Agenda and draft minutes
Lleoliad: Ystafell Bwllgor 1A, Neuadd Y Sir, Ruthun
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Cofnodion: Dim. |
|
DATGANIADAU O FUDDIANT PDF 197 KB Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan. |
|
MATERION BRYS Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Dim materion brys. |
|
Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 06 Mawrth 2019 (copi’n amgaeedig). Cofnodion: Cyflwynwyd
Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 6
Mawrth 2019. Materion yn Codi
- ·
Codwyd
y mater o lywodraethu mewn ysgolion a'r ffaith mai dim ond cynnydd o 5% a welwyd
yn y nifer sydd wedi cwblhau'r sesiynau hyfforddi e-ddysgu, sy'n golygu ei bod
yn annhebygol iawn y ceir cyfradd gwblhau o 100% erbyn mis Tachwedd. ·
Holwyd
a oedd y dadansoddiad o Holiadur Arweiniad Ymarferol CIPFA wedi ei ddosbarthu. Dywedodd y
Prif Archwilydd Mewnol (PAM) y bu camgymeriad ac y byddai’n cael ei ddosbarthu
i’r aelodau ar ôl y cyfarfod. ·
Roedd
pryderon ynghylch eitemau nad ydynt yn cael eu cynnwys mewn adroddiadau, megis
hyfforddiant aelodau, sydd ddim yn cael eu monitro oherwydd nad ydynt wedi’u
cynnwys y rhaglen gwaith i’r dyfodol. Cytunwyd y byddai’r mater yn cael ei
drafod ar ddiwedd y cyfarfod. PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol a gynhaliwyd ar 6 Mawrth 2019 fel cofnod cywir. |
|
DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL 2018-19 PDF 194 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) ar Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn
flaenorol) i ddangos llywodraethu da.
Roedd y ofynnol i’r Cyngor ddangos ei fod yn cydymffurfio â’r
egwyddorion craidd a nodir yn Fframwaith Darparu Llywodraethu Da Mewn Llywodraeth
Leol (Cymru), rhifyn 2016. Cafodd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol (AGS) ei
baratoi gan ddefnyddio hunanasesiad, ac mae’n adrodd ar drefniadau llywodraethu
a gwelliant y Cyngor ar gyfer 2018-19 ac
ar gynnydd o ran mynd i’r afael a’r camau gwella yn AGS 2017-18. Mae ar y Cyngor ddyletswydd statudol i gyhoeddi AGS yn unol â Rheoliadau
Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, gan roi cyfle i'r pwyllgor wneud sylwadau
ar y datganiad llywodraethu blynyddol ar gyfer eleni. Datblygwyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19 (Atodiad 1) drwy
gynnal hunanasesiad o drefniadau llywodraethu’r Cyngor yn erbyn y Fframwaith
Darparu Llywodraethu Da Mewn Llywodraeth Leol (Cymru), rhifyn 2016. Cynhaliwyd
hyn gan grŵp swyddogion yn cynrychioli’r swyddogaethau llywodraethu
allweddol o bob rhan o’r Cyngor. Mae’r AGS yn cyfeirio at ffynonellau
tystiolaeth a ffynonellau sicrwydd amrywiol megis Adroddiad Blynyddol Archwilio
Mewnol, adroddiadau Archwilio Allanol, a chofrestrau risg. Dywedwyd wrth yr aelodau fod yr AGS yn gryno
ac yn anelu at roi blas o’r gwaith angenrheidiol. Aeth y PAM a’r
aelodau drwy’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar
gyfer 2018-19 a thrafodwyd y materion canlynol - ·
Adolygiad o Effeithiolrwydd a diweddariad ar y Polisi
Gwyngalchu Arian. Holwyd pa feysydd o fewn y Cyngor sy’n achosi pryder o ran
gwyngalchu arian. Eglurwyd fod y polisi wedi’i ddiweddaru’n ddiweddar.
