Agenda and draft minutes
Lleoliad: Ystafell Bwllgor 1A, Neuadd Y Sir, Ruthun
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Cofnodion: Cafwyd ymddiheuriad
am absenoldeb oddi wrth y Cynghorydd Mabon ap Gwynfor. |
|
DATGANIADAU O FUDDIANT PDF 197 KB Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan. |
|
MATERION BRYS Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Dim materion
brys. |
|
Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 23 Ionawr 2019 (copi’n amgaeedig). Cofnodion: Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a
gynhaliwyd ar 23 Ionawr 2019. O ran cywirdeb – ·
Dywedodd
y Cynghorydd Martyn Holland a Aelod Lleyg Paul Whitham
ei fod wedi cyflwyno ei ymddiheuriadau ar gyfer y cyfarfod diwethaf oherwydd
tywydd garw. Materion yn Codi
- ·
Tynnwyd
sylw at y cylch gorchwyl a p’un ai fyddai’r cylch gorchwyl diwygiedig yn cael
ei ddosbarthu. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyfreithiol wrth y pwyllgor bod y
cylch gorchwyl diwygiedig yn cael ei ddosbarthu i’r aelodau. PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo
cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 23
Ionawr 2019 fel cofnod cywir. |
|
DIWEDDARIAD ARCHWILIO MEWNOL PDF 363 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn
flaenorol) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio
Mewnol o safbwynt darparu’r gwasanaeth, sicrwydd darparu, adolygiadau wedi eu
cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth gyflawni gwelliant. Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth ar y gwaith a wnaed gan Archwilio
Mewnol ers y cyfarfod pwyllgor diwethaf. Roedd yn caniatáu’r pwyllgor i fonitro
perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â rhoi crynodebau o
adroddiadau Archwilio Mewnol. Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiadau i’r aelodau a oedd yn
cynnig y wybodaeth ddiweddaraf hyd nes diwedd mis Ionawr 2019 ar - ·
Adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar
h.y. Parhad Busnes a Chynllunio Rhag Argyfwng ·
Cynnydd gwaith Archwilio Mewnol hyd yma yn 2018-19 ·
Cynnydd gyda chamau gweithredu gwelliant yn 2018-19 ·
Safonau perfformiad Archwilio Mewnol ·
Diweddariad ar Arweiniad Ymarferol y Sefydliad Siartredig
Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth i Bwyllgorau Archwilio Trafodwyd y
materion canlynol yn fanylach – ·
Parhad Busnes a Chynllunio Rhag Argyfwng – ymholwyd os
oedd modd cynnwys cynllunio ar gyfer cynhesu byd-eang yn enwedig o ystyried y
tannau diweddar oedd wedi bod yn effeithio Sir Ddinbych. ·
Mae digartrefedd sy’n faes gwaith yn y Cynllun Gwarantu
Archwiliad Mewnol wedi’i ohirio oherwydd ad-drefnu yn y tîm. Bydd yr archwiliad
yn cael ei wneud mewn chwe mis. ·
Cwestiynwyd y penderfyniad i nodi’r Gwarantu Archwiliad
Ardystio Grant AHNE fel Amherthnasol. Dyma'r Prif
Archwilydd Mewnol yn cadarnhau bod Swyddfa Archwilio Cymru ddim yn archwilio’r
grantiau ond yn sicrhau nad oedd camgymeriadau ariannol yn y broses grantiau. ·
Roedd y Gwaith Gwarantu Archwiliad Mewnol yn cael ei weld
fel gwaith parhaus. Gofynnodd yr aelodau os oedd modd cwblhau'r gwaith cyn y
flwyddyn ariannol newydd. Hysbyswyd y pwyllgor oherwydd ymddiswyddiad yn y tîm
bod y llwyth gwaith wedi cynyddu ond y byddai’r gwaith yn cael ei orffen yn y
flwyddyn ariannol hon. ·
Awgrymodd aelodau y byddai’n arfer da i wahodd
penaethiaid gwasanaeth i gyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn y
dyfodol, i egluro pam fod unrhyw gamau gweithredu yn mynd y tu hwnt i'r dyddiad
cwblhau gwreiddiol. ·
Llywodraethu mewn ysgolion a monitro; gwasanaethau
cyfreithiol yn gweithio gyda Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol mewn ysgolion.
