Agenda and draft minutes
Lleoliad: Ystafell Bwllgor 1A, Neuadd Y Sir, Ruthun
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Cofnodion: Cafwyd
ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Mabon Ap Gwynfor. |
|
DATGANIADAU O FUDDIANT PDF 197 KB Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Ni ddatganwyd
unrhyw gysylltiad. |
|
MATERION BRYS Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Ni chodwyd unrhyw
faterion brys. |
|
Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 5 Mehefin 2019 (copi’n amgaeedig). Cofnodion: Cyflwynwyd
cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 5 Mehefin 2019. O ran cywirdeb – ·
Eglurodd y Cynghorydd Martyn Holland ei fod yn mynychu
cyfarfodydd llywodraethwyr ysgol, ond nad oedd bellach yn llywodraethwr ysgol
ei hun. ·
Eitem rhif 9 ar y Rhaglen - roedd gwall clercio yn y
cofnodion - dylid newid Canolbwynt Datblygu Cymunedol i fod yn Canolbwynt
Mantais Gymunedol. Materion yn Codi
- ·
Holodd
yr Aelodau am y wybodaeth ddiweddaraf am hyfforddiant CLlLC. Ymatebodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) drwy
nodi fod gan y Gwasanaethau Democrataidd rai dyddiadau ac y byddai'r dyddiadau
posib yn cael eu rhannu gyda’r aelodau i weld pwy oedd ar gael. ·
Nid
oedd y llythyr i benaethiaid a chadeiryddion cyrff llywodraethu gan y Pwyllgor
Llywodraethu Corfforaethol wedi cael ei ddosbarthu, ond bydd hynny'n cael ei wneud cyn bo hir. ·
Hysbyswyd
yr Aelodau bod yr adroddiad Adrannau 106 wedi cael ei rannu ag aelodau’r
pwyllgor cynllunio. PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol a gynhaliwyd ar 5 Mehefin 2019 fel cofnod cywir. |
|
DATGANIAD CYFRIFON DRAFFT PDF 405 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) ar y Datganiad o
Gyfrifon 2018/2019 drafft. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Cynghorydd Julian Thompson-Hill a’r Prif Gyfrifydd (PG) yr adroddiad oedd yn
manylu ar drosolwg o'r Datganiad Cyfrifon drafft ar gyfer 2018/19. Mae dyletswydd
statudol ar y Cyngor i baratoi datganiad cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau
cyfrifo a gymeradwyir. Mae’n rhaid i'r aelodau etholedig gymeradwyo’r cyfrifon
a archwiliwyd yn ffurfiol ar ran y Cyngor. Mae'r rôl hon wedi cael ei dirprwyo
i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Mae'r cyfrifon drafft bellach wedi eu
cwblhau ac fe’u llofnodwyd gan y Pennaeth Cyllid ar 3
Mehefin (15 Mehefin oedd dyddiad y llynedd, ac mae’n mwy na chyrraedd y dyddiad
interim ar gyfer cau’r cyfrifon yn gynnar). Mae’r cyfrifon drafft ar gael i’w
harchwilio yn ôl y gofyn a bydd modd i’r cyhoedd eu harchwilio rhwng 24 Mehefin
a 19 Gorffennaf. Codwyd y pwyntiau
canlynol gan yr Aelodau: ·
Y
diffyg yn Ysgol y Bendigaid Edward Jones. Cwestiynwyd yr ysgol a holwyd ai Sir Ddinbych a ariannodd y diffyg. Ymatebodd y PG drwy
hysbysu’r aelodau yr ariannwyd yr ysgol gan y Cyngor, ond bod cronfeydd wrth
gefn ar gael i dalu’r diffyg. ·
Canmolwyd
balansau’r ysgolion gan fod gwelliant amlwg i’w
weld. Sicrhawyd yr Aelodau y byddai mwy
o fanylion yn cael eu cynnwys yn yr adroddiad fydd yn cael ei gyflwyno i’r
pwyllgor ym mis Tachwedd. ·
Targedau
arbedion ar gyfer gwasanaethau’r Cyngor, sef 8% a 2% ar gyfer ysgolion.