Gwyngalchu Arian yw’r enw a roddir ar guddio tarddiad arian a gafwyd yn
anghyfreithlon. Roedd y polisi ar gyfer aelodau o staff er mwy iddynt allu codi
unrhyw bryderon ynglŷn a gweithgareddau amheus ar ran aelodau o’r cyhoedd. ·
Cafwyd cwestiwn arall am yr adran Adolygiad o
Effeithiolrwydd a’r ffaith nad oes amserlen yn yr adroddiad. Eglurwyd y
byddai’n cael ei gynnwys yn yr adroddiad diweddaru a fydd yn mynd gerbron y
pwyllgor ym mis Tachwedd. ·
Cymeradwywyd AGS 2018-19 ac awgrymwyd y gellid
dosbarthu'r ddogfen i'r holl aelodau etholedig er mwyn codi ymwybyddiaeth o'r
gwaith y mae'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn ei wneud. ·
Codwyd y mater o hyfforddiant ac a ddylid cynnwys aelodau
lleyg yn yr hyfforddiant a drefnir ar gyfer y Pwyllgor. Cytunodd y PAM i
archwilio’r gofynion hyfforddi ar gyfer holl aelodau’r pwyllgor, nid oedd
unrhyw hyfforddiant wedi’i drefnu, ond byddai'n edrych i mewn i hyfforddiant ar
gyfer aelodau lleyg. ·
O safbwynt yr Archwiliad Mewnol o Reolaeth Contractau yn
2018/19, holwyd beth yw'r amserlen a ganiateir ar gyfer cwblhau'r gwaith. Mewn ymateb dywedwyd y gellid cymryd cyn
hired ag sydd ei angen i gwblhau'r gwaith. PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn
cymeradwyo’r datganiad llywodraethu blynyddol drafft ar gyfer 2018 -19 a nodi’r
cynnydd a wnaed ar y cynllun gweithredu o 2017-18 . |
|
CYNLLUN ARCHWILIO SAC 2019-20 PDF 194 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi’n amgaeedig) ar yr Cynllun Archwilio 2019 Cyngor Sir Ddinbych. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Swyddog Cyllid (RW) adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) ar Gynllun Archwilio
Cyngor Sir Ddinbych 2019 a baratowyd gan Swyddfa
Archwilio Cymru (SAC). Mae’r adroddiad yn egluro’r rhaglen waith sydd wedi’i
chynllunio ar gyfer rhaglen archwilio perfformiad a rhaglen archwilio ariannol
SAC. Mae’r adroddiad hefyd yn ymdrin â materion fel y ffi ar gyfer y gwaith,
manylion o safbwynt y tîm archwilio a’r amserlen ar gyfer y gwaith. Rhoddodd cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru (ME a GB) grynodeb o gynnwys
Cynllun Archwilio 2019-20 Cyngor Sir Ddinbych a oedd
yn cynnwys - ·
Archwiliad cyfrifon ·
Archwiliad perfformiad ·
Ardystio hawliadau a ffurflenni grant. ·
Ffi, tȋm
archwilio ac amserlen ·
Datblygiadau i’r waith archwilio yn y dyfodol Rhoddodd cynrychiolwyr SAC drosolwg i’r pwyllgor o gynnwys yr adroddiad
Codwyd y pwyntiau canlynol yn ystod y trafodaethau – ·
Bu newidiadau i’r tȋm archwilio, Derwyn Owen yw’r Cyfarwyddwr Ymgysylltiad a’r arweinydd
Ymgysylltiad newydd. Matthew Edwards yw’r Rheolwr Archwilio Ariannol newydd. Newid
arall nad oedd wedi’i gynnwys yn yr adroddiad oedd y ffaith y bydd Jeremy Evans yn disodli Sara-Jane-Byrne fel Rheolwr
Archwilio Perfformiad yn dilyn ailstrwythuro mewnol. ·
Daeth i’r amlwg bod gan ddau o swyddogion SAC aelodau o'u
teulu’n gweithio yn y Cyngor ac yn dilyn asesiad risg ni fyddant yn cael gwneud
gwaith archwilio ar adrannau lle mae eu teulu'n gweithio. ·
Codwyd y pwysau ariannol sydd ar y Gwasanaethau
Cymdeithasol a bydd adolygiad trylwyr yn cael ei gynnal. Eglurwyd na fyddai'r
adolygiad yn edrych ar ansawdd y gwaith a wneir ond ar y pwysau cyllidol.
