Mater - cyfarfodydd

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi ynghlwm) i roi gwybod i Aelodau am gasgliad a chynigion gwella SAC.

Cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, Gwilym Bury, Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru 2016-17 (a ddosbarthwyd yn flaenorol), i gynghori’r Cyngor ar gasgliad a chynigion gwella Swyddfa Archwilio Cymru, ac i gael cefnogaeth y Cyngor o ran ymateb i'r Adroddiad.

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol, roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn adolygu cynnydd y Cyngor yn flynyddol tuag at gyflawni ei amcanion a'i ragolygon er mwyn parhau i wella yn ystod y flwyddyn i ddod.

Yn gyffredinol, roedd hwn wedi bod yn adroddiad cadarnhaol iawn, ac nid oedd unrhyw argymhellion wedi’u cyflwyno.  Fodd bynnag, tynnodd yr adroddiad sylw at chwe “chynnig i wella” i’w hystyried:

(i)    Cryfhau trefniadau llywodraethu drwy fonitro effaith pob newid arwyddocaol i wasanaethau yn gyson ac amserol.

(ii)   Cryfhau trefniadau cynllunio ariannol drwy:

Ø  Ddatblygu polisi cynhyrchu incwm / codi tâl

Ø  Rhoi sgôr risg ffurfiol i arbedion yn ôl pa mor gyraeddadwy ydynt a nodi camau lliniaru cynaliadwy i'r rheiny a ystyrir yn rhai risg uchel.

(iii)  Cryfhau trefniadau rheoli pobl drwy:

Ø  Ddatblygu dull i sicrhau bod gweithwyr heb fynediad i’r rhyngrwyd, neu fynediad cyfyngedig ato, yn gallu cael gafael ar wybodaeth AD berthnasol, a

Ø  Sicrhau bod amrywiadau ac anghysondeb wrth gymhwyso polisïau AD yn cael eu hosgoi ar gyfer gweithwyr rheng flaen nad ydynt mewn swyddfa.

(iv) Cryfhau trefniadau rheoli asedau drwy sicrhau bod camau gweithredu eisoes yn mynd rhagddynt i foderneiddio trefniadau rheoli asedau corfforaethol i hyrwyddo defnydd mwy effeithlon ac effeithiol o bortffolio tir ac eiddo'r Cyngor, ac atgyfnerthu ei gyfraniad fel adnodd strategol.

(v)  Cryfhau trefniadau TGCh drwy:

Ø  Sicrhau bod y Cyngor yn ymgynghori â’i wasanaeth TGCh ynghylch unrhyw bethau technoleg a brynir, ar gyfer pryniannau strategol ac arferol, a

Ø  Sicrhau bod arbenigedd TGCh digonol yn cael ei gynnwys mewn camau caffael a gweithredu sy’n fwy o risg ac ar raddfa fwy.

(vi) Cryfhau trefniadau rheoli gwybodaeth drwy:

Ø  Sicrhau bod trefniadau Llywodraethu Gwybodaeth yn bodloni gofynion y safonau rhyngwladol ac yn cynnwys cynrychiolaeth o bob rhan o’r Cyngor cyfan

Ø  Ymestyn cylch gorchwyl y Grŵp Llywodraethu Gwybodaeth i gynnwys anghenion gwybodaeth busnes, yn ogystal â'r gofynion i gydymffurfio

Ø  Datblygu Strategaeth Wybodaeth, yn gysylltiedig â strategaethau adnoddau eraill, i siapio’r defnydd o wybodaeth a sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch yn ôl yr angen, a

Ø  Datblygu cynlluniau gweithredu tymor hwy i’r System Rheoli Cofnodion a Dogfennau Electronig, i symud y Cyngor tuag at ei nod o amgylchedd swyddfa di-bapur.

Cadarnhaodd yr Aelod Cabinet Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol y diweddariad gan y Cyngor i’r cynigion ar gyfer gwella, fel a ganlyn:

(i)    Roedd trefniadau cadarn yn eu lle i fonitro newid gwasanaeth.  Byddai hyn yn parhau i fod yn rôl arweiniol i’r broses Archwilio a Herio Gwasanaeth yn enwedig

(ii)   Byddai’r adroddiad yn mynd gerbron y Cabinet erbyn Hydref 2017 yn amlinellu’r cynigion i gryfhau trefniadau yn y maes hwn.  Roedd system well o sgorio risg y cynlluniau effeithlonrwydd am gael eu mabwysiadu mewn pryd ar gyfer 2018/19.

(iii)   O Fedi 2017, byddai mewnrwyd AD ar gael i’r holl staff drwy'r rhyngrwyd, ac roedd trefniadau gweithio’n hyblyg yn cael eu hadolygu ar hyn o bryd gyda’r bwriad o gael dull mwy cyson ar draws y Cyngor.

(iv) Roedd y Cyngor yn parhau i weithredu gwelliannau i’w brosesau rheoli asedau.  Roedd y trefniadau Grŵp Rheoli Asedau newydd wedi’u gweithredu ac yn gweithio’n effeithiol.  Roedd y cyfnod ymgynghori ar y Strategaeth Rheoli Asedau wedi dod i ben ym Mai 2017, ac roedd disgwyl y byddai’r strategaeth yn cael ei mabwysiadu yn yr haf.  Ochr yn ochr â hyn, roedd cyfres newydd o fesurau perfformiad yn cael  ...  view the full Cofnodion text for item 6