Eglurwyd y gosodwyd y ganran yn is ar gyfer ysgolion gan eu bod yn wasanaeth
gwarchodedig. ·
Mae
adeiladau hanesyddol yn cael eu hailbrisio bob pum mlynedd, a gellir ailasesu’r yswiriant yn sgil yr ailbrisiad. ·
Cwestiynwyd
pam y cwblhawyd y datganiad cyfrifon yn gynt, ac a allai
hynny effeithio ar berthnasedd y wybodaeth yn yr adroddiad. Eglurwyd fod proses
dair blynedd wedi’i sefydlu gyda’r datganiadau cyfrifon, a bod y wybodaeth yn
ymwneud â’r flwyddyn ariannol flaenorol. ·
Codwyd
tywydd garw fel mater i'w drafod, gan holi a oes yna gyllidebau i fynd i'r
afael ag unrhyw achosion brys annisgwyl. Mae yna gronfeydd wrth gefn ar gyfer
tywydd garw; mae rhai prosiectau, megis amddiffynfeydd llanw, yn fuddsoddiadau
hirdymor sy'n cael cymorth ariannol gan Lywodraeth Cymru. ·
Amlygwyd
arbedion effeithlonrwydd ynni mewn ysgolion newydd, gan holi a ellid asesu
unrhyw arbedion. Eglurwyd fod arbedion
effeithlonrwydd yn rhan o achosion busnes pob adeilad ysgol newydd.
Argymhellodd y pwyllgor y dylid cynnal adolygiad ar ôl cwblhau safleoedd i
sicrhau bod yr arbedion effeithlonrwydd wedi’u cyflawni. Hysbyswyd yr Aelodau
gan y Prif Archwilydd Mewnol y cynhaliwyd archwiliad ar brosiectau yn
ddiweddar, ac y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno yn un o gyfarfodydd y
Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn y dyfodol, fyddai’n cynnwys achosion
busnes. ·
Hysbyswyd
yr Aelodau y dylent gysylltu â’r Prif Gyfrifydd os
oedd ganddynt unrhyw ymholiadau ynglŷn â’r
datganiad cyfrifon drafft. PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn y Datganiad
Cyfrifon Drafft ac yn nodi ei gynnwys. |
|
Ystyried adroddiad gan y Prif Gyfrifydd (copi ynghlwm) ar Adroddiad
Blynyddol Rheoli’r Trysorlys. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Rhoddodd y Prif
Gyfrifydd (PG) grynodeb fanwl o’r adroddiad ac atodiadau 1 a 2. Arweiniodd yr Aelod Arweiniol Cyllid,
Perfformiad ac Asedau Strategol yr aelodau drwy’r
adroddiad. Roedd y term
‘Rheoli Trysorlys’ (RhT) yn cynnwys rheoli benthyca,
buddsoddiadau a llif arian y Cyngor. Mae tua £0.5bn yn mynd drwy gyfrifon banc
y cyngor bob blwyddyn. Swm benthyciadau’r cyngor heb eu talu ar 31 Mawrth 2019
oedd £228.14m ar gyfradd gyfartalog o 4.21%, ac roedd gan y cyngor £9.7m mewn
buddsoddiadau ar gyfradd gyfartalog o 0.55%. Hysbyswyd y
pwyllgor fod y Cyngor, yn unol â’r strategaeth RhT ac yn dilyn cyngor ei ymgynghorwyr trysorlys, wedi cloi
cyfran o’i ddyled ar gyfraddau isel iawn gyda’r Bwrdd Benthyciadau Gwaith
Cyhoeddus (BBGC) er mwyn ariannu’r rhaglen gyfalaf. Codwyd pedwar benthyciad
newydd am £35m yn ystod 2018/19 dros gyfnod o 15 mlynedd ar sail Rhandaliadau
Cyfartal o’r Prifswm. O ganlyniad i’r
benthyca hyn, bu i’r gyfradd gyfartalog ar ddyled y Cyngor ostwng o 4.41% ar 1
Ebrill 2018 i 4.21% ar 31 Mawrth 2019.
Hysbyswyd yr Aelodau bod cyfraddau’r benthyciadau newydd a godwyd wedi’u
cloi. Yn dilyn y
cyflwyniad bu i’r Aelodau drafod y pwyntiau canlynol - ·
Cwestiynwyd yr arian dros ben gan holi a allai’r Cyngor fuddsoddi’r arian hwn mewn prynu stoc
dai. Ymatebwyd drwy ddweud nad oedd
arian ar gael i brynu stoc dai ychwanegol, ond pan fyddai cyn dai cyngor yn dod
ar gael i’w prynu, byddai’r Cyngor yn ceisio eu hail-gaffael. ·
Defnyddiwyd
benthyca mewnol i ariannu achosion busnes. Diolchodd y
Cadeirydd i’r Adran Gyllid am yr adroddiad a’r amser a dreuliwyd yn monitro’r
swyddogaeth rheoli trysorlys. PENDERFYNWYD y
byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi: i.
Swyddogaeth Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod
2018/19 a’i gydymffurfiad â’r Dangosyddion Darbodus
angenrheidiol fel yr adroddwyd yn Adroddiad Blynyddol ar Reoli Trysorlys
2018/19 ii.
Yr adroddiad diweddaru Rheoli Trysorlys ar
gyfer perfformiad hyd yma yn 2019/20 iii.