Roedd Cytundeb Lefel Gwasanaeth yn ei le gyda rheoli data a oedd wedi cynyddu’r
ffigwr o staff mewn ysgolion a oedd wedi cwblhau sesiynau e-ddysgu a
hyfforddiant o 53% i 58%. Mae’r dyddiad cau wedi ei ymestyn i fis Tachwedd a'r
gobaith y byddai hynny’n cyflawni cwblhad o 100%. Cytunwyd y byddai’r adroddiad yn cael ei gyflwyno i
Lywodraethu Corfforaethol ar ôl cwblhau’r gwaith. ·
Cymeradwywyd holiadur Arweiniad Ymarferol y Sefydliad
Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth, gofynnodd y pwyllgor pam fod y
gwerthoedd wedi’u newid drwy gydol yr holiadur. Ymateb y Prif Archwilydd Mewnol
oedd bod rhai wedi dechrau'r holiadur a heb ei orffen, byddai modd anfon
dadansoddiad o’r holiadur i aelodau. ·
Cytunwyd ar hyfforddiant i aelodau, a byddai’r Prif
Archwilydd Mewnol a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn trefnu dyddiadau priodol.
PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor
Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad gyda diweddariad am yr adain
archwilio fewnol, a nodi ei gynnwys. |
|
Ystyried
adroddiad gan Pennaeth Cyllid (copi’n amgaeedig) rhoi gwybod i'r Aelodau am
hynt y gwaith o ddarparu'r gyllideb 2019/2020 a'r broses ar gyfer y blynyddoedd
i ddod. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd yr
Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad a Chynllunio Strategol y Broses
Cyllideb (wedi’i ddosbarthu’n flaenorol)
i roi golwg cyffredinol o’r broses o osod y gyllideb ar gyfer 2019/20 a
pharatoadau ar gyfer cyllideb 2020/21. Dros y
blynyddoedd diwethaf, defnyddiwyd dulliau amrywiol wrth osod y gyllideb, o
gyllidebu ar sail sero yn tanseilio'r broses Rhyddid a Hyblygrwydd, i dargedau
effeithlonrwydd wedi’u cydraddoli ar draws wasanaethau yn y ddwy flynedd
ddiwethaf. Cefnogwyd y ddau ddull gan arbedion ariannu corfforaethol a’r
defnydd call o arian parod. Fodd bynnag, o
fewn cyd-destun y gostyngiadau ariannol parhaus, y pwysau o gostau allanol a’r
galw cynyddol mewn meysydd allweddol, mae’r broses ar gyfer gosod cyllideb y
cyngor ac i benderfynu ar strategaeth ariannol tymor canolig wedi’i diwygio. Mae’r cynllunio
ar gyfer proses 2020/21 eisoes wedi dechrau gyda’r gwaith o Ailffurfio Bwrdd y Cyngor yn ystyried
amserlen amlinellol, yn dilyn cymeradwyo’r gyllideb yn y Cyngor ar 27 Ionawr.
