Mater - cyfarfodydd
CONTRACT AWARD AND POLICY CHANGES FOR A NEW CONTRACT TO MANAGE OUR HOUSEHOLD WASTE RECYCLING CENTRES
Cyfarfod: 19/10/2021 - Cabinet (Eitem 7)
Ystyried adroddiad (sydd yn cynnwys atodiad cyfrinachol) gan y Cynghorydd Brian Jones, Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a'r Amgylchedd (copi ynghlwm) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i awdurdodi dyfarnu contract i reoli Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref yn dilyn proses gaffael ar y cyd gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, ynghyd â mabwysiadu Polisi Canolfan Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y Cyd gyda Chonwy ac atodlen codi tâl 2022/23.
Dogfennau ychwanegol:
- HRC - Appendix 1 HRC Tender Evaluation Report summary , View reasons restricted (7/2)
- HRC - Appendix 2 Household Recycling Centre Policy, Eitem 7 PDF 515 KB
- HRC - Appendix 3 DIY Charging Scheme taken from the contract specification, Eitem 7 PDF 551 KB
- HRC - Appendix 4 WBIA, Eitem 7 PDF 111 KB
- HRC - Appendix 5 DCC Risks, Eitem 7 PDF 108 KB
- Webcast for DYFARNU CONTRACT A NEWIDIADAU POLISI AR GYFER CONTRACT NEWYDD I REOLI EIN CANOLFANNAU AILGYLCHU GWASTRAFF Y CARTREF
Penderfyniad:
PENDERFYNWYD bod -
(a) Y Cabinet yn
awdurdodi dyfarnu’r contract i’r Cynigydd A Ffafrir sydd wedi’i gynnwys yn yr
Adroddiad Gwerthuso Tendr Caffael ar y cyd (Atodiad 1 o’r adroddiad) sydd wedi
arddangos eu bod wedi cyflwyno’r tendr mwyaf manteisiol yn economaidd ac yn
nodi bod y contract yn cael ei ddyfarnu gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy fel
yr awdurdod arweiniol;
(b) aelodau yn
cadarnhau eu bod wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o Effaith ar
Les (Atodiad 4 yr adroddiad) fel rhan o'i ystyriaethau ac yn nodi y bydd yn
cael ei ddiweddaru ar ôl dyfarnu’r contract;
(c) Polisi Canolfan
Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y Cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
(Atodiad 2 o’r adroddiad) yn cael ei fabwysiadu o ddyddiad dechrau’r contract;
(d) Arwystlon Gwastraff
Adeiladu DIY (Atodiad 3 o’r adroddiad) yn cael eu mabwysiadu yn ffurfiol o
ddyddiad dechrau’r contract;
(e) system archebu
ar gyfer Canolfan Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y cyd yn cael ei ddatblygu’n fewnol gan Gyngor
Bwrdeistref Sirol Conwy ac yn cael ei fabwysiadu'n barhaol;
(f) yr adroddiad yn
mynd yn ôl i Bwyllgor Craffu Partneriaethau er mwyn adolygu blwyddyn gyntaf o
weithrediad y contract newydd, a
(g) y Cabinet yn nodi
bod angen cytuno ar Gontract Awdurdodau ar y Cyd rhwng Cyngor Bwrdeistref Sirol
Conwy a Chyngor Sir Ddinbych, gan ofyn i’r Gwasanaethau Cyfreithiol i gefnogi’r
gwasanaeth gyda pharatoi’r contract hwn.
Cofnodion:
[Eglurodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd fod elfen gwerthuso
tendr yr adroddiad yn gyfrinachol oherwydd sensitifrwydd masnachol a
chynghorodd y Cabinet i gynnal sesiwn gaeedig os ydynt yn dymuno trafod yr
elfen honno o’r adroddiad.]
Cyflwynodd
y Cynghorydd Brian Jones yr adroddiad i geisio derbyn cymeradwyaeth y Cabinet i
awdurdodi dyfarnu contract i reoli Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref yn
dilyn proses gaffael ar y cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy (CBSC) ac i
fabwysiadu Polisi Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y cyd â CBSC ac
atodlen brisiau 2022/23 er mwyn cyflawni’r arbedion mwyaf drwy’r broses
gaffael. Amlygwyd manteision y dull ar y cyd o safbwynt trigolion Sir Ddinbych
a Chonwy, yn cynnwys gallu defnyddio canolfannau ailgylchu dros y ffin a chael
dewis amgen i hurio sgip i waredu deunyddiau DIY a gwastraff adeiladu am bris
rhesymol, a pharhad y system archebu. Hefyd,
amlygwyd yr arbedion yn sgil y newidiadau.
