Mater - cyfarfodydd

I ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi ynghlwm) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i gychwyn caffael a llunio contract i benodi asiantaeth i ddarparu staff dros dro i’r Cyngor eu defnyddio.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo –

(a)       dechrau’r broses gaffael yn defnyddio Fframwaith ESPO MSTAR2, Rhif 653F;

(b)       bod Cyngor Sir Ddinbych yn cydweithio gyda Chyngor Sir y Fflint i arwain a rheoli’r broses gaffael;

(c)        bod y pwyllgor archwilio priodol yn derbyn adroddiad gan y swyddogion perthnasol ym mis Ionawr 2018 o ran y broses gaffael a’r dewisiadau amgen sydd ar gael i’r Cyngor yn seiliedig ar y gwerth gorau, a

(d)       bod y Cabinet yn derbyn adroddiad i ddyfarnu’r contract i’r cynigiwr sy’n cynnig y budd economaidd mwyaf ym mis Chwefror 2018.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad i geisio cymeradwyaeth y Cabinet i ddechrau caffael cydweithredol gyda Chyngor Sir y Fflint a llunio contract i benodi asiantaeth i gyflenwi staff dros dro i’r Cyngor eu defnyddio.

Daeth cytundeb cyfredol y Cyngor i gyflenwi staff asiantaeth i ben fis Chwefror 2018.  Gan fod angen parhaus am staff asiantaeth ac o ystyried y gofynion deddfwriaethol, cynigiwyd y dylid cynnal proses dendro gystadleuol gan ddefnyddio'r fframwaith MSTAR2 (Gwasanaethau a Reolir ar gyfer Staff Asiantaeth Dros Dro).  Byddai’r contract yn para tair blynedd, gyda dewis i roi estyniad o flwyddyn arall.

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, ceisiodd y Cabinet eglurder ynglŷn ag elfen gwerth am arian y contract arfaethedig, manylion am y contract, ac a oedd dulliau darpariaeth eraill wedi'u hystyried.  Nododd yr aelodau bod arbedion o dros £200,000 y flwyddyn wedi’u gwneud gan ddefnyddio’r fframwaith presennol ac er y cydnabyddid y byddai’r contract newydd arfaethedig hefyd yn debygol o gael effaith gadarnhaol ar y Cyngor yn ariannol, roedd pryder ynglŷn â’r diffyg manylder a ddarparwyd yn yr adroddiad er mwyn rhoi'r sicrwydd ar werth am arian, yn enwedig o gofio y byddai gwariant arfaethedig dros £4m dros bedair blynedd o dan y contract newydd, a chredai'r Cabinet y byddai'r mater yn elwa o’i archwilio ymhellach.  Trafodwyd yr amserlenni ar gyfer y broses gaffael a bod y cytundeb cyfredol yn dod i ben ac, o ystyried bod yr amser yn brin, cytunwyd y dylid dechrau'r broses gaffael ond y dylid gofyn i'r pwyllgor archwilio priodol ystyried caffael cydweithredol ac opsiynau eraill ar sail y gwerth gorau cyn gynted â phosib, gyda'r bwriad o gyflwyno adroddiad yn ôl i'r Cabinet i ystyried a ddylid parhau â'r broses neu dynnu yn ôl i ddewis opsiwn a fyddai o fwy o fantais.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo –

 (a)      dechrau’r broses gaffael gan ddefnyddio Fframwaith ESPO MSTAR2 Rhif 653F;

 (b)      bod Cyngor Sir Ddinbych yn cydweithio gyda Chyngor Sir y Fflint i arwain a rheoli’r broses gaffael;

 (c)       bod y pwyllgor archwilio priodol yn derbyn adroddiad gan y swyddogion perthnasol ym mis Ionawr 2018 ar y broses gaffael a’r dewisiadau eraill sydd ar gael i’r Cyngor yn seiliedig ar y gwerth gorau, a

 (d)      bod y Cabinet yn derbyn adroddiad i ddyfarnu’r contract i’r cynigiwr sy’n cynnig y budd economaidd mwyaf ym mis Chwefror 2018.