwyo’r Cabinet wedi ei atodi yn atodiad 2, darpariaeth yn nodi fod y
swyddogaethau hyn gyda’r aelod arweiniol perthnasol. Mewn perthynas â’r cynllun dirprwyo byddai’r swyddogaeth cyfleusterau yn
cael ei throsglwyddo i Bennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata, tra
byddai’r swyddogaethau asedau a stadau yn cael eu trosglwyddo i’r Pennaeth
Cyllid. Byddai’r agweddau hamdden yn cael eu trosglwyddo i’r Model Darparu
Amgen. Trafodwyd y
materion canlynol yn fanylach – ·
Holwyd
ynglŷn â rheolaeth y Model Darparu Amgen ac a oedd wedi'i gwblhau.
Hysbyswyd yr Aelodau fod cwmni wedi ei sefydlu. Byddai’r Cabinet yn creu bwrdd
a byddai rheolwr gweithredol yn cael ei benodi i fonitro sut roedd y cwmni’n
perfformio. ·
Holwyd
ynglŷn â chyllid y Model Darparu Amgen a sut y byddai’n cael ei archwilio.
Eglurwyd y byddai’r cwmni'n cael ei archwilio gan yr adain archwilio mewnol a
Swyddfa Archwilio Cymru gan fod y cwmni'n parhau i gael ei reoli gan y Cyngor.
Byddai cyllid y Model Darparu Amgen yn cael ei gynnwys yn y datganiad cyfrifon. ·
Nododd
y pwyllgor fod yna ddyblygu o ran pwynt 9.8 a 16.9 o fewn y cynllun dirprwyo ar
gyfer swyddogion. Ymatebodd swyddogion drwy hysbysu’r pwyllgor y byddai’r
camgymeriad yn cael ei gywiro. PENDERFYNWYD fod
y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn
cefnogi ac yn argymell mabwysiadu’r Cyfansoddiad wedi ei ddiweddaru. |
|
RHEOLI RISG - ARCHWAETH RISG PDF 308 KB Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi wedi'i amgáu) ar fersiwn ddiwygiedig ddrafft y Canllaw Rheoli Risg. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Swyddog Cynllunio a Pherfformiad y ddogfen Rheoli Risg – Awydd am Risg (oedd
wedi ei dosbarthu yn flaenorol) a oedd yn fersiwn drafft diwygiedig o’r
Canllawiau Rheoli Risg, oedd yn ymgorffori'r Datganiad Awydd am Risg. Roedd Canllawiau
Rheoli Risg Sir Ddinbych yn amlinellu ymagwedd y
cyngor tuag at reoli risg. Roedd yn ganllaw cynhwysfawr i adnabod a rheoli risg
yn rhagweithiol. Cynhaliwyd Adolygiad
Archwilio Mewnol o reoli risg ym mis Tachwedd 2018. Daeth yr adolygiad i'r
casgliad fod trefn rheoli risg Sir Ddinbych yn
“gadarn gyda phrosesau da mewn grym". Ond daeth yr Adolygiad Archwilio
Mewnol i’r casgliad fod y Canllaw yn ddiffygiol o ran awydd am risg: Eglurwyd mai’r
awydd am risg yw’r lefel o risg roedd y Cyngor yn barod i'w oddef neu ei
dderbyn er mwyn ceisio cyflawni ei amcanion strategol hirdymor. Yn dilyn yr
adolygiad gan yr adain Archwilio Mewnol fe fu yna ystod o ymchwil ac
ymgysylltu, gan gynnwys gyda’r Tîm Gweithredol Corfforaethol, yr Uwch Dîm
Arweinyddiaeth ac yng nghyfarfod Briffio’r Cabinet, i ddatblygu ymagwedd tuag
at awydd am risg sy'n gymesur ac ymarferol. Roedd yr ymagwedd oedd wedi ei
ddatblygu wedi ei seilio ar weithredu awydd am risg mewn meysydd eraill a gan
sefydliadau eraill. Hefyd cafwyd cyngor gan Ymgynghorydd Risg Strategol y
Cyngor, Zurich Insurance Ltd. Holodd Aelodau a
fyddai’n ofynnol i ysgolion fabwysiadu fersiwn drafft y Canllawiau Rheoli Risg,
oedd yn ymgorffori’r Datganiad Awydd am Risg. Hysbysodd y Swyddog Cynllunio a
Pherfformiad aelodau nad oedd yn sicr a fyddai gofyn i ysgolion fabwysiadu'r
canllawiau newydd, ond eglurwyd pe na byddai’r fethodoleg newydd yn cael ei
mabwysiadu yna byddai angen iddynt greu eu methodoleg eu hunain. Hysbyswyd y
pwyllgor y byddai’r awydd am risg yn cael ei drafod wrth i ysgolion gael eu
harchwilio. PENDERFYNWYD fod
·
Y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn
cymeradwyo’r Datganiad Awydd am Risg. ·
ac y byddai adroddiad dilynol yn cael ei
gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym Medi 2020. |
|
RHAGLEN WAITH Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL PDF 213 KB To consider the committee’s forward work programme (copy enclosed). Cofnodion: Cyflwynwyd
Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a
ddosbarthwyd eisoes) i’w hystyried. Awgrymodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y gellid symud rhai
eitemau o gwmpas yn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol gan fod rhaglen y cyfarfod
nesaf eisoes yn helaeth. Awgrymwyd yr Adroddiad Blynyddol ar Rannu Pryderon fel
adroddiad posib a allai gael ei ohirio. Dywedodd y Prif
Gyfrifydd wrth y pwyllgor mai'r un adroddiad oedd eitem 8 a 9. Eitem rhif 7 i
fod oedd rheoli cyllid mewn ysgolion. Gellid cynnwys Iechyd a Diogelwch mewn
ysgolion fel adroddiad gwybodaeth a allai gael ei
gyflwyno yn ôl i'r pwyllgor. Yn dilyn y
drafodaeth bydd adroddiad dilynol ar gyfer y Cytundebau Adran 106 a'r
Archwiliad Mewnol o Gyllidebau Cymorth a Thaliadau Uniongyrchol yn cael eu
cyflwyno yn ôl i’r pwyllgor ym Mawrth 2020. Cytunwyd y byddai’r adroddiad
dilynol ar reoli risg yn dychwelyd ym Medi 2020. PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn
cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol. |