Mater - cyfarfodydd

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau (copi ynghlwm) yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer polisi newydd yn ymdrin â newidiadau cyfeiriad, newid sefyllfa a hawlio disgownt a gostyngiad y Gwasanaethau Refeniw.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo ‘Polisi Recordio Galwadau Ffôn, Newidiadau Treth y Cyngor a Chyfraddau Annomestig Cenedlaethol, Disgowntiau, Eithriadau a Gostyngiadau’ fel y manylir yn Atodiad A gyda’r adroddiad.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad yn gofyn am gymeradwyaeth ar gyfer polisi newydd sy'n ymdrin â newid cyfeiriad, newid mewn amgylchiadau a hawliadau am ddisgownt a rhyddhad yn y Gwasanaethau Refeniw.

Roedd y Cyngor yn buddsoddi mewn system teleffoni newydd a oedd yn gallu recordio galwadau.  Byddai'r dull newydd o ddelio â newidiadau yn galluogi arferion gwaith mwy effeithlon, gwella gwasanaeth i gwsmeriaid, yn gweithredu fel rhwystr i geisiadau twyllodrus ac yn cael effaith gadarnhaol ar drigolion Sir Ddinbych.

Croesawodd y Cabinet y polisi fel modd o ddarparu gwell gwasanaeth i gwsmeriaid i drigolion wrth alluogi effeithlonrwydd pellach hefyd wrth brosesu a lleihau'r posibilrwydd o dwyll.  Codwyd cwestiynau ynghylch rheolaeth weithredol y dyfodol o’r system newydd a'r potensial ar gyfer integreiddio gyda systemau eraill.  Darparwyd yr ymatebion canlynol i’r materion a godwyd -

·        ni fyddai'r polisi yn cael ei gyflwyno nes bod y system teleffoni newydd yn cael ei gosod ac roedd yn fanteisiol i’r polisi fod mewn grym cyn trosglwyddo'r gwasanaeth i Civica a fyddai'n etifeddu holl bolisïau’r Cyngor ac yn glynu wrthynt

·        rhoddwyd sicrwydd na fyddai staff yn cael eu heffeithio’n andwyol gan y trosglwyddiad i Civica a byddent yn cael manteision ychwanegol o fod yn weithiwr Civica – cafwyd ymateb cadarnhaol gan staff yn hynny o beth

·        roedd Civica wedi llofnodi Polisi Iaith Gymraeg y Cyngor ac ni fyddai unrhyw effaith niweidiol ar yr iaith Gymraeg yn sgil y trosglwyddiad

·        nid oedd unrhyw gost ychwanegol i'r cwsmer o ganlyniad i'r polisi newydd ac roedd pob sianel arall o gyfathrebu â'r Cyngor yn parhau i fod - cytunodd y swyddogion i wirio a fyddai 'Type Talk' yn cael ei gynnwys a’i recordio gan y system

·        byddai gweithredu'r polisi newydd yn destun proses fonitro i sicrhau ei effeithiolrwydd ac fe adroddir yn ôl i'r aelodau yn rheolaidd.

Cefnogodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts integreiddio’r system newydd â systemau eraill y Cyngor yn fwy, gyda golwg ar ddilysu a rhannu data er mwyn caniatáu cyfathrebu uniongyrchol gyda thrigolion fel y bo'n briodol.  Esboniodd y swyddogion y byddai'r system teleffoni newydd yn integreiddio system y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid ond bod lefel yr integreiddio yn dibynnu ar feddalwedd a chost.  Awgrymwyd pe bai gan yr aelodau farn gref ar y mater hwn, eu bod yn cysylltu â'r Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg yn uniongyrchol.  Cyfeiriodd y Cynghorydd Barbara Smith at feysydd eraill o waith yn gysylltiedig â'r system teleffoni newydd fel ymateb mewn argyfwng, a dywedodd bod diogelu data hefyd yn fater i'w ystyried.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo ‘Polisi Recordio Galwadau Ffôn, Newidiadau Treth y Cyngor a Chyfraddau Annomestig Cenedlaethol, Disgowntiau, Eithriadau a Gostyngiadau’ fel y manylir yn Atodiad A gyda’r adroddiad.

[Ni bleidleisiodd y Cynghorydd Eryl Williams ar y penderfyniad uchod.]