Mater - cyfarfodydd

I ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Barbara Smith, Aelod Arweiniol Moderneiddio a Thai (copi'n amgaeedig), yn ceisio cytundeb y Cabinet i newid y ffordd y gwneir penderfyniadau dirprwyedig a natur y dirprwyo i Aelodau Arweiniol.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cytuno ar y Cynllun Dirprwyo Aelod Arweiniol sydd ynghlwm fel Atodiad 1 i'r adroddiad a'r trefniadau i wneud penderfyniadau dirprwyo fel y nodir yn Atodiad 2 i'r adroddiad.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd yr adroddiad yn gofyn am gytundeb y Cabinet i newid y ffordd y gwneir penderfyniadau dirprwyedig a natur y ddirprwyaeth i Aelodau Arweiniol.

Eglurwyd y rhesymeg y tu ôl i'r newidiadau arfaethedig er mwyn gwneud y broses ar gyfer dirprwyo penderfyniadau yn fwy tryloyw.  Tynnwyd sylw'r Cabinet at y prif newidiadau a gynigir ar gyfer dirprwyo penderfyniadau a graddau cysylltiad aelodau eraill yn y broses honno.  Fel y cytunwyd yn flaenorol, roedd y Cynllun Dirprwyo i Swyddogion a gymeradwywyd yn ddiweddar wedi'i ddosbarthu i'r holl aelodau i gael eu sylwadau, fodd bynnag, nid oedd adborth wedi'i dderbyn.

Croesawodd y Cabinet y newidiadau arfaethedig i'r broses dirprwyo penderfyniadau i sicrhau mwy o dryloywder o ran gwneud penderfyniadau a chyfranogiad pob aelod yn gynharach yn y broses, gan roi cyfle i fewnbynnu a dylanwadu ar ganlyniadau.  Yn ystod y drafodaeth gofynnwyd am eglurhad pellach ar nifer o faterion gan gynnwys penderfyniadau brys, cyfrinachedd, a chynnwys aelodau’n ehangach cyn i benderfyniadau 'allweddol' gael eu gwneud.

Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd fel a ganlyn -

·         ymhelaethodd ar y darpariaethau presennol o ran penderfyniadau brys y tu allan i amserlenni arferol mewn achosion lle'r oedd risg o effaith sylweddol ynghyd ac eithrio o'r weithdrefn 'galw i mewn'

·         eglurodd y byddai gwybodaeth am ddirprwyo penderfyniadau yn cael ei gyhoeddi ar fewnrwyd y Cyngor gyda mynediad cyfyngedig a byddai’r rheolau arferol ynghylch cyfrinachedd yn berthnasol; Roedd Rheolau Gweithdrefn Contractau yn cynnwys set benodol o awdurdodiadau mewn perthynas â dyfarnu tendrau a chontractau

·         byddai'r broses ddiwygiedig yn darparu'r hyblygrwydd i gynnwys aelodau yn well o fewn y broses o wneud penderfyniadau, yn enwedig aelodau nad oeddent yn y Cabinet, a chaniatáu i Aelodau Arweiniol a Phenaethiaid Gwasanaeth i lunio barnau ynghylch a oes angen cyfranogiad pellach gan aelodau ar benderfyniadau dadleuol penodol cyn i benderfyniad terfynol gael ei wneud - yn ei hanfod barn wleidyddol fyddai hyn a byddai canllawiau pellach yn cael eu cynhyrchu yn y cyswllt hwnnw

·         atebwyd cwestiynau hefyd o ran dirprwyo penderfyniad i swyddog ynghylch taliadau meysydd parcio a chadarnhawyd bod y broses gywir wedi ei dilyn yn yr achos hwnnw; y cynnig a oedd yn mynd rhagddo oedd, mewn achosion lle mae penderfyniadau wedi cael eu cyfeirio at aelodau am eu barn, bod adroddiad byr yn cael ei gyhoeddi yn nodi'r penderfyniad o bryd fyddai’r cyfnod galw i mewn yn berthnasol.

Amlygodd y Prif Weithredwr bwysigrwydd bod pob aelod yn gyfarwydd â'r broses dirprwyo penderfyniadau ac i ymgysylltu'n weithredol â hi a mynegodd beth pryder nad oedd unrhyw adborth wedi ei dderbyn oddi wrth yr aelodau ar ôl dosbarthu’r Cynllun Dirprwyo i Swyddogion.  Yn yr un modd roedd yn teimlo bod angen i swyddogion fod yn well am ragweld y penderfyniadau hynny a ddylai gael eu dwyn gerbron yr aelodau, yn enwedig y rhai gyda dimensiwn gwleidyddol.  Cytunwyd bod y Cynllun Dirprwyo i Aelodau Arweiniol diwygiedig yn cael ei ddosbarthu i bob aelod yn tynnu sylw at bwysigrwydd y ddogfen ac ymgysylltiad yr aelodau o fewn y broses dirprwyo penderfyniadau.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cytuno ar y Cynllun Dirprwyo Aelod Arweiniol sydd ynghlwm fel Atodiad 1 i'r adroddiad a'r trefniadau i wneud penderfyniadau dirprwyo fel y nodir yn Atodiad 2 i'r adroddiad.