Byddai cyfarfod yn cael ei drefnu gydag uwch reolwyr i drafod y pwysau ariannol
ar y Gwasanaethau Cymdeithasol gyda'r nod o ddatblygu briff prosiect. Awgrymwyd
y gellid rhoi diweddariad llafar i Lywodraethu Corfforaethol yn ddiweddarach. ·
Holwyd ynghylch Ailgylchu Bwrdeistrefol ac a fyddai’r
adolygiad yn cymryd i ystyriaeth y newidiadau i gasgliadau gwastraff gan y
Cyngor. Eglurwyd y byddai SAC yn edrych ar drefniadau gwastraff a sut y mae’r
Cyngor y ymgysylltu â chymunedau mewn perthynas ag ailgylchu a hefyd a yw
Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol yn cael ei hystyried fel rhan o'r gwaith. Cymeradwyodd y Pwyllgor gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru am yr
adroddiad. PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi
cynnwys yr adroddiad. |
|
ADRODDIAD SAC AR DEFNYDD O DDATA GAN CYNGOR SIR DDINBYCH PDF 1 MB I dderbyn adroddiad gan Rheolwr Y Tîm Cynllunio Strategol (copi’n amgaeedig) ar y defnydd o ddata gan Cyngor Sir Ddinbych. Cofnodion: Cyflwynodd
Rheolwr y Tȋm
Cynllunio Strategol (RhTCS) adroddiad SAC (a
ddosbarthwyd eisoes) ar y Defnydd o Ddata yng Nghyngor Sir Ddinbych.
Bu adolygiad o’r defnydd o ddata yn genedlaethol ac roedd yr adroddiad yn
canolbwyntio ar y defnydd o ddata yn Sir Ddinbych. Rhoddwyd sicrwydd
i’r pwyllgor bod llawer o’r materion allweddol cysylltiedig â’r defnydd o ddata yn faterion cyffredin i
lawer o siroedd ar draws Cymru. Y materion perthnasol a amlygwyd yn Sir Ddinbych oedd – Gweledigaeth, Arweinyddiaeth a Diwylliant,
Diogelu Data, Sgiliau a Gallu, a phenderfyniadau seiliedig ar dystiolaeth. Cynhaliwyd
archwiliad data a oedd yn amlygu ymhle yr oedd data'n cael ei storio. Roedd y
Cyngor wedi cydymffurfio â Deddf
Diogelu Data 2018 a oedd yn gofyn bod data’n cael ei gadw’n ddiogel a’i
fonitro. Roedd protocolau rhannu data
wedi’u sefydlu ac roedd 97% o staff y Cyngor wedi cwblhau’r hyfforddiant GDPR
gorfodol. Trafodwyd y
materion canlynol mewn mwy o fanylder: ·
Amlygwyd
cyfathrebu rhwng Adrannau a rhannu data fel materion sy’n peri pryder. Holwyd
pam na all rhai adrannau rannu gwybodaeth ymysg ei gilydd, ac a ganiateir
rhannu data gyda thrydydd bartïon. Dywedwyd y caniateir rhannu gwybodaeth os
caiff y broses gywir ei dilyn, mae hyn hefyd yn berthnasol i drydydd partion. ·
Holwyd
a yw’r hyfforddiant GDPR ar gael i aelodau etholedig a lleyg, nid oedd yn glir
a yw’r hyfforddiant ar gael i aelodau a bydd y SPTM yn dosbarthu gwybodaeth am
hyn. ·
Dywedwyd
eto bod rhannu data gyda chyrff allanol yn destun pryder, yn enwedig yng
ngoleuni'r cynnydd diweddar mewn troseddau seiber.