Atodwyd yr amserlen i gyfeirio ato yn Atodiad 1. Mae’r amserlen (atodiad 1) yn debygol o newid, a gwnaed aelodau yn
ymwybodol fod y Bwrdd Ymgynghoriad/Ymrwymiad Cyhoeddus wedi cael ei newid o
Ebrill/Mai i Fehefin/Gorffennaf. Codwyd y materion
canlynol yn ystod trafodaethau - ·
Soniwyd am yr adroddiadau cyllideb reolaidd a gyflwynir
i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Eglurwyd y byddai adroddiad yn cael ei lunio rhywdro yn yr hydref. ·
Amlygwyd
yr ymgynghoriad cyhoeddus fel bod yn ddull da i’r cyhoedd wybod lle mae’r arian
yn cael ei wario ond hefyd i fesur yr hyn y mae’r cyhoedd yn ei werthfawrogi. ·
Cwestiynwyd
aelodaeth Ailffurfio Bwrdd y Cyngor. Yr aelodaeth oedd y Tîm Gweithredol Corfforaethol,
Rheolwr Gwasanaethau AD, pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata, Arweinydd
y Cyngor ac Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad a Chynllunio Strategol. ·
Aseswyd lobio gan lywodraeth lleol Cymru ar sail achos i
achos. ·
Mae
hyblygrwydd y broses gyllideb yn sicrhau fod penderfyniadau ar gyfer torri
cyllidebau ond yn cael eu gwneud pan fydd y gyllideb derfynol yn hysbys. ·
Ailadroddwyd
fod 75% o’r gyllideb net wedi'i gasglu o Lywodraeth
Cymru ac oddeutu 25% yn cael ei gasglu o Dreth y
Cyngor. PENDERFYNWYD – bod i.
Y pwyllgor yn nodi a chefnogi’r broses
gyllideb ar gyfer 2019/20. ii.
Y pwyllgor yn
annog yr holl aelodau i fynychu gweithdai cyllideb. iii.
Y pwyllgor yn derbyn
adroddiad pellach yn yr hydref. |
|
ARDYSTIO GRANTIAU A FFURFLENNI GRANT 2017/18 PDF 273 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi’n amgaeedig) sy'n rhoi crynodeb o ganlyniadau allweddol gwaith ardystio SAC ar grantiau a dychweliadau 2017/18 y Cyngor. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Gyfrifydd yr adroddiad Ardystio Grantiau a Ffurflenni 2017-18 Cyngor Sir Ddinbych (wedi’i ddosbarthu’n flaenorol) sydd yn nodi
crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio Cymru ar
grantiau a ffurflenni’r Cyngor yn 2017/18. Mae Cynrychiolwyr
Swyddfa
Archwilio Cymru wedi egluro fod gan CSDd drefniadau
da yn eu lle i gynhyrchu a
chyflwyno ceisiadau grant 2017/18, ac wedi cytuno ar ddau argymhelliad yn
berthnasol i’r hawl Budd-Dal Tai, crëwyd camau gweithredu a swyddogion
perthnasol yn eu lle i fynd i’r afael â’r achosion,
roedd yr achosion wedi’u riportio yn gymharol fychan. Yr unig hawl oedd
angen cymhwyster oedd y ffurflen Cymhorthdal Budd-Dal Tai. Hysbyswyd aelodau
bod achos newydd a riportiwyd am y tro cyntaf yn
ystod 2017-18 yn gamgymeriad yng nghyfrifiad enillion hawlydd oedd yn golygu
gordaliad mewn budd-dal tai. Codwyd y materion
canlynol yn ystod trafodaethau - ·
Cwestiynwyd
y gordaliad o fudd-dal tai, roedd camgymeriad wedi bod yng nghyfrifiad enillion
hawlydd oedd yn golygu gordaliad mewn budd-dal tai, ac roedd y camgymeriad yn
un dynol ac ni fyddai’n digwydd eto. ·
Cwestiynwyd
y grantiau wedi'u harchwilio, cadarnhaodd Cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru
mai’r grantiau wedi'u harchwilio oedd y grantiau rheolaidd yr oedd CSDd yn ei dderbyn. Mae'r Pwyllgor
wedi cymeradwyo Cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru a swyddogion cyllid y
Cyngor ar gyfer yr adroddiad. PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
ADOLYGU RHAGLEN GWAITH I'R DYFODOL LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL PDF 272 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) yn cyflwyno’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol arfaethedig ar gyfer 2019-20 i adlewyrchu cylch gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a Chanllawiau Ymarferol Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) ar gyfer Pwyllgorau Archwilio. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd Mewnol yr adroddiad ar Raglen Gwaith i’r Dyfodol ar gyfer 2019-20
