Mater - cyfarfodydd

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol (copi ynghlwm) yn cyflwyno dadansoddiad o’r adborth a dderbyniwyd trwy bolisi adborth ‘Eich Llais’ Sir Ddinbych ar gyfer Chwarter 2 2012/13.

                                                                                                         10.45 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Swddog Cwynion Corfforaethol wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid yr adroddiad, a oedd yn cyflwyno dadansoddiad o’r adborth a dderbyniwyd trwy bolisi adborth y Cyngor ‘Eich Llais’ ar gyfer Chwarter 2 2012/13. Rhoddodd y Swyddog Cwynion Corfforaethol grynodeb o’r adroddiad a oedd yn nodi meysydd allweddol fel y manylir isod:-

Uchafbwyntiau – Roedd amser ymateb y Cyngor i gwynion o fewn amserlenni ‘Eich Llais’ yn Chwarter 2 i lawr o 91% i 87% yn y chwarter blaenorol ac yn parhau i fod yn is na’r targed corfforaethol o 95%.

Amserau ymateb i gwynion – Er bod perfformiad cyffredinol y Cyngor wedi gostwng, roedd nifer o bwyntiau i’w nodi. 

·        Roedd nifer o gwynion wedi eu dyrannu’n anghywir i wasanaethau a’i hailddyrannu dan bennawd ‘Arall’. Roedd hyn wedi effeithio’r ffigurau perfformiad cyffredinol gan fod y cwynion hyn wedi eu trin y tu allan i’r amserau targed.

·        Roedd Gwasanaethau Tai wedi ‘sefydlogi’ eu perfformiad ar ôl ad-drefnu.

·        Roedd Gwasanaethau’r Amgylchedd wedi parhau i berfformio’n dda er gwaethaf cael y nifer fwyaf o gwynion. Nid oedd eu perfformiad wedi dioddef yn arwyddocaol er gwaethaf cynnydd 69% mewn cwynion a dderbyniwyd yn ystod y chwarter. 

·        Roedd nifer cwynion Priffyrdd wedi cynyddu 38% yn y chwarter. Fodd bynnag, dim ond gan ychydig yr oedd perfformiad wedi gostwng.

·        Dywedwyd bod cwynion Cyfnod 1 yn ymwneud â methiant i ymateb o fewn yr amserlenni cydnabyddedig, gydag 87% o gwynion Cyfnod 1 wedi cael ymateb o fewn yr amserlen briodol.

Gwella perfformiad – Y nod corfforaethol oedd ymateb i o leiaf 95% o’r cwynion o fewn yr amserlen a benwyd. Y prif faes pryder oedd ymateb i gwynion Cyfnod 1 y tu allan i’r amserlen 10 diwrnod gwaith. Cynhaliwyd cyfarfod gyda swyddogion cwynion a pherfformiad y gwasanaethau ym mis Tachwedd i ategu ymhellach yr agwedd hon o berfformiad, ac un amcan fyddai canfod pam nad oedd cwynion yn cael ymateb o fewn yr amserlen briodol. Byddai canfyddiadau’r cyfarfod hwnnw yn cynorthwyo gyda llunio cynllun gweithredu i wella’r agwedd hon o drin cwynion, gyda’r canlyniadau’n cael eu bwydo yn ôl i’r Pwyllgor pan gyflwynir yr adroddiad nesaf ym mis Chwefror. Cyflwynwyd adroddiad misol ym mis Medi ar gyfer cyfarfodydd yr Uwch Dîm Arwain, yn amlygu perfformiad mewn perthynas ag ymateb i gwynion.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd A. Roberts, cadarnhaodd y Swyddog Cwynion Corfforaethol y dylid cyfeirio pob cwyn a dderbynnir trwy’r system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid.

Ymatebodd y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid i gwestiwn gan y Cynghorydd M.Ll. Davies a rhoi amlinelliad o sut roedd yr amserlen mewn perthynas ag amser ymateb i gwynion wedi ei phennu. Cadarnhaodd bod ystyriaeth yn cael ei rhoi ar hyn o bryd i fabwysiadu polisi dau gyfnod yn unol â chyngor yr Ombwdsmon Llywodraeth Leol. Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd D Owens, esboniwyd, yn dibynnu ar natur y gŵyn, y gellid ymateb mewn llai o amser. Mewn achosion lle na ellid glynu at yr amserlen benodol byddai’r cwsmeriaid yn cael eu hysbysu o hynny.  

Ar ôl trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD  - bod y Pwyllgor Craffu Perfformiad yn derbyn yr adroddiad ac yn cydnabod perfformiad gwasanaethau.