Eglurodd
Pennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol fod prif agweddau’r adroddiad
yn ymwneud â dyfarnu contract rheoli canolfannau ailgylchu gwastraff y cartref
ar draws dwy ardal awdurdod lleol a mabwysiadu cyfres newydd o bolisïau ar
ddefnyddio’r canolfannau hynny. Roedd y broses dendro yn seiliedig ar y
dybiaeth y byddai’r polisïau’n cael eu mabwysiadu ac y byddai incwm yn cael ei
gynhyrchu drwy’r polisïau hynny. Felly
mae angen cymeradwyo’r ddwy elfen. Yn
dilyn pryderon blaenorol ynghylch y cyfyngiad i dri ymweliad y mis mae’r
cyfyngiad wedi’i godi i ganiatáu i aelwydydd fynd â nwyddau i ganolfan
ailgylchu hyd at chwe gwaith bob deufis er mwyn rhoi mwy o hyblygrwydd i
drigolion.
Ystyriodd
yr Aelodau’r adroddiad cynhwysfawr ac roeddynt yn falch o nodi’r newid i roi
mwy o hyblygrwydd o ran nifer yr ymweliadau yn dilyn y pryderon a godwyd. Mewn ymateb i gwestiynau, dywedodd y Pennaeth
Gwasanaeth a’r Aelod Arweiniol fod y system archebu arfaethedig wedi’i datblygu
gan CBSC a’r bwriad yw defnyddio’r system honno yn y ddau awdurdod lleol a
fyddai’n ddefnyddiol i drigolion, yn cynnwys gallu archebu i fynd i unrhyw
ganolfan yn y ddwy sir. Rhoddwyd sicrwydd hefyd y
byddai’r darparwr arfaethedig mewn sefyllfa i weithredu’r contract yn
llwyddiannus ar 1 Ebrill 2022.
Cafwyd
trafodaeth ar bwysigrwydd cael cynllun cyfathrebu cadarn i weithredu’r model
gwastraff newydd a’r newidiadau cysylltiedig i sicrhau bod trigolion yn ymwybodol
ohonynt a’n bod ni’n cadw mewn cysylltiad â nhw er mwyn darparu gwybodaeth,
tawelu pryderon a chyfrannu at lwyddiant y prosiect i’r dyfodol. Roedd gan y
Cynghorydd Emrys Wynne beth amheuaeth ynghylch y cynigion i godi tâl am dderbyn
gwastraff DIY ac adeiladu, a gofynnodd am eglurhad ynghylch y trefniadau codi
tâl am eitemau penodol a sut mae modd cyfleu hynny’n briodol i drigolion. Gan
gydnabod nad oes yn rhaid i’r Cyngor dderbyn gwastraff nad yw’n wastraff
cartref a bod y cynnig hwn yn ehangu’r gwasanaeth, efallai na fyddai codi tâl
am rai elfennau yn cael ei ystyried yn ffafriol gan drigolion, yn enwedig os
ydynt yn gorfod talu i waredu eitemau a oedd am ddim o’r blaen.
Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaeth a darparodd sicrwydd pellach y byddai neges glir yn cael ei chyfleu i drigolion. Eglurodd y broses archebu i fynd i ganolfan ailgylchu, sy’n cynnwys categorïau gwastraff ac yn cadarnhau a oes angen talu – mae’r gweithwyr ar y safle hefyd yn gallu helpu trigolion i wneud dewisiadau gwybodus o ran gwaredu gwastraff a sut. Darparwyd sicrwydd hefyd y byddai staff yn derbyn hyfforddiant priodol i ddelio gydag unrhyw broblem ar y safle. Mae’r broses wedi gweithio’n dda yng Nghonwy heb fawr o broblemau na phryderon, sy’n rhoi ffydd i ni yn y system ac yn darparu gwersi ... view the full Cofnodion text for item 7