(wedi’i ddosbarthu’n flaenorol) sy’n cyflwyno’r rhaglen gwaith i’r dyfodol ar
gyfer 2019-20 i adlewyrchu cylch gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol
a Chanllawiau Ymarferol Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth
(CIPFA) ar gyfer Pwyllgorau Archwilio. Amlygwyd y blaenraglen gan fod rhai cyfarfodydd gyda rhaglenni llawn
tra bo cyfarfodydd eraill heb ddigon o eitemau i lenwi rhaglenni. Awgrymwyd uno
cyfarfodydd ynghyd fel bod gan bob rhaglen gyfanswm digonol o eitemau arnynt. Dywedodd
gynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru wrth y pwyllgor y gellir cyflwyno 3 o adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru i’r
Llywodraethu Corfforaethol un ai ym Mehefin neu Orffennaf. Codwyd y materion
canlynol yn ystod trafodaethau - ·
Aelodau
ddim yn gwneud llai o gyfarfodydd. Awgrymwyd y posibilrwydd o ailddosbarthu
eitemau nad oedd eu hangen ar gyfnod penodol o'r flwyddyn. Byddai hyn yn
sicrhau fod gan raglenni cyfarfodydd gyfanswm digonol o eitemau arnynt. ·
Cadarnhawyd
bod modd symud adroddiadau SAC o gwmpas i gyd-fynd â’r
rhaglen gwaith i'r dyfodol yn dibynnu ar lymder yr adroddiadau. ·
Mae
cynllun y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol arfaethedig yn tynnu sylw at bob agwedd o
gylch gorchwyl y pwyllgor a chymeradwywyd yr eitemau arfaethedig ar y rhaglen. ·
Eglurwyd
bod yr adroddiad Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio a gafodd
ei ohirio yn gallu cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor fel adroddiad gwybodaeth. ·
Adroddiadau
gwybodaeth wedi’u diystyru fel awgrym. Roedd hynny o ganlyniad i’r Pwyllgor yn
credu y byddai o fudd i'w swyddogion fynychu gydag adroddiadau i ymateb i
unrhyw ymholiadau gan y pwyllgor. Cytunwyd y
byddai’r Cadeirydd, Is Gadeirydd, Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol, Prif
Archwilydd Mewnol a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn gallu cyfarfod i
drafod y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol. PENDERFYNWYD – yn dilyn
trafodaeth i gymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol. |
|
ADRODDIAD STRATEGAETH BLYNYDDOL ARCHWILIO MEWNOL PDF 350 KB Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) Mae’r adroddiad hwn yn cyflwyno Siarter a Strategaeth Archwilio Mewnol
ar gyfer 2019-20 i'r Pwyllgor. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi Siarter
Archwiliad Mewnol a Strategaeth ar gyfer 2019-20 i'r Pwyllgor. Mae'r Siarter yn
diffinio diben, awdurdod a chyfrifoldeb Archwilio Mewnol yn unol â Safonau
Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Mae'r Strategaeth yn darparu manylion y
prosiectau Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer y flwyddyn a fydd yn caniatáu
i'r Prif Archwilydd Mewnol ddarparu 'barn' ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd
fframwaith lywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn. Roedd y Prif Archwilydd
Mewnol yn arwain y pwyllgor drwy’r adroddiad gan
dynnu sylw at feysydd allweddol o fewn yr adroddiad - ·
Roedd
gan y gwasanaeth le gwag gan obeithio y byddai'n cael ei lenwi yn fuan. ·
Mae’r
cynllun archwilio lefel uchel yn tynnu sylw at faint o sylw y mae pob
gwasanaeth yn ei dderbyn, a gellir newid hynny. ·
Gwaith
gwrth-dwyll yn cael ei wneud drwy ddefnyddio’r Cod Ymarfer ar reoli'r risg o
dwyll a llygru (Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth).