Bod y Pwyllgor wedi cadarnhau ei fod wedi
darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les, a welir yn atodiad 3 yr
adroddiad. Ar y pwynt hwn (11:10 a.m.) cafwyd egwyl o 5
munud. Ailddechreuodd
y cyfarfod am 11.15 a.m. |
|
ADRODDIAD SIRO BLYNYDDOL PDF 480 KB Ystyried adroddiad
gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi ynghlwm) sy'n manylu ar dorri'r ddeddf diogelu data
a chwynion yn ymwneud â Deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd y Rheolwr Tîm Gwybodaeth Busnes
(RhTGB) adroddiad oedd yn cynnwys y cyfnod rhwng mis
Ebrill 2018 a mis Mawrth 2019 ac yn rhoi manylion achosion o dorri'r ddeddf
diogelu data gan y Cyngor sydd wedi bod yn destun ymchwiliad gan yr Uwch
Swyddog Risg Gwybodaeth (SIRO – y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio yw hwn
yn CSDd). Roedd hefyd yn ymwneud â chwynion am
y Cyngor mewn perthynas â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a gyfeiriwyd at
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, ac yn rhoi rhywfaint o wybodaeth am geisiadau
Mynediad at Wybodaeth/ Rhyddid Gwybodaeth a wnaed i'r Cyngor. Hysbyswyd
yr Aelodau na fu unrhyw achos difrifol o dorri’r Ddeddf Diogelu Data yn y
Cyngor yn ystod 2018/19. Cafwyd 12 mân achos yn 2018/19. Roedd y rhain yn
cynnwys llythyrau a anfonwyd i’r cyfeiriad anghywir, negeseuon e-bost a
anfonwyd i’r bobl anghywir a gwaith papur a aeth ar goll. Ymchwiliwyd i’r
achosion hyn o dorri’r ddeddf, ond ni ystyriwyd yr un ohonynt yn ddigon
difrifol i roi gwybod amdanynt i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Codwyd
y pwyntiau canlynol yn ystod y drafodaeth – ·
Codwyd diogelu data a GDPR mewn ysgolion
fel pryder. Eglurodd y RhTGB mai darparu gwybodaeth
yn fewnol i’r Cyngor yn unig oedd yr adroddiad SIRO, ac nad oedd yn cynnwys
ysgolion. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol (RhGC)
fod gan ysgolion eu gweithdrefnau eu hunain o ran GDPR. Awgrymodd y Pwyllgor y
dylid cyflwyno adroddiad tebyg ar ddiogelu data mewn ysgolion i'r Pwyllgor
Llywodraethu Corfforaethol yn y dyfodol. ·
Holodd y pwyllgor a oedd yna weithdrefnau
ar gyfer unrhyw doriadau i’r ddeddf diogelu data, ac a oedd y Cyngor yn hyderus
yn y systemau TG yn erbyn unrhyw ymgais i hacio. Hysbyswyd y pwyllgor fod
swyddog diogelwch TG yn gwneud y gwaith o osod patsys
diogelwch ar y systemau er mwyn lleihau’r posibilrwydd o hacio, a bod protocol
wedi’i sefydlu i ddelio ag unrhyw doriadau i’r ddeddf diogelu data. ·
Mae pob aelod staff wedi cael hyfforddiant
ar y GDPR drwy fodiwlau e-ddysgu. ·
Amlygwyd nifer y ceisiadau Rhyddid
Gwybodaeth, a holwyd a fyddai tâl yn cael ei godi ar y Cyngor am y rhain.
Ymatebodd y RhTGB drwy ddweud y codir tâl am unrhyw
gais Rhyddid Gwybodaeth fyddai’n cymryd 18 awr i swyddogion eu prosesu. PENDERFYNWYD – y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn
derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
HERIAU GWASANAETH 2018/19 - ADOLYGU MODELAU DARPARU GWASANAETH AMGEN PDF 214 KB Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi'n amgaeëdig) ar y Heriau Gwasanaeth 2018/19. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol (RhTCS) a’r Cydlynydd
Herio Gwasanaethau (CHG) adroddiad oedd yn rhoi gwybodaeth am y Modelau Darparu
Gwasanaeth Amgen (MDGA) oedd wedi’u sefydlu ledled yr Awdurdod, fel yr
adroddwyd yn y papurau Herio Gwasanaethau a gynhyrchwyd ar gyfer pob un o wasanaethau’r
Cyngor ar wahân, er mwyn cefnogi rhaglen Herio Gwasanaethau 2018/19. Roedd y Cyngor yn
gwneud mwyfwy o ddefnydd o MDGA i ddarparu gwasanaethau a fyddai’n arfer cael
eu darparu'n uniongyrchol gan yr Awdurdod Lleol. Roedd yna fanteision a
chyfleoedd ynghlwm â gweithio mewn partneriaeth, ond gallai risgiau godi a
byddai’n rhaid i’r Cyngor sicrhau goruchwyliaeth briodol er mwyn cynnal
ymwybyddiaeth ddigonol, fel na fyddai’n agored i unrhyw risg annerbyniol. Tynnodd y RhTCS sylw’r Aelodau at y ffaith fod yr atodiad yn cynnwys
amrediad eang o wasanaethau, ac y gellid ateb unrhyw ymholiadau oedd ganddynt
dros e-bost yn dilyn y cyfarfod. Yn dilyn y
cyflwyniad bu i’r Aelodau drafod y pwyntiau canlynol - ·
Cwestiynwyd
partneriaeth Erlyniadau Cyfreithiol gyda holl Gynghorau Gogledd Cymru.
Hysbysodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol (RhGC)
yr Aelodau mai trefniant cydweithio anffurfiol oedd hwn i rannu gwybodaeth
berthnasol, ond eu bod hefyd yn rhannu sesiynau hyfforddi er mwyn dosbarthu’r
gost rhwng pob un o Gynghorau Gogledd Cymru. ·
Casgliadau
gwastraff (tecstilau) – eglurwyd y byddai’r broses yn cael ei rhoi ar dendr ar
gyfer rhai o ardaloedd y Cyngor lle na fyddai’r gwasanaeth ar gael. ·
Mae’r
ddogfen herio gwasanaethau wreiddiol ar gael i'r Aelodau ei gweld ar y
fewnrwyd. ·
Awgrymodd
yr Aelodau y dylid cynnwys yr MDGA ar y rhaglen gwaith i'r dyfodol fel
adroddiad blynyddol. Canmolodd y
pwyllgor yr adroddiad cynhwysfawr ac awdur yr adroddiad. PENDERFYNWYD I.
Y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn
ystyried yr MDGA diwygiedig oedd wedi’u sefydlu yn 2018/19 II.
Y byddai’r Pwyllgor yn cael adroddiad trosolwg
blynyddol o’r MDGA, ac y byddai unrhyw argymhellion yn cael eu hanfon i’r
Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu. |
|
ADRODDIAD GWELLA BLYNYDDOL SAC PDF 455 KB Derbyn adroddiad gan Swyddog Archwilio Cymru (copi ynghlwm) ar yr adroddiad Gwella Blynyddol. Cofnodion: Cyflwynodd
cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (DW) yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen
llaw) gan egluro ei gynnwys. Eglurodd bod yr adroddiad wedi'i greu i grynhoi’r
gwaith archwilio a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru, gan gynnwys astudiaethau
ar Lywodraethu, Rheoli Gwybodaeth a defnyddio adnoddau. Yn ystod 2018-19,
cynhaliodd Swyddfa Archwilio Cymru waith asesu gwelliannau, prosiect sicrhau ac
asesu risg a gwaith mewn perthynas â Deddf Lles Cenedlaethau'r Dyfodol ym mhob
Cyngor. Yn rhai o’r Cynghorau, ategodd Swyddfa Archwilio Cymru y gwaith hwn
gydag archwiliadau wedi’u seilio ar risgiau lleol, a nodwyd yng Nghynllun
Archwilio 2018-19. Casgliad yr adroddiad oedd bod y Cyngor yn bodloni'r gofyniad statudol arno
i barhau i wella gwasanaethau. Fodd bynnag, roedd heriau’n dal i wynebu Sir Ddinbych
yn ogystal â Chynghorau ar hyd a lled Cymru. Wrth ystyried yr
adroddiad, trafodwyd y mater canlynol - Tudalen 247 –
Roedd y gwasanaethau hamdden a “rhuthro” y modelau darparu amgen yn peryglu
llywodraethu, ac roedd hyn yn peri pryder. Ymatebwyd gan ddweud fod y Cyngor yn
cynnwys pob Cynghorydd yn y broses. Ond oherwydd y cyfyngiadau amser o ran
cwblhau’r achos busnes, ni lwyddwyd i graffu’r prosiect mor drylwyr ag arfer. PENDERFYNWYD y
byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi
ei gynnwys. |
|
RHAGLEN GWAITH I’R DYFODOL Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL PDF 291 KB Ystyried rhaglen
gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n ynghlwm). Cofnodion: Cyflwynwyd
Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a
ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’w hystyried. Cytunodd yr Aelodau
y gellid trafod y pryderon a godwyd yn gynharach o ran diogelu data mewn
ysgolion yng nghyfarfod mis Tachwedd, gan ei gynnwys gyda 'Rheoli Gwybodaeth mewn
Ysgolion’ a oedd eisoes wedi’i nodi ar raglen y cyfarfod hwnnw. PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr
uchod, y byddai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen
Gwaith i'r Dyfodol. Daeth y cyfarfod i ben am 12:16 p.m. |