Gofynnwyd a all Sir Ddinbych sicrhau y cedwir data'n
ddiogel wrth ei rannu. Mae’r Cyngor yn cymryd diogelu data o ddifri gyda’r
adran TG wedi sefydlu llawer o fesurau diogelu, a bydd gwybodaeth sy’n cael ei
throsglwyddo hefyd yn cael ei diogelu. ·
Atgoffwyd
yr aelodau bod data’n cael ei gasglu am reswm, ac y
byddai’r rhai hynny y cesglir eu data’n cael gwybod beth yw’r rheswm hwnnw, ac
yn cael gwybod hefyd a fydd y data’n cael ei rannu. PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi
cynnwys yr adroddiad. |
|
RHAGLEN WAITH Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL PDF 362 KB Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig). Cofnodion: Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol
(a ddosbarthwyd eisoes) i’w hystyried. Craffodd y pwyllgor
ar y RhGD ac ystyriwyd a ellid gohirio unrhyw eitemau
er mwyn ysgafnhau baich rhaglen drom cyfarfod mis Mehefin. Ni chafodd unrhyw
eitemau eu gohirio. Dywedwyd y byddai'r 'Her Gwasanaeth - Adroddiad Gwasanaeth'
a'r 'Crynodeb o'r Model Darparu Amgen' yn trafod yr un materion ac felly y
gellid dileu’r Model Darparu Amgen o’r RhGD. O safbwynt
Hyfforddiant ar gyfer aelodau, gofynnwyd a allai
aelodau fynychu sesiwn friffio cyn cyfarfodydd lle byddai materion arwyddocaol
yn cael eu trafod. Cytunodd yr aelodau y byddai sesiynau briffo
cyn cyfarfodydd yn fanteisiol ac yn ddefnydd da o amser swyddogion ac aelodau. Awgrymwyd y
gellid craffu ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol er mwyn gweld pa eitemau fyddai’n
manteisio o fynd gerbron yr aelodau mewn sesiwn friffio cyn cyfarfod. Ym mis
Gorffennaf roedd adroddiad trysorlys a phennwyd na fyddai hyfforddiant yn
angenrheidiol hyd nes y bydd yr adroddiad llawn yn dod yn ôl i’r pwyllgor ym
mis Tachwedd. Pennwyd y byddai’r adroddiad diogelu sydd i fod i’w drafod ym mis
Gorffennaf yn briodol ar gyfer sesiwn friffio. Dywedodd yr
aelodau bod hyfforddiant yn cael ei gynnal yn rheolaidd ar gyfer aelodau
etholedig ond roedd lle i gredu y byddai hyfforddiant ychwanegol yn fanteisiol
i aelodau Llywodraethu Corfforaethol. Pennwyd hefyd y byddai sesiwn rheoli
rhaglen yn fanteisiol i aelodau. (GW i siarad a’r Rheolwr Democrataidd i drefnu
dyddiadau hyfforddi). Codwyd enw’r
pwyllgor a phan nad oed agwedd archwilio’r cyfarfod wedi’i gynnwys yn yr enw.
Dywedwyd y gallai’r Cyngor newid enw’r pwyllgor ac
mewn papur gwyn awgrymwyd y gellid galw’r Pwyllgor yn Bwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol ac Archwilio. Gallai’r pwyllgor wneud
cais am newid enw yn ei adroddiad blynyddol i'r Cyngor. 05 Mehefin - ·
Byddai penodiad cadeirydd ac is-gadeirydd yn cael ei
ychwanegu oherwydd bod y cyfarfod yn cael ei gynnal yn y flwyddyn fwrdeistrefol
nesaf. Eitemau i ddod
- ·
Gellid trafod ysgolion gydag anawsterau ariannol yn yr
hydref ·
Byddai’r defnydd o’r gronfa gyfalaf wrth gefn hefyd yn
cael ei gynnwys yn y rhaglen gwaith i’r dyfodol yn yr hydref PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol. |