Ardaloedd dynodedig o dwyll yn genedlaethol yn cynnwys: Budd-Dal Tai, Treth y
Cyngor, Tai a Thenantiaeth, Caffael, Yswiriant, Manteisio ar Bobl, Bathodynnau
Glas a Thaliadau Uniongyrchol (Gofal Cymdeithasol). ·
Y
cynllun ar gyfer blaenoriaethau Archwilio Arfaethedig ar gyfer 2019/20 ac wedi
ei ddatblygu i gefnogi Blaenoriaethau Corfforaethol a risgiau strategol. Roedd
y cynllun yn hyblyg rhag ofn bod risgiau yn cael eu tynnu’n ôl neu’n ymddangos
a bod angen gwneud newidiadau. ·
Monitro
perfformiad Archwilio Mewnol yn parhau i fod yn heriol. Newidiadau i’r
Siarter Archwilio Mewnol wedi’u hamlinellu - ·
Yn
unol â Safonau Archwilio Mewnol Y Sector Cyhoeddus, byddai’r Prif Archwilydd
Mewnol yn cynghori uwch reolwyr a’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol o
unrhyw newidiadau i adnoddau yr oedd yn debygol o effeithio'r gwaith o gwblhau
gwaith archwilio mewnol wedi'i gynllunio a fyddai o bosib yn cael effaith ar y
gallu i ddarparu sicrwydd hanfodol. Codwyd y materion
canlynol yn ystod trafodaethau - ·
Y
blaenoriaethau Archwilio Arfaethedig ar gyfer 2019-20, cymeradwywyd bod
prosiectau newydd yn cael eu hadolygu. ·
Yr
asesiad o sicrwydd isel gydag adrannau penodol, a p’un ai fod crynodeb neu
ddadansoddiad ar gyfer y sicrwydd isel y gellir eu
hadolygu. Ychwanegwyd fod rhai gwasanaethau yn gofyn am adolygiad archwilio,
oedd yn tynnu sylw at y berthynas dda rhwng gwasanaethau ac archwiliad mewnol. ·
Codwyd
pryderon gyda thwyll tenantiaeth Tai a bathodynnau glas a’r diffyg holiaduron
meddygol, a pha waith oedd yn cael ei wneud yn Sir Ddinbych;
a p’un ai fod archwiliad mewnol yn gallu gwneud rhywbeth am y mater. Roedd twyll yn y cynllun archwiliad newydd,
byddai cronfa ddata Menter Twyll Cenedlaethol (NFI) yn cael ei ddefnyddio i
gael data sy’n cyfateb ar gyfer meysydd o bryder gyda thwyll tenantiaeth tai;
byddai bathodynnau glas yn cael eu hasesu hefyd yn defnyddio’r gronfa ddata
NFI. PENDERFYNWYD - bod y pwyllgor yn
cymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol a’r Strategaeth Archwilio Mewnol 2019-20.
|
|
RHAGLEN GWAITH I’R DYFODOL Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL PDF 339 KB Ystyried rhaglen
gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig). Cofnodion: Cyflwynwyd
Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a
ddosbarthwyd eisoes) i’w hystyried. Yn dilyn y drafodaeth ar eitem rhif 8 ar y rhaglen trafodwyd y cynnig arfaethedig i uno cyfarfodydd Ebrill a Mehefin. Ebrill - · Cytunwyd i Ddiweddariad Archwiliad Mewnol (diweddariad Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth) i gael ei dynnu o’r rhaglen. · Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19 – (Prif Archwilydd Mewnol) i cael eu cynnwys. Mehefin - · Crynodeb o’r Model Cyflenwi Arall (Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio) i cael eu cynnwys. · Achosion yn dod trwy her y gwasanaeth – (Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio) i cael eu cynnwys. Gorffennaf - · Adroddiad Diogelu i cael eu cynnwys. Tach - · Rheoli Gwybodaeth mewn Ysgolion -(Prif Archwilydd Mewnol) · Diweddariad ar y Gyllideb (Pennaeth Cyllid) - i cael eu cynnwys. · Cynllun cyfalaf Ariannol (Pennaeth Cyllid) - i cael eu cynnwys PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn
cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol. Daeth y
cyfarfod i ben am